21/01/2013

Menos ferramentas, mais produtividade

Eu adoro experimentar coisas novas! Já usei variados tipos de agendas e variadas ferramentas digitais para me organizar. Gosto de experimentar as coisas durante uns tempos e ver o que resulta para mim. E claro que quanto mais simples, melhor. 

Por isso, este ano, voltei à agenda papel. Eu andava sempre com um bloco de notas na mala, que usava mais ou menos como a Thais. Escrevia o que tinha a escrever de importante para o dia, desde os MITs, lembretes, etc. Apontava as despesas diárias numa das folhas e fazia listas noutras folhas. O que invariavelmente acontecia é que a informação ficava dispersa pelo caderno e quando passava as coisas importantes para o computador, tinha que andar à procura.

Por isso, decidi substituir o caderninho por uma agenda Moleskine. Serve exactamente para o mesmo, mas agora aponto a informação de cada dia no dia respectivo. A agenda Moleskine é agora a minha única ferramenta analógica.

De resto, continuo a usar o Google Calendar, no qual tenho vários calendários, alguns deles partilhados, e o Google Tasks (estou, no entanto, a experimentar o asana e a adorar!)

Criei novas categorias no GTasks de modo a adaptar-se ao sistema do The Power of Less do Leo Babauta:


Batch tasks - tarefas rápidas, maioritariamente de trabalho, que agrupo e faço nos períodos em que estou menos focada (geralmente depois do almoço ou no final do dia de trabalho); são telefonemas, emails, tratar de papeladas e coisas rápidas que não exigem muita concentração

Monday tasks - tarefas importantes que vão surgindo e que têm que ser feitas, mas que não são relacionadas com os 3 projectos em que estou a trabalhar; dedico-lhes um dia por semana

waiting @work - coisas de que estou à espera no trabalho (encomendas, respostas a emails, pagamentos, etc.)

co-workers @work - coisas importantes que outras pessoas estão a fazer (projectos de alunos, artigos a serem revistos pelos co-autores, dados a serem processados por colegas, etc.)

bucket @work - lista de coisas que quero fazer (artigos para escrever, hipóteses para testar); é uma could do list, e não uma to do list (se bem que muitos dos items têm mesmo que ser feitos)

blog, home & family - could do lists de coisas que poderei fazer; não me sinto obrigada a fazer nada do que está nestas listas - as coisas mesmo importantes são logo feitas, não vão para uma lista...

waiting - coisas de que estou à espera...


Ah, isto assim parece-me muito melhor! Longe vão os dias da pesada agenda GTD...

Há pouco tempo descobri uma nova ferramenta de gestão de tarefas, o asana. Gostei do aspecto minimalista e criei uma conta. Ainda estou em fase de adaptação, mas para já estou a adorar! Talvez se siga um post sobre o assunto daqui a uns tempos... Alguém conhece e usa o asana?

7 comentários:

  1. Bom dia Rita!
    Desde que conheci o GTask aqui instalei no meu celular (telemóvel) e tenho usado muito para notas rápidas, telefones, coisas a fazer e minha lista de compras de mercado. Por sinal, ficou muito mais fácil trabalhar com a lista de compras no Gtask.

    Coloco todos os itens que compro e deixo sem riscar apenas o que preciso comprar, riscando depois de colocar no carrinho. Facilitou minha vida, porque sou ótima para perder papéis! rsrs

    Quanto ao asana, estou indo conhecer.

    Boa semana

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  2. Nao conhecia o Asana e parece bastante interessante. eu acabo por usar mto o outlook. Basicamente preencho o meu calendario com tarefas de trabalho, encaixo as reunioes que ja estao agendadas, mas nao o tenho feito para efeitos pessoais e acho que honestamente devia. organizacao em pequenas tarefas facilita e muito :)

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  3. É verdade Rita. Ano passado também usava um bloco de notas e este ano decidi substituir por uma agenda. Pessoalmente, subtitui não só porque a informação ficava dispersa como também desmotivava-me por não ter tanta limpeza gráfica e divisões dos dias como numa agenda. Felizmente, encontrei a agenda perfeita para mim e o suficiente para aquilo que preciso: Duas páginas inteiras dedicadas a uma só semana. Na página esquerda a semana de Seg. a Domingo e na página direita está reservada para qualquer tipo de notas relativos a essa semana :)

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  4. Tenho experimentado vários sistemas informáticos para me organizar, mas acabo sempre por voltar ao papel... Moleskine é sempre a minha eleição, decididamente!

    Apenas mantive o Springpad para organizar os meus "favoritos"...

    o Asana não conheço...

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  5. Concordo muito com isso: quanto mais simples melhor! Uso uma agenda, é um instrumento indispensável para mim. Ela me serve também como caixa de entrada, e como "to do list", enfim serve para tudo. Nas verdade, anoto nela apenas os compromissos com dia e hora, e coisas extras que tenho que fazer. Muitas coisas já entraram em "piloto automático", não preciso anotá-las. Por exemplo, às vesperas do dia em que recebo o salário faço o planejamento financeiro do mes seguinte. Às quintas pela manhã destralho e arrumo de forma mais caprichada uma área da casa. E assim vai... Mas se quero fazer um pic-nic(coisa a que não estou habituada), então preciso anotar e planejar.

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  6. Olá
    Venho dividir um pouco sobre as ferramentas que você fornece dicas e tenho uma para indicar, que já que você gosta do Google Tasks oferece tenho por mim muito do que o Asana e outras já fornecem, mas com alguns diferenciais interessantes, como uma integração com o bate-papo do Google, parece estranho, mas assim você adiciona tarefas conversando com o serviço :) Acho que vale a pena dar uma olhada, até porque creio eu que você gosta de conhecer ferramentas novas.

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  7. Acabei me empolgando ao escrever o comentário, que nem ao menos esclareci sobre qual ferramenta tratava, bom estava a falar do Producteev (https://www.producteev.com).

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Obrigada pelo comentário!

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