Ferramentas de organização e planeamento de uma trabalhadora-estudante

Desde o início desde ano letivo que sou trabalhadora-estudante. Além de investigadora pós-doutorada em ciências do mar, sou também aluna do 1º ano de psicologia. Obviamente, nunca o título deste blog me caiu tão bem... Nem me lembro da última vez que andei tão ocupada como agora! E o ano só agora começou... 

As minhas rotinas e as estratégias de organização, produtividade e gestão do tempo tiveram que ser revistas e melhoradas, de forma a dar resposta a tudo. Aqui ficam, então, as ferramentas que uso para organizar a informação e planear os dias.


Capturar vs. planear

Capturar informação e planear a execução de tarefas são, para mim, acções bem diferentes que requerem ferramentas diferentes.

Para capturar informação prefiro usar ferramentas digitais: o Google Calendar e o Workflowy.

No GCal aponto tudo o que tenha uma data e hora específica, como aulas, reuniões, consultas, atividades dos miúdos, datas de frequências e entrega de trabalhos, datas limite para pagar contas, etc. Tudo que tenha uma data concreta vai para o GCal.

No Workflowy capturo todas as minhas coisas para fazer. O que adoro nesta ferramenta é que é uma folha em branco, sem caixas ou campos pré-definidas onde tenho que escrever coisas... No Workflowy posso escrever o que quero, como quero, atribuir as etiquetas que quero... é muito flexível e adapta-se à forma de trabalhar do meu cérebro.
Escrevo todas as tarefas, de trabalho, estudos, pessoais, etc., posso atribuir-lhes prioridades, datas de execução, contextos, enfim, no Workflowy posso basicamente fazer o que quiser. Noutro post mostrarei melhor como uso esta ferramenta.

Para planear o trabalho diário uso papel. Já desisti de agendas, compradas ou feitas por mim. Uso apenas um caderno de linhas A5 e sigo este método do Cal Newport. A verdade é que eu adoro tudo o que seja organização, planeamentos diários, formas diferentes de organizar o dia... mas também é verdade que o tipo de trabalho que faço é muito diferente da maioria. São necessários maiores períodos de muita concentração, não há assim tantas deadlines quanto isso e não há chefes a dizer-nos o que temos para fazer, mas a nossa produtividade científica é avaliada anualmente - tudo isto obriga a um maior esforço para fazer as coisas.

Assim, uso agora um caderno A5 de capa mole para não fazer muito peso na mala. Faço um dia em duas páginas e escrevo a data no topo. A página da direita, mostrada na foto acima, é onde faço o time blocking - bloqueio intervalos de tempo para fazer tarefas específicas, incluindo aulas, actividades dos miúdos, trabalho  de laboratório e trabalho de concentração (o chamado deep work).

Tenho duas colunas para marcar as actividades com hora específica. A coluna da esquerda, entre as horas e a segunda coluna, é onde faço o plano original. Como isto é flexível e acontecem coisas que não estou à espera, a segunda coluna é para fazer alterações ao plano original. Do lado mais à direita da página escrevo as tarefas para fazer em cada um desses períodos.

Na página da esquerda aponto lembretes, informações que vão surgindo (datas de entrega de algum trabalho, tarefas para fazer noutros dias) - funciona como uma caixa de entrada. Também costumo apontar as despesas diárias e algumas pequenas tarefas que tenho para fazer nesse dia. No fim do dia, toda a informação que está nesta página é processada, o que implica, geralmente, adicioná-la ao Workflowy ou ao GCal.

Combinar as várias ferramentas

Como já referi, toda a informação capturada no dia a dia vai para o Workflowy e/ou para o Google Calendar. O planeamento diário é feito a cada dia, geralmente de manhã, pois tenho a cabeça mais fresca e consigo tomar decisões mais facilmente que de noite. Assim, abro o Workflowy e o GCal e vejo o que tenho marcado para esse dia, apontando no caderno. Vejo quais as tarefas mais urgentes e atribuo-lhes um período do dia específico para as fazer - tudo no caderno. Alguma coisa que precise de me lembrar em relação a esse dia, aponto também no caderno.

Assim, durante o dia preciso apenas de ir consultando o caderno e ir seguindo o meu plano. Claro que há imprevistos, mas o plano é flexível e gosto de sobre-estimar o tempo que preciso para cada tarefa, para ter sempre alguma margem de manobra.

Também uso o caderno como diário. Vou escrevendo coisas importantes que aconteceram em cada dia, para mais tarde recordar... como o jogo de futebol em que um dos miúdos marcou um granda golo ou as medalhas de judo que os dois ganharam num torneio.


E basicamente é este o sistema que uso agora! Por enquanto tem funcionado e estou a conseguir manter-me a par de tudo - acho mesmo que ando bastante produtiva!

Alguém mais usa assim caderninho assim para se organizar?

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Porque é que Busy Woman cai-me que nem uma luva

Com o minimalismo, a simplificação, o eliminar do desnecessário, é verdade que eu não me sentia assim tão ocupada quanto isso. Houve até quem sugerisse que eu mudasse o nome do blog para Zen Woman ou coisa do género. Mas nesta fase da minha vida, Busy Woman assenta-me que nem uma luva.

Para quem ainda não sabe, candidatei-me à licenciatura em Psicologia e entrei. Sempre quis fazer uma segunda licenciatura e achei que agora era a altura certa. Já comecei as aulas, os trabalhos, o estudo. Tenho que conciliar isto tudo com o meu trabalho de investigadora, com a casa, os meus filhos e as minhas outras actividades. Portanto, agora, mais do que nunca, sou de facto uma mulher bastante ocupada.

Assim, talvez comece a escrever menos posts. Ou talvez comece a escrever mais sobre os estudos. Não sei, nem vou fazer planos. Logo se vê.

O que eu já percebi e gostava de partilhar aqui é que ter a vida organizada e a casa simplificada tem-me ajudado imenso a conciliar as coisas. Tenho saído mais tarde da universidade (felizmente estudo e trabalho no mesmo campus) e portanto tenho tido menos tempo para tratar da casa. 

Como já identifiquei as alturas em que perco mais tempo, ataquei-as - já não sou capaz de estar sentada no sofá a ver televisão, sem fazer qualquer outra coisa ao mesmo tempo. Felizmente que actualmente só vejo um programa na tv: Private Practice. Aproveito para passar a ferro ou verificar os TPCs dos miúdos ou responder a emails. Sim, vai contra os princípios do mindfulness - fazer uma coisa de cada vez e estar presente no momento. Mas em relação à televisão nos dias de semana, tem que ser.

Vou a menos actividades com os miúdos (o J. assegura essa parte) e quando vou, aproveito o tempo para fazer uma coisa que adoro: andar a pé. Assim, relaxo e faço exercício físico. Por exemplo, um dia desta semana fui com um dos miúdos à natação e depois ao judo. Enquanto ele esteve nos treinos, fui andar por Faro. Ainda pensei levar o portátil para despachar qualquer coisa do trabalho, mas também preciso de relaxar!

O planear das refeições semanais ainda está a falhar, mas tenho que voltar a fazê-lo, pois a responsável pelo jantar sou geralmente eu, visto que o J. vai com os miúdos às actividades... Esta semana já aconteceu termos que ir jantar fora duas vezes porque as refeições não estavam bem planeadas e eu não tive tempo para as fazer...

E é assim... Uma vida nova, mais trabalhosa, mas estou a adorar! Acho que vou ter uma crise de identidade algures pelo caminho (é estranho encontrar ex-alunos meus que me dizem Olá professora quando estou a caminho de uma aula onde sou aluna...), mas estou, de facto, a gostar muito do curso. E espero que o minimalismo e várias técnicas de produtividade me ajudem a conciliar as coisas e a ter sucesso. E, claro, hei-de partilhar mais sobre isso aqui convosco...

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O papel dos cadernos na vida de uma cientista

Há anos que ando a tentar eliminar o papel que uso, tanto em casa como no trabalho. É impossível eliminá-lo de todo, mas já fiz grandes progressos! Já não usamos guardanapos de papel, aproveito bem folhas velhas para rascunhos, não imprimo quase nada...

No trabalho foi onde fiz as maiores mudanças. Quem trabalha em investigação sabe bem a quantidade de artigos ou outras publicações que temos que ler para nos mantermos a par do que se anda a fazer na nossa área e para consultar sempre que temos que escrever algum artigo ou projecto. 

Desde que comecei a trabalhar em investigação científica, quando comecei o estágio da licenciatura, em 2001, habituei-me a imprimir todos os artigos que me interessavam. Usava os dois lados do papel e o fast draft para gastar menos tinta, mas ao longo de todos estes anos fui acumulando caixas e caixas de arquivo com artigos em papel... 

Às tantas, fartei-me de tanto papel e deixei de os imprimir. Comecei a ler os artigos no computador e a usar as funcionalidades do Adobe Reader ou do PDF-XChange Viewer para sublinhar e escrever notas nos artigos. Aprendi a usar o Mendeley para manter os artigos bem organizados em pastas e com etiquetas. Comecei a sacar os pdfs dos artigos que tenho em papel, para me livrar do papel e ficar com o artigo apenas em pdf. 

Hoje em dia ainda tenho muitos artigos em papel que, aos poucos, ando a eliminar... O objectivo é não ter nada em papel, a não ser uma pasta onde tenho uma cópia de cada um dos artigos de que sou autora ou co-autora.

Também simplifiquei o sistema de cadernos que usava no trabalho. É sempre necessário um caderno para o trabalho de laboratório. É uma das coisas que eu faço questão que as pessoas que trabalham comigo tenham sempre; nem pensar ter gente no laboratório a apontar coisas em folhas soltas!! Costumava ter um caderno para cada projecto em que estava a trabalhar (já cheguei a trabalhar em 3 projectos ao mesmo tempo, mais o meu próprio posdoc, ou seja, 4 cadernos...), mas percebi que era demasiado, demasiados cadernos, demasiadas folhas, demasiado espaço ocupado. 

Comecei então a usar um só caderno de laboratório para todo o trabalho prático. Identifico-o na capa com a data de início (e a data de fim, quando o caderno acaba) e também identifico as folhas com a data, para saber o que fiz em cada dia.

Tenho ainda outro caderno para o trabalho de computador. Nele faço, por exemplo, todo o tipo de apontamentos necessários para o artigo que estou a escrever no momento, como pontos importantes a discutir ou artigos para pesquisar. Quando estou a praticar uma apresentação oral, aponto no caderno o que quero dizer. Tiro ainda apontamentos de artigos que leio, escrevo os pomodoros feitos ao longo do dia de trabalho, dúvidas a tirar, enfim... coisas desse tipo, como podes ver na imagem...

Por fim, para o dia a dia, uso o caderno Arc, da forma como já mostrei aqui. É agenda, é caixa de entrada, é diário, é caderno de apontamentos... o meu caderno Arc é realmente polivalente e está sempre comigo, excepto ao fim de semana!

Como não gosto nada de guardar muita papelada, o que tenho feito é digitalizar o que interessa destes cadernos de trabalho e jogar o original fora. A maioria do que está no caderno de laboratório é logo passado para o computador, pois são dados para ser analisados, valores para fazer cálculos e coisas assim... Às vezes faço adaptações de protocolos laboratoriais no caderno ou ando às voltas com contas e equações e chego a conclusões brilhantes ou tenho ideias luminosas para novas experiências, e isso, sim, digitalizo para não se perder e poder então dispensar o caderno... Na verdade, guardo-os durante uns anos e depois é que vão fora, tendo a certeza que todos os dados que lá estão já foram passados para o computador e as folhas importantes digitalizadas. 

O importante, para mim, é manter as coisas simples e eficazes, e assim perder menos tempo com a organização e mais tempo com a produção!

E os outros cientistas que andam por aí, como é que lidam com o papel?

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O poder do pomodoro e o ajuste dos horários

O Pomodoro é uma técnica de produtividade sobre a qual já falei aqui. Recentemente apercebi-me que quando uso a técnica do Pomodoro é quando sou mais produtiva.

Por exemplo, há uns tempos participei no acwrimo, um mês de escrita académica, e em duas semanas, 10 dias úteis, a trabalhar das 9 às 3h30 da tarde, escrevi um artigo científico do início ao fim, incluindo toda a análise de dados. Nunca tinha escrito um artigo em tão pouco tempo... Como é que fiz isso? Usando os pomodoros. Eram cerca de 11 ou 12 pomodoros por dia de trabalho e consegui mesmo trabalhar de forma focada durante esses pomodoros. O resultado foi um artigo escrito em duas semanas (a primeira versão, claro que depois ainda dá muitas voltas...).

No entanto, o Pomodoro, para mim, tem dois problemas: 

1) Funciona muito bem quando estou sozinha, em casa, mas não funciona tão bem quando estou no gabinete na universidade, porque os telefones tocam, as pessoas batem à porta, as minhas colegas e eu falamos... Quando um Pomodoro é interrompido, tem que ser anulado e começado de novo, e é o que estou sempre a fazer no trabalho... o que não pode ser... 

2) Na universidade, não sei o que faça nas pausas de 5 minutos. Não me apetece estar sempre a levantar, mas se for para fora do gabinete, não tenho nada para fazer... Vou ficar 5 minutos a olhar não sei para onde? O que geralmente acontece é que passo os 5 minutos da pausa ao computador... e acabo por me distrair com outras coisas e os 5 minutos passam a... muito mais...

Para resolver estes problemas, comecei a ficar em casa durante a manhã a trabalhar ao computador (à tarde prefiro fazer trabalho de laboratório), usando os Pomodoros e é uma maravilha! As interrupções são quase nenhumas e aproveito muito bem as pausas! Um destes dias apontei o que fiz durante as pausas de 5 minutos entre Pomodoros e foi isto:

> fiz a cama, arrumei a roupa, limpei o pó do quarto

> limpei o pó do escritório

> limpei o pó do hall de entrada e corredor

> no intervalo maior, de 15 minutos, lavei a louça do pequeno-almoço, varri o chão da cozinha, limpei o caixote dos gatos

Ou seja, além de trabalhar bem, ainda faço coisas em casa, em blocos de 5 minutos, e como estas são actividades essencialmente físicas, consigo descansar a cabeça. Durante os pomodoros consegui estar sempre focada e o trabalho (outro artigo) avançou imenso. Como, felizmente, eu faço os meus horários e posso trabalhar em casa se quiser, fiz umas alterações à minha rotina de trabalho, que manterei enquanto funcionar...

Assim, as manhãs são para ficar em casa a trabalhar ao computador. Consigo trabalhar das 9 às 13h, o que dá mais ou menos 7-8 pomodoros (porque há uma pausa maior pelo meio). Na universidade saía para almoçar ao meio-dia, porque mais tarde apanhava grandes enchentes de pessoas, e isso tirava-me 1 hora de trabalho. Como o meu melhor período para trabalhar é de manhã, ganho assim mais uma hora ficando em casa...

E é isto! De pomodoro em pomodoro...

Mais sobre a técnica do Pomodoro:

A técnica do tomate (aka, a técnica Pomodoro)

Usar os pomodoros do Flowkeeper

O site oficial da técnica Pomodoro

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Um dia na vida de uma bióloga marinha

Achei giro apontar tudo o que faço durante um dia de trabalho. Os dias não são todos assim... às vezes não saio da secretária, outras vezes vou para o mar... Hoje foi assim:

09h00

Cheguei ao meu gabinete, liguei o computador, arrumei as minhas coisas, pus água a aquecer para o chá, abri a janela.

09h04

Email. Nove emails novos; tratei de todos. Chegou a minha colega de gabinete e falámos um pouco.

09h19

Pus-me a fazer vários telefonemas por causa de um envio de umas amostras em gelo seco para a Dinamarca; fiz 3 telefonemas e mandei uns emails...

09h50

Mais email. Fiquei com vontade de escrever um post para o blog por causa de um email que recebi; fiz um pequeno rascunho do post no blogger.

09h55

Fui para o laboratório (no andar de cima). Antes passei no bar para comprar uma garrafa de água. No lab liguei o computador, pus o Spotify a tocar, liguei o microscópio e preparei as amostras para ver.

10h01

Sentei-me ao microscópio de inversão a ver amostras de fitoplâncton.

10h10

Apareceu uma técnica com uma pergunta sobre uns equipamentos.

10h11

No microscópio.

10h25

Acabei amostra. Liguei o outro microscópio e preparei as amostras.

10h33

Verifiquei o email enquanto comia uma clementina.

10h43

No microscópio de epifluorescência.

11h03

Fui buscar mais amostras ao congelador. Enquanto descongelavam, fui ao bar comprar um rissol de carne (estava com fome...). Vi o email para ver novidades do gelo seco. 

11h24

No microscópio.

11h52

Arrumei as coisas no lab e fui para o gabinete.

12h02

Introduzi os novos dados no computador.

12h13

Fui almoçar a casa e aproveitei para ir ao supermercado (mas geralmente vou ao fim da tarde).

14h02

De volta ao lab. Liguei o microscópio e enquanto ele aquecia, vi o email e facebook. Fui ao carro buscar garrafas de água para levar para o gabinete.

14h27

No microscópio.

14h54

Passei novos dados para o computador.

15h07

Fui pesar uns filtros e preparar o material de filtração de água.

15h30

Ao computador, a fazer a revisão semanal e planear a semana seguinte.

16h08

Pausa para comer uma pêra lá fora, enquanto esperava pelo meu colega que tinha ido para uma saída de campo. Estava um óptimo tempo de outono esta tarde!

16h20

Voltei para o lab e o meu colega chegou com as amostras de água do Guadiana. Pus-me a filtrar litros e litros de água...

17h11

Depois de tudo filtrado, arrumado e limpo, fui para o computador introduzir mais dados e ver email.

17h20

Comecei a escrever este post.

17h31

Acabei. Vou arrumar as coisas e para ir embora!!

Foi um dia levezinho - é sexta-feira!

Quantos filhos tens?

Eu sou cientista e trabalho com fitoplâncton. O fitoplâncton está na água dos rios, dos lagos, dos oceanos. Para obter o meu objecto de estudo, basta-me recolher água.

Mas para quem trabalha, por exemplo, na área das ciências sociais, é preciso pessoas. Pessoas que estejam dispostas a gastar uns minutos do seu tempo a responder a questionários ou a fazer entrevistas. É assim que a ciência avança, e por isso vou aqui divulgar um pedido que recebi do David Cruz do Instituto de Ciências Sociais da Universidade de Lisboa. 

Segundo o email que o David me enviou, dados do Instituto Nacional de Estatística demonstram que o ano passado foi o que teve menos nascimentos desde que há registos, sendo a média de filhos por mulher de apenas 1,28. Em 2013 haverá, provavelmente, novo recorde negativo. O estudo em que o David está envolvido está a explorar, através de entrevistas presenciais, se as pessoas/casais que têm nenhum ou um filho estão a ponderar ter (mais) filhos.

Assim, o David precisa de uma amostra significativa de pessoas (nomeadamente, entre os 35 e 45 anos, residentes em Lisboa e arredores) que estejam dispostos a participar neste estudo.

Vamos lá contribuir para a ciência portuguesa?

Para participares, vai aqui. Obrigada!  

Planear o trabalho com um cronograma

Update - aqui está o template deste cronograma

Como referi neste post, eu não consigo trabalhar em muitos projectos ao mesmo tempo. Geralmente trabalho em duas coisas ao mesmo tempo, mas mais que isso a minha cabeça começa a dispersar-se e parece que o trabalho não avança. Geralmente é um projecto de escrita e um de laboratório. Gosto de escrever de manhã e estar no lab à tarde. E, apesar de não gostar de fazer muitos planos ou ter muitos objectivos, o trabalho académico tem que ser planeado com antecedência.

Usava o Evernote para fazê-lo, mas entretanto voltei a fazer as minhas listas no GTasks e voltei também a usar um cronograma, que é uma coisa que comecei a fazer há muitos anos e depois deixei... Mas dá muito jeito para visualisar e planear o trabalho que tenho pela frente.

É basicamente um ficheiro excel onde escrevo os projectos (artigos, experiências, viagens, etc.) importantes que tenho para fazer, atribuindo-lhes datas para serem realizados. As cores relacionam-se com o tipo de projecto (escrita, lab, microscopia, viagens).

Em cada semana vejo o que é que tem que ser feito e as tarefas mais pequenas, mas importantes, que vão surgindo, como rever algum artigo, trabalhos de alunos, etc., vou encaixando à segunda-feira (segunda-feira é o meu dia de fazer de tudo um pouco, mas aos outros dias não gosto de ser perturbada...). Estas listas de coisas a fazer estão no GTasks.

Diariamente, estabeleço três MITs, ou tarefas mais importantes, que aponto na agenda Moleskine, assim como várias pequenas tarefas que têm que ser feitas nesse dia. 

Como em tudo, uma revisão semanal e mensal é necessária para ver se as tarefas estão a ser feitas. Quando acontecem imprevistos ou atrasos ou aparecem novos projectos, altero o cronograma, e já não fico stressada por causa disso... Estes planos, listas, cronogramas servem para me guiar - não são coisas rígidas que têm que ser cumpridas à risca. Funcionam como uma bússola, e não como um mapa...

A revisão de artigos científicos

Aviso: este post só interessa ao pessoal da ciência...

Há alguns anos, comecei a receber convites para rever artigos para revistas profissionais. Fiquei super entusiasmada! Já era considerada uma perita na minha área! Geralmente aceitava todos os convites que chegavam até mim e revia cuidadosa e entusiasticamente os manuscritos, aprendendo imenso no processo.

Lembro-me uma semana em que recebi três artigos para rever, um deles da revista de topo da minha área... aceitei os três e depois dediquei um dia inteiro a cada manuscrito (três dias numa semana foram portanto passados a rever artigos...). Sentia-me contente porque estava a dar um bom contributo para o processo do peer-review. A minha actividade como revisora cresceu agora para um número confortável de revistas diferentes, que fica muito bem no meu CV.

No entanto, chega uma altura em que simplesmente não sobra muito tempo para estas tarefas. Rever um manuscrito científico requer tempo, paciência e vontade de fazer um bom trabalho. Às vezes recebo artigos em alturas em que estou mesmo ocupada e a minha primeira reacção é "Oh não, outro artigo não!!..."

Percebi que não posso aceitar todos os artigos que recebo. E assim tive que desenvolver uma estratégia para decidir se aceito ou não os convites...

1. Não aceito manuscritos se se aplicar um dos seguintes pontos:

- não é a minha área de especialização

- estou muito, mas mesmo muito ocupada nas próximas semanas; prefiro rejeitar o convite do que fazer uma revisão à pressa porque a minha cabeça está a pensar noutras coisas...

- o editor espera uma revisão em poucos dias, tipo uma semana ou menos (sim, acontece, sobretudo em revistas de mais baixa qualidade)

2. Se estiver mesmo indecisa, tenho em consideração o seguinte:

- a revista é uma boa revista? Já recebi artigos de revistas que nunca ouvi falar que aceitei, mas quando me dão prazos de 4 ou 5 dias, digo logo que não (devem pensar que não tenho mais nada para fazer)
- já revi algum artigo para essa revista? Nova revista significa nova linha no CV, por isso aceito...

- dão-me acesso ao Scopus? Se derem, aceito logo! Adoro o Scopus e na universidade só tenho acesso ao Web of Knowledge. Por isso, se o convite vier com 30 dias de Scopus grátis, aceito!

Seja como for, costumo aceitar a maior parte dos artigos que recebo para rever... gosto de fazer a minha parte, contribuir para o peer-review e para a qualidade da ciência que é publicada. É verdade que rever artigos pode ser uma grande seca, mas também se aprende bastante no processo... e saber que estou a contribuir para o avanço da ciência é uma sensação fantástica!

O Scrivener para académicos

O Scrivener é um programa de escrita, tipo word, mas muito mais "à frente". O objectivo do Scrivener é fazer rascunhos - não é para escrever um artigo e editá-lo na sua forma final antes da submissão. Aliás, o Scrivener nem deixa (ou se deixa, ainda não percebi como) colar gráficos, imagens ou equações no texto. É bom mesmo para fazer rascunhos!

O bom do Scrivener para mim é que permite criar um projecto com várias páginas, ou seja, permite criar um artigo e dividi-lo em Introduction, Methods, Results e por aí fora. Posso ter dois documentos abertos ao mesmo tempo, por exemplo, resultados e discussão, e assim é mais prático. O Scrivener conta as palavras de cada documento e do total ; podemos também estabelecer o número de palavras que pretendemos escrever e aparece uma barra vermelha que vai ficando verde à medida que nos aproximamos do nosso objectivo. É giro. Outra coisa óptima: não precisamos estar sempre a gravar - ele grava sozinho e cria automaticamente um backup no computador!

Isto é um resumo muito resumido das potencialidades do Scrivener. O melhor mesmo é fazerem o download (30 dias não consecutivos grátis) e experimentarem,. O programa vem com um tutorial muito bom que devem mesmo ler.

Eu estou a gostar e estou a pensar comprar o Scrivener daqui a 2 ou 3 dias, quando se acabar o meu trial.

Sobre a disciplina

Este mês de Novembro tenho andado dedicada ao #acwrimo, um mês de escrita académica. Não tenho escrito tantos posts, nem lido os blogs do costume, nem tenho partilhado links nas redes sociais. Tenho trabalhado das 9 da manhã às 3 e meia da tarde nos meus artigos. A escrita está a correr bem. E quanto mais escrevo, mais vontade tenho de escrever. Escrever artigos científicos, que é para isso que me pagam, mas escrever outras coisas também (além do blog). Não me vejo a escrever ficção nem nada que se pareça, mas vejo-me a escrever outras coisas sem ser ciência.

Adoro o estilo da Laura Vanderkam. Já aqui falei sobre dois dos seus livros, 168 hours e What the most successfull people do before breakfast. São livros práticos, com muita pesquisa e testemunhos de pessoas reais por trás. Vejo-me a escrever esse tipo de prosa. Sobre minimalismo, claro.

O problema é que para conseguir conciliar tudo (escrever artigos científicos - que dão MUITO trabalho, escrever posts e escrever um livro) é preciso disciplina. É preciso força de vontade, energia, motivação e, sobretudo, uma enorme paixão. Infelizmente, tenho que admitir, não tenho feito muito mais além de trabalhar nos artigos... das 9 às 3 e meia. As minhas 168 horas semanais não têm sido bem aproveitadas. Nem sequer tenho acordado cedo (por cedo, entenda-se às 6 da manhã)... Tenho que me disciplinar e focar-me novamente nas coisas importantes. Como é que vou fazê-lo? Assim:

1. Em primeiro lugar, vou perceber de uma vez por todas que a escolha é minha. Ser ou não ser mais disciplinada depende apenas de mim. A culpa não é do frio, nem das manhãs cinzentas, nem das outras coisas que tenho para fazer.

2. Vou passar os objectivos para o papel. Mas tenho que ser realista! Obviamente que não pretendo escrever os 2 artigos num mês e no mesmo mês escrever também um livro inteiro ou posts todos os dias.

3. Vou dividir grandes projectos em várias pequenas tarefas. "Escrever um artigo" é demasiado vago. Fazer pesquisa bibliográfica hoje, escrever a introdução amanhã e fazer análise de dados no dia seguinte são tarefas mais objectivas e têm mais hipóteses de sucesso.

4. Vou trabalhar no melhor período do dia. Descobrir o período do dia em que estou mais concentrada é meio caminhado andado para conseguir escrever coisas de jeito. Para mim, esse período é de manhã. Não vale a pena insistir em ficar acordada até mais tarde para escrever - mais vale aproveitar os períodos de lentidão cerebral para fazer outras tarefas, como passar roupa a ferro.

Ferramentas digitais e analógicas para organizar a vida

Produtividade, gestão do tempo e organização são temas que me interessam bastante, como sabem, e já escrevi vários posts sobre estes assuntos, tais como a técnica Pomodoro, usar o Google Tasks, usar o Evernote para implementar o sistema GTD, usar os pomodoros do Flowkeeper, gerir o tempo e os horários, usar o Toodledo, e ainda dicas para trabalhar em casa.

Eu não gosto de tralha, seja digital ou analógica, portanto tento manter apenas os ficheiros, papéis, blocos de notas, etc., de que realmente preciso. A minha abordagem às ferramentas de organização e produtividade é, portanto, minimalista - apenas o necessário! E as ferramentas, digitais e analógicas, que uso actualmente, tanto no trabalho como na vida do dia a dia, são as seguintes:

Cadernos - tenho 3

Caderno do dia a dia

Tenho sempre um caderno A5 (e uma caneta) na mala, que funciona como ferramenta de captura, onde escrevo sobretudo coisas não relacionadas com o trabalho, como ideias, coisas para fazer, dinheiro que gastei, e similares. Mais tarde, processo o que escrevi ao longo do dia (por exemplo, marco eventos no google calendar, faço uma nota no evernote, envio emails importantes, etc.).

Caderno de laboratório

Os cadernos de laboratório são obrigatórios para quem faz trabalho de laboratório! Ao longo dos anos já acumulei dezenas de cadernos de laboratório... Gosto de usar um caderno de cada vez, mesmo para projectos diferentes, e tento transferir a informação do caderno para o computador com bastante frequência.

Caderno de trabalho

Este é como o caderno do dia a dia, mas para trabalho apenas. É neste caderno que planeio o dia de trabalho, faço mindmaps, escrevo ideias e aponto os pomodoros feitos.

Google Calendar

Eu não uso agenda de papel. Uso o Gcal para eventos e o Evernote para listas. Tenho vários calendários, uns só meus, outros partilhados .

Evernote

Uso o Evernote para guardar notas relacionadas com o trabalho e com outras coisas que me interessam. Também faço listas anuais, mensais e semanais de coisas para fazer (sobretudo de trabalho). No início do ano lectivo gosto de planear os artigos que quero escrever, o trabalho de laboratório que tenho para fazer e conferências a que quero ir. Depois, divido estas tarefas por mês e semana. O meu planeamento diário é feito à mão ou numa nota no Evernote. Seja como for, gosto de escrever no Evernote tudo o que fiz no fim de cada dia de trabalho.

Dropbox

O Dropbox é um arquivo digital. Tenho todos os meus documentos no Dropbox, de modo que posso aceder-lhes de qualquer um dos computadores onde trabalho. Também tenho pastas partilhadas com colegas - acabou-se o envio de emails para trás e para a frente com projectos conjuntos!

Scrivener

Descobri o Scrivener há pouco tempo mas apaixonei-me logo! Agora, uso o Scrivener para escrever documentos longos, como artigos, propostas de projectos e coisas assim. Só uso o Word para documentos pequenos.

Mendeley

Recentemente, comecei a usar o Mendeley para gerir as minhas referências (antes do Mendeley, usava o JabRef). Como já não imprimo artigos, faço notas e sublinho os pdfs, e o Mendeley permite fazer isso, o que dá muito jeito. Criei pastas para assuntos específicos e assim tenho todos os meus artigos devidamente organizados.

Técnica Pomodoro

Percebi que os pomodoros de 25 minutos funcionam bem em dias em que estou mais distraída, mas em dias bons, sinto que são curtos demais. Por isso, tenho feito pomodoros de 50 minutos (+10 de pausa) e conto-os no Flowkeeper ou no temporizador do telemóvel.

Gmail

Tenho todas as minhas contas de email numa só conta do gmail, o que reduziu significativamente o tempo que passo a ver o email -  e assim não tenho que me lembrar de todas as passwords...

Tenho ainda o calendário para a semana, uma folha com citações inspiradoras para escrever (da Wendy Laura Belcher e Paul Silvia) e os meus objectivos para o mês em papel, pendurados na estante do escritório em casa...

Preparar um mês de escrita em casa

Esta semana tenho andado em preparações para um mês inteiro de escrita (científica), em Novembro. Para que tudo corra como eu quero e para que consiga chegar ao fim do mês com os meus objectivos cumpridos, tenho que despachar, organizar e pensar numa série de pequenas coisas que vão fazer toda a diferença.

1. Liguei um teclado ao meu pequeno netbook. Tenho um portátil de tamanho normal em casa, velhinho, mas prefiro trabalhar no netbook que é mais rápido. O problema é que muitas horas a escrever num teclado daquele tamanho tem as suas desvantagens, como podem imaginar. Liguei um teclado que tinha no trabalho ao netbook para uma melhor postura e conforto.

2. Despachei muitos itens da minha to-do list esta duas últimas semanas. Foi mesmo uma loucura! Corrigi 3 trabalhos de alunos, revi 3 artigos científicos, acabei pequenas tarefas que estavam em espera há muito tempo, arrumei coisas no laboratório, arrumei o meu gabinete no trabalho (que, verdade seja dita, não estava desarrumado), avisei os meus colegas que vou estar fora durante o mês e para me contactarem só se for mesmo necessário, reuni com a orientadora para definir a estratégia para os próximos meses, pedi uns orçamentos, despachei burocracias... Em suma, fiz os possíveis para ter um mês de Novembro descansado.

3. Trouxe material para casa. Uns livros, artigos em papel e caderno de laboratório. Tudo o resto tenho no computador ou disponível online. Estou a antecipar uma ida semanal à universidade para conseguir fazer o download de artigos (em casa não dá) - ou um email diário ao meu amigo PM (sim, tu mesmo, Doutor Pedro) para sacar os artigos por mim e pô-los na nossa pasta do Dropbox...

4. Fiz um menu semanal com almoços, visto que estou a pensar almoçar sempre em casa. Pensei também nos lanches da manhã e da tarde, para evitar ir à rua fazer compras. Verifiquei se tenho chá preto suficiente para o mês todo (não bebo café).

5. Ajustei o orçamento mensal. Como vou ficar em casa e vou levar os miúdos à escola a pé, vou poupar em gasolina e em almoços. 

6. Vou fazer muito exercício físico para compensar as longas horas sentada (e porque, afinal, eu adoro desporto). Só há dias é que comecei novamente a fazer desporto depois de ter partido o pé há quase 4 meses. Tenho o video Ripped in 30 da Jillian Michaels, que é muito bom, e vou fazê-lo ao longo destas 4 semanas. Vou também inscrever-me novamente num ginásio para fazer aulas de spinning, que são as minhas preferidas.

7. Fiz um novo horário semanal para estas 4 semanas. Quero levantar-me sempre às 6 da manhã para escrever no blog ou ler outros blogs, fazer o Ripped in 30 às 7h, despachar os miúdos e começar a trabalhar às 9h. Quero fazer 9 pomodoros por dia. A meio da tarde tenho os miúdos e o homeschooling que instituí cá em casa (mais noutro post), depois as actividades deles, o speed cleaning e essas coisas, e em alguns dias vou então às aulas de spinning. Os fins de semana são livres para ir passear, andar de bicicleta, jogar ténis, ir à praia...

8. Preparei a música. Eu trabalho sempre com música - mas não com uma qualquer!! Neste campo os meus gostos não são nada eclécticos, e o que eu ouço é basicamente música clássica (mas não barroca) e jazz (mas nada demasiado mexido ou barulhento). Para trabalhar só pode ser clássica, mas nada cantado, senão eu começo a cantar também (o melhor é música do séc. XIX e início do séc. XX), ou um long-time favorite - Vangelis que, por influência do meu pai, ouço desde a adolescência (os melhores álbuns, para mim, são Antarctica e Soil Festivities).

O #AcWriMo começou ontem (para mim, só começa na próxima segunda) e a participação e partilha das pessoas no Twitter tem sido uma inspiração!

Novembro é o mês da escrita

No Twitter há uma comunidade incrível de académicos (doutorandos, posdocs, professores) que se apoia e partilha os seus problemas, desafios, alegrias e dicas para manter a sanidade. Gosto sobretudo das hashtags #ECRchat (early career researcher chat), #PhDchat e #AcWri (academic writing).

Novembro é o mês da escrita académica (#AcWriMo), uma iniciativa do site PhD2Published, onde cada participante estabelece objectivos de escrita e compromete-se a atingi-los ao longo do mês (por exemplo, escrever 10 mil palavras, acabar 2 capítulos da tese, escrever 2 artigos, etc.). O motivo de ser deste desafio (e outros do estilo) é simples: publicar resultados é o objectivo final de qualquer académico (publish or perish), mas escrever é uma tarefa que invariavelmente fica esquecida porque há sempre coisas mais urgentes para fazer. Os melhores escritores são aqueles que escrevem de forma consistente, um pouco todos os dias. E é isso que este desafio pretende - apoiar, dar força e motivação a quem todos os dias é confrontado com impedimentos e distracções que nos afastam do teclado do computador (ou do ficheiro do Word onde brotam as nossas ideias)...

As regras do #AcWriMo são simples:

1. Estabelecer objectivos de escrita (realistas) para o mês de Novembro

Os meus objectivos para o desafio: escrever dois artigos científicos (nunca escrevi 2 artigos num mês; o meu recorde é 1 artigo num mês, mas fazendo outras coisas ao mesmo tempo).

2. Declarar publicamente a participação no desafio e publicitar os objectivos

Estou a fazê-lo aqui e vou fazer no Twitter.

3. Definir uma estratégia

Não é só decidir que vou escrever 2 artigos. Tenho que definir como e quando é que vou fazê-lo, quantas horas por dia vou dedicar à escrita, quantos dias da semana, e como é que vou evitar distracções. Decidi que vou ficar a trabalhar em casa, pois bate o Sol no escritório o dia quase todo e no gabinete na univ não bate tanto (e o Sol dá-me energia). Em casa o telefone não toca tanto nem me batem à porta com dúvidas ou problemas. Se não quero ser incomodada, tenho que ficar em casa (e usar as minhas estratégias para conseguir trabalhar bem em casa). Para ficar em casa o mês inteiro (ou quase), tenho que despachar uma série de coisas no laboratório durante esta semana. Depois, são 4 semanas seguidas de máxima concentração! A ideia é continuar a usar a técnica Pomodoro (25 minutos de trabalho seguidos de 5 minutos de descanso), que tem dado bons resultados. Quero trabalhar 8 horas por dia, mas não são 8 horas a escrever! Tenho dados para analisar, estatística para fazer, artigos para ler, e muito em que pensar. 4 semanas para 2 artigos dá 2 semanas para cada artigo. O plano é escrever a Introdução, Métodos e Resultados numa semana e a Discussão na outra semana.

4. Discutir o progresso

Não é para passar o dia inteiro no Twitter ou no Facebook, mas é importante ligar-me de vez em quando para partilhar o meu progresso e ver como andam as coisas com os outros participantes - é extremamente motivador ver que há pessoas que conseguem escrever 2 mil ou 3 mil palavras por dia!

5. Não perder a motivação

Vai ser um mês difícil, claro que vai. Mas devo pensar na meta que me propus atingir e tê-la sempre em vista - escrever 2 artigos num mês! E se isto correr bem, já sei que posso voltar a fazer um desafio destes e aumentar a minha produtividade de uma forma incrível!

6. Mostrar os resultados 

No fim do mês, é altura de fazer contas. O que é que podia ter sido feito de forma diferente? Consegui focar-me com facilidade ou procrastinei em demasia? Mas, o que mais interessa, os objectivos estabelecidos foram alcançados? No fim do mês publicarei aqui e no Twitter os resultados. Se escrevi os dois artigos, quanto é que escrevi, se superei ou fiquem aquém das minhas expectativas... (claro que estou à espera de atingir os meus objectivos, senão, what's the point?)

Planear o ano académico

Um planeamento detalhado e realista das várias tarefas e projectos em que estou envolvida é essencial para conseguir fazer as coisas. No início do ano lectivo, gosto de planear o ano que está a começar. Como pós-doc, com um contrato que é renovado anualmente, tenho que estabelecer objectivos anuais de maneira a ter um ano produtivo que vai depois ser avaliado de forma positiva. Quando estava a fazer o doutoramento, pensava mais a longo prazo, com a finalização da tese em vista. Seja como for, gosto de planear o trabalho prático, como experiências e campanhas de amostragem, os artigos que quero escrever e os congressos a que quero ir. Obviamente que ao longo do ano vão surgindo muitas outras coisas que não estavam inicialmente planeadas, como alunos para orientar, novos projectos de investigação em que me envolvo, experiências que correm mal e têm que ser repetidas, artigos que me mandam para rever, etc. Às vezes, estas tarefas imprevistas são tantas que tenho que alterar o trabalho inicialmente planeado, por isso é necessário haver flexibilidade nos planos - mas também é útil, às vezes, dizer não a novas solicitações.

Actualmente (e depois de usar agendas em papel, Toodledo, Google Tasks e outras ferramentas), uso o Evernote para me organizar, da seguinte forma:

1. Tenho um pilha (ou stack) intitulada "TO DO" que contém vários blocos de notas. Um dos blocos chama-se "Listas" e contém várias notas que são, claro, listas de coisas para fazer.

2. A primeira destas notas é o plano geral para o ano académico. Está dividida em artigos, trabalho prático e apresentações. É aqui que tomo nota dos artigos que quero escrever, trabalho prático que quero fazer e  congressos a que quero ir (e respectivas apresentações). Ponho deadlines mais ou menos realistas para me orientar melhor.

3. Tenho outras notas neste bloco de notas, como uma de tarefas Someday/Maybe @work, outra de coisas para fazer em casa e relacionadas com a família, e listas de "waiting", ou seja, coisas que estou à espera. Estas listas são obviamente baseadas no método GTD.

4. Além do bloco de notas "Listas", tenho um bloco de notas para cada mês do ano (como comecei com este sistema este mês, tenho Outubro, Novembro e Dezembro - não tenho para os próximos 12 meses!), no formato 2012-10, 2012-11 e por aí fora, para estarem devidamente organizados.

5. Em cada um destes blocos de notas mensais tenho uma nota com o mesmo nome, ex. 2012-10. Esta é a minha lista de tarefas para o mês e contém apenas as coisas mais importantes que tenho mesmo que fazer para sentir que o mês foi bom.

6. Além da nota com a lista mensal, tenho uma nota para cada semana (ex., "2012-10-22 a 28"), com as tarefas semanais.  

É com estas notas que me oriento todos os dias. Todas elas têm este formato (tenho outra nota com este template, que é só copiar e colar numa nota nova):

2ªf

3ªf

4ªf

5ªf

6ªf

SEMANA

@ BIG ROCKS

@ computer

@ office

@ lab

@ out/other

Primeiro, planeio as tarefas que têm que ser feitas durante a semana. Escrevo as tarefas debaixo de cada título, usando as caixinhas para fazer o visto. Muitas vezes, quando planeio a semana seguinte, já lá tenho tarefas que adicionei há mais tempo, nomeadamente aquelas que têm uma data já definida, como campanhas de amostragem, reuniões, viagens, etc. Durante a semana vou então preenchendo as tarefas específicas para cada dia, baseando-me nas tarefas da semana e nas coisas que vão surgindo. O objectivo é chegar ao fim da semana com vistos em todas as caixinhas. Quando não completo alguma tarefa, ponho a letra a vermelho, para saber que essa tarefa não foi feita e deve ser passada para a semana seguinte:

Um aspecto essencial do planeamento das tarefas, é especificá-las, detalhá-las ao máximo. Uma tarefa chamada "começar artigo exps. inverno" não diz nada. Deveria ser qualquer coisa como "acabar introdução do artigo" ou "fazer análise estatística". As tarefas têm que ser bem específicas para saber exactamente o que tenho para fazer.

O que eu gosto no Evernote e nas notas é que fico com o registo do que fiz em determinada semana. Acontece-me imenso tentar lembrar-me do trabalho que fiz em certo mês e simplesmente não me lembro. Depois, fico com a sensação que não fiz nada... Assim, fico com as notas guardadas e posso ver o que fiz (e o que não fiz, que fica a vermelho) em determinada semana ou mês.

Resumindo, faço o planeamento do trabalho a vários níveis:

- anual - grandes objectivos que quero alcançar durante o ano

- mensal - tarefas importantes para serem feitas nesse mês

- semanal - tarefas para a semana

- diário - divido a nota da semana em dias, para saber exactamente o que devo fazer em cada dia

No fim da semana, é muito bom olhar para a nota dessa semana e ver todos os vistos!!

Em relação ao google tasks, usei durante uns tempos, mas usava também o Evernote com as listas de tarefas mensais e anuais. Na verdade, foi a Eva, uma aluna de doutoramento que tem um blog que adoro, PhD Talk, que me inspirou a organizar o trabalho e as tarefas desta maneira. A diferença é que ela usa o Word para as suas listas; eu sou fã do Evernote. E até agora tem resultado muito bem!

Se quiseres saber mais sobre o Evernote e outras ferramentas de organização e gestão do tempo, aqui tens mais leitura:

Como usar o sistema GTD com o Evernote

Evernote, Dropbox e outras ferramentas que me simplificam a vida

Agenda GTD - como começar

Google Tasks

Como eu uso o Toodledo

Escrever para gente da ciência

Além dos vários blogs que sigo sobre minimalismo, simple living, crafts, decoração, etc., gosto muito de ler blogs sobre a parte prática de fazer ciência, isto é, blogs escritos por investigadores e estudantes sobre as dificuldades, as alegrias, os desafios desta vida de cientista. Inspirada por esses blogs e porque há muito que queria partilhar a minha experiência nessa área (afinal, esse é o meu trabalho a sério), criei um outro blog onde comecei a escrever, em inglês, coisas vocacionadas para investigadores, estudantes de doutoramento, e  afins. Nunca partilhei isto antes, mas um sonho que tenho é dar workshops/palestras sobre gestão do tempo, produtividade, equilíbrio trabalho-família, etc., vocacionados para cientistas, e ir às universidades falar sobre estes assuntos. Mas adiante... 

O tal blog começou bem, mas rapidamente percebi que não fui feita para ter dois blogs. Não consigo mesmo gerir a escrita para dois blogs diferentes, e a frequência e qualidade dos textos acabam por ser afectadas. Por isso, pensei, mas porque é que não começo a escrever posts mais direccionados para o mundo académico aqui neste blog? Sei que tenho muitos leitores que são investigadores. Porque não partilhar a minha experiência com outras pessoas? Afinal, ando há mais de 10 anos nesta vida, e já passei por uma licenciatura, um mestrado e um doutoramento. Já escrevi teses, artigos, resumos, já fiz muitas apresentações em congressos, já orientei alunos. Nestes anos todos, já aceitei desafios, ultrapassei dificuldades, fiz amigos e inimigos, e aprendi e cresci muito com tudo isso. Porque não partilhar essas experiências com os meus leitores, e em português?

Então, é isso. Não se assustem se virem alguns posts sobre como escrever artigos, como preparar apresentações ou como resolver problemas no laboratório. A par com o minimalismo, a família, o desporto e algumas outras coisas, a ciência é um dos eixos fundamentais da minha vida. Faz todo o sentido, portanto, partilhá-la um pouco mais convosco!

September goals ~ Objectivos para Setembro

Time flies, no doubt about that... Let's get to my goals, shall we?
O tempo voa, não há dúvida... Vamos ver os meus objectivos, sim?

For August, I had planned the following:
Para Agosto tinha planeado o seguinte:

Work ~ Trabalho

~ Prepare my presentation for an international congress in Greece in September
~ Preparar a minha apresentação para um congresso internacional na Grécia em Setembro

~ Start review article on climate change effects on phytoplankton - NO... Did I really plan writing an article during my vacation?? Really??
~ Começar um artigo de revisão sobre os efeitos das alterações climáticas no fitoplâncton NÃO... Mas eu planeei mesmo escrever um artigo durante as férias?? A sério??


Home ~ Casa


~ paint TV cabinet, dining table and chairs - NO, but we renovated the kids room and created an office for them
~ pintar móvel da TV, mesa de jantar e cadeiras - NÃO, mas renovámos o quarto dos miúdos e criámos um escritório para eles


~ declutter/organize each corner in the house (not a hard job, my home is already pretty clutter free)
~ arrumar/organizar cada canto da casa (não é tarefa difícil, que a minha casa já tem pouca tralha)


Crafts

~ sew more bags, take pictures and put them on Etsy - not a single one
~ fazer mais malas, tirar fotos e pô-las na loja Etsy - nem uma

~ fix/repurpose old clothes - some
~ arranjar roupas velhas - algumas


Self ~ Eu

~ run every morning (start training for 5 k) - I twisted my ankle playing tennis
~ correr todas as manhãs (praticar para correr 5 km) - torci o tornozelo a jogar ténis...

~ weight training 3 days/week - again, twisted ankle...
~ musculação 3 vezes por semana - novamente, pé torcido...

~ swim with the kids (a lot, at the beach)
~ nadar com os miúdos (muito, na praia)

~ loose 5 pounds - I don't think so - blame my twisted ankle
~ perder 2 kg - acho que não - a culpa foi do tornozelo


As far as September is concerned:
Quanto a Setembro:


Work - Trabalho


~ start review article on climate change (this is really important, all the rest is secondary)
~ começar o artigo de revisão sobre alterações climáticas (isto é mesmo importante, tudo o resto é secundário)


Self ~ Eu


~ start Jillian Michaels' Making the Cut program when I get back from Greece
~ começar o programa da Jillian Michaels Making the Cut quando voltar da Grécia


And that's it for September - only two, but really important, goals!
E é isto para Setembro - apenas dois objectivos, mas muito importantes!