Duas ferramentas para organizar a vida

Eu já perdi a conta à quantidade de ferramentas, digitais e de papel, que já experimentei para organizar o meu dia, as minhas listas de coisas a fazer, os meus projectos... Há já algum tempo, porém, que uso apenas duas ferramentas e aquela vontade de experimentar coisas novas não se tem manifestado (felizmente).

Não são ferramentas novas nem desconhecidas nem complicadas. São o Google Calendar e o Google Tasks. As duas têm dois aspectos que me atraem muito: o design é simples e não têm muitas opções/definições. Mas como é que as uso?

Google Calendar

É a minha agenda. Não uso agenda de papel, mesmo a Moleskine de que tanto gosto. Agora que tenho um smartphone com internet, não preciso mais de andar carregada com papel. A agenda do google é suficiente para mim e para a família. Já não tenho não sei quantos calendários diferentes na agenda. Tenho um calendário para cada membro da família. Sim, um calendário para mim, com coisas pessoais e profissionais. Eu sou só uma, por isso não faz sentido dividir a minha vida em calendários diferentes...

Que tipo de coisas é que aponto na agenda? Compromissos, tarefas que têm que ser feitas num determinado dia, aulas de yoga, ginásio. A novidade na forma como utilizo o GCal é esta:

Comecei a usar o campo da descrição para apontar as tarefas de trabalho que tenho para esse dia.

Um dia típico no meu Gcal será qualquer coisa assim (dia inventado, só para terem uma ideia):

No topo, tarefas importantes para esse dia (dar a leitura da luz, pagar os almoços da escola, coisas desse género) ou lembretes (um dos miúdos não tem aula de ginástica, por exemplo).

Coloco as horas de trabalho (work) no Gcal e é lá dentro, na descrição, que aponto as tarefas para esse dia específico. Isto permite-me não me esquecer de pequenas coisas que tenho que fazer em certos dias, pois todos os dias de manhã (e na véspera, antes de sair) abro o Gcal para ver o que me espera. Não posso pôr um visto numca caixinha depois de completar cada tarefa, mas posso escrever OK à frente de cada tarefa - que é o que faço.

Como disse, cada um de nós tem um calendário e cada calendário tem uma cor diferente (o do J. é cinzento). Assim, visualmente, é mais fácil ver as actividades de cada membro da família (se bem que com o Gcal podemos escolher qual ou quais calendários queremos visualizar).

Google Tasks

Simplicidade é cada vez mais a palavra de ordem e, portanto, simplifiquei as várias listas que tinha no Gtasks (falei do Gtasks neste e neste post).

As primeiras quatro listas entendem-se - são listas de coisas para fazer, mas sem data específica. Não ordeno as coisas por prioridades nem objectivos. Quando se simplifica a vida e elimina-se o que não interessa, não se fica assim com tanta coisa para fazer que seja necessário ordenar as coisas por ordem de importância (eu sei bem o que é mais importante - o que não é importante, é mais certo ser eliminado). 

As duas listas seguintes são coisas de trabalho ou pessoais que têm que ser feitas numa data específica. No início do mês verifico a lista respectiva e agendo as tarefas no google calendar.

groceries list - sim, é a lista de compras. Usei o Out of Milk durante algum tempo, mas o Gtasks serve perfeitamente - e assim é menos uma app que tenho no telemóvel.

reading list - eu quero ler tantos livros, que tenho que fazer uma lista, não me vá esquecer de algum...

someday/maybe e waiting - funcionam como descrito no GTD, mas não as separo em listas diferentes por contextos. Em vez disso, uso dois contextos apenas (work e others) que coloco como tarefas e as coisas de que estou à espera ou que estou a pensar fazer um dia, como sub-tarefas:

 (como vêm, só estou à espera de coisas de trabalho... é o que dá simplificar...)

Além destas duas ferramentas, continuo fã do Gmail e do cronograma em excel para planear o trabalho a médio prazo. E é isto!

Lidar com o email - a forma minimalista

O email é um dos maiores sugadores de tempo dos dias de hoje. Muitos de nós vivemos nas nossas inboxes, verificando o email a toda a hora, até mesmo antes de ir dormir, como se o mundo acabasse caso não o fizessemos. Eu, felizmente, tenho estado cada vez menos tempo online (cortei em várias coisas), mas o email é mesmo necessário, sobretudo para o trabalho. No entanto, já não deixo que seja o email a controlar o meu tempo.

Quando ver o email

Apesar do que dizem muitos especialistas em produtividade, eu tenho que ver o email logo de manhã (e não sou a única); apercebi-me de que consigo focar-me melhor no trabalho se souber que já resolvi ou tratei de coisas que entretanto chegaram por email. Ter a caixa de entrada limpa traz-me mais calma, de facto. Mas não vejo o email às 6h da manhã quando me levanto, mas sim por volta das 9h, quando chego ao trabalho. Também não consigo ver o email só duas ou três vezes por dia; prefiro ver mais vezes e ter poucos emails de cada vez. 

Mensagens recebidas

Como disse, gosto de ver a caixa de entrada a zero, portanto é importante limitar as mensagens que lá chegam. Para tal, anulei a maioria das subscrições que me chegavam, assim como notificações do facebook e de outras redes sociais.

Quando responder

Os emails de trabalho ou outros importantes são logo processados, ou seja, respondo e arquivo. Emails de trabalho que requerem uma resposta mais elaborada ficam na inbox para que não me esqueça deles. Emails pessoais não urgentes... estes tenho demorado algum tempo a responder... Costumo ir juntando os emails e respondo a todos num dia só, geralmente ao fim de semana, todas as semanas ou quinzenalmente.

Como responder

Para não perder muito tempo com email, sobretudo com emails não relacionados com trabalho, comecei a dar respostas muito curtas e directas. Quando comecei a usar email regularmente, há 12 anos, escrevia como se de uma carta em papel se tratasse. Agora não. O email é um meio de comunicação mais informal e as minhas mensagens e respostas mais ainda. 

Em mensagens para pessoas com quem tenho confiança, nem sequer assino Rita, mas sim R, e não costumo escrever bom dia, boa tarde ou algo do género; um Oi, quanto muito. Já dei respostas de uma palavra só (ok ou sim) e às vezes só escrevo uma coisa rápida no assunto e nada no corpo da mensagem (por exemplo, liga-me). Em mensagens para pessoas com quem tenho menos confiança ou emails mais oficiais, escrevo como deve ser, claro!

Muitas leitoras devem estar familiarizadas com o meu minimalismo nos emails. Recebo muitos emails de leitoras que me contam as suas histórias, como é que mudaram as suas vidas graças a este blog - e eu adoro ler estes testemunhos! Leio tudo, com muito gosto, mas dou sempre respostas curtas...

Organização do email

Como sabem, sou fã do Gmail e todas as minhas contas de email, incluindo a do trabalho, são recebidas numa só conta do gmail (mais dicas sobre o gmail aqui e aqui). Simplifiquei as pastas que tinha no gmail e actualmente tenho três pastas (work, blog, pessoal) com várias sub-pastas (por exemplo, archive e waiting).

Email no smartphone

Eu estou rendidíssima ao smartphone e muitas vezes de manhã, antes de sair de casa, verifico rapidamente os emails no telefone e apago logo o que não interessa, para ter menos emails na inbox quando chegar ao trabalho. Não me dá muito jeito escrever no telefone, mas para ler e apagar, é óptimo!

E vocês, como é que utilizam o email no dia a dia?

Como adicionar botões para redes sociais ao blog

(tipo aqueles que estão ali de lado)

Há imenso tempo que queria pôr uns botões para as várias redes sociais onde me podem encontrar e para o email. Finalmente descobri como fazê-lo e, a pedido de algumas leitoras, aqui fica um pequeno tutorial...

1. Fazer/descarregar os botões

Os botões podem ser feitos por quem tiver jeito para isso. Como eu não tenho jeito nenhum, encontrei este site que tem os botões em várias cores. Escolhi uma das cores e foi só fazer o download das imagens para o computador. Depois apaguei os que não me interessavam e fiquei com estes:

2. Colocar os icons no Photobucket

Abre o Photobucket (é grátis e para entrar pode ser através do facebook ou Twitter) e clica "upload" para pôr os icons no Photobucket.

3. Abrir um documento no Word 

Num documento do Word escreve o seguinte código, uma vez para cada site que queres linkar com os botões (no meu caso, foram 6 vezes, 1 em cada linha):

4. Completar o código

Substitui EndereçoDoSite pelo endereço do site a que queres ligar cada botão (as aspas são para ficar!).

No Photobucket, vai à Library, onde aparecem os icons, e passa o rato por cima da roda dentada em cada icon. Aparece uma lista de opções. Clica em Get Links e depois no Direct link (fica logo copiado).

No Word, selecciona o texto a amarelo ImageDirectLink e cola o direct link. Repete para cada icon.

Se quiseres os botões mais pequenos, acrescenta width="40px"> após "ImageDirectLink".

Ficas assim com uma lista de vários códigos, um para cada botão que escolheste. Como puseste cada código numa linha, eles estão separados por parágrafos. Elimina os parágrafos para que os vários códigos fiquem seguidos. Por fim, selecciona e copia todo o texto.

Para o botão do email, não basta pôr o endereço de email. Tem que ser da seguinte forma:

mailto:nome@sitio.com

Nos restantes sítios, é só mesmo o endereço, por exemplo: http://www.pinterest.com/nomedapessoa

5. Adicionar os botões ao Blogger
Entra no Blogger - Esquema - Adicionar uma miniaplicação. Escolhe HTML/Javascript e cola o código que copiaste do Word para a janela, onde diz Conteúdo.

Grava e lá estão no blog os botõezinhos a linkar para as redes sociais!

PS - Estas instruções são baseadas neste post.

Instagram love e onde mais podes encontrar-me

Recentemente fiz uma grande limpeza nas redes sociais. Eliminei mais de 100 "amigos" no facebook, revi e tirei algumas das fotos que lá tinha, cancelei as minhas contas do twitter e linkedin, deixei de seguir muitos blogs que já não me interessavam... 

Mantenho a mesma indecisão em relação ao Flickr e Instagram. Nas últimas semanas tenho usado muito o Instagram e estou mesmo a gostar. Decidi não renovar a minha conta pro do Flickr, mas deixar as fotos que lá estão - e pôr novas fotos quando valer a pena.

Assim, se quiseres seguir-me noutros lados, aqui tens:

Página do blog no Facebook

Onde partilho links interessantes relacionados com os temas do blog; também faço perguntas de vez em quando e adoro as conversas e partilhas que por lá se geram! 

Em relação à minha página pessoal do facebook, só aceito pedidos de amizade de pessoas que conheço.

Instagram

Está a tornar-se a minha nova paixão. É giro para partilhar momentos do dia a dia.

Pinterest

Continuo a adorar o Pinterest para guardar imagens que me inspiram.

Flickr

Não tenho postado por lá, mas quem sabe um dia volte... Quando me apetecer voltar a partilhar a roupa que visto, ou fotos da minha casa... Tinha pensado pôr fotos só para amigos e família, mas não tenho amigos e família que sejam utilizadores do flickr...

Youtube

Ver se faço mais um vlog... Diverti-me a fazer o primeiro!

Para ser mais fácil, coloquei botões para acesso directo a cada uma destas páginas, incluindo ao email, ali na barra do lado direito. Andava há tempos para pôr uns botõezinhos destes e finalmente descobri como fazê-lo...

Rendi-me ao Android...

Pois é, eu sempre soube que um smartphone seria uma ferramenta útil para mim... resisti durante algum tempo, mas lá me rendi à coisa...

Mas afinal como é que uma minimalista usa o smartphone?

Em primeiro lugar, desinstalei as aplicações que vieram de origem que não me interessavam (incluindo os jogos). E com muita pena minha, algumas não dão para desinstalar...

Depois, instalei aplicações que seriam úteis para mim.

Basicamente, o que uso no meu smartphone (além da câmara e do leitor de música, claro) é o seguinte:

Gmail
Só para ver emails rapidamente... não me dá jeito escrever no tlm...

Calendário
Sincroniza com o GCal e dá jeito para quando não tenho a agenda moleskine comigo

Facebook, Twitter
Uso para ver coisas rápidas... Não passo muito tempo nestas aplicações.

Flickr, Instagram
É tão fácil fazer o upload das fotos! E gosto de ver as fotos dos outros...

Evernote
No Evernote tenho informações que às vezes preciso consultar, e tê-lo no telefone dá muito jeito.

Out of Milk 
A minha lista de compras! Faço a lista no computador e sincroniza com o tlm. É fantástico, já não gasto papel para fazer as listas! Quando virem uma maluqinha no supermercado agarrada ao telemóvel, sou eu!

Kindle
Esta app é provavelmente a minha preferida! Que bom que é conseguir ler livros no telemóvel (eu consigo, que não uso óculos, mas há quem se queixe que a letra é muito pequenina...)

Pomodroido

Para contar os pomodoros.

Dropbox
E assim consigo aceder facilmente aos meus ficheiros, caso seja necessário.

CamScanner
Super fácil para digitalizar papéis. É só tirar uma foto e a app guarda em pdf. Muito mais fácil que digitalizar num scanner normal.

Cut the Rope
O único jogo que tenho...

E é isto! E vocês, que apps usam?

Repensando as mídias sociais

De vez em quando dá-me para pensar no tempo que passo na internet - tempo esse que podia usar para outras coisas que me dão mais prazer. Os problemas não são os blogs, pois já reduzi muito o número de blogs que sigo; são as redes sociais. Eu até não passo muito tempo no facebook ou noutros lados (já passei mais), mas mesmo assim acho que estou demasiado presente em demasiados sítios - e não quero. 

Este post da Astrid veio reforçar ainda mais esta vontade que tenho de eliminar contas... Mas em vez de ser impulsiva e arrepender-me depois, avaliei os prós e os contras de cada rede social que uso...

Facebook

Tenho a minha conta pessoal e a página do blog. Na conta pessoal só aceito pedidos de amizade de pessoas que conheço - e de vez em quando elimino alguns. No outro dia fui mais longe. Passei de 250 amigos para 145! Ah! Em relação à página do blog, gosto dela. Gosto de partilhar links e outras coisas que vou encontrando pela internet e gosto da partilha de informação que às vezes se gera. E claro, o Bom dia manhãs! Mas acho que se não fosse pela página do blog, já tinha eliminado a minha conta...

Twitter

Não partilho muito no twitter, mas gosto de seguir algumas pessoas, sobretudo do mundo académico e minimalistas. Aparecem links para posts interessantes e já tive acesso a coisas giras através do twitter. Sigo apenas 50 utilizadores.

Blogs/Google reader

Eliminei todos os blogs de que era seguidora e adicionei-os (alguns, a maioria eliminei de vez) no reader como subscrições, pois é mais fácil gerir subscrições que blogs que seguimos no google reader.

Pinterest

Gosto do Pinterest mais para guardar imagens para consulta futura do que para partilhar. A minha actividade no Pinterest resume-se a "pinnar" imagens de que gosto. Não comento, não "gosto", não interajo com outros utilizadores.

Flickr

Gosto muito do Flickr! Gosto sobretudo de ver o dia a dia das outras pessoas em imagens e inspirar-me com as fotografias fantásticas que por lá andam. Tenho uma conta pro, paga, que tenciono começar a utilizar melhor, nomeadamente para fazer backups das minhas fotos e para partilhar fotos só com família e amigos.

Instagram

A primeira aplicação que instalei no meu novo smartphone foi o Instagram. Há tanto tempo que via fotos  girísssimas com aqueles filtros que dão um ar antigo e queria muito tirar fotos assim. Depois percebi que o app do Flickr também tem esses filtros. E fiquei a pensar se valeria a pena partilhar fotos no Instagram e no Flickr. A verdade é que partilhei só meia dúzia. Não gosto das fotos quadradas... Mas comecei a seguir algumas pessoas e gosto de ver as suas fotos. Portanto, agora não sei o que fazer em relação ao Instagram... Continuar com a minha conta só para ver as fotos dos outros ou cancelá-la de vez... A Astrid também se debateu com estas questões e decidiu acabar com a sua conta. Eu ainda não sei o que fazer...

LinkedIn

Dizem que o LinkedIn é um excelente cartão de visita e que pode mesmo trazer novas oportunidades de emprego. Bem, na minha área não é assim que as coisas funcionam... No meio académico há outras redes sociais que são tipo CVs online. Estou em três, mas nenhuma exige muito trabalho. É só actualizar o CV quando é necessário. Por isso, saí do LinkedIn.


A verdade é que, felizmente, cada vez passo menos tempo nestas redes sociais (excepto os blogs, pois gosto de os ler). Tenho que fazer um novo projecto das 168 horas para ver quanto tempo de facto é que dispendo nestas coisas... mas acho que não é muito!

E tu, que redes sociais usas?

Menos ferramentas, mais produtividade

Eu adoro experimentar coisas novas! Já usei variados tipos de agendas e variadas ferramentas digitais para me organizar. Gosto de experimentar as coisas durante uns tempos e ver o que resulta para mim. E claro que quanto mais simples, melhor. 

Por isso, este ano, voltei à agenda papel. Eu andava sempre com um bloco de notas na mala, que usava mais ou menos como a Thais. Escrevia o que tinha a escrever de importante para o dia, desde os MITs, lembretes, etc. Apontava as despesas diárias numa das folhas e fazia listas noutras folhas. O que invariavelmente acontecia é que a informação ficava dispersa pelo caderno e quando passava as coisas importantes para o computador, tinha que andar à procura.

Por isso, decidi substituir o caderninho por uma agenda Moleskine. Serve exactamente para o mesmo, mas agora aponto a informação de cada dia no dia respectivo. A agenda Moleskine é agora a minha única ferramenta analógica.

De resto, continuo a usar o Google Calendar, no qual tenho vários calendários, alguns deles partilhados, e o Google Tasks (estou, no entanto, a experimentar o asana e a adorar!)

Criei novas categorias no GTasks de modo a adaptar-se ao sistema do The Power of Less do Leo Babauta:

Batch tasks - tarefas rápidas, maioritariamente de trabalho, que agrupo e faço nos períodos em que estou menos focada (geralmente depois do almoço ou no final do dia de trabalho); são telefonemas, emails, tratar de papeladas e coisas rápidas que não exigem muita concentração

Monday tasks - tarefas importantes que vão surgindo e que têm que ser feitas, mas que não são relacionadas com os 3 projectos em que estou a trabalhar; dedico-lhes um dia por semana

waiting @work - coisas de que estou à espera no trabalho (encomendas, respostas a emails, pagamentos, etc.)

co-workers @work - coisas importantes que outras pessoas estão a fazer (projectos de alunos, artigos a serem revistos pelos co-autores, dados a serem processados por colegas, etc.)

bucket @work - lista de coisas que quero fazer (artigos para escrever, hipóteses para testar); é uma could do list, e não uma to do list (se bem que muitos dos items têm mesmo que ser feitos)

blog, home & family - could do lists de coisas que poderei fazer; não me sinto obrigada a fazer nada do que está nestas listas - as coisas mesmo importantes são logo feitas, não vão para uma lista...

waiting - coisas de que estou à espera...


Ah, isto assim parece-me muito melhor! Longe vão os dias da pesada agenda GTD...

Há pouco tempo descobri uma nova ferramenta de gestão de tarefas, o asana. Gostei do aspecto minimalista e criei uma conta. Ainda estou em fase de adaptação, mas para já estou a adorar! Talvez se siga um post sobre o assunto daqui a uns tempos... Alguém conhece e usa o asana?

Do Natal, um smartphone e as coisas que interessam

O meu sonho minimalista: branco, linhas direitas, superfícies livres, muita luz (a foto não tem nada a ver com o tema do post, mas eu gosto).

Uma ceia de Natal feita, pela primeira vez em muitos anos, cá em casa. Não me chateei nem stressei com nada. Encomendámos (demasiada) comida (que ainda vai dar para umas 7 refeições), pus a mesa de branco (para combinar com o resto da casa... e porque tudo o que tenho, louça, toalhas, etc. é branco), adicionei uns guardanapos coloridos do Ikea (só usamos guardanapos de papel quando há visitas) e a coisa fez-se.

Os presentes... estão a diminuir em relação aos anos anteriores, o que me deixa muito feliz. 

Eu tive direito a uns dinheiros, uma bicicleta (que já tenho comigo desde Outubro) e, pasmem-se, um smartphone! Há já muito tempo que sabia que um smartphone seria útil para mim, não só por ter internet, mas também por servir de máquina fotográfica e de leitor de mp3. Assim, em vez de andar com o telemóvel, a máquina fotográfica e o leitor de mp3 na mala, ando só com o novo telemóvel. Para uma minimalista como eu, um smartphone é mesmo uma coisa útil. Resisti durante meses a comprar um por causa do preço, mas pronto, é Natal. E lá veio um para mim.

A primeira coisa que fiz foi aderir ao Instagram. Mas depois li este post da Astrid, que me levou a este, e fiquei a pensar seriamente no assunto.
Lembrei-me ainda de um dos princípios do minimalismo: eliminar o excesso, o que não interessa, e ficar apenas com o essencial, com aquilo que traz valor à nossa vida.
E estou agora a repensar a minha presença online e as várias redes sociais que uso (nem imaginam a quantidade de vezes que já pensei cancelar a minha conta do facebook). Mas seguir-se-á post sobre o assunto.

Entretanto, desejo-vos umas excelentes festas!

Como lidar com as solicitações online

Tens a tua inbox carregada de emails? Tens centenas de posts para ler no google reader? Tens dezenas de notificações no facebook? Se tens uma presença online "normal", é provável que isto já te tenha acontecido!  A mim já!

Abro o email e são dezenas de posts para processar, abro o facebook ou o twitter e imensas notificações e mensagens novas (e ainda mais agora com os dois grupos em que participo activamente, o Bom dia manhãs e As cotovias da Jillian), vejo os feeds e tenho centenas de novos posts para ler... É overwhelming mesmo (devastador, arrebatador - em inglês fica melhor). Querem saber como é que eu lido com os emails, as notificações, os posts sem perder muito tempo? Aqui vai...

Email

Como sabem eu sou fã do Leo Babauta, mas não concordo com uma coisa que ele e muitos especialistas em produtividade e gestão do tempo dizem, que devemos ver o email apenas uma vez por dia ou 2-3 vezes em períodos pré-definidos. 

Eu não consigo. 

Prefiro ver várias (bastantes) vezes ao dia e lidar logo com os novos emails (que, vendo de hora a hora, não são assim tantos quanto isso), do que abrir a inbox uma vez por dia e ter dezenas e dezenas de emails para ler.

Eu tenho o meu email bem organizado, com pastas para diferentes assuntos. Na inbox deixo apenas os emails que ainda requerem alguma acção, como responder ou apontar na agenda qualquer informação. Sempre que abro a inbox, vejo em primeiro lugar se há emails que são spam e apago-os logo. Depois leio os outros e processo-os  Respostas rápidas dou logo e arquivo; emails que requerem respostas mais cuidadas deixo estar na inbox para não me esquecer e respondo quando tiver mais disponibilidade (ou paciência).

Comentários a posts do blog

Vejo os comentários no email e publico-os logo. Tento responder imediatamente aos que requerem respostas curtas e apago-os de seguida (o email com o comentário, não o comentário!). Os comentários que requerem respostas mais longas são também publicados, mas o email continua na inbox para não me esquecer de responder. (este sistema ainda não está bem afinado e às vezes há comentários que ficam sem resposta... desculpem...)

Notificações do facebook

Com a página do blog, o grupo das cotovias e ainda as cotovias da Jillian (e a minha página pessoal), sempre que abro o FB tenho imensas notificações. Vejo o FB várias vezes ao dia, quando faço pausas no trabalho e em casa, mas tento gastar apenas 3 ou 4 minutos a ver as novidades. O mesmo para o twitter, que uso sobretudo para seguir e comunicar com outros académicos. Também tento responder logo às mensagens que recebo via FB e a estas costumo dar respostas bem curtas!

Feeds

É terrível abrir o google reader e ter centenas de novos posts para ler (mas quem me manda a mim seguir umas quantas dezenas de blogs?). Uso a mesma estratégia do FB: abro várias vezes ao dia, dou uma vista de olhos pelos novos posts, leio muitos na diagonal e só leio com atenção os que me parecem mais interessantes. Geralmente uso o Read Later Fast do Chrome para marcar posts para ler mais tarde, geralmente em casa, com mais tempo. 

Quando, mesmo assim, os feeds para ler e as notificações são demasiados, faço uma coisa muito simples que me deixa num estado quase zen: marco todos os posts como lidos e apago as notificações sem as ver. É um clean slate. Um novo começo.

To Do Lists minimalistas mas eficazes: o Google Tasks

Sabem aqueles freaks maluquinhos por ferramentas de gestão do tempo e produtividade e que experimentam toda e mais alguma aplicação que aparece e lêem todos os livros sobre o assunto? Eu sou mais ou menos assim. Quem segue este blog há algum tempo sabe que já experimentei vários sistemas de organizar a vida e o tempo e volta e meia lá descubro novos métodos que rapidamente implemento.

O problema é que pessoas como eu geralmente 1) passam tanto tempo a experimentar ferramentas e métodos de gestão do tempo (porque é mesmo giro) que não completam as tarefas que têm em mãos e 2) acabam por adicionar cada vez mais complexidade aos seus sistemas (o que obviamente complica tudo).

Depois de ler Leo Babauta (praticamente tudo o que ele já escreveu), o meu pensamento é só um: este senhor sabe-a toda. E fui finalmente investigar uma aplicaçãozinha sobre a qual já tinha lido no seu blog, para a qual já tinha olhado umas quantas vezes, mas à qual nunca tinha dado a devida atenção: o Google Tasks.

Ah, ferramenta mais minimalista e eficaz não há! O Google Tasks vem com o Gmail (Tarefas):

O Google Tasks tem várias coisas que para mim são fundamentais:

- permite criar mais que uma lista de tarefas

- permite criar sub-tarefas

- permite adicionar notas e links às tarefas e transformar um email em tarefa

- permite adicionar uma due date às tarefas; estas tarefas são automaticamente adicionadas ao Google Calendar

- no Google Calendar dá para ver as tarefas todas, ao lado do calendário (maravilhoso!) e as que têm data aparecem no calendário também

- e as tarefas feitas ficam com este aspecto tão giro! (e dá para eliminá-las para não atrapalhar visualmente)

Tudo isto num interface muito simples! Adoro!

No próximo post explicarei como integro o Google Tasks e o Evernote para gerir o meu tempo.

E vocês, alguém usa o Google Tasks? Contem-me como fazem!

Como usar o sistema GTD com o Evernote

Como já referi, deixei de usar o Toodledo para organizar as minhas listas de tarefas. Eu adoro brincar com este tipo de programas, e já experimentei demasiados (Astrid, Remember the Milk, GTagenda, teuxdeux, e muitos outros). O Evernote (EN) tem a grande vantagem de ter uma versão grátis mais que suficiente para as necessidades da maior parte das pessoas. Já usava o EN como bloco de notas digital, onde guardo sobretudo páginas da net que me interessam, mas o EN pode também ser usado como agenda GTD. Tenho que admitir que o sistema que uso agora, depois de experimentar muitos outros, é uma combinação do EN com o Google Tasks (aquela aplicaçãozinha quase despercebida que vem com o Gmail), mas disso falarei mas tarde. Este post é dedicado à implementação do sistema GTD no Evernote.

Na internet podes encontrar uma miríade de estratégias e métodos, uns baseados apenas em etiquetas, outros apenas em notebooks, e eu acredito que nestas coisas cada um deve descobrir, através da experimentação, qual o método que mais lhe convém. Portanto, vou descrever o método que comecei a usar, depois de ler as estratégias de muitas outras pessoas... (se bem que, como referi acima, alterei as coisas e uso também o Google Tasks; o setup do EN que vou descrever já não é o que uso - simplifiquei ainda mais as coisas).

Eu continuo a usar o EN para guardar e organizar notas. Tenho várias pilhas (stacks), cada uma com vários blocos de notas, onde depois as notas estão organizadas. Só para terem uma ideia, as minhas pilhas são: 

1. Busy Woman (blog) 

2. Simple Living (sobretudo notas da net) 

3. Cá por casa (notas feitas por mim com informações importantes, receitas, horários e informações da escola, etc.), 

4. Work (URLs de sites que consulto com frequência, sites de congressos, etc.)

5. TASKS

Esta última pasta tem 2 blocos de notas: to do e completed. É aqui que ponho as coisas para fazer. As outras 4 pilhas são pastas de referência e não de acção.

Depois de criar esta pilha e os blocos de notas, criei uma nota que pus na pasta completed, à qual atribuí várias etiquetas, de acordo com o método GTD.

As etiquetas estão relacionadas com o tipo de projecto (what), quando é que tenho que fazer determinada acção (when), o contexto (where) e no caso de acções delegadas, a pessoa responsável por essa acção (who).

De cada vez que crio uma nota, ou seja, uma acção que tenho que executar, atribuo-lhe 3 etiquetas, uma de what, outra de when e outra de where. 

Para pesquisar as acções que devo fazer num determinado dia, clico no bloco de notas to do, e selecciono as etiquetas que me interessam. Geralmente coloco tarefas para o dia seguinte com a etiqueta !!today, para saber o que de mais importante tenho para fazer nesse dia. Depois de completada a tarefa, coloco-a no bloco de notas completed e não penso mais nisso!

Mas uma coisa que sempre me deixou chateada desde que larguei o papel e comecei a usar tudo em formato digital, era não ter um planeamento diário pormenorizado, como este que cheguei a usar o ano passado. Então apercebi-me que eu não era a primeira pessoa a sentir a falta desse tipo de planeamento e fiz como a Lauren: criei numa nota um template para o planeamento diário e agora basta-me fazer copy paste para uma nova nota, à qual dou a data do dia em questão e na qual escrevo tudo o que tenho para fazer. 

E sim, o Evernote permite pôr o visto dentro dos quadradinhos!

Como já referi, agora uso o Evernote e o Google Tasks para organizar as minhas listas. Finalmente dei ouvidos ao senhor Leo Babauta e simplifiquei ainda mais. Todas estas aplicações são muito giras, mas a verdade é que para mim, quanto mais simples, melhor, mas não demasiado simples. Por exemplo, o teuxdeux é muito bonito, mas simples demais para mim. Por outro lado, ferramentas como a GTagenda ou o Remember the Milk são visualmente demasiado carregadas. O Google Tasks é simples mas dá para fazer o que eu quero, tem um design minimalista e integra automaticamente as tarefas no Google Calendar. 

Usar os Pomodoros do Flowkeeper

Referi neste post que tenho usado o Flowkeeper para contar os pomodoros. Vou mostrar mais detalhadamente como é que funciona esta aplicação.

Já sabes que um pomodoro são 25 minutos de trabalho seguidos de 5 minutos de descanso. Qualquer temporizador pode ser usado, mas a vantagem do Flowkeeper é que posso escrever as tarefas que tenho para fazer e os pomodoros destinados a cada tarefa.

Então, vejamos...

O primeiro passo é clicar em Create new para criar um plano para o dia. Podes verificar os settings: o default é 25 minutos de trabalho e 5 de descanso. O Flowkeeper não faz as pausas longas de 4 em 4 pomodoros automaticamente; ou alteramos o tempo do descanso ou contamos nós essa pausa mais longa.

Para adicionar as várias tarefas é clicar em Add task. Podes então atribuir o número de pomodoros destinados a essa tarefa. O número máximo de pomodoros que podemos dar nesta fase são 4, mas depois podemos acrescentar mais pomodoros às tarefas, seleccionando a tarefa e clicando em Add pomodoro.

Por fim, é escolher uma tarefa para começar e clicar em Start pomodoro. O relógio começa a contar os 25 minutos. Podes então minimizar tudo, que o Flowkeeper logo avisa quando for altura de descansar! E avisa também quando se esgotarem os 5 minutos de descanso...

Devo referir que uso o Flowkeeper (e a técnica Pomodoro) quando estou a trabalhar ao computador. No laboratório não uso os pomodoros, devido à própria natureza do trabalho (não posso deixar uma filtração de amostra radioactiva a meio só porque se passaram 25 minutos...) e em casa gosto de pôr o temporizador do telemóvel para fazer tarefas rápidas, como arrumar o que conseguir em 15 minutos e coisas assim...

Evernote, Dropbox e outras ferramentas que me simplificam a vida

Há cerca de um ano decidi viver de forma minimalista. Uma vida minimalista implica livrarmo-nos da tralha, física e mental, para termos tempo para aquilo que é realmente importante. No processo, além de me ter livrado de roupas, mobílias e compromissos, livrei-me do papel. Joguei muito papel fora e não deixei entrar mais papel na minha vida. O go paperless, como tão bem fica em inglês. 

Agora faço tudo em formato digital. E este post serve para vos mostrar como é que organizo a minha vida e o meu trabalho sem papel... e também para confessar que deixei de usar o Toodledo, de que tanto gostava - porque era minimalista numas coisas, mas não no número de aplicações que usava para gerir essa minha vida minimalista...

Então, as principais ferramentas que uso actualmente são:

- Google Calendar

- Gmail

- Dropbox

- Evernote

(- caderno de linhas A5)

Google Calendar

Já não uso agenda em papel. Tenho tudo no google calendar, a que posso aceder de qualquer lugar. Tenho vários calendários (pessoal, miúdos, trabalho, etc.) e os que interessam são partilhados com outras pessoas. No calendário aponto compromissos e outras coisas com dias específicos. Não aponto tarefas ou listas de coisas para fazer.

Gmail

Tenho todas as contas de email associadas a uma do gmail. Assim, recebo e envio tudo num só sítio, o que poupa imenso tempo. Tenho algumas pastas para organizar os emails, mas a função de search do gmail faz um excelente trabalho. Os emails que tenho na inbox são aqueles que requerem alguma acção, como responder ou tratar de algum assunto relacionado. Depois de despachados, são apagados ou arquivados. Sou uma grande fã de ter a caixa de entrada vazia!

Dropbox

Uso o Dropbox como o meu arquivo digital. Tenho todos os ficheiros no Dropbox (devidamente organizados) e já não tenho nenhuma pasta à parte no computador. Aliás, o Dropbox cria uma pasta no computador, de modo que posso aceder aos meus ficheiros mesmo sem ligação à internet. Desde que pus tudo na Dropbox, acabaram-se as pens e as versões diferentes do mesmo ficheiro nos vários computadores que uso... Poupo imenso tempo e muitas chatices! (e é grátis)

Evernote

Ah, o Evernote! Já o usava para guardar páginas da net, como artigos interessantes, receitas, etc., mas o Evernote dá para muito, muito mais. É no Evernote que planeio os menus semanais, as rotinas de limpeza (e não só), onde guardo informações bancárias, contactos importantes, etc. (e tudo isto dá para encriptar). Papéis da escola, material a comprar, calendários de actividades e coisas assim, digitalizo e guardo no Evernote. Há quem não use o Dropbox e tenha tudo (mesmo TUDO) no Evernote, mas eu prefiro ter ficheiros a sério (documentos, fotos, pdfs, etc.) no Dropbox e coisas temporárias (os tais papéis da escola, informações que preciso até uma data x, etc.) e informação que preciso consultar rapidamente (dados bancários, logins, contactos, etc.) no Evernote. Até apontamentos de reuniões eu faço no Evernote.

Mas o Evernote ainda dá para muito mais. O Evernote pode ser usado como uma agenda GTD. E foi por isso que deixei de usar o Toodledo - se posso usar uma só aplicação para fazer o que fazia em duas, prefiro usar só uma. Comecei a pesquisar a implementação do GTD no Evernote e até há livros sobre o assunto!! Fiquei completamente rendida, mas falarei disso num próximo post. (e também é grátis)

Caderno de linhas A5

É basicamente o único papel que uso. Anda sempre comigo e aponto nele o que for necessário, quando não tenho o computador por perto. Depois, processo o que escrevi no caderno. De resto, só tenho cadernos de laboratório, mas esses tem mesmo que ser. Também uso folhas de rascunho para apontar coisas que vão surgindo ao longo do dia no trabalho, mas processo sempre tudo e jogo o papel fora - tenho, no entanto, de começar a fazer este tipo de apontamentos no caderno...



E vocês, como é que organizam a vida?

A técnica do tomate (aka, a técnica Pomodoro)

A técnica Pomodoro é a última maravilha que descobri, graças a este post da Thais (mais desenvolvido aqui). Há um site sobre a técnica e um ebook grátis com tudo bem explicado. Basicamente, nunca fui tão produtiva como nestas últimas semanas em que tenho usado a técnica Pomodoro diariamente.

Eu sempre tentei fazer mais ou menos como a Thais explicou neste post, ou seja, 1h30 de trabalho e 15 minutos de pausa, mas a maior parte das vezes era difícil estar focada no trabalho durante esse tempo e acabava por abrir o email, ir ao facebook, ver qualquer coisa na net e, claro, depois sentia-me culpada por isso... 

Com a técnica Pomodoro, trabalho 25 minutos e descanso 5. Como são só 25 minutos de cada vez, consigo estar concentrada durante esse tempo e os 5 minutos de pausa são perfeitos para descansar a cabeça ou levantar-me para esticar as pernas.

Resumidamente, a técnica Pomodoro tem as seguintes regras:

1. Um Pomodoro são blocos de 30 minutos, dos quais 25 são de trabalho e 5 são de descanso.

2. De 4 em 4 Pomodoros, faz-se uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos.

Para usar a técnica Pomodoro, deve fazer-se uma lista de tarefas para o dia e definir mais ou menos quanto tempo demorará a execução de cada tarefa, ou seja, quantos Pomodoros. Depois, é só começar a contar o tempo e trabalhar nas tarefas, em blocos de 25 minutos. A grande vantagem desta técnica é que consigo mesmo estar completamente focada no trabalho durante os 25 minutos - o que geralmente não acontecia com blocos de tempo maiores...

Para contar o tempo, pode usar-se um timer de cozinha (o nome da técnica vem do timer que o seu autor usava, que era em forma de tomate) ou uma das dezenas de aplicações que existem para windows, mac, chrome, iphone, etc... 

Para contar os Pomodoros, uso o programa Flowkeeper, onde escrevo as tarefas para o dia e atribuo o número de Pomodoros necessários para as executar. O Flowkeeper faz o resto, avisando-me quando passam os 25 minutos de trabalho e avisando-me novamente quando se esgotam os 5 minutos de descanso.

Estou mesmo a gostar desta técnica do tomate (para quem não sabe, pomodoro é tomate em italiano)! 

Estabeleci que num dia normal de trabalho (que agora tem sido das 8 às 17h) tenho que fazer pelo menos 14 pomodoros, ou seja, são 7 horas de trabalho a sério (como comentei neste excelente post da Mafalda, se formos a contar o tempo de trabalho útil da maior parte das pessoas, não deve passar das 3 horas por dia...).

Aqui fica um post interessante sobre como uma pessoa da minha área usa os pomodoros para aumentar a sua produtividade e ainda uma discussão sobre as mais de 40 horas semanais que supostamente os cientistas americanos devem trabalhar...

Neste último mês, além de ter descoberto esta técnica maravilhosa, deixei de usar o Toodledo... e comecei a usar apenas o Evernote como to do list... mas mais sobre isso daqui a uns dias...

Ler kindle no computador

Eu adoro ler livros, mas praticamente deixei de comprar livros em papel. Prefiro o formato digital, que é mais ecológico, mais barato e, claro, mais minimalista. Compro muitos livros na Amazon no formato kindle e costumo divulgar no FB e no twitter livros da Amazon que são temporariamente grátis.

Para ler livros em formato kindle, não é necessário ter um kindle, o aparelho. A Amazon disponibiliza uma aplicação kindle para PC (e para mac, android, etc.) que, depois de instalada no computador, permite ler livros em formato kindle. Basta ter uma conta na Amazon. E o melhor é que podemos instalar a aplicação em vários computadores, e eles sincronizam-se automaticamente, ou seja, os livros que temos num computador, ficam disponíveis em todos os computadores onde temos a aplicação.

Portanto, se adoras ler, mas procuras livros mais amigos do ambiente, o kindle é uma boa solução! E ainda por cima vem com um dicionário integrado (basta clicar numa palavra que ele dá-nos o significado), podemos sublinhar passagens mais interessantes e fazer procuras, como se fosse um pdf. Podemos ainda organizar os livros da biblioteca kindle em pastas, por assuntos, por exemplo. A única desvantagem da aplicação kindle para PC é que, segundo me pareceu numa viagem de comboio, não dá para aceder à biblioteca sem ligação à net...

Mais foco: pequenas tarefas

Voltando ao tema de encontrar o foco na era da distração, o Leo Babauta acabou de publicar um artigo sobre três pequenos hábitos que ajudam a encontrar o foco.

Um deles é o que eu costumo fazer para me conseguir focar nas tarefas que tenho em mãos, sobretudo quando são tarefas que não me apetece nada fazer... Quando tenho tarefas dessas para fazer, acabo por procrastinar. Abro o reader, leio os últimos posts dos meus blogs favoritos, dou uma espreitadela ao facebook... já sabem como é. E é preciso muita força de vontade para combater este comportamento.

Uma coisa que me ajuda é estabelecer pequenos intervalos de tempo em que me comprometo a trabalhar apenas nessa tarefa. Por exemplo, trabalho 1 hora na tarefa e depois posso perder 10 minutos a navegar na internet (também gosto de sair do gabinete e dar um passeio a pé pelos corredores, para esticar as pernas e pôr o sangue a circular!). Uma hora passa num instante e assim não custa nada. E depois sou devidamente recompensada pelo meu esforço!

É claro que para dar resultado, tenho que fechar o browser e fazer um esforço para não me distrair com mais nada. Mas compensa e geralmente acabo por fazer imenso nessa hora. E vou fazendo isto ao longo do dia. Blocos de trabalho concentrado de 1 hora e pequenas pausas de 10 minutos. Resulta!

Mais foco: controlar e bloquear a internet

Voltando ao assunto de encontrar o foco na era da distração... ajuda para viciados na internet (que é o meu caso, obviamente).

Há duas técnicas, que podem ver na imagem acima. Existem programas de escrita simples e minimalistas que não têm tantos botões e distrações como o Word. Na minha opinião, estes programas devem funcionar bem para tem apenas que escrever texto, mas no meu caso, em que preciso de funcionalidades mais avançadas, não dá. 

A segunda técnica é controlar e bloquear o tempo que passamos na internet. Esta foi uma grande descoberta e estou a adorar. Basicamente, há extensões para os browsers que bloqueam certos endereços após um determinado tempo de navegação (escolhidos pelo utilizador, claro). Eu, como só uso o Google Chrome, instalei o Stay Focusd. Existem outros para o Firefox e aplicações específicas para os Mac.

Para usar o Stay Focusd, escolhi os sites que quero bloquear, que são os que podem ver na figura abaixo:

O tempo permitido de navegação diária nestes sites é de 10 minutos, mas podemos alterar o tempo. Escolhi 30 minutos para o computador do trabalho e 60 minutos para o de casa.


De cada vez que entramos num destes sites, o tempo começa a contar. Quando se esgota o tempo, a aplicação simplesmente não abre mais essas páginas. E não há maneira de alterar as configurações, só no dia seguinte. É mesmo bom para viciados!


Há ainda uma opção de bloquear também os sites para onde vamos através de links em sites bloqueados. Por exemplo, eu tenho o Google Reader na lista de sites bloqueados, mas se entrar nalgum blog através do Reader, o tempo continua à mesma a contar. Esta opção pode desmarcar-se na caixinha abaixo, mas eu gosto dela!

A aplicação instalada um botão ao lado da barra de endereços, que é azul quando estamos num site não bloqueado, e fica vermelho em sites bloqueados.

Carregando no botão podemos ver quanto tempo de navegação nos resta nesse dia e podemos alterar as configurações (sites bloqueados, tempo permitido, etc.), mas só se ainda tivermos tempo disponível para esse dia (se o tempo já se estiver esgotado, não dá para desbloquear nenhum site nem alterar o tempo!).

O foco na era da distração

Sento-me ao computador para trabalhar em algo muito importante, mas antes de começar vou só ver se recebi algum email desde a última vez que verifiquei, há meia hora atrás. Já que estou na internet, não custa nada abrir o facebook e ver se tenho alguma notificação. Já agora, abro também o reader e vejo que alguns dos meus blogs favoritos têm novos posts – que tenho mesmo de ler agora. Entretanto já se passou mais de meia hora e ainda não comecei a trabalhar na tal coisa muito importante. Apercebo-me disto e fico chateada, tão chateada que perco a vontade e a concentração para fazer o tal trabalho.

Nunca vos aconteceu algo deste género? A mim acontecia muito. Procrastinar, perder o foco e prejudicar o trabalho importante que tinha para fazer.

O Leo Babauta escreveu um livro inteiro só sobre este assunto: “Focus - a simplicity manifestoin the age of distraction”. Vou partilhar algumas dicas, dele e minhas, que me têm ajudado a focar-me mais no trabalho, a procrastinar menos e a ter tempo para navegar na net sem sentimentos de culpa. Falo mais na internet porque é ela a minha grande fonte de distração, mas quem diz internet diz televisão, telemóvel, etc.

Mas hoje quero só deixar aqui um mindmap (que é agora o meu fundo do ambiente de trabalho) que diz tudo. (cliquem para ver melhor; a imagem veio daqui)

Como organizo o computador

O computador é aquele depósito de tralha digital que por mais que se tente ter arrumado, é sempre muito difícil consegui-lo. No outro dia lancei mãos à obra e decidi destralhar e reorganizar os computadores.

Agora uso um novo sistema para organizar as pastas. É baseado no livro The Joy of Less da Francine Jay.  Ela sugere o uso dos conceitos de Inner Circle (círculo interior), Outer Circle (círculo exterior) e Deep Storage (armazenamento profundo) para classificarmos os nossos pertences e sabermos onde guardá-los consoante a sua frequência de utilização. É óbvio que não faz sentido ter a nossa melhor louça que nunca é usada num armário com fácil acesso na cozinha e a louça que usamos todos os dias na prateleira mais alta do armário. Eu apliquei estes conceitos aos meus ficheiros.

Assim, no Inner Circle estão pastas com ficheiros que uso com bastante frequência. São ficheiros de projectos em que estou a trabalhar no momento, artigos que estou a escrever, fotos recentes, coisas do blog, ficheiro das contas e orçamento, entre outros.

No Outer Circle tenho ficheiros que uso com menos frequência, menos de uma vez por semana ou mensalmente, como o CV, inventários, etc.
No Deep Storage tenho ficheiros que raramente necessito, como projectos terminados, fotos antigas, documentos digitalizados, comprovativos de IRS, etc.

Tenho assim 3 pastas grandes (inner, outer, deep storage) e cada uma está dividida em pessoal e work. Dentro de cada sub-pasta ponho então pastas com assuntos e ficheiros específicos.

Como a pasta mais pesada é a Deep Storage, não a tenho em nenhum dos meus 3 computadores. Tenho-a no disco externo e depois dividida em várias pens e CDs com as fotografias, mas quero arranjar outro disco externo para fazer o backup.
Em cada computador, no disco externo e no Dropbox tenho as pastas do Inner Circle e Outer Circle.

Este sistema simplificou-me imenso a vida. Parece-me que tem muito mais lógica dividir as pastas e ficheiros por frequência de utilização e depois por temas, como é costume, do que ter ficheiros que não uso (mas são importantes) a ocupar espaço no computador e a encher visualmente as pastas.

Agora a segunda parte - a mais radical! Já há muito tempo que me sentia tentada a fazer como o Leo Babauta, a Rachel Meeks e muitos outros e manter (quase) todos os meus ficheiros online, para não ter que me preocupar com sincronizações entre computadores (uso 3 diferentes e às vezes um outro que está no laboratório).
A grande vantagem é essa: não ter que me preocupar com as sincronizações. É que é mesmo difícil conseguir ter os 3 computadores sincronizados ao mesmo tempo!

Então agora, quando abro um ficheiro para trabalhar, abro a pasta do Dropbox e é esse ficheiro que altero. A sincronização com as pastas do Dropbox que tenho nos outros computadores é automática, por isso não tenho que me preocupar com nada! Se por acaso não tiver internet (o que é raro, muito raro), posso à mesma abrir a pasta do Dropbox e o ficheiro que me interessa (pois fica um pasta armazenada no computador), e quando voltar a internet, ele logo faz a sincronização... o pior é se tiver alterado o ficheiro noutro computador e não tiver internet para o ficheiro ser actualizado no computador que estou a usar - mas tal coisa nunca aconteceu!
Mantenho à mesma pastas e ficheiros no disco rígido dos computadores e disco externo e actualizo-os de vez em quando, só porque não sou assim tão corajosa para ter tudo apenas online...  

Há quem tenha aquelas preocupações do Google e outras empresas andarem a ler os nossos ficheiros, mas não tenho nada secreto nos meus, por isso quero lá saber...

E vocês, como organizam o computador?

Se quiserem aderir ao Dropox (é grátis), podem usar este link, e assim eu ganho alguns megabytes de armazenamento extra! Obrigada!