Esta semana...

A minha perdição... crepes com chocolate (ao pequeno almoço...) 

 Mais um dia de trabalho com o hyperdex e o bullet journal...

Três novos livros... de yoga!  

A época balnear já começou aqui para os meus lados!

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O essencial do poder do menos

Não é a primeira vez que falo aqui do livro do Leo Babauta, The Power of Less, O Poder do Menos. É um livro fundamental para o aspirante a minimalista e é um daqueles livros que consulto com frequência. É mais virado para a produtividade, como ser produtivo fazendo menos, como focar no essencial, como eliminar o que não interessa. 

Logo no início, são apresentados os seis princípios da produtividade:

> estabelecer limites

> escolher o essencial - aquilo que tem mais impacto

> simplificar - perceber o que é necessidade e o que é desejo

> focar - no agora, fazer uma coisa de cada vez

> criar hábitos

> começar devagar, dar pequenos passos

Os objectivos e projectos devem ser simples. Estabelecer um só objectivo de cada vez e trabalhar nele todos os dias, divindido-o em objectivos mais pequenos. Pelo menos uma das tarefas mais importantes do dia deve ser relacionada com esse grande objectivo. Devemos também trabalhar em poucos projectos de cada vez, não mais de três, e só começar um novo projecto quando esses três estiverem terminados.

Sabendo as nossas prioridades e focando no essencial, devemos reduzir a lista de coisas a fazer. Para que a gestão do tempo seja uma eficaz e não uma complicação, podemos usar algumas ferramentas simples para tal, como uma agenda para compromissos e listas de tarefas.

Ao executar as tarefas, devemos focarmo-nos numa só de cada vez e estabelecer as 3 tarefas mais importantes para o dia. As tarefas mais rotineiras, como ver email, fazer telefonemas, recados, etc., devem ser agrupadas e feitas de uma só vez.

O uso de email deve ser limitado e devemos ter consciência do tempo, muitas vezes desnecessário, que passamos a tratar de emails. Devemos limitar o número de caixas de entrada que temos, escrever emails mais curtos, reduzir a quantidade de email que recebemos (por exemplo, anulando subscrições) e processar todos os emails até a caixa de entrada ficar vazia.

O uso da internet, sobretudo durante o trabalho, também deve ser limitado. Devemos trabalhar, se possível, desligados da net, fazer um plano de trabalho, focarmo-nos no que estamos a fazer e cultivar a disciplina para que consigamos mantermo-nos afastados das distracções.

Os papéis devem ser tratados de imediato - arquivados ou deitados fora. E, se possível, reduzir a quantidade de papel na nossa vida...

As nossas responsabilidades também devem ser alvo de uma limpeza. Primeiro, listar em quantas coisas estamos envolvidos e quais responsabilidade temos; depois, fazer uma pequena lista daquelas que são, de facto, as mais importantes - e, finalmente, eliminar as outras. Devemos arranjar tempo para fazer aquilo de que gostamos e ser capazes de dizer não ao que não interessa.

Estabelecer rotinas diárias simples é mais um passo para a simplificação. As rotinas da manhã e da noite são as mais importantes e devemos cultivar e acarinhar estas rotinas no nosso dia a dia, pois ganharemos mais serenidade e mais tempo.

Destralhar é também fundamental para uma vida simples. O que não interessa, não faz falta, não tem utilidade, vai fora - coisas materiais e não só...

E por fim, desacelerar... Uma vida mais lenta traduz-se em mais liberdade, mais tranquilidade, mais felicidade... Conduzir mais devagar, andar mais devagar, trabalhar mais devagar, comer mais devagar... Porque é que andamos sempre tão apressados? Temos mesmo assim tanta pressa a toda a hora ou essa velocidade já está tão enraizada em nós que não sabemos como desacelerar?

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O ritmo de trabalho

Eu gosto de organização e estrutura. Gosto de ter as coisas pensadas e planeadas e funciono muito melhor se souber exactamente como é que vai ser o meu dia. Para algumas pessoas isto pode parecer estranho ou exagerado (sobretudo se fores P de acordo com o MBTI), mas somos todos diferentes e o que funciona para uns não funciona para outros.

Eu gosto sobretudo de rotinas. Ou ritmos, que soa sempre melhor. Não gosto de surpresas de manhã nem à noite, se perturbarem os meus ritmos diários. Também tenho um ritmo bem definido no trabalho e, infelizmente, uma quebra nesse ritmo deixa-me mais distraída e procrastinadora durante o resto do dia...

Neste post quero então partilhar a minha rotina no trabalho. O meu trabalho, neste momento, envolve muita escrita, muita análise de dados, mais escrita, e algum trabalho de laboratório. Eu gosto do sistema de produtividade do Leo Babauta, o Zen To Done, que é uma simplificação do GTD misturado com outros sistemas de produtividade. Eu gosto. A imagem acima é uma folha que tenho na minha agenda, para me guiar quando estou perdida... 

> Processar

A informação (emails, telefonemas, etc.) que chega até mim é processada de diversas formas. Se for uma coisa rápida, faço logo. Se não interessar, deito fora (por exemplo, apago o email). Se for uma coisa que possa delegar, peço a alguma das minhas colegas (por exemplo, tinha várias caixas de pontas de micropipetas para encher há imenso tempo e num dia em que uma colega me disse que não tinha nada para fazer, pedi-lhe para fazer isso por mim). Se for informação importante, arquivo (posso guardar o email ou adicionar a informação à Dropbox, dependendo do que for).

Se for uma coisa que requer uma acção, então adiciono à minha lista de tarefas. Recentemente, voltei a usar o Toodledo. Gosto muito do Wokflowy, mas faltavam-me algumas funcionalidades... Uso o Toodledo de forma mais simples que a descrita neste post, pois não quero mesmo complicar e perder muito tempo com isto. Em vez dos 9 campos que usava, agora uso apenas 5 (folder, context, start date, due date e length). Simplifiquei ao máximo e por enquanto está a resultar.

> Planear

No dia anterior planeio sempre o dia seguinte. Se não planear o que vou fazer em determinado dia, o mais provável é passar a maior parte do tempo na internet (já aconteceu mais vezes do que me orgulho). Assim, gosto de estabelecer as tarefas mais importantes (MITs) - mas não necessariamente 3. Às vezes é só uma, mas é uma tarefa que me ocupa grande parte do dia. No meu trabalho não tenho assim muitas tarefas importantes que possam ser feitas rapidamente; as tarefas são geralmente mais longas, como fazer uma pesquisa de artigos sobre determinado assunto ou escrever as várias partes de um artigo ou ver x amostras ao microscópio. 

Planeio também as tarefas mais pequenas e menos importantes que tenho a fazer e geralmente faço-as todas de seguida, como enviar emails, fazer telefonemas, marcar algum equipamento, etc.

Por fim, nem sempre estabeleço Big Rocks para a semana, ou seja, coisas que quero fazer durante essa semana. Quando o faço, é na semana anterior, durante a revisão semanal.

> Fazer

É a parte mais importante de todo o processo! Para fazer as coisas, foco-me numa tarefa de cada vez; fazer várias coisas ao mesmo tempo não corre bem... Tenho tentado cada vez mais aplicar o mindfulness, ou atenção plena, no meu dia a dia, incluindo no trabalho. Se estou a fazer uma coisa, foco-me totalmente nessa tarefa. Nada mais interessa. Não quer dizer que de vez em quando não dê azo ao que me apetece fazer no momento. Se, por exemplo, estiver a meio de uma tarefa, mas sentir uma enorme inspiração para fazer outra coisa (como excrever um post para o blog), faço-o. Dantes sentia-me culpada quando isto acontecia, mas agora já não. É assim que sou!

Em relação à ordem em que realizo as tarefas, claro que as tarefas mais importantes (MITs) têm que ser feitas em primeiro lugar, mas eu não faço bem assim... Quando chego ao gabinete, ligo o computador, abro a agenda e o FlowKeeper (ou o Pomodairo - estou a ver qual dos dois gosto mais...) e faço um plano para o dia, atribuindo pomodoros a cada tarefa. O meu primeiro pomodoro é para fazer este planeamento, para ver emails rapidamente, para tratar das contas da casa e de outras coisas menos importantes. Eu não sou capaz de chegar ao trabalho e começar de imediato a trabalhar numa coisa importante. Preciso deste pomodoro inicial para me focar no que vem a seguir. No fim do dia de trabalho, mais um pomodoro para atar as pontas soltas. Responder a emails, planear o dia seguinte, arrumar a secretária...

> Sistema simples e confiável

Ter um sistema simples e confiável é essencial para que tudo isto flua sem problemas. Continuo a usar o Google Calendar para compromissos, deadlines e outras coisas com data específica, o Toodledo como lista de tarefas e projectos, o hyperdex e o bullet journal na agenda Arc para planear e gerir o dia a dia, o Gmail para todas as contas de email, o Evernote como arquivo de informação que encontro na internet, o Dropbox como arquivo para tudo o resto. Como eu gosto de experimentar coisas novas, mudo muitas vezes o sistema e as ferramentas que uso...

> Rever

Faço sempre a revisão semanal à sexta-feira. Olho para a agenda e para as listas de coisas a fazer, vejo o que fiz e o que não fiz, como aproveitei os dias, graças ao hyperdex, e planeio o que vou fazer na semana seguinte. Respondo a emails e gosto de entrar no fim de semana com a inbox completamente vazia! Durante o fim de semana ando mais descontraída e espontânea. Não uso o hyperdex, mas uso a agenda à mesma...

E é isto! Como referi, ando sempre à procura de novas ferramentas e por isso mudo o sistema muitas vezes. Não há um sistema perfeito para toda a gente e o que resulta para uns é terrível para outros... É por isso que é importante experimentar, testar as coisas e ver, na prática, o que é que funciona para a nossa realidade...

Se quiseres ler mais sobre o ZTD, podes encontrar aqui posts mais detalhados e um pdf com a minha implementação do ZTD.

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Envia um chocolate

Chocolate é das coisas que eu mais adoro!! Não quero saber de outros tipos de doces ou bolos - dá-me um chocolate, um bolo de chocolate, um salame de chocolate, um crepe de chocolate e farás de mim uma mulher feliz! É raro o dia em que eu não como um bocadinho de chocolate (geralmente é um bocadão) e sinto mesmo necessidade de cacau para pôr a cabeça a funcionar, sobretudo depois do almoço.

Portanto, fiquei muito contente quando a mySweets4U me enviou estes deliciosos chocolatinhos!!

Um chocotelegram a desejar um feliz dia da mulher e uns adoráveis chocolates em forma de flor, muito giros mesmo! Além de giros, são bons, são doces e suaves e derretem-se na boca, tal como eu gosto!

Dá um salto ao site da mySweets4U para veres os chocolates personalizados que eles fazem... desde chocotelegrams até baixos-relevos do Kamasutra!

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As 16 personalidades

via

A classificação tipológica de Myers Briggs, ou MBTI em inglês, é uma ferramenta que identifica e descreve os vários tipos de personalidades dos seres humanos. Esta classificação baseia-se nas ideias do famoso psiquiatra Carl Jung e nos seus tipos psicológicos, e foi desenvolvido por mãe e filha, Katherine Cook Briggs e Isabel Briggs Myers, durante a II Guerra Mundial.

Este indicador assenta na ideia que cada pessoa prefere uma determinada forma de pensar e agir. Consideram-se assim 4 tipos opostos relacionados com as preferências da pessoa em relação às atitudes, funções e estilo de vida.

Assim, há 4 pares de preferências ou dicotomias:

Em relação às atitudes: introvertidos (I) e extrovertidos (E).
Os introvertidos são aqueles que precisam de ficar sozinhos para ganharem energia; os extrovertidos preferem estar com outras pessoas para isso.

Em relação às funções: sensoriais (S) e intuitivos (N); racionalistas (T) e sentimentais (F).
Quem apreende a informação de forma criativa é intuitivo, quem o faz de forma prática é sensorial. Ao tomar decisões, os racionalistas buscam uma verdade racional, enquanto os sentimentais buscam a harmonia.

Em relação ao estilo de vida: julgadores (J) e perceptivos (P).
Os julgadores preferem estrutura e organização e deixar as coisas bem definidas, enquanto os perceptivos preferem deixar as opções em aberto e adaptarem-se à situação. Atenção que ser julgador não tem nada a ver com fazer julgamentos acerca dos outros - tem a ver com preferência por estrutura na vida e controlo sobre as coisas, enquanto os perceptivos preferem adaptar-se ao mundo e deixar as coisas fluir...

Cada pessoa tem assim preferência por um dos lados da dicotomia em relação ao outro, o que resulta na caracterização da personalidade por 4 letras, cada uma correspondendo à preferência em cada par. Há portanto 16 personalidades possíveis, resultantes da combinação das letras.

Mas afinal para que é que isto serve? Primeiro, é giro. Na net abundam blogs e fóruns de discussão sobre as personalidades, nos quais as pessoas tentam compreender-se melhor (e aos outros). Segundo, muita coisa passou a fazer sentido para mim quando descobri qual a minha personalidade de acordo com Myers Briggs. Passei a aceitar-me como sou, mesmo que isso seja estranho para os outros (o meu tipo de personalidade, INFJ, é considerado o mais raro, pelo menos no mundo ocidental). Tal como em tudo na ciência, o MBTI é louvado por uns e criticado por outros. Por exemplo, é fortemente desaconselhado usar os resultados do teste para escolher uma carreira ou para prever o desempenho da pessoa numa determinada profissão.

Mas, seja como for, não há dúvida que, para mim, ser capaz de caracterizar a minha personalidade faz com que eu perceba melhor quem sou e compreenda melhor porque que é que ajo de determinada maneira. Basicamente, é giro. E as descrições assentam-me que nem uma luva, mesmo que eu não goste de certos aspectos.

Se quiseres divertir-te um bocadinho com isto, há imensos testes de personalidade online. Eu gosto deste e deste. Ah, e partilha aqui quais são as tuas letrinhas!

Se fizeres algum destes testes, lembra-te que o importante é dar respostas verdadeiras. Da primeira vez que fiz um teste, respondi a pensar em como é que eu gostaria de ser - deu ISTJ (o "cumpridor do dever"). Ao ler a descrição do tipo ISTJ apercebi-me que eu gostava de ser assim, mas não sou. Fiz depois vários testes, fui o mais sincera possível nas respostas, mesmo quando a resposta não me agradava, e deu sempre INFJ (o "protector"). A descrição deste tipo de personalidade faz todo o sentido para mim e explica muitas coisas da minha maneira de ser. No entanto, sinto-me próxima do INTJ (o "cientista") e apercebi-me que muitas vezes ajo mais como INTJ devido ao ambiente (isto no trabalho), mas depois sinto-me mal comigo por agir assim... Enfim, isto dava pano pra mangas, mas não aqui... Talvez num outro post...

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Quem gere o orçamento familiar lá em casa: o homem ou a mulher?

Este é o título do artigo que foi publicado no blog do Boonzi, para o qual eu contribuí, assim como várias outras bloggers! Dá uma espreitadela, está giro!

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Esta semana...

Ao fim de tantos anos juntos, só agora descobri que o J. sabe fazer macramé... e fez este suporte para a minha hera! 

Uma tarde de sábado sossegada, com chá e chocolate 

 Novas calças da loja dos indianos - adoro!!!

 Ah, é assim que eu mais gosto! Os dois sossegados, a ler.

 Projecto de costura do dia - um estojo para lápis (e sim, consegui fazê-lo, mas ficou pequeno demais...)

Um miminho da mySweets4U!! Yummy!!

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Vlog - Organizar é complicar?

Fiz mais um vlog para responder à questão - organizar é complicar? Isto porque, na opinião de algumas pessoas, planear o dia da forma como mostrei neste post é complicar ainda mais as coisas, em vez de simplificar. Na minha opinião, isso depende da pessoa! Não somos todos iguais (felizmente!) e o que funciona para uns não funciona para outros. Depende sobretudo da personalidade da pessoa e das actividades em que está envolvida. Não há uma fórmula, um sistema, um método que funcione bem para toda a gente! Este funciona para mim e neste video explico porquê.

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Planear e gerir o tempo com o hyperdex

Eu adoro ver videos de agendas no youtube! Gosto de ver como é que as pessoas pelo mundo fora organizam as suas tarefas e os seus dias. Já tirei muitas ideias desses videos e a última descoberta que fiz foi o canal da Maryanne Moll, onde ela mostra como usa filofaxes e outras agendas, as folhas de agenda que ela própria faz e a sua criação, o hyperdex.

Antes do hyperdex, um pouco de história. O método mais comum de planear a utilização do tempo ao longo do dia é, provavelmente, fazendo uma lista, como eu fazia e muitos outros fazem. Mas listas, para pessoas mais visuais, não funcionam lá muito bem... Então, uma dessas pessoas, Patrick Ng, lembrou-se, no final de 2011, de criar uma ferramenta mais apelativa para mentes visuais e criativas, a que deu o nome de Chronodex (podes também ler o post de apresentação do Chronodex e ver a galeria de Chronodexs no Flickr).

Mais tarde, em Abril de 2013, outro blogger, Kent from Oz, não muito satisfeito com o Chronodex, lembrou-se de criar um outro desenho, também radial, mas baseado na espiral de Fibonacci (aqui e aqui). Eu conheci o spiraldex via youtube, adorei a ideia, mas não comecei a usá-lo de imediato.

Primeiro tentei usar uns círculos divididos em 12 horas, como um relógio, para fazer o planeamento das actividades ao longo do dia. No entanto, os círculos eram demasiado grandes, tinha que ter dois para cobrir o dia todo e demorava algum tempo a pintá-los...

Decidi então usar o spiraldex! Criei um código de cores para diversas actividades e todos os dias colava um spiraldex na agenda e assim fazia o planeamento do dia.

Resultou durante algum tempo, mas apercebi-me que o spiraldex tinha alguns problemas... Por exemplo, eu usava-o para planear o dia, mas muitas vezes o dia não corria como planeado, e não tinha maneira de registar no spiraldex como se tinha passsado o dia na realidade. Eu queria ter esse registo de como correram as coisas, como aproveitei o tempo, quantas horas trabalhei, em vez de ter apenas o que planeei...

Pesquisando no youtube, descobri então o canal da Maryanne Moll. Ela usava o chronodex, mas também sentia algumas limitações... Então, a Maryanne criou o Hyperdex! O hyperdex é um círculo dividido radialmente em 24 horas e dividido também de forma concêntrica.

Assim, no hyperdex estão representadas as 24 horas do dia (o chronodex e o spiraldex não têm as 24 horas) e os 3 círculos permitem fazer 3 registos diferentes.

Neste video e neste podes ver melhor o meu hyperdex.

Então, como é que uso o hyperdex?

Em primeiro lugar, estabeleci um código de cores para as várias actividades. Neste momento tenho cores para 10 actividades distintas, mas posso mudar no futuro, dependendo das necessidades.
(não me perguntem porque é que escrevo em inglês... eu também não sei, mas é assim que funciono...)

> tenho 10 actividades, cada uma com a sua cor
> tenho 3 cores para indicar onde estou
> escrevo ainda na página da agenda o que como, o dinheiro que gasto e outras informações pertinentes sobre como se passou o dia (cada coisa com a sua cor)
> continuo a usar o sistema do bullet journal para as tarefas e compromissos

Relativamente aos 3 círculos do hyperdex, uso-os da seguinte forma:

> círculo externo - para planear o dia
No dia anterior, pinto o círculo externo do hyperdex para o dia seguinte. Planeio a que horas quero acordar, as horas que vou trabalhar e outras actividades.

> círculo do meio > a realidade, o que de facto acontece ao longo do dia
Se as coisas correrem conforme planeado, não pinto as horas correspondentes no círculo do meio, ou seja, só preencho este círculo quando as coisas se desviam do que planeei no círculo exterior. Um círculo do meio completamente em branco é, portanto, muito bom sinal!

> círculo interno > onde estou
No círculo mais pequeno uso apenas 3 cores para indicar onde estou: em casa, no trabalho ou fora. Gosto de apontar onde estou para, por exemplo, saber que apesar de estar casa, estive a trabalhar, ou que perdi uma hora no trabalho a fazer outras coisas...

E basicamente é isto! O hyperdex é pequeno e não dá trabalho nenhum a preencher - aliás, tenho verificado que pintar os círculos é até meditativo, pois concentro-me de tal maneira no que estou fazer que não penso em mais nada...

Em relação ao desenho do hyperdex, eu fiz um para mim no powerpoint, que por agora não vou partilhar pois é um bocadinho tosco. A Maryanne tem uma loja Etsy onde vende o hyperdex em papel, mas como vem das Filipinas, significa, para mim, um grande aumento da minha pegada ecológica... Perguntei à Maryanne se ela não está a pensar vender o hyperdex em formato pdf e ela disse que nunca tinha pensado nisso, mas quem sabe... Quando ela disponibilizar o hyperdex em pdf, certamente que o irei comprar!

Estou a pensar fazer um video a explicar melhor faço o planeamento e o preenchimento do hyperdex (é o tipo de coisa que é mais fácil explicar falando e fazendo ao mesmo tempo, que escrevendo...)

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Esta semana...

Não é o chronodex, não é o spiraldex, é o hyperdex!

Suporte de tabuleiros para guardar os tapetes de yoga... 

As gatas não me largam... 

Pacífico

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