Implementando o GTD || As ferramentas

O David Allen refere uma série de material de escritório que eu não uso e não tenho. Como faço a maioria do trabalho no computador, não tenho muito papel nem material de escrita.

A gaveta da minha nova secretária/estante tem muito espaço livre e num dos armários tenho papel, blocos, folhas A4 para a impressora, capas transparentes e pouco mais.

Em relação às caixas de entrada, no trabalho tenho dois tabuleiros de papel transparentes. Um diz IN - é, portanto, a caixa de entrada. O outro é onde coloco papéis para guardar ou para digitalizar.

Em casa não tenho tabuleiros de papel, mas sim estas duas caixas. Uma é a caixa de entrada, a outra é onde ponho papéis para arquivar, papéis para digitalizar (eu só guardo em papel aquilo que tem mesmo que ser - o resto é digitalizado), recibos para o IRS e uma capinha que funciona como tickler, mas sem divisórias.

O sistema é simples e tem funcionado. O segredo, claro, é esvaziar com frequência as caixas de entrada que incluem, além desta física, o telemóvel, o email e outros meios por onde recebemos informação.

A agenda... ah, eu adoro agendas e experimentar novos sistemas, novos designs e layouts... Desde julho que estou a usar uma Hobonichi, vinda diretamente do Japão. Adoro o papel, o toque, a qualidade, e tem imenso espaço para escrever. É que eu não uso a "agenda" apenas como agenda... A minha agenda verdadeira, no sentido que lhe dá o GTD, é o Google Calendar. É aí que tenho vários calendários onde aponto tudo aquilo que tem uma data específica. É assim há muitos anos e funciona lindamente. 

A agenda em papel tem várias funções: agenda propriamente dita, lista de coisas a fazer, diário de despesas e comida, caixa de entrada, enfim... está sempre comigo, por isso, quando preciso de apontar alguma coisa ou tenho alguma ideia, é nela que escrevo.

O meu sistema de arquivo é sobretudo digital. Uso o Evernote e o Dropbox e, como já referi, digitalizo tudo o que posso. O que tem que ser arquivado em papel está guardado nestes dossiers de argolas:

O David Allen ainda fala em caixotes de lixo (só tenho uma caixa pequena para a reciclagem de papel), máquinas etiquetadoras (tenho uma mas raramente uso) e coisas pequenas como post-its, clips e agrafadores...

Ora, uma coisa que gosto muito é fazer pequenos bloquinhos de papel usado para apontar seja o que for que me vier à cabeça. Por exemplo, estou no computador a escrever esse post e de repente lembro-me que quero pesquisar um determinado assunto na net. Como vou acabar primeiro de escrever o post, o mais provável é esquecer-me desse assunto... mas em vez disso aponto essa ideia num papelinho! Tenho bloquinhos destes em casa (no escritório, na sala, no quarto e na cozinha) e no trabalho e adoro-os! Faço uns maiores, outros mais pequenos, e assim despejo tudo o que tenho na cabeça para o papel - que afinal é uma das bases de todo o GTD!

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