29/11/2013

Como pôr as crianças a ler mais

Há tempos li no facebook um texto da autoria de Eduarda Abreu, que pode ser lido na íntegra aqui, sobre factos que os pais precisam saber sobre a leitura. Todo o artigo mexeu comigo, sobretudo o parágrafo abaixo:

"As famílias de leitores utilizam um kit de sobrevivência: livros, um cesto com livros na casa de banho e um candeeiro de cabeceira. Coloque um cesto com livros e revistas na casa de banho e outro junto à mesa da cozinha. Coloque um candeeiro na mesa-de-cabeceira do seu filho e conceda-lhe o privilégio de ter a luz acesa durante mais 15 minutos para ler (ou apenas para ver as imagens num livro) na cama. Este poderá ser o mais importante curso nocturno que ele virá a frequentar."

Os meus filhos lêem, mas não tanto como eu gostaria. Inspirada pelo texto, lancei mãos à obra para melhorar as condições para a leitura e assim estimulá-los a ler mais...

>> pus um cesto com livros, escolhidos por eles, no chão do quarto, para ficarem mais fácil e rapidamente acessíveis do que os que estão na estante


>> pus um cesto com livros... na casa de banho


>> pus um livro em cima da mesa da cozinha para eu ir lendo um pouco cada dia ao pequeno-almoço (neste momento é O Principezinho -  a minha cópia, que tem mais de 20 anos)

>> quando eles vão para a cama, podem ficar 15-20 minutos de luz acesa a ler - e eles ficam mesmo! (outras vezes eu conto uma história)


E vocês, que estratégias usam para incentivar a leitura?


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28/11/2013

O meu blog é neutro em CO2, neutraliza o teu também

meio-ambiente
Há dias recebi um email do gesto verde, uma campanha sem fins lucrativos promovida pela Guiato, uma startup brasileira que visa promover a sustentabilidade através do meio digital.  

A campanha é simples: será plantada uma árvore nativa do Brasil por cada post que for escrito sobre esta campanha. A ideia é anular a emissão de dióxido de carbono dos blogs, que ronda os 3,6 kg por blog e por ano.

Verde como sou, adorei a ideia e claro que aderi! Ao escrever este post, será plantada uma árvore em nome do meu blog! Que bom!

Tu também podes participar e tornar o teu blog neutro em CO2! Vê aqui como.



No gesto verde encontramos ainda ideias simples para reduzir o nosso consumo de papel. São ideias que já partilhei aqui no blog, mas nunca é demais relembrá-las:

> lê os jornais online - não compro revistas ou jornais em papel há séculos!

> evita imprimir materiais - o que eu imprimia mais eram artigos científicas, mas há anos que não imprimo nenhum; guardo o pdf e leio e faço anotações digitalmente

> usa papel reciclado - não costumo comprar papel reciclado visto que uso muito pouco papel, mas aproveito muito papel usado como folhas de rascunho

> imprime em ambos os lados - geralmente uso folhas de rascunho para imprimir

> usa a frente e o verso da folha de papel - faço isso com todas as folhas e os miúdos também usam as minhas folhas de rascunho para fazer desenhos

> compartilha revistas com amigos - eu não compro revistas, mas leio sempre a Visão e outras que a minha mãe compra

> visita a biblioteca - um dos meus locais preferidos; além de não gastar dinheiro nos livros que quero ler, quando levo algum para casa leio-o mesmo, pois tenho um prazo para devolvê-lo à biblioteca

> compra papel higiénico reciclado - já o faço há muitos anos

> coloca bebidas em garrafas térmicas ou reutilizáveis, em vez de consumir bebidas em embalagens TetraPak - adoro as garrafas Sig...



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27/11/2013

O meu sistema de gestão financeira {e modelo de orçamento em excel}



As finanças, os orçamentos, as poupanças, a frugalidade - são assuntos que adoro. Já escrevi alguns posts sobre isso e hoje vou partilhar a folha de cálculo que uso há mais de 1 ano para fazer os orçamentos e apontar as despesas e movimentos das contas bancárias, e também algumas das minhas estratégias para gerir as finanças da família.


Em primeiro lugar, tenho 5 regras de ouro para controlar o dinheiro:

1 || Estabeleço objectivos financeiros
Por exemplo, que percentagem do salário queres poupar todos os meses? Eu ando nos 40%, mas o objectivo é poupar metade do que entra. Ainda gasto muito dinheiro mal gasto, essa é a verdade...

2 || Pago-me a mim própria em primeiro lugar
Antes de pagares contas, tira o dinheiro para a poupança. Se fores esperar pelo fim do mês, o mais certo é não sobrar dinheiro nenhum para poupar...

3 || Pago as contas mal as recebo
Eu não gosto nada dos débitos directos e gosto de pagar as contas mal as recebo. Geralmente faço tudo online, por isso é fácil. Se não pagar logo uma conta, aponto na agenda o dia para o fazer.

4 || Faço orçamentos mensais
É a melhor maneira de gerires o dinheiro e teres noção de quanto dinheiro gastas e em quê. Os orçamentos devem, no entanto, ser flexíveis. Eu estabeleço o orçamento para o mês, mas vou ajustando os montantes atribuídos a cada categoria, pois ocorrem sempre imprevistos. Faço sempre um zero-based budget, ou seja, dinheiro que entra menos dinheiro que sai (incluindo dinheiro que vai para as poupanças) é igual a zero - dou um destino a todos os cêntimos!

5 || Dou uma mesada a mim própria
Esta é uma das categorias em que gasto sempre a mais... Mas é um bom exercício ter um montante definido de dinheiro para gastar e tentar não gastá-lo todo antes do fim do mês.


O orçamento mensal é, sem dúvida, o melhor aliado para uma boa gestão das finanças. Uso uma versão desta folha de cálculo (as sub-categorias da minha são ligeiramente diferentes - é só para terem uma ideia) e as grandes categorias que uso são:

> IN - dinheiro que entra (salários, reembolsos, ofertas, etc.)

> ESSENCIAIS - nesta categoria estão as despesas mesmo, mesmo essenciais, como tudo o que é contas da casa e alimentação; tudo o resto, em caso de grande crise, pode ser eliminado (volto a referir que as sub-categorias do ficheiro não são bem iguais às minhas, que é para não me virem dizer que a internet não é uma despesa essencial... até porque é para certos trabalhos)

> FIXAS - são despesas que pagamos todos os meses, como as actividades extracurriculares dos miúdos, os almoços na escola, etc.

> VARIÁVEIS - nestas sub-categorias há mais flexibilidade e portanto podemos ajustar os montantes que atribuímos a cada; são coisas como as nossas mesadas, comer fora, farmácia, consultas, etc., e temos uma sub-categoria de despesas não previstas que serve para isso mesmo...

> POUPANÇAS - dinheiro que vai para as contas poupança, a nossa, as dos miúdos, PPRs, etc.

No fim estão os somatórios das despesas, as despesas + poupanças e o que sobra, ou seja, IN menos despesas + poupanças. Gosto também de saber a percentagem de poupanças, que é a última linha do orçamento.

O orçamento tem duas colunas à frente das categorias. A primeira coluna, a do lado esquerdo, é onde faço o orçamento propriamente dito. A coluna da direita é onde aponto as despesas que vou tendo em cada categoria; assim consigo visualizar rapidamente se já ultrapassei o orçamentado em cada categoria. Quando tal acontece (e acontece muitas vezes), ajusto o orçamento na coluna do lado esquerdo, de maneira que o montante que sobra seja sempre zero. Se esse montante ficar negativo na coluna da esquerda, é porque  estou a fazer o orçamento mal - deve dar zero. Se ficar negativo na coluna da direita... é porque já gastei dinheiro a mais...


Nessa folha de cálculo aponto também os movimentos da conta bancária. A coluna geral é o dinheiro que é orçamentado, as despesas do dia a dia. A coluna poup é dinheiro para poupar que não vai logo para a conta poupança e fica na conta à ordem uns tempos. Este dinheiro não é para gastar, mas se por acaso acontecer alguma coisa imprevista e cara, tenho esse dinheiro logo disponível para tal. O total deve bater certo com o dinheiro que tenho na conta e confirmo todas as semanas no online banking.


Um detalhe relativamente aos levantamentos de dinheiro. Eu faço levantamentos dessa conta, por exemplo, 40 euros, e com esse dinheiro fico com 20 para mim (mesada), gasto 15 em comida (supermercado) e 5 na farmácia. No extracto do banco aparece um levantamento de 40 euros, mas esse dinheiro foi gasto em categorias diferentes. Na minha folha de cálculo não introduzo os 40 euros. Introduzo cada parcela: 20 euros - mesada rita; 15 euros - supermercado; 5 euros - farmácia. Depois, adiciono cada um desses valores na coluna da direita do orçamento. Assim, o dinheiro total bate certo com o extracto do banco e cada despesa vai para a categoria certa (obviamente, não tenho nenhuma categoria chamada levantamentos...). Para que este sistema não falhe, tenho que apontar no papel (é o da foto, que tirei daqui) as despesas que faço com dinheiro vivo, senão passados uns dias já não me lembro como gastei os 40 euros...


Por fim, estou a pensar voltar a experimentar o sistema dos envelopes. Já experimentei, não gostei, mas as coisas mudam... A verdade é que gasto demasiado em algumas categorias e pode ser que pagando em dinheiro vivo consiga controlar melhor as coisas. Em Dezembro vou então experimentar o sistema dos envelopes para as compras de supermercado, o comer fora e, claro, a minha mesada. Depois conto como correu...

Aqui fica de novo o ficheiro do orçamento; é um ficheiro excel, muito simples, que obviamente terá que ser adaptado às necessidades de cada um.

E vocês, como gerem as finanças? 



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26/11/2013

Hippies modernos

Eu, se tivesse vivido nos anos 60/70, teria sido hippie. A sério. Não é só a cultura, o paz e amor, o livre pensamento - as roupas eram fantásticas!

Os hippies modernos também são muito stylish! Li há dias um artigo sobre a Rainbow Family, uma comunidade assente nos princípios da igualdade e não-violência, composta por hippies e não só. Estas fotos de membros da Rainbow Family, da autoria do fotógrafo Benoit Paillé, são de uma imensa beleza:





Fotos de Benoit Paillé


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25/11/2013

No meu mundo perfeito...



(claramente inspirado por este post da Trina)

No meu mundo perfeito...

... eu seria uma cientista marinha tentando salvar o Planeta Terra durante o dia e blogger escrevendo sobre minimalismo e vida simples à noite.

... a minha casa seria simples, bem decorada, funcional e confortável, sempre com um cheiro a incenso no ar. 

... a minha família passaria muito tempo junta, tanto dentro de casa como ao ar livre.

... eu faria uma dieta equilibrada com muitas plantas e fruta. 

... eu faria e usaria apenas produtos de beleza e de limpeza naturais e não tóxicos, e seria uma dona de casa relaxada.

... eu leria e escreveria todos os dias, ouviria imensa música, participaria em eventos culturais, jogaria jogos e faria desporto, e iria para todo o lado a pé ou de bicicleta.

... recusaria o consumismo e o materialismo, e focar-me-ia em viver com o suficiente e diminuir a minha pegada ecológica.

... levantar-me-ia todas as manhãs antes do nascer do Sol para praticar ashtanga vinyasa yoga e meditação. Como resultado, seria uma pessoa em forma, pacífica, calma, consciente e presente.

No meu mundo perfeito, a minha vida seria simples, espiritual, verde e feliz.

(porque é a consciência que cria a nossa realidade...)


23/11/2013

Ashtanga diary || 17-23 novembro 2013

Esta semana foi boa. Pratiquei pouco, mas foi bom. 

Domingo, segunda e terça não fiz nada de asanas. Fiz sim uma aula de pilates na terça (comecei no início do mês pilates uma vez por semana para aproveitar o tempo enquanto os miúdos estão no judo - e assim trabalhar os abdominais, que são muito importantes em muitos asanas). 

No entanto, desde o início da semana que tenho meditado todos os dias, entre 10 a 15 minutos, por isso estou muito contente. Também tenho feito pranayama, os exercícios de controlo da respiração.

A prática de ashtanga vinyasa só fiz 2 vezes esta semana, na quarta e ontem, que tive aula de ashtanga.

A aula ontem foi óptima! Consegui finalmente saltar de Adho Mukha Svanasana e aterrar sentada com as pernas esticadas à frente (antes aterrava sentada com as pernas cruzadas, não conseguia passá-las pelos braços). É isto (a partir do minuto 0:30), mas eu (ainda) não faço de forma tão elegante.

Mas o melhor da semana foi na quarta-feira. Há dias escrevi como seria a minha manhã ideal. Pois bem, na quarta passei da teoria à prática. Levantei-me às 5 da manhã, fiz uma série de práticas ayurvédicas (oil pulling, jala neti e beber água morna com limão), às 5h30 fui para o tapete e fiz a primeira série do ashtanga vinyasa completa até às 7h, seguida de 15 minutos de pranayama e 15 minutos de meditação. Emergi do tapete às 7h30 e tive um resto de dia fantástico.

Continuo a fazer a rotina matinal ayurvédica mal me levanto e tem sabido muito bem... 

Mas tenho mesmo que praticar mais vezes... o problema principal é o sair da cama a horas. Levantar às 5h da manhã todos os dias? Difícil, mas não impossível. Aliás, reparei que a partir de 4ª feira, o dia em que me levantei às 5h, tenho acordado sempre às 5h ou um pouco antes, sem despertador (mas depois não tenho força para sair da cama e volto a adormecer...). Será que o meu corpo está a dizer-me que essa é a minha hora?

Virabhadrasana II
E hoje de manhã pus os miúdos a praticar yoga!! Asanas, relaxamento com visualização e uns mandalas para pintar! Muito bom! Estou feliz!


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22/11/2013

Implementando o ZTD. Dia 10 - Encontrar a paixão

Finalmente chegámos ao último dia da implementação do Zen To Done, ao 10º hábito >> encontrar a paixão, que é, provavelmente, o mais difícil...

A premissa é simples: se gostarmos mesmo daquilo que fazemos, é muito mais fácil fazê-lo. É mais fácil levantar de manhã se tivermos coisas de que gostamos para fazer durante o dia. E é muito mais difícil termos vontade de fazer coisas de que não gostamos... parece óbvio e simples, não é?

Por exemplo, eu nunca me levantaria às 5 da manhã para fazer uma coisa de que não gosto... mas levanto-me às 5 da manhã para fazer a minha prática de yoga, pois é uma coisa que adoro e que me traz imensos benefícios imediatos. Eu tenho um trabalho de que gosto e por isso sempre foi fácil levantar-me de manhã para ir trabalhar cheia de vontade.

O Leo diz que se a vontade de ir trabalhar é nula, se temos que nos arrastar para fora da cama de manhã e se a perspectiva de ir trabalhar deixa-nos logo mal dispostos, é altura de mudar de trabalho. Óbvio que a situação actual do nosso país não permite este passo arrojado para a maioria das pessoas.

Em relação a encontrar a paixão, fazermos trabalho pelo qual somos realmente apaixonados, eu (e outros) concordo mais com o Cal Newport, que escreveu um livro precisamente sobre este tema, o qual referi brevemente aqui, So Good They Can't Ignore You. O livro fala da paixão versus competência e qual é mais importante. Para o Cal, é mais importante tornarmo-nos realmente bons num trabalho, juntar capital de carreia e depois apaixonarmo-nos por esse trabalho que fazemos tão bem.

É isso que aconselho. Em vez de te queixares do teu trabalho, agradece por o teres, aprecia-o, e tenta fazê-lo o melhor possível. Sejas cientista, sejas vendedor, secretária, empregada de limpeza, médica, homem do lixo - todos os trabalhos são importantes e deves fazer o melhor que souberes e esforçares-te para seres tão bom que ninguém te pode ignorar...

Claro que há os corajosos e aventureiros que preferem o conselho do Leo - seguir a paixão. Descobrir o que é que te apaixona, fazer isso e largar o resto.

O problema é que a maioria das pessoas não sabe bem qual é a sua paixão... O Leo sugere vários passos para lá chegarmos:

1 || Existe alguma coisa que adores fazer? Investiga de que maneira podes ganhar dinheiro através dessa paixão.

2 || Passas horas a ler ou a investigar sobre o quê? Explora essas tópicos.

3 || Puxa pela cabeça. Se não estás a ver que coisas é que te interessa, vai puxando pela cabeça. Tem sempre contigo um bloco de notas para apontar ideias que ocorram...

4 || Faz perguntas e investiga novas possibilidades. Pergunta às pessoas o que é que elas gostam de fazer, tira ideias da internet, explora todas as possibilidades que te ocorrerem.... Quantas mais coisas te lembrares, mais fácil será encontrares a tua paixão.

5 || Experimenta. Não te despeças logo do teu trabalho. Começa uma actividade em part-time e vê como corre. Dá o salto só quando estiveres preparado e as condições reunidas.

6 || Nunca desistas de tentar. Se não conseguires encontrar a tua paixão à primeira, não desistas logo. Continua a tentar, durante meses ou anos se necessário, e algum dia chegarás lá.


Aahh... Foi muito bom escrever sobre estes 10 hábitos do ZTD e re-aplicá-los à minha vida! Para que possas ler um bocadinho sobre o ZTD sempre que te apetecer, juntei todos estes posts num ficheiro pdf, o qual podes descarregar aqui.




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20/11/2013

Implementando o ZTD. Dia 9 - Rotina

Estabelecer rotinas diárias e semanais é o penúltimo hábito do Zen To Done. Já aqui falei bastante sobre rotinas, pois são mesmo importantes, por variados motivos:

>> as rotinas simplificam a vida - é mais fácil fazer as coisas e dizer não a outras solicitações se tiver tudo planeado com antecedência

>> as rotinas aumentam a produtividade - não perco tempo a pensar ou decidir qual será o próximo passo - já está tudo planeado

>> as rotinas dão-nos mais tempo - como planeio e agendo as coisas, tenho uma melhor noção dos sugadores de tempo e, assim, consigo planear as coisas de maneira  a ter mais tempo para o que interessa

As rotinas mais importantes são a da manhã e a da noite. Há outras, como a rotina de limpeza, a rotina da revisão semanal e preparação da semana, as rotinas no trabalho...

Para criar rotinas, devemos focar-nos numa de cada vez e seguir os seguintes passos:

1 || Escolher o período mais crítico do dia
Para a maioria de nós, são as manhãs. Uma rotina matinal bem definida permite evitar as correrias, os atrasos e o stress que se instala logo mal acordamos. A rotina da tarde ou da noite também é essencial para preparar o dia seguinte e assim começá-lo sem stress.

2 || Listar tudo o que é preciso fazer nesse período
Eu gosto de imaginar o meu dia ideal... A minha manhã ideal, por exemplo, é assim:

> levantar às 5 da manhã
> fazer um ritual matinal ayurvédico
> às 5h30 começar a prática de ashtanga vinyasa yoga, seguida de relaxamento
> das 7 às 7h30, pranayama e meditação
> das 7h30 às 8h, yoga com os miúdos
> a partir das 8h, começar a despachar, banho, vestir e pequeno-almoço

À noite, por exemplo, gosto de verificar as mochilas dos miúdos, deixar a louça lavada e a cozinha arrumada, e a roupa preparada para o dia seguinte. O importante é fazer uma lista das actividades que temos e que queremos realizar nesse período.

3 || Calcular o tempo necessário para a nova rotina
A rotina matinal é, sem dúvida, a mais complexa. Idealmente, são 4 horas desde que acordo até que chego ao trabalho. A rotina da noite é bem mais rápida, coisa de meia hora. O cálculo do tempo é importante sobretudo para a rotina da manhã, para termos uma noção da hora a que temos que nos levantar para cumprir a nova rotina.

4 || Seguir a nova rotina durante 1 semana
Se, com a nova rotina, o stress for ainda maior, é porque não está a funcionar. Ajusta as coisas e tenta perceber o que é que funciona para ti. Por exemplo, para mim ainda é muito difícil levantar-me sempre às 5h da manhã. Há dias em que consigo, outros dias só me levanto às 7h. Mas nos dias em que sigo a minha rotina, o resto do dia corre sempre maravilhosamente bem! É só uma questão de me deitar mais cedo e ter muita força de vontade para saltar da cama de madrugada...

5 || Estabelece novas rotinas
Vai criando novas rotinas com o tempo... Aponta as tarefas a fazer para não te esqueceres de nada. Eu tenho umas listas com as minhas rotinas na porta do frigorífico para não ficar nada por fazer...

Resumidamente, as rotinas trazem calma e dão-nos mais controlo sobre o dia. A palavra rotina tem uma conotação negativa para muita gente, mas as rotinas são coisas mesmo boas! E podemos chamar-lhes ritmos, que é um termo mais simpático!


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19/11/2013

Calendário do Advento || Ideias, actividades e templates para usar!


Há 2 anos fiz o meu primeiro calendário do Advento. Foi giro e os miúdos adoraram, se bem que não cumprimos muitas das actividades que estavam previstas. Este ano quis fazer algo diferente. 

Em relação às actividades, fiz uma lista de 33 coisas para ter por onde escolher. Em relação ao calendário propriamente dito, estava a sentir-me muito criativa (e cheia de paciência) quando o fiz (no passado domingo) e não me limitei a escrever as actividades em papéis, como há 2 anos... Fiz cartões com desenhos, enfeites, árvores de Natal e outras coisas natalícias, um cartão para cada dia.


1 || Primeiro fiz uma lista de 33 actividades (para ter por onde escolher) e um cartão para cada uma; depois imprimi em folhas A5.

2 || Usei a guilhotina de papel, envelopes normais, furador, tesoura, lápis de carvão e lápis de cor, e fio.

3 || Fechei os envelopes e cortei-os ao meio.

4 || No lado aberto de cada envelope fiz um furo.

5 || Numerei os envelopes de 1 a 25 com lápis de cor.

6 || Pus um fio em cada envelope e atei as pontas, para poder pendurá-los.

7 || Pendurei os envelopes no espelho da sala...

E os cartões com as actividades, perguntam vocês? Não pus os cartões logo dentro dos envelopes porque só vou decidir a actividade a realizar em cada dia na véspera. Tenho os cartões todos impressos e prontos a serem colocados dentro dos envelopes, o que farei em cada dia, a partir de 30 de Novembro.

Como acho que os cartões ficaram mesmo giros, vou partilhá-los convosco, sob a forma de ficheiro pdf e em dois tamanhos (A4 tem 2 cartões por página e A5 tem 1 cartão por página):


Fazer um calendário do Advento é um projecto giro que serve também para criar rituais e tradições de família, tão importantes para o desenvolvimento saudável das crianças. A Magda falou disso aqui e podem ver também as suas ideias para o calendário nesse post. Para mais ideias, a Anabela partilhou 100 ideias de actividades e algumas leitoras também o fizeram no post de há 2 anos.

Agora não tens desculpa! Podes usar os meus cartões à vontade para fazer o teu calendário! Bom Natal!


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18/11/2013

Implementando o ZTD. Dia 8 - Simplificar

Simplificar é a base de todo o movimento minimalista, da vida simples, lenta, intencional. Não faz sentido e é contraproducente simplificar umas áreas da vida, mas continuar com enormes listas de coisas para fazer. O 8º hábito do Zen To Done é esse mesmo: simplificar. Simplificar as nossas listas de coisas a fazer, eliminar o que não interessa para que nos possamos focar no essencial, naquilo que é mais significativo e vai trazer mais benefícios.

O Leo refere que as longas listas de coisas a fazer são um dos maiores problemas para ser produtivo, pois as tarefas vão sendo adicionadas às listas, sem prioridades, e nós ficamos assoberbados com tanta coisa para fazer.

A ideia é, portanto, eliminar o que não é importante e focar no essencial; reduzir os objectivos e fazer as tarefas que realmente interessam. O Leo fez isto na sua vida. Passou do sistema GTD para um sistema em que tem apenas 3 tarefas para completar em cada dia - mas são tarefas muito importantes, tarefas que todos os dias o fazem avançar mais em direcção aos seus objectivos - as MITs. As outras pequenas tarefas que também têm que ser feitas diariamente são agrupadas e feitas rapidamente uma vez por dia - as batch tasks.

No seu livro The Power of Less, o Leo vai mais longe e refere que devemos trabalhar em apenas 1 objectivo de cada vez - o One Goal. Devemos trabalhar num máximo de 3 projectos ao mesmo tempo, e não iniciamos novo projecto enquanto todos os 3 não estiverem terminados; idealmente, devemos trabalhar apenas num projecto de cada vez, se bem que para a maioria de nós, tal não é possível. Em cada dia, devemos escolher as tais 3 tarefas mais importantes e completá-las antes de tudo o resto. 

Este sistema é simples e eficaz. Eu uso-o, numas alturas mais do que noutras, e funciona. Não estabeleço objectivos - o próprio Leo deixou de fazê-lo.

Os passos fundamentais para simplificar, que eu aplico com frequência, são os seguintes:

>> eliminar
De vez em quando olho para as minhas listas de coisas a fazer e vejo se essas tarefas e projectos ainda fazem sentido. Se já não fizerem sentido para a minha vida, elimino-os; se já estiverem na lista há imenso tempo e ainda não tiverem sido feitos é porque provavelmente nunca serão - e elimino-os.

>> saber o que é essencial
Devemos ter uma ideia bem clara do que queremos para podermos perceber o que é essencial e o que não é. Devemos focar-nos em poucos objectivos ao mesmo tempo, idealmente 1 e não mais de 2 ou 3. Tudo o que não faz avançar estes objectivos deve ser eliminado.

>> simplificar os compromissos
Há uns anos comecei a dizer não a vários compromissos que tinha, uns comigo própria, outros com outras pessoas. Fiz uma lista das 4-5 coisas mais importantes na minha vida e fiz outra lista com todos os meus compromissos e responsabilidades. Tudo o que estava na segunda lista que não se enquadrava ou contribuía para as coisas importantes da primeira lista foi eliminado. Foi libertador! Dizer não é difícil, mas é essencial para simplificar a vida...

>> simplificar as fontes de informação
Todos os dias, a toda a hora, somos bombardeados com informação. É televisão, é rádio, jornais, revistas blogs, sites, facebook, redes sociais... Há já muito tempo que simplifiquei as minhas fontes de informação... Eliminei 3 das 4 televisões que tinha em casa, deixei de ver notícias, que me deixavam sempre deprimida, deixei de frequentar algumas redes sociais, como o twitter, eliminei muitos dos blogs que lia... Agora leio mais livros, uso o facebook de forma racional (quando há notícias que são do meu interesse, como coisas ligadas ao financiamento para a ciência, há sempre alguém que partilha no FB), leio só um punhado de blogs e passo mais tempo desligada do mundo. Resultado? Menos dores de cabeça, mais tempo, mais liberdade, mais felicidade. Mesmo. (se bem que quando penso que com 17 anos lia todos os dias o Diário de Notícias e agora ando completamente a leste... enfim...)

>> Big Rocks, MITs, batch tasks e revisão semanal
O Zen To Done é um método simples. Basicamente o que se deve fazer é: planear as Big Rocks para a semana, ou seja, as coisas mais importantes que queremos fazer nessa semana; planear 3 tarefas mais importantes para cada dia, que devem ser feitas antes de tudo o resto; agrupar tarefas mais pequenas e fazê-las todas de seguida; rever semanalmente o que foi feito, o que deve ser feito na semana seguinte e o que pode ser eliminado e simplificado.

>> o que tem mais valor
Quando temos duas tarefas (ou projectos) em mãos e não sabemos qual fazer primeiro, devemos perguntar-nos qual das tarefas nos vai trazer mais benefícios, ou seja, mais dinheiro, mais reconhecimento, mais satisfação e felicidade. Essa tarefa é a que deve ser feita. A outra é para eliminar ou adiar. Eu, por exemplo, já tive que escolher entre escrever um artigo científico ou fazer mais experiências de laboratório. Escolhi o artigo, pois, na minha área, é o que importa no currículo. As experiências podem esperar...


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15/11/2013

Implementando o ZTD. Dia 7 - Rever

Ah, a revisão semanal!!... Um dos mais importantes hábitos do ZTD, do GTD e de qualquer outro sistema de produtividade! Devo dizer que a revisão semanal era uma coisa que me assustava, quando lia casos de pessoas que passam várias horas a fazer esta revisão. Eu queria uma coisa mais simples e, sobretudo, mais rápida, senão o mais certo era não a fazer...

O que faço é mais ou menos o que o Leo propõe, uma revisão semanal simplificada, e não difere muito da revisão que detalhei neste post antigo. Faço a revisão à sexta-feira de maneira a entrar no fim de semana com a cabeça vazia, e é mais ou menos isto:

1 || Esvaziar caixas de entrada
Se ainda há papéis ou emails para processar nas caixas de entrada, faço-o agora.

2 || Rever a agenda
Revejo o que escrevi na agenda nos dias anteriores e vejo se foi tudo feito e se as tarefas não concluídas passaram para a frente ou se ficaram esquecidas... 

3 || Rever as listas
Revejo todas as minhas listas do Evernote e risco o que foi feito.

4 || Revejo o email
Organizo/arrumo o email se for necessário e revejo a pasta à espera que tem emails que enviei e estou á espera de uma resposta ou de alguma acção.

5 || Revejo o calendário
Abro o GCal e vejo se não me passou nada durante a semana...

6 || Vejo o calendário para a semana seguinte
e aponto na agenda (onde faço a planificação diária) os compromissos marcados.

7 || Estabeleço as Big Rocks para a semana seguinte
tendo em atenção as listas do Evernote e o que ficou por fazer da semana anterior.

8 || Planeio as MITs para o próximo dia de trabalho
Parte deste revisão é também feita diariamente, claro, como planear as tarefas mais importantes para o dia seguinte.

9 || Faço a revisão financeira
Eu gosto de ter as contas sempre em ordem e geralmente todos os dias abro o ficheiro para introduzir os gastos. Na revisão semanal, vejo se está tudo em dia e em ordem e se é necessário fazer alterações ao orçamento, se preciso levantar dinheiro para a semana, etc.

Como geralmente faço a revisão semanal no trabalho, não planeio o menu e a lista de compras nesta altura, mas sim em casa.

Além desta revisão semanal mais completa, todos os dias faço uma pequena revisão diária, em que olho para a agenda, vejo o que fiz e o que não fiz, e planeio o dia seguinte.


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13/11/2013

Implementando o ZTD. Dia 6 - Organizar

Os cinco primeiros hábitos do ZTD são os mais importantes. O Leo até propõe uma versão minimalista do ZTD que inclui apenas os hábitos capturar, processar, planear e fazer. Para mim, ter um sistema simples e confiável de listas é também importante. Os 5 hábitos seguintes são hábitos essenciais, não apenas para seguidores do ZTD, mas para qualquer pessoa que queira levar uma vida simples e organizada.

O sexto hábito é, justamente, organizar - ter um sítio para tudo e ter tudo no sítio. Mas como organizar os milhentos papéis que se vão acumulando na secretária? O Leo sugere estes passos:

1 || Ter um sistema
A ideia é cumprir os hábitos anteriores do ZTD. Ter caixas de entrada para capturar toda a informação; processar as caixas de entrada regularmente; tomar decisões acerca da informação, seja fazer logo, jogar fora, delegar, arquivar ou adicionar à lista de coisas par fazer. Se o sistema estiver bem montado e for simples e fácil de usar, não há como falhar.

2 || Um lugar para tudo
Tudo deve ter um lugar bem definido. Se não tem, arranja. Se não consegues arranjar um lugar para determinada coisa, é porque provavelmente essa coisa não te faz falta e pode ir embora. Arranja um lugar para tudo em vez de deitares as coisas para cima da primeira superfície horizontal que aparece (as superfícies horizontais atraem tralha...).

3 || Sistema de arquivo simples
Eu estabeleci dois sistemas de arquivo: um digital e um físico. O físico é uma caixa de cartão onde guardo documentos importantes. Tento ter o mínimo de papel possível, por isso digitalizo tudo o que pode ser digitalizado, e jogo o original fora. Só guardo a versão papel de coisas mesmo muito importantes. 
Os arquivos digitais são o Evernote e o Dropbox. No Evernote guardo tudo o que é informação da internet, como artigos que li e que quero guardar para referência futura. Documentos meus que foram digitalizados, como artigos de revistas, são guardados no Dropbox.

Por fim, há uma série de pequenas acções que nos devemos lembrar a todo o momento para que o sistema funcione:

>> Guarda as coisas imediatamente!
Não deixes os papéis em cima da secretária para arrumar mais tarde. Se já acabaste o trabalho, arruma as coisas imediatamente.

>> Faz disso um hábito
Se arrumares sempre as coisas, depressa essa acção se tornará um hábito. Depois, é muito mais fácil, pois torna-se automático...

>> Toma atenção às transições
Durante o dia de trabalho, quando acabas uma tarefa e passas para outra, lembra-te de arrumar as coisas da tarefa que terminaste. Não comeces uma nova tarefa sem apagar os vestígios da tarefa anterior da tua secretária ou do computador!

>> Mantém as superfícies horizontais limpas e livres de tralha
As superfícies horizontais atraem tralha; lembra-te de as limpares e arrumares sempre.

>> Etiqueta tudo
Da mesma forma que as pastas do computador têm nomes, põe também etiquetas nas caixas, pastas,  e dossiers, para saberes sempre onde estão as coisas.

>> Avalia o sistema
De vez em quando, avalia o sistema que usas. Se já não estiver a funcionar, faz os ajustes necessários. Eu faço isso imensas vezes... é por isso que me farto de experimentar novos técnicas e aplicações... Mas não exageres (como eu), senão quem sofre é a tua produtividade...


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11/11/2013

Implementando o ZTD. Dia 5 - Fazer

Fazer é, provavelmente, o mais importante hábito do ZTD. Podemos organizar, simplificar, planear, rever, mas se não fizermos de facto as tarefas que temos... o resto de nada adianta.

O Leo aconselha os seguintes passos para fazer as tarefas:

1. Escolhe uma tarefa, de preferência uma das tarefas mais importantes (MIT) que planeaste para o dia.

2. Elimina todas as distrações antes de começares a trabalhar na tarefa (email, telemóvel, tralha em cima da secretária, etc.). Mas atenção, agora não é altura de te pores a arrumar a secretária em vez de fazer a tarefa - nada de procrastinar!

3. Estabelece um período de tempo para trabalhar na tarefa e não fazer absolutamente mais nada enquanto esse tempo não passar. Eu gosto muito da técnica Pomodoro; resumidamente, é trabalhar 25 minutos de forma concentrada, sem interrupções, e descansar 5 minutos. Podes ler mais sobre a técnica Pomodoro neste post.

4. Lida com as interrupções, escrevendo rapidamente num bloco de apontamentos a nova informação ou pedido ou tarefa que chegou. Não vale interromper a tarefa para fazer uma outra só porque alguém chegou, interrompeu e pediu outra coisa para ontem...

5. Não interrompas a tarefa para fazer outras coisas, como ver rapidamente o email... Quando essas vontades vêm é melhor fechar os olhos, respirar fundo e voltar à tarefa.

6. Lida com o inevitável. Às vezes vai ser impossível dizer não a uma coisa super urgente que surgiu enquanto estavas concentradíssimo na tua tarefa. Se tal acontecer, regista o que estavas a fazer, para quando voltares a pegar nessa tarefa saberes logo onde ias...

7. Relaxa... Respira, levanta-te da secretária, faz pequenas pausas, bebe água... 

8. Aahh... Quando acabares a tarefa, concede-te alguns minutos para fazeres outra coisa e relaxar, seja navegar na net. ir apanhar ar, conversar com um colega. Tu mereces!


Devo dizer que sou grande fã da técnica Pomodoro; às vezes faço blocos de trabalho de mais de 25 minutos, mas nunca mais de 50 minutos - mas isto tem muito a ver com o tipo de trabalho, se é mais ou menos exigente do ponto de vista intelectual. Quanto aos outros pontos... sobretudo o 2, o 4 e o 5... é mais difícil... Se tiveres os mesmo problemas em encontrar o foco com tanta distração à volta, aqui ficam alguns posts que podem ajudar:

O foco na era da distração
Mais foco: controlar e bloquear a internet
Mais foco: pequenas tarefas


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09/11/2013

Ashtanga diary: 3 - 9 Nov


3-7 Novembro 2013

Esta foi a semana mais atípica dos últimos meses... Depois da dor no ombro ter passado, veio uma gastroenterite no domingo... Estive em casa até 4ª feira a recuperar; na 5ª fui trabalhar mas ainda nada de yoga... 

Sexta, 8 Novembro 2013

A semana foi compensada hoje! Fui a aula de pilates de manhã e comecei as aulas de ashtanga vinyasa yoga à tarde (com um dos professores que referi aqui). A aula foi óptima. Os outros alunos eram iniciantes e portanto a aula foi calma e focada na forma correcta de fazer os asanas, o que foi bom para relembrar umas coisas e tirar dúvidas. Fizemos as saudações ao sol, toda a sequência em pé e acabámos com paschimottanasana. Apesar de estar parada há mais de 1 semana e quase não ter comido nos últimos dias, o corpo estava super flexível (a aula foi ao fim da tarde) e, com a ajuda do professor, consegui agarrar o pé no Ardha Baddha Padmottanasana!

Sábado, 9 Novembro 2013

Sábado, dia de descanso. Estou um bocadinho dorida por causa da prática de ontem, mas é bom! Como fiquei em casa a semana quase toda, os meus horários de levantar andam um bocado baralhados... Hoje Acordei antes das 7h, mas não tenho ligado muito à hora de acordar. Amanhã e durante a próxima semana a alvorada será às 6h45. Acordando a esta hora não consigo fazer a prática completa de yoga, mas dá para as saudações ao sol, a sequência em pé e talvez a sequência final... Vamos ver... 

08/11/2013

Implementado o ZTD. Dia 4 - Planear

O hábito seguinte do ZTD é planear. Agora que tenho listas de coisas para fazer devidamente organizadas e um novo dia pela frente, como é que decido o que fazer?

Há 2 conceitos que são bastante importantes no ZTD: as Big Rocks (ou grandes rochas) e as MITs (most important tasks, ou tarefas mais importantes).

1. Big Rocks
As Big Rocks são coisas que queremos alcançar em determinada semana. Devem, portanto, ser planeadas semanalmente, não mais de 3-4 para cada semana. Por exemplo, uma Big Rock minha pode ser "escrever a introdução do artigo",

2. MITs
Em cada dia, ou na véspera, devemos planear as MITs, as tarefas mais importantes para esse dia; 3 MITs po dia é o número mágico. A ideia é fazer as MITs logo no início do dia de trabalho; após completar essas tarefas mais importantes, ficamos com uma sensação de realização e o resto do dia é canja! Uma MIT minha, relacionada com a Big Rock acima, seria "tirar artigos sobre o assunto X".


Outro conceito importante (que não vem referido neste capítulo do livro do Leo Babauta, mas parece-me adequado referi-lo aqui) são as batch tasks, isto é, tarefas menores que devem ser feitas de forma agrupada, ou seja, todas de uma vez só. Fazer telefonemas, enviar emails, arquivar papéis... coisas dessas.

Na prática, onde é que eu faço este planeamento diário e semanal? Na agenda de papel

Como referi aqui, no Evernote tenho as minhas várias listas, incluindo listas de tarefas, grandes e pequenas, para fazer em determinado mês. Quando planeio a semana (durante a revisão semanal, que é o 7º hábito do ZTD) olho para essa lista mensal para estabelecer as Big Rocks para a semana. Em cada dia, decido as MITs para  dia seguinte e também uma série de outras pequenas tarefas, que podem ser tarefas das listas ou outras coisas que vão surgindo em cada dia. Muitas destas pequenas tarefas nem chegam às listas do Evernote, sendo logo escaladas para determinado dia. Este planeamento faço na agenda de papel.

Decidi voltar a usar agenda de papel, que funciona também como caderno, caixa de entrada, etc., por um motivo muito simples: o meu trabalho não é só ao computador. Eu faço muito trabalho de laboratório, de microscópio, de bancada, e nesses momentos não estou ao computador e preciso de saber o que tenho para fazer. Quando tinha tudo digital, escrevia as tarefas para fazer no lab em folhas soltas, mas prefiro a organização da agenda.

Aqui fica, como exemplo, um dia de Janeiro passado, com as MITs, as tarefas mais pequenas, e os compromissos para esse dia.


Mais sobre a implementação do ZTD:


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06/11/2013

Implementando o ZTD. Dia 3 - Processar

O hábito seguinte do ZTD é processar. Processar o quê? Toda a informação que chega até nós. Agora que temos locais específicos para capturar a informação e um sistema simples e confiável para organizá-la, resta saber como o fazer.

Processar é, portanto, esvaziar as caixas de entrada e tomar decisões rápidas acerca de cada email, cada papel ou cada informação que chega até nós.

As caixas de entrada devem ser esvaziadas, preferencialmente, todos os dias. Eu esvazio umas uma vez ao dia (como o tabuleiro no trabalho), outras várias vezes ao dia (como o email), outras de vez em quando (como o tabuleiro que tenho à entrada de casa; só as contas para pagar é que processo logo, o resto fica sempre uns dias no tabuleiro...). 

Em relação ao processamento das caixas de entrada, o Leo refere dois pontos importantes a considerar: minimizar as caixas, ou seja, ter o mínimo de inboxes possível, e dar conta delas, ou seja, não deixar que as caixas de entrada fiquem a abarrotar de coisas (como ter centenas de emails na inbox ou montanhas de papel no tabuleiro).

Mas como fazer o processamento?

Seja o email, seja um papel, deve tratar-se de imediato de cada item. Se for um email, é lê-lo logo e decidir o que fazer. O mesmo com cada pedaço de papel. 

As decisões relativas a cada item são várias:

apagar/jogar fora, se não for nada de interesse 
arquivar, se for algo que será preciso no futuro
fazer logo, se demorar menos de 2 minutos
adicionar a uma das listas do sistema, se for algo que precise de uma acção

Seja qual for a decisão, o item não deve continuar na inbox. 


Já mostrei no post anterior sobre o ZTD quais as minhas listas. Como temos vidas e trabalhos diferentes, as listas também o serão, e cada um deve testar que tipo de listas resultam melhor para si. Mas para terem uma ideia de como faço o processamento de um item que necessite de acção, aqui fica um exemplo real.

Recebi um email a anunciar um congresso muito interessante que se vai realizar no ano que vem. Decidi imediatamente que queria ir, mas, para tal, vários passos são necessários. Estes passos vieram-me logo à cabeça, pois é o normal quando se quer ir a um congresso:

- pagar a inscrição - adicionei à lista do mês corrente (2013-10), para fazer o mais depressa possível
- escrever e submeter um resumo para apresentação - adicionei à lista de 2014, que está dividida em meses; esta tarefa foi para fevereiro, visto que a data limite para submissão dos resumos é no fim desse mês
- reservar hotel - foi para a lista de 2014, mas para o mês de abril (o congresso é em maio)
- preparar a apresentação - também foi para o mês de abril de 2014

Assim, tirei todas estas preocupações da minha cabeça e coloquei-as no sítio apropriado. Cada tarefa ficou registada na altura adequada para ser feita. Entretanto, não tenho mais que pensar nisso.

No entanto, há tarefas e projectos que não têm um deadline como o congresso. Por exemplo, a bolseira de um dos nossos projectos de investigação já concluiu o trabalho prático de uma das tarefas. Com esse trabalho concluído, posso pegar nos dados e escrever um artigo. Coloquei então esse projecto na minha lista bucket @office; é um projecto importante que quero fazer, mas não tenho ainda uma altura específica para fazê-lo. Quando estiver a planear o trabalho (o hábito seguinte do ZTD), vou olhar para as minhas listas bucket e decidir o que vou fazer de seguida.

Quando as tarefas são mais ou menos rápidas e urgentes, nem chegam a nenhuma das listas. Vão directamente para a agenda de papel, onde planeio as tarefas mais importantes e as mais pequenas para cada dia. Por exemplo, se tiver que enviar um email importante a alguém, mas não me apetece fazer logo na altura em que me lembro, aponto na agenda para o dia seguinte (ou para um dia dessa semana em que dê jeito). É o que o Leo chama de "batch tasks", tarefas pequenas que devem ser agrupadas e feitas na mesma altura do dia, como enviar emails, fazer telefonemas, tratar de burocracias, etc. Mas mais sobre este planeamento no próximo post!

E assim, ao fim de 3 dias, já estabeleci as minhas caixas de entrada, criei um sistema simples e confiável e aprendi a processar a informação!
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