Mais um sobre a organização do trabalho científico

Este post é pensado em pessoas como eu, dedicadas ao trabalho científico, mas não quer dizer que não seja transversal a outras situações. Já recebi vários pedidos para partilhar como é que organizo o meu trabalho, portanto, aqui vai.

O trabalho científico é um tipo de trabalho criativo que envolve geralmente a conjugação de muitas atividades diferentes: trabalho de campo e laboratório, análise de dados, escrita de artigos, muita Muita informação passa-nos pelas mãos e não há horas suficientes num dia para fazer conseguir fazer tudo. O cientista acaba por levar trabalho para casa, vem ao laboratório ao fim de semana, e mesmo quando está a tentar relaxar continua a pensar acerca dos seus últimos dados. A parte boa é que o cientista geralmente gosta daquilo que faz, portanto o trabalho nem parece trabalho... e fazê-lo é, na verdade, uma fonte de prazer.

Mas como lidar, de forma organizada e eficiente, com tudo aquilo que este trabalho envolve? Claro que não há receitas infalíveis e cada um terá que descobrir o que é que se adapta melhor a si. Eu estou sempre a tentar melhorar os meus sistemas, a tentar arranjar maneiras de fazer melhor as coisas...

Em primeiro lugar, tenho que planear tudo o que faço. Atualmente uso o Workflowy para fazer esse planeamento, como mostrei aqui. Uso também o Google Calendar e uma agenda em papel. Na agenda em papel planeio os meus dias. Desde que comecei a tirar o curso de psicologia, tenho que me organizar muito bem e planear exatamente, para cada dia, o que vou fazer e quando vou fazer.

Há uns meses comecei a usar uma agenda Hobonichi, linda, ótima qualidade, que funcionou muito bem. Mas quando as aulas começaram, voltei a sentir necessidade do caderninho, onde tenho mais liberdade para usar o espaço como for mais adequeado.

Basicamente, uso uma página por dia; num dos lados faço uma pequena coluna com as horas, das 8h às 20h, onde anoto as aulas, reuniões e outros compromissos com hora marcada. No resto do espaço aponto as tarefas para fazer, mais ou menos de acordo com a hora em que devo fazê-las. 

Por exemplo, a primeira tarefa na imagem acima (ir à Ria buscar água), era para ser feita logo de manhã, daí estar próxima das 9 h. A tarefa comprar fruta e pão está entre as 18h e as 19h, depois de sair do trabalho. A última tarefa, já no fim da folha, refere-se a um trabalho para uma das disciplinas do curso, que planeei fazer em casa, depois do jantar, daí estar já depois das 20h.

Uma das maiores fontes de informação (e papel) com que o cientista lida todos os dias são os artigos científicos. Temos que estar sempre a par do que vai sendo publicado na nossa área, portanto a leitura de artigos é das tarefas mais importantes que temos. 

Há já muitos anos que não imprimo os artigos. Tiro os pdfs que me interessam, guardo-os numa pasta do Dropbox e organizo-os no Mendeley. O Mendeley (e outros softwares para gestão de referências) é fantástico, pois permite organizar os atigos em pastas, atribuir-lhes etiquetas, sublinhá-los, escrever comentários, enfim, tem uma série de funcionalidades que facilitam imenso o trabalho. No iníco fazia-me confusão ler no monitor, mas acho que é uma questão de hábito. E se pensarmos que é melhor para o ambiente, não custa tanto.

Basicamente, tudo o que posso ter em pdf, prefiro ter em pdf do que em papel. Quem diz artigos, diz livros e outras coisas. Enquanto os meus colegas têm as secretárias e as estantes cheias de coisas, eu tenho (quase) sempre a secretária desempedida e a estante arrumada e cheia de espaço.

quase sempre arrumada... mas nem sempre...

Também uso o Evernote para organizar certas coisas, como sites da net que me interessam, artigos que quero tirar o pdf, sites de congressos para ir, coisas assim... Uso o Evernote tanto para coisas de trabalho como pessoais, pois as suas funcionalidades (pastas, etiquetas) permitem separar as coisas e ter tudo organizado.

Uma alteração significativa que fiz recentemente e que me tem facilitado bastante a vida foi juntar todos os meus projetos em curso num só dossier.

Não gosto de trabalhar em muitas coisas ao mesmo tempo, e por isso só tenho 5 separadores para projetos de trabalho no dossier (e só 4 estão ocupados). Em cada separador guardo todos os papéis, rascunhos, informações importantes relacionadas com esse projeto. Por exemplo, o quarto projecto (JPR) é um artigo que submeti e que estou agora a fazer as correções requeridas pelos revisores. Aqui tenho os comentários dos revisores e folhas onde vou escrevinhando coisas para fazer, para procurar, para acrescentar... Naturalmente que tenho uma pasta no computador que corresponde a cada projeto, onde guardo os ficheiros digitais correspondentes (manuscrito, figuras, tabelas, carta ao editor, resposta aos revisores, etc.).

Neste mesmo dossier tenho também o material das aulas do curso de psicologia (os separadores cinzentos, de 1 a 6, um para cada disciplina). Aborrecia-me ter dois dossiers e andar sempre com os dois para trás e para a frente. Assim, arranjei um dossier grande onde cabe tudo aquilo que necessita da minha atenção. No fim do dia, é só agarrar no dossier e se quiser trabalhar em casa tenho ali tudo o que preciso.

Tenho outros projetos, outras ideias que gostava de pôr em prática um dia, projetos que vão iniciar-se daqui a uns meses - o someday/maybe do GTD, num outro dossier. Ao seu lado, dois outros que são importantes: um com todos os meus artigos (aqueles de que sou autora ou co-autora) impressos, e outro com documentos importantes relacionados com trabalho (estatuto de trabalhador-estudante, e documentos que a FCT nos faz digitalizar, como declarações de aceitação, guardo aqui os originais).

Resumindo, é planear, organizar, gerir bem o tempo... e divertir-me pelo caminho!

Se tiveres questões ou quiseres saber em específico alguma coisa em relação aos meus métodos de organizar e planear o trabalho (não é o que os meus métodos sejam perfeitos, é óbvio, mas têm funcionado para mim), deixa um comentário! Obrigada!

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