Implementado o ZTD. Dia 4 - Planear

O hábito seguinte do ZTD é planear. Agora que tenho listas de coisas para fazer devidamente organizadas e um novo dia pela frente, como é que decido o que fazer?

Há 2 conceitos que são bastante importantes no ZTD: as Big Rocks (ou grandes rochas) e as MITs (most important tasks, ou tarefas mais importantes).

1. Big Rocks

As Big Rocks são coisas que queremos alcançar em determinada semana. Devem, portanto, ser planeadas semanalmente, não mais de 3-4 para cada semana. Por exemplo, uma Big Rock minha pode ser "escrever a introdução do artigo",

2. MITs

Em cada dia, ou na véspera, devemos planear as MITs, as tarefas mais importantes para esse dia; 3 MITs po dia é o número mágico. A ideia é fazer as MITs logo no início do dia de trabalho; após completar essas tarefas mais importantes, ficamos com uma sensação de realização e o resto do dia é canja! Uma MIT minha, relacionada com a Big Rock acima, seria "tirar artigos sobre o assunto X".

Outro conceito importante (que não vem referido neste capítulo do livro do Leo Babauta, mas parece-me adequado referi-lo aqui) são as batch tasks, isto é, tarefas menores que devem ser feitas de forma agrupada, ou seja, todas de uma vez só. Fazer telefonemas, enviar emails, arquivar papéis... coisas dessas.

Na prática, onde é que eu faço este planeamento diário e semanal? Na agenda de papel. 

Como referi aqui, no Evernote tenho as minhas várias listas, incluindo listas de tarefas, grandes e pequenas, para fazer em determinado mês. Quando planeio a semana (durante a revisão semanal, que é o 7º hábito do ZTD) olho para essa lista mensal para estabelecer as Big Rocks para a semana. Em cada dia, decido as MITs para  dia seguinte e também uma série de outras pequenas tarefas, que podem ser tarefas das listas ou outras coisas que vão surgindo em cada dia. Muitas destas pequenas tarefas nem chegam às listas do Evernote, sendo logo escaladas para determinado dia. Este planeamento faço na agenda de papel.

Decidi voltar a usar agenda de papel, que funciona também como caderno, caixa de entrada, etc., por um motivo muito simples: o meu trabalho não é só ao computador. Eu faço muito trabalho de laboratório, de microscópio, de bancada, e nesses momentos não estou ao computador e preciso de saber o que tenho para fazer. Quando tinha tudo digital, escrevia as tarefas para fazer no lab em folhas soltas, mas prefiro a organização da agenda.

Aqui fica, como exemplo, um dia de Janeiro passado, com as MITs, as tarefas mais pequenas, e os compromissos para esse dia.

Mais sobre a implementação do ZTD:

Dia 0 - O que é o ZTD

Dia 1 - Capturar

Dia 2 - Sistema simples e confiável

Dia 3 - Processar

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