27/11/2013

O meu sistema de gestão financeira {e modelo de orçamento em excel}



As finanças, os orçamentos, as poupanças, a frugalidade - são assuntos que adoro. Já escrevi alguns posts sobre isso e hoje vou partilhar a folha de cálculo que uso há mais de 1 ano para fazer os orçamentos e apontar as despesas e movimentos das contas bancárias, e também algumas das minhas estratégias para gerir as finanças da família.


Em primeiro lugar, tenho 5 regras de ouro para controlar o dinheiro:

1 || Estabeleço objectivos financeiros
Por exemplo, que percentagem do salário queres poupar todos os meses? Eu ando nos 40%, mas o objectivo é poupar metade do que entra. Ainda gasto muito dinheiro mal gasto, essa é a verdade...

2 || Pago-me a mim própria em primeiro lugar
Antes de pagares contas, tira o dinheiro para a poupança. Se fores esperar pelo fim do mês, o mais certo é não sobrar dinheiro nenhum para poupar...

3 || Pago as contas mal as recebo
Eu não gosto nada dos débitos directos e gosto de pagar as contas mal as recebo. Geralmente faço tudo online, por isso é fácil. Se não pagar logo uma conta, aponto na agenda o dia para o fazer.

4 || Faço orçamentos mensais
É a melhor maneira de gerires o dinheiro e teres noção de quanto dinheiro gastas e em quê. Os orçamentos devem, no entanto, ser flexíveis. Eu estabeleço o orçamento para o mês, mas vou ajustando os montantes atribuídos a cada categoria, pois ocorrem sempre imprevistos. Faço sempre um zero-based budget, ou seja, dinheiro que entra menos dinheiro que sai (incluindo dinheiro que vai para as poupanças) é igual a zero - dou um destino a todos os cêntimos!

5 || Dou uma mesada a mim própria
Esta é uma das categorias em que gasto sempre a mais... Mas é um bom exercício ter um montante definido de dinheiro para gastar e tentar não gastá-lo todo antes do fim do mês.


O orçamento mensal é, sem dúvida, o melhor aliado para uma boa gestão das finanças. Uso uma versão desta folha de cálculo (as sub-categorias da minha são ligeiramente diferentes - é só para terem uma ideia) e as grandes categorias que uso são:

> IN - dinheiro que entra (salários, reembolsos, ofertas, etc.)

> ESSENCIAIS - nesta categoria estão as despesas mesmo, mesmo essenciais, como tudo o que é contas da casa e alimentação; tudo o resto, em caso de grande crise, pode ser eliminado (volto a referir que as sub-categorias do ficheiro não são bem iguais às minhas, que é para não me virem dizer que a internet não é uma despesa essencial... até porque é para certos trabalhos)

> FIXAS - são despesas que pagamos todos os meses, como as actividades extracurriculares dos miúdos, os almoços na escola, etc.

> VARIÁVEIS - nestas sub-categorias há mais flexibilidade e portanto podemos ajustar os montantes que atribuímos a cada; são coisas como as nossas mesadas, comer fora, farmácia, consultas, etc., e temos uma sub-categoria de despesas não previstas que serve para isso mesmo...

> POUPANÇAS - dinheiro que vai para as contas poupança, a nossa, as dos miúdos, PPRs, etc.

No fim estão os somatórios das despesas, as despesas + poupanças e o que sobra, ou seja, IN menos despesas + poupanças. Gosto também de saber a percentagem de poupanças, que é a última linha do orçamento.

O orçamento tem duas colunas à frente das categorias. A primeira coluna, a do lado esquerdo, é onde faço o orçamento propriamente dito. A coluna da direita é onde aponto as despesas que vou tendo em cada categoria; assim consigo visualizar rapidamente se já ultrapassei o orçamentado em cada categoria. Quando tal acontece (e acontece muitas vezes), ajusto o orçamento na coluna do lado esquerdo, de maneira que o montante que sobra seja sempre zero. Se esse montante ficar negativo na coluna da esquerda, é porque  estou a fazer o orçamento mal - deve dar zero. Se ficar negativo na coluna da direita... é porque já gastei dinheiro a mais...


Nessa folha de cálculo aponto também os movimentos da conta bancária. A coluna geral é o dinheiro que é orçamentado, as despesas do dia a dia. A coluna poup é dinheiro para poupar que não vai logo para a conta poupança e fica na conta à ordem uns tempos. Este dinheiro não é para gastar, mas se por acaso acontecer alguma coisa imprevista e cara, tenho esse dinheiro logo disponível para tal. O total deve bater certo com o dinheiro que tenho na conta e confirmo todas as semanas no online banking.


Um detalhe relativamente aos levantamentos de dinheiro. Eu faço levantamentos dessa conta, por exemplo, 40 euros, e com esse dinheiro fico com 20 para mim (mesada), gasto 15 em comida (supermercado) e 5 na farmácia. No extracto do banco aparece um levantamento de 40 euros, mas esse dinheiro foi gasto em categorias diferentes. Na minha folha de cálculo não introduzo os 40 euros. Introduzo cada parcela: 20 euros - mesada rita; 15 euros - supermercado; 5 euros - farmácia. Depois, adiciono cada um desses valores na coluna da direita do orçamento. Assim, o dinheiro total bate certo com o extracto do banco e cada despesa vai para a categoria certa (obviamente, não tenho nenhuma categoria chamada levantamentos...). Para que este sistema não falhe, tenho que apontar no papel (é o da foto, que tirei daqui) as despesas que faço com dinheiro vivo, senão passados uns dias já não me lembro como gastei os 40 euros...


Por fim, estou a pensar voltar a experimentar o sistema dos envelopes. Já experimentei, não gostei, mas as coisas mudam... A verdade é que gasto demasiado em algumas categorias e pode ser que pagando em dinheiro vivo consiga controlar melhor as coisas. Em Dezembro vou então experimentar o sistema dos envelopes para as compras de supermercado, o comer fora e, claro, a minha mesada. Depois conto como correu...

Aqui fica de novo o ficheiro do orçamento; é um ficheiro excel, muito simples, que obviamente terá que ser adaptado às necessidades de cada um.

E vocês, como gerem as finanças? 



>>>>>
Gostaste deste post? Podes partilhá-lo usando os botões abaixo.
Não queres perder outros posts? Subscreve as actualizações do blog usando uma das opções da barra lateral. 
Podes também {subscrever a newsletter} e receber de oferta dois ebooks sobre organização e simplificação!
Obrigada!!
{Blog}
{Facebook}

20 comentários:

  1. Bom dia
    Gosto de passar por aqui seja por razões de organização, yoga, poupança ou minimalismo.
    Hoje resolvi comentar acerca da gestão do meu orçamento.
    Há muitos anos que uso o excel para o fazer. A folha foi inventada por mim. Alias são 4 ou 5. Uma que é o resumo onde tenho as receitas especificadas, as despesas obrigatórias (água, luz, casa, carro gasolina...) e o saldo destas duas.
    uma folha para cada conta bancária
    outra para a amortização da casa
    outra para a amortização do automóvel quando é o caso
    há por isso despesas que constam em + que uma folha
    a poupança também a faço logo que entra alguma receita e de momento é 20%, 10% para cada lado, em envelopes.
    Esta poupança não o é de facto pois o meu ordenado não permite poupar,cada vez menos, é para despesas imprevistas ou previstas mas anuais, tipo imi, ic...
    É o meu método para me safar, mal, com um ordenado baixo e que quando comparo com os anos passados vai baixando em vez de subir e as despesas sobem
    Em breve terei que inventar um milagre para equilibrar a balança.
    Para finalizar parabéns pelo blog.

    ResponderEliminar
  2. Depois de nestes últimos dias ter havido demasiadas despesas imprevistas, tinha já planeado, e até ao final desta semana fazer uma nota lista de despesas/poupanças para o ano de 2014 que me "obriga-se" a reservar mais dinheiro para estes imprevistos. Quero fazê-la até ao final da semana, para a "testar" em Dezembro e estar afinada a partir de Janeiro.
    Quanto aos envelopes, já usei por diversas vezes e, sempre que quero realmente poupar dinheiro, é assim que consigo... o facto de vermos o dinheiro a sair da carteira ´(psicologicamente) é diferente de passar o cartão e pagar. Comigo os envelopes resultam!

    ResponderEliminar
    Respostas
    1. Espero que comigo os envelopes também resultem!!

      Eliminar
  3. Vou começar por dar os parabéns, 40% de poupança é fantástico. Cá em casa andamos nos 10-20% consoante os meses, mas com o segundo filho vai ser mais complicado conseguir poupar isso.
    Também utilizo uma folha excel, que coloquei no Google Drive partilhada com o meu marido. Assim temos ambos acesso em qualquer lugar, no ipad, iPhone ou computador e podemos ir actualizando a folha online.
    Por uma questão de organização tenho muitos itens, cerca 40, divididos em: Despesas com Habitação, Saúde, Lazer, Compras, Transportes, Educação e Outras despesas. São muitos itens mas acaba por ser rápido e torna-se mais fácil ao fim do mês perceber onde se gastou mais ou menos.
    Não acho o sistema dos envelopes prático, talvez um dia experimente. No próximo ano vou tentar implementar transferências automáticas, como temos 3 contas e só usamos uma delas para as despesas, transferimos um valor fixo para essa conta que não poderá ser ultrapassado. As outras contas ficariam para poupança.

    ResponderEliminar
  4. Ola Rita! Eu tambem tenho uma folha excel, sei as minhas despesas todas... e até considerava que geria bem o dinheiro, mas nestes ultimos meses ora sao imprevistos ora sao pagamentos com o cartao "invisiveis" e de repente já nao tenho dinheiro. Acabei de vir da bomba de gasolina onde paguei o gasoleo para vir trabalhar com a nota que a minha avo me deu que estava guardada para um presente para mim... ate me veio uma lagrima ao olho. Tenho tomado decisoes nestes ultimos meses, desistir de certos hobbies, mas o dinheiro acaba por "fugir" por outros lados. Tambem ja tinha pensado em levantar uma certa quantia tipo mesada para um melhor controlo ja que as depesas da casa estao todas controladas. Creio ser o metodo do envelope... :) a ver vamos!

    ResponderEliminar
  5. Olá, Rita!
    Você conhece o minhaseconomias.com.br? Tem me ajudado bastante a organizar a vida financeira e não é muito diferente do teu sistema de gestão. Claro que além do básico, você apresenta dicas valiosas - assim como em vários outros posts. Teu blog é inspirador.
    Um beijo,
    Laís

    ResponderEliminar
  6. Oi Rita! Eu também usava o excel, passei para o minhas economias e agora estou usando o you need a budget, por achar mais completo. As suas regras de ouro são muito boas, aqui em casa só faço um pouco diferente o item 3, pois agendo tudo ou deixo em débito automático. Também adotamos o "pague-se primeiro" e as mesadas e dá muito certo.
    Abraço,

    ResponderEliminar
  7. Rita, esse caderno da foto é o que você usa? Qual o modelo dele?

    ResponderEliminar
    Respostas
    1. É o Arc da Staples. Vou fazer um post sobre ele!

      Eliminar
    2. Andreia Brás28/11/13, 11:06

      Já vi esses cadernos e achei interessante para me organizar. Sabe se têm agenda nesta versão arc?

      Eliminar
    3. Aqui em Faro não, mas já vi na internet.

      Eliminar
  8. Olá Rita. Durante 3 anos também utilizei o excel mas por vezes, dada alguma morosidade que este método acarreta, havia despesas que acabavam por não ser contabilizadas. Procurei então um programa que satisfizesse as minhas necessidades e com uma interface simples e intuitiva. Além disso procurava algo que possibilitasse a importação do meu extracto bancário sem que os dados tivesse de ficar obrigatoriamente na cloud. Depois de procurar e experimentar diversos programas encontrei um programa português (Boonzi) que facilitou realmente esta tarefa. Apesar de ser pago, as vantagens são inúmeras e tem sido muito mais fácil estar a par dos gastos. Além de conseguir apreender a informação de uma forma muito mais simples, este programa também permite a elaboração de planos de poupança através da criação de orçamentos. Podemos ainda fazer o download da versão de demonstração e ver se o programa se adapta à nossa situação. No meu caso, penso que é muito melhor que as folhas excel e o dinheiro foi bem aplicado.

    ResponderEliminar
    Respostas
    1. Olá Filipa,
      Por acaso estabeleci uma parceria com a Boonzi e vou experimentá-lo a partir de Dezembro!

      Eliminar
  9. I wrote a comment here yesterday, but somehow it got lost...

    Anyway, great post Rita, and thanks for sharing this! I used Excel for all the time I was studying and in graduate school. Now that my husband and I are finally living together, we found that my simple Excel approach does not cover it all anymore (we have separate expenses, shared expenses, and work expenses that need to be paid back some time). So, we looked around a bit, and we purchased the YNAB software. We're also using an excel sheet in dropbox to see who owes how much to whom (also because I don't have a bank account yet here in Ecuador, so I deposit big chunks of money into my husbands account and then we use it from there for shared, his and my expenses).

    ResponderEliminar
  10. Eu uso o sistema de envelope, mas de um jeito bem pessoal (não sei se mais alguém usa assim rsrs...). Defini todas as áreas que tenho gastos (Ex.: Alimentação, Telefone/Internet, Luz, Animais, Saúde). Defini uma ordem de envelopes por prioridade e um valor mínimo para cada. Então, tento abastecer os envelopes com o dinheiro e só passo para o próximo quando o valor mínimo do anterior estiver ok.

    Faço assim porque não tenho salário fixo, trabalho para mim, então é bem variável. E assim não acabo gastando com coisas não essenciais se não puder naquele mês. Espero conseguir aumentar a renda e conseguir poupar, mas no momento, não é possível porque todo o dinheiro vai para as contas.

    ResponderEliminar
  11. Está mesmo quase fazendo um ano que comecei a utilizar o excel para a minha situaçao financeira. Porém apenas aponto as despesas fixas e obrigatorias oficiais (renda, agua, gas, luz, seguro, telefone, etc). Já tentei colocar gasolina e despesas de supermercado e afins mas não sinto que seja prático, e o facto de não querer estar todos os dias a abrir o ficheiro propositamente fazia com que depois escapasse outra despesa.
    Para colmatar isso comecei a utilizar uma app para despesas no meu tlm (experimentei muitas até chegar a esta) e sempre que pago uma portagem ou tomo um café anoto logo rapidamente pelo tlm.
    Ainda sinto falta de uma sincronização direta para com os dois sistemas que tou usando (a app e o excel), mas como meu objetivo é simplificar acredito que deixe de usar a app brevemente assim que a situação esteja com um fundo de maneio melhor. Cada vez menos compro coisas, tornou-se natural. =)

    ResponderEliminar
  12. Eu uso o Boonzi (www.boonzi.pt). É uma solução fantástica para quem perde o ânimo com o trabalho de levantar e registar todas as despesas no Excel. Quando comecei a usar este programa fiquei muito surpreendida com alguns gastos que fazia. Não é que não soubesse que tinha gasto aquele dinheiro, mas ver uma fatia enorme a representar o que gastava em coisas banais nos gráficos que o Boonzi disponibiliza, fez toda a diferença.
    Para além disso, não tenho que inserir as minhas despesas à mão (dá para importar do banco fazendo copy&paste) e gosto imenso do look “clean”. Dá sempre aquela sensação de controlo e de ter a “casa arrumada”. :)
    Também já ouvi dizer muito bem do Ynab (You Need a Budget), mas- se não estou em erro- não é possível importar os extractos bancários, o que é uma grande desvantagem para mim. Mas tem um blog (no site oficial) muito bom e cheio de informação útil no campo das finanças pessoais. :)

    ResponderEliminar
  13. Rita,
    Antes demais quero felicitá-la pelo seu blog, tenho aprendido muito com ele. Desde Dezembro que utilizo um modelo do excel parecido com o seu, que actualizo semanalmente. E no telemóvel tenho o TOSHL que uso diariamente.

    ResponderEliminar
  14. Muito bom!

    https://my-world-of-discoveries.blogspot.pt/

    ResponderEliminar

Obrigada pelo comentário!

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...