Ferramentas de organização e planeamento de uma trabalhadora-estudante

Desde o início desde ano letivo que sou trabalhadora-estudante. Além de investigadora pós-doutorada em ciências do mar, sou também aluna do 1º ano de psicologia. Obviamente, nunca o título deste blog me caiu tão bem... Nem me lembro da última vez que andei tão ocupada como agora! E o ano só agora começou... 

As minhas rotinas e as estratégias de organização, produtividade e gestão do tempo tiveram que ser revistas e melhoradas, de forma a dar resposta a tudo. Aqui ficam, então, as ferramentas que uso para organizar a informação e planear os dias.


Capturar vs. planear

Capturar informação e planear a execução de tarefas são, para mim, acções bem diferentes que requerem ferramentas diferentes.

Para capturar informação prefiro usar ferramentas digitais: o Google Calendar e o Workflowy.

No GCal aponto tudo o que tenha uma data e hora específica, como aulas, reuniões, consultas, atividades dos miúdos, datas de frequências e entrega de trabalhos, datas limite para pagar contas, etc. Tudo que tenha uma data concreta vai para o GCal.

No Workflowy capturo todas as minhas coisas para fazer. O que adoro nesta ferramenta é que é uma folha em branco, sem caixas ou campos pré-definidas onde tenho que escrever coisas... No Workflowy posso escrever o que quero, como quero, atribuir as etiquetas que quero... é muito flexível e adapta-se à forma de trabalhar do meu cérebro.
Escrevo todas as tarefas, de trabalho, estudos, pessoais, etc., posso atribuir-lhes prioridades, datas de execução, contextos, enfim, no Workflowy posso basicamente fazer o que quiser. Noutro post mostrarei melhor como uso esta ferramenta.

Para planear o trabalho diário uso papel. Já desisti de agendas, compradas ou feitas por mim. Uso apenas um caderno de linhas A5 e sigo este método do Cal Newport. A verdade é que eu adoro tudo o que seja organização, planeamentos diários, formas diferentes de organizar o dia... mas também é verdade que o tipo de trabalho que faço é muito diferente da maioria. São necessários maiores períodos de muita concentração, não há assim tantas deadlines quanto isso e não há chefes a dizer-nos o que temos para fazer, mas a nossa produtividade científica é avaliada anualmente - tudo isto obriga a um maior esforço para fazer as coisas.

Assim, uso agora um caderno A5 de capa mole para não fazer muito peso na mala. Faço um dia em duas páginas e escrevo a data no topo. A página da direita, mostrada na foto acima, é onde faço o time blocking - bloqueio intervalos de tempo para fazer tarefas específicas, incluindo aulas, actividades dos miúdos, trabalho  de laboratório e trabalho de concentração (o chamado deep work).

Tenho duas colunas para marcar as actividades com hora específica. A coluna da esquerda, entre as horas e a segunda coluna, é onde faço o plano original. Como isto é flexível e acontecem coisas que não estou à espera, a segunda coluna é para fazer alterações ao plano original. Do lado mais à direita da página escrevo as tarefas para fazer em cada um desses períodos.

Na página da esquerda aponto lembretes, informações que vão surgindo (datas de entrega de algum trabalho, tarefas para fazer noutros dias) - funciona como uma caixa de entrada. Também costumo apontar as despesas diárias e algumas pequenas tarefas que tenho para fazer nesse dia. No fim do dia, toda a informação que está nesta página é processada, o que implica, geralmente, adicioná-la ao Workflowy ou ao GCal.

Combinar as várias ferramentas

Como já referi, toda a informação capturada no dia a dia vai para o Workflowy e/ou para o Google Calendar. O planeamento diário é feito a cada dia, geralmente de manhã, pois tenho a cabeça mais fresca e consigo tomar decisões mais facilmente que de noite. Assim, abro o Workflowy e o GCal e vejo o que tenho marcado para esse dia, apontando no caderno. Vejo quais as tarefas mais urgentes e atribuo-lhes um período do dia específico para as fazer - tudo no caderno. Alguma coisa que precise de me lembrar em relação a esse dia, aponto também no caderno.

Assim, durante o dia preciso apenas de ir consultando o caderno e ir seguindo o meu plano. Claro que há imprevistos, mas o plano é flexível e gosto de sobre-estimar o tempo que preciso para cada tarefa, para ter sempre alguma margem de manobra.

Também uso o caderno como diário. Vou escrevendo coisas importantes que aconteceram em cada dia, para mais tarde recordar... como o jogo de futebol em que um dos miúdos marcou um granda golo ou as medalhas de judo que os dois ganharam num torneio.


E basicamente é este o sistema que uso agora! Por enquanto tem funcionado e estou a conseguir manter-me a par de tudo - acho mesmo que ando bastante produtiva!

Alguém mais usa assim caderninho assim para se organizar?

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