Simplificar e organizar papéis em casa

Bem sei que tenho andado um pouco desligada do blog e do facebook, o que se deveu à falta da internet em casa (agora já tenho de novo), o que por sua vez me deixou com mais tempo para fazer outras coisas... como ler. E devo dizer que me soube muito bem ter lido dois livros numa semana e estar agora a meio do terceiro. Por outro lado, a minha cabeça tem andado completamente focada numa viagem que vou fazer daqui a umas semanas à Alemanha que pode mudar a minha vida (para muito melhor, claro).

Tenho também aproveitado para destralhar e minimizar ao máximo os meus pertences. Já cheguei ao ponto de ter gavetas e prateleiras vazias, e é viciante. É viciante deitar fora coisas que não preciso e manter apenas aquilo que é realmente necessário. É bom minimizar e simplificar e aperceber-me que finalmente sei onde estão todas as minhas coisas.

Estes dias tenho andado de volta dos papéis, tanto em casa como no trabalho. A Tsh Oxenreider tem vários projectos relacionados com a simplificação e organização dos papéis no seu e-book One Bite at a Time. Ela fala de como organizar e arquivar os papéis (projecto nº 21), de como criar um arquivo para os documentos mais importantes (projecto nº 17) e de como organizar os recibos (projecto nº 9). Bem, eu agora tenho isso tudo organizado numa caixa de cartão Kassett. Decidi que todos os nossos papéis tinham que caber lá dentro (a caixa mede 33x38x30 cm).

Os papéis que lá tenho e que ocupam a maior parte do espaço são papéis que tenho que guardar mas os quais provavelmente não me vão servir para nada, como declarações de IRS e papeladas e papelinhos que as acompanham, papéis das finanças e da segurança social, recibos de ordenado, contratos de trabalho, avaliações da escola dos miúdos, documentos da casa,  e coisas assim; estes papéis constituem o que a Miss Minimalist chama de deep storage, tal como expliquei aqui.

Dentro da caixa tenho também uma pasta plástica de elásticos que tem documentos importantes que levaria comigo em caso de incêndio ou de alguma catástrofe natural. Tenho os boletins de nascimento, certificados de habilitações (só tenho o da licenciatura, mestrado e doutoramento; certificados de outros cursos, workshops, formações e coisas do género estão digitalizados), boletins de vacinas, passaportes, fotocópias dos cartões de cidadão e de outros documentos.

Tenho ainda um dossier A4 fininho, que não costuma estar dentro da caixa, mas perto dela, na estante, que funciona como uma agenda da casa e da família. Lá dentro estão as seguintes capinhas transparentes:
- fazer/resolver (por exemplo, neste momento tem uma ficha de inscrição no ATL para preencher);
- pagar (contas para pagar; não tem lá nada, que eu pago as contas mal as recebo);
- pago (tem o último recibo do condomínio e o último da água - só guardo o último recibo, pois se houver algum problema, tenho o extracto do banco, em pdf, claro, para provar que as contas foram pagas; as outras contas recebo em pdf);
- arquivar (papéis para arquivar na caixa ou para digitalizar);
- IRS 2012 (onde ponho todos os papelinhos para o IRS; depois de entregue o IRS, a capinha com respectivos papelinhos toma o seu lugar permanente dentro caixa);
- tickler (papéis que vou precisar numa data específica; neste momento tem os bilhetes de avião para a tal viagem e a confirmação da reserva do hotel, assim como um voucher de 2 noites para um hotel em Setúbal a aproveitar em breve).
Tenho também papéis que consulto às vezes, como informações da escola, informação de emergência, números de contas bancárias, etc.

Outro tipo de informação que muitas pessoas colocam dentro da agenda da casa, como menus semanais, inventários da despensa, listas de compras, orçamentos mensais, etc., eu não tenho. Uso o mínimo papel possível e tudo o que possa fazer no computador, faço. De resto, tenho o quadro magnético para escrever os menus e outras coisas.

Resumindo, o sistema que descrevi aqui e aqui foi alterado e simplificado.
Todos os papéis importantes cabem agora nesta singela caixa de cartão branca! Ah, bliss!