Duas ferramentas para organizar a vida

Eu já perdi a conta à quantidade de ferramentas, digitais e de papel, que já experimentei para organizar o meu dia, as minhas listas de coisas a fazer, os meus projectos... Há já algum tempo, porém, que uso apenas duas ferramentas e aquela vontade de experimentar coisas novas não se tem manifestado (felizmente).

Não são ferramentas novas nem desconhecidas nem complicadas. São o Google Calendar e o Google Tasks. As duas têm dois aspectos que me atraem muito: o design é simples e não têm muitas opções/definições. Mas como é que as uso?

Google Calendar

É a minha agenda. Não uso agenda de papel, mesmo a Moleskine de que tanto gosto. Agora que tenho um smartphone com internet, não preciso mais de andar carregada com papel. A agenda do google é suficiente para mim e para a família. Já não tenho não sei quantos calendários diferentes na agenda. Tenho um calendário para cada membro da família. Sim, um calendário para mim, com coisas pessoais e profissionais. Eu sou só uma, por isso não faz sentido dividir a minha vida em calendários diferentes...

Que tipo de coisas é que aponto na agenda? Compromissos, tarefas que têm que ser feitas num determinado dia, aulas de yoga, ginásio. A novidade na forma como utilizo o GCal é esta:

Comecei a usar o campo da descrição para apontar as tarefas de trabalho que tenho para esse dia.

Um dia típico no meu Gcal será qualquer coisa assim (dia inventado, só para terem uma ideia):

No topo, tarefas importantes para esse dia (dar a leitura da luz, pagar os almoços da escola, coisas desse género) ou lembretes (um dos miúdos não tem aula de ginástica, por exemplo).

Coloco as horas de trabalho (work) no Gcal e é lá dentro, na descrição, que aponto as tarefas para esse dia específico. Isto permite-me não me esquecer de pequenas coisas que tenho que fazer em certos dias, pois todos os dias de manhã (e na véspera, antes de sair) abro o Gcal para ver o que me espera. Não posso pôr um visto numca caixinha depois de completar cada tarefa, mas posso escrever OK à frente de cada tarefa - que é o que faço.

Como disse, cada um de nós tem um calendário e cada calendário tem uma cor diferente (o do J. é cinzento). Assim, visualmente, é mais fácil ver as actividades de cada membro da família (se bem que com o Gcal podemos escolher qual ou quais calendários queremos visualizar).

Google Tasks

Simplicidade é cada vez mais a palavra de ordem e, portanto, simplifiquei as várias listas que tinha no Gtasks (falei do Gtasks neste e neste post).

As primeiras quatro listas entendem-se - são listas de coisas para fazer, mas sem data específica. Não ordeno as coisas por prioridades nem objectivos. Quando se simplifica a vida e elimina-se o que não interessa, não se fica assim com tanta coisa para fazer que seja necessário ordenar as coisas por ordem de importância (eu sei bem o que é mais importante - o que não é importante, é mais certo ser eliminado). 

As duas listas seguintes são coisas de trabalho ou pessoais que têm que ser feitas numa data específica. No início do mês verifico a lista respectiva e agendo as tarefas no google calendar.

groceries list - sim, é a lista de compras. Usei o Out of Milk durante algum tempo, mas o Gtasks serve perfeitamente - e assim é menos uma app que tenho no telemóvel.

reading list - eu quero ler tantos livros, que tenho que fazer uma lista, não me vá esquecer de algum...

someday/maybe e waiting - funcionam como descrito no GTD, mas não as separo em listas diferentes por contextos. Em vez disso, uso dois contextos apenas (work e others) que coloco como tarefas e as coisas de que estou à espera ou que estou a pensar fazer um dia, como sub-tarefas:

 (como vêm, só estou à espera de coisas de trabalho... é o que dá simplificar...)

Além destas duas ferramentas, continuo fã do Gmail e do cronograma em excel para planear o trabalho a médio prazo. E é isto!