24/10/2012

Planear o ano académico

Um planeamento detalhado e realista das várias tarefas e projectos em que estou envolvida é essencial para conseguir fazer as coisas. No início do ano lectivo, gosto de planear o ano que está a começar. Como pós-doc, com um contrato que é renovado anualmente, tenho que estabelecer objectivos anuais de maneira a ter um ano produtivo que vai depois ser avaliado de forma positiva. Quando estava a fazer o doutoramento, pensava mais a longo prazo, com a finalização da tese em vista. Seja como for, gosto de planear o trabalho prático, como experiências e campanhas de amostragem, os artigos que quero escrever e os congressos a que quero ir. Obviamente que ao longo do ano vão surgindo muitas outras coisas que não estavam inicialmente planeadas, como alunos para orientar, novos projectos de investigação em que me envolvo, experiências que correm mal e têm que ser repetidas, artigos que me mandam para rever, etc. Às vezes, estas tarefas imprevistas são tantas que tenho que alterar o trabalho inicialmente planeado, por isso é necessário haver flexibilidade nos planos - mas também é útil, às vezes, dizer não a novas solicitações.

Actualmente (e depois de usar agendas em papel, Toodledo, Google Tasks e outras ferramentas), uso o Evernote para me organizar, da seguinte forma:

1. Tenho um pilha (ou stack) intitulada "TO DO" que contém vários blocos de notas. Um dos blocos chama-se "Listas" e contém várias notas que são, claro, listas de coisas para fazer.

2. A primeira destas notas é o plano geral para o ano académico. Está dividida em artigos, trabalho prático e apresentações. É aqui que tomo nota dos artigos que quero escrever, trabalho prático que quero fazer e  congressos a que quero ir (e respectivas apresentações). Ponho deadlines mais ou menos realistas para me orientar melhor.

3. Tenho outras notas neste bloco de notas, como uma de tarefas Someday/Maybe @work, outra de coisas para fazer em casa e relacionadas com a família, e listas de "waiting", ou seja, coisas que estou à espera. Estas listas são obviamente baseadas no método GTD.

4. Além do bloco de notas "Listas", tenho um bloco de notas para cada mês do ano (como comecei com este sistema este mês, tenho Outubro, Novembro e Dezembro - não tenho para os próximos 12 meses!), no formato 2012-10, 2012-11 e por aí fora, para estarem devidamente organizados.

5. Em cada um destes blocos de notas mensais tenho uma nota com o mesmo nome, ex. 2012-10. Esta é a minha lista de tarefas para o mês e contém apenas as coisas mais importantes que tenho mesmo que fazer para sentir que o mês foi bom.

6. Além da nota com a lista mensal, tenho uma nota para cada semana (ex., "2012-10-22 a 28"), com as tarefas semanais.  


É com estas notas que me oriento todos os dias. Todas elas têm este formato (tenho outra nota com este template, que é só copiar e colar numa nota nova):

2ªf

3ªf

4ªf

5ªf

6ªf

SEMANA

@ BIG ROCKS

@ computer

@ office

@ lab

@ out/other

Primeiro, planeio as tarefas que têm que ser feitas durante a semana. Escrevo as tarefas debaixo de cada título, usando as caixinhas para fazer o visto. Muitas vezes, quando planeio a semana seguinte, já lá tenho tarefas que adicionei há mais tempo, nomeadamente aquelas que têm uma data já definida, como campanhas de amostragem, reuniões, viagens, etc. Durante a semana vou então preenchendo as tarefas específicas para cada dia, baseando-me nas tarefas da semana e nas coisas que vão surgindo. O objectivo é chegar ao fim da semana com vistos em todas as caixinhas. Quando não completo alguma tarefa, ponho a letra a vermelho, para saber que essa tarefa não foi feita e deve ser passada para a semana seguinte:


Um aspecto essencial do planeamento das tarefas, é especificá-las, detalhá-las ao máximo. Uma tarefa chamada "começar artigo exps. inverno" não diz nada. Deveria ser qualquer coisa como "acabar introdução do artigo" ou "fazer análise estatística". As tarefas têm que ser bem específicas para saber exactamente o que tenho para fazer.

O que eu gosto no Evernote e nas notas é que fico com o registo do que fiz em determinada semana. Acontece-me imenso tentar lembrar-me do trabalho que fiz em certo mês e simplesmente não me lembro. Depois, fico com a sensação que não fiz nada... Assim, fico com as notas guardadas e posso ver o que fiz (e o que não fiz, que fica a vermelho) em determinada semana ou mês.

Resumindo, faço o planeamento do trabalho a vários níveis:

- anual - grandes objectivos que quero alcançar durante o ano
- mensal - tarefas importantes para serem feitas nesse mês
- semanal - tarefas para a semana
- diário - divido a nota da semana em dias, para saber exactamente o que devo fazer em cada dia

No fim da semana, é muito bom olhar para a nota dessa semana e ver todos os vistos!!

Em relação ao google tasks, usei durante uns tempos, mas usava também o Evernote com as listas de tarefas mensais e anuais. Na verdade, foi a Eva, uma aluna de doutoramento que tem um blog que adoro, PhD Talk, que me inspirou a organizar o trabalho e as tarefas desta maneira. A diferença é que ela usa o Word para as suas listas; eu sou fã do Evernote. E até agora tem resultado muito bem!

Se quiseres saber mais sobre o Evernote e outras ferramentas de organização e gestão do tempo, aqui tens mais leitura:

8 comentários:

  1. Thank you for your kind words with regard to my blog - and I hope you're benefitting from the "leveled" goal-setting and planning!

    (Google Translate was helpful here :) )

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    Respostas
    1. You're very welcome Eva! I've just translated the post to english - the translation is quite understandable, indeed!

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  2. Olá Rita,
    Obrigada pela dedicação a este tema das organizações. Eu sou instintivamente desorganizada ou preguiçosa (vá-se lá saber se isso existe, mas depois de 40 anos de existência é nesse "insight" com que me identifico), mas por incrível, a minha mãe sempre me disse que em criança eu era muito arrumada, mas a partir da pré-adolescência. No entanto sempre me sentia cativada por pessoas arrumadas e organizadas e desde cedo comecei a comprar muitos livros e a organizar dossiers com dicas de organização e gestão de tempo.
    No fundo deposito nas ferramentas a responsabilidade da minha mudança.
    Tudo isto para dizer que tenho uma dúvida (e perdoa-me se ela é resultado de alguma distração minha em relação a algo que tenhas explicado)o Evernote e toda o método que que usas é só para a organização do ano académico, ou aplicas em tudo?

    Obrigada pela tua entrega em quereres partilhar aquilo que te faz sentido

    Ana

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    Respostas
    1. Olá Ana,
      uso o evernote para tudo! As notas semanais com as tarefas a fazer também incluem tarefas em casa (se bem que as tarefas de trabalho são sempre muito mais!).

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  3. Olá Rita,

    A tua conta do Evernote é gratuita ou Premium?
    Parabéns pelo blog, apesar de não comentar muito, leio-o todos os posts através do Google reader.

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  4. Olá! Eu nunca fiz um comentário, mas este vou partilhar!
    Ando a tentar fazer a organização do meu trabalho de doutoramento e estou a fazê-lo com uma to-do list no excel (no office 2010 já se encontram alguns templates que poupam trabalho). Tem 4 colunas: uma coluna onde identifico o projecto, outra onde coloco uma pequena tarefa, a coluna seguinte é para o deadline e as duas últimas para a prioridade da tarefa e para o status (concluído, em progresso ou não iniciada). Tem ainda um pequeno gráfico onde vejo quantas tarefas tenho para cada dia e para toda a semana. Até agora parece-me um bom método. Posso depois criar uma folha de excel para cada mês, mas ainda não decidi se vou fazer isso ou outra coisa!

    E já agora, obrigada pelas ideias de destralhamento!!! São muito úteis!
    :)

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  5. Olá Rita! Já há algum tempo tenho vindo a acompanhar o teu blog, que me tem ajudado a repensar a minha forma de organizar as coisas :) Comecei este ano letivo um mestrado, ao mesmo tempo que trabalho, e vejo que não vai ser muito fácil conciliar os dois. Por um lado porque o trabalho ocupa a maior parte da semana, e por outro lado porque o mestrado é na área da medicina, que não sendo a minha formação de base, vai exigir um esforço redobrado em termos de estudo.
    Assim este teu post ajuda imenso! Gostava também de ver dicas sobre organização do estudo académico, ou sugestões de leitura sobre o assunto! Agradeço imenso!Continuarei a passar por aqui :).
    Cumprimentos!
    Carmen

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  6. Olá Rita!
    Já algum tempo tenho vindo a acompanhar o teu blog, e que me tem ajudado a repensar a forma como organizo as coisas.
    Comecei este ano um mestrado, ao mesmo tempo que trabalho, o que não vai ser muito fácil, uma vez que a maior parte da semana é ocupada com o trabalho, e também porque o mestrado é na área da medicina, que não sendo a minha formação de base vai exigir de mim um esforço redobrado.
    Assim, este post veio ajudar! Gostaria também de ter algumas dicas sobre orgazinação de estudo, ou alguma recomendação de leitura sobre o assunto. Agradecia imenso!Continuarei por aqui :)
    Cumprimentos,
    Carmen

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Obrigada pelo comentário!

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