Lidar com o email - a forma minimalista

O email é um dos maiores sugadores de tempo dos dias de hoje. Muitos de nós vivemos nas nossas inboxes, verificando o email a toda a hora, até mesmo antes de ir dormir, como se o mundo acabasse caso não o fizessemos. Eu, felizmente, tenho estado cada vez menos tempo online (cortei em várias coisas), mas o email é mesmo necessário, sobretudo para o trabalho. No entanto, já não deixo que seja o email a controlar o meu tempo.

Quando ver o email

Apesar do que dizem muitos especialistas em produtividade, eu tenho que ver o email logo de manhã (e não sou a única); apercebi-me de que consigo focar-me melhor no trabalho se souber que já resolvi ou tratei de coisas que entretanto chegaram por email. Ter a caixa de entrada limpa traz-me mais calma, de facto. Mas não vejo o email às 6h da manhã quando me levanto, mas sim por volta das 9h, quando chego ao trabalho. Também não consigo ver o email só duas ou três vezes por dia; prefiro ver mais vezes e ter poucos emails de cada vez. 

Mensagens recebidas

Como disse, gosto de ver a caixa de entrada a zero, portanto é importante limitar as mensagens que lá chegam. Para tal, anulei a maioria das subscrições que me chegavam, assim como notificações do facebook e de outras redes sociais.

Quando responder

Os emails de trabalho ou outros importantes são logo processados, ou seja, respondo e arquivo. Emails de trabalho que requerem uma resposta mais elaborada ficam na inbox para que não me esqueça deles. Emails pessoais não urgentes... estes tenho demorado algum tempo a responder... Costumo ir juntando os emails e respondo a todos num dia só, geralmente ao fim de semana, todas as semanas ou quinzenalmente.

Como responder

Para não perder muito tempo com email, sobretudo com emails não relacionados com trabalho, comecei a dar respostas muito curtas e directas. Quando comecei a usar email regularmente, há 12 anos, escrevia como se de uma carta em papel se tratasse. Agora não. O email é um meio de comunicação mais informal e as minhas mensagens e respostas mais ainda. 

Em mensagens para pessoas com quem tenho confiança, nem sequer assino Rita, mas sim R, e não costumo escrever bom dia, boa tarde ou algo do género; um Oi, quanto muito. Já dei respostas de uma palavra só (ok ou sim) e às vezes só escrevo uma coisa rápida no assunto e nada no corpo da mensagem (por exemplo, liga-me). Em mensagens para pessoas com quem tenho menos confiança ou emails mais oficiais, escrevo como deve ser, claro!

Muitas leitoras devem estar familiarizadas com o meu minimalismo nos emails. Recebo muitos emails de leitoras que me contam as suas histórias, como é que mudaram as suas vidas graças a este blog - e eu adoro ler estes testemunhos! Leio tudo, com muito gosto, mas dou sempre respostas curtas...

Organização do email

Como sabem, sou fã do Gmail e todas as minhas contas de email, incluindo a do trabalho, são recebidas numa só conta do gmail (mais dicas sobre o gmail aqui e aqui). Simplifiquei as pastas que tinha no gmail e actualmente tenho três pastas (work, blog, pessoal) com várias sub-pastas (por exemplo, archive e waiting).

Email no smartphone

Eu estou rendidíssima ao smartphone e muitas vezes de manhã, antes de sair de casa, verifico rapidamente os emails no telefone e apago logo o que não interessa, para ter menos emails na inbox quando chegar ao trabalho. Não me dá muito jeito escrever no telefone, mas para ler e apagar, é óptimo!

E vocês, como é que utilizam o email no dia a dia?