O ritmo de trabalho

Eu gosto de organização e estrutura. Gosto de ter as coisas pensadas e planeadas e funciono muito melhor se souber exactamente como é que vai ser o meu dia. Para algumas pessoas isto pode parecer estranho ou exagerado (sobretudo se fores P de acordo com o MBTI), mas somos todos diferentes e o que funciona para uns não funciona para outros.

Eu gosto sobretudo de rotinas. Ou ritmos, que soa sempre melhor. Não gosto de surpresas de manhã nem à noite, se perturbarem os meus ritmos diários. Também tenho um ritmo bem definido no trabalho e, infelizmente, uma quebra nesse ritmo deixa-me mais distraída e procrastinadora durante o resto do dia...

Neste post quero então partilhar a minha rotina no trabalho. O meu trabalho, neste momento, envolve muita escrita, muita análise de dados, mais escrita, e algum trabalho de laboratório. Eu gosto do sistema de produtividade do Leo Babauta, o Zen To Done, que é uma simplificação do GTD misturado com outros sistemas de produtividade. Eu gosto. A imagem acima é uma folha que tenho na minha agenda, para me guiar quando estou perdida... 

> Processar

A informação (emails, telefonemas, etc.) que chega até mim é processada de diversas formas. Se for uma coisa rápida, faço logo. Se não interessar, deito fora (por exemplo, apago o email). Se for uma coisa que possa delegar, peço a alguma das minhas colegas (por exemplo, tinha várias caixas de pontas de micropipetas para encher há imenso tempo e num dia em que uma colega me disse que não tinha nada para fazer, pedi-lhe para fazer isso por mim). Se for informação importante, arquivo (posso guardar o email ou adicionar a informação à Dropbox, dependendo do que for).

Se for uma coisa que requer uma acção, então adiciono à minha lista de tarefas. Recentemente, voltei a usar o Toodledo. Gosto muito do Wokflowy, mas faltavam-me algumas funcionalidades... Uso o Toodledo de forma mais simples que a descrita neste post, pois não quero mesmo complicar e perder muito tempo com isto. Em vez dos 9 campos que usava, agora uso apenas 5 (folder, context, start date, due date e length). Simplifiquei ao máximo e por enquanto está a resultar.

> Planear

No dia anterior planeio sempre o dia seguinte. Se não planear o que vou fazer em determinado dia, o mais provável é passar a maior parte do tempo na internet (já aconteceu mais vezes do que me orgulho). Assim, gosto de estabelecer as tarefas mais importantes (MITs) - mas não necessariamente 3. Às vezes é só uma, mas é uma tarefa que me ocupa grande parte do dia. No meu trabalho não tenho assim muitas tarefas importantes que possam ser feitas rapidamente; as tarefas são geralmente mais longas, como fazer uma pesquisa de artigos sobre determinado assunto ou escrever as várias partes de um artigo ou ver x amostras ao microscópio. 

Planeio também as tarefas mais pequenas e menos importantes que tenho a fazer e geralmente faço-as todas de seguida, como enviar emails, fazer telefonemas, marcar algum equipamento, etc.

Por fim, nem sempre estabeleço Big Rocks para a semana, ou seja, coisas que quero fazer durante essa semana. Quando o faço, é na semana anterior, durante a revisão semanal.

> Fazer

É a parte mais importante de todo o processo! Para fazer as coisas, foco-me numa tarefa de cada vez; fazer várias coisas ao mesmo tempo não corre bem... Tenho tentado cada vez mais aplicar o mindfulness, ou atenção plena, no meu dia a dia, incluindo no trabalho. Se estou a fazer uma coisa, foco-me totalmente nessa tarefa. Nada mais interessa. Não quer dizer que de vez em quando não dê azo ao que me apetece fazer no momento. Se, por exemplo, estiver a meio de uma tarefa, mas sentir uma enorme inspiração para fazer outra coisa (como excrever um post para o blog), faço-o. Dantes sentia-me culpada quando isto acontecia, mas agora já não. É assim que sou!

Em relação à ordem em que realizo as tarefas, claro que as tarefas mais importantes (MITs) têm que ser feitas em primeiro lugar, mas eu não faço bem assim... Quando chego ao gabinete, ligo o computador, abro a agenda e o FlowKeeper (ou o Pomodairo - estou a ver qual dos dois gosto mais...) e faço um plano para o dia, atribuindo pomodoros a cada tarefa. O meu primeiro pomodoro é para fazer este planeamento, para ver emails rapidamente, para tratar das contas da casa e de outras coisas menos importantes. Eu não sou capaz de chegar ao trabalho e começar de imediato a trabalhar numa coisa importante. Preciso deste pomodoro inicial para me focar no que vem a seguir. No fim do dia de trabalho, mais um pomodoro para atar as pontas soltas. Responder a emails, planear o dia seguinte, arrumar a secretária...

> Sistema simples e confiável

Ter um sistema simples e confiável é essencial para que tudo isto flua sem problemas. Continuo a usar o Google Calendar para compromissos, deadlines e outras coisas com data específica, o Toodledo como lista de tarefas e projectos, o hyperdex e o bullet journal na agenda Arc para planear e gerir o dia a dia, o Gmail para todas as contas de email, o Evernote como arquivo de informação que encontro na internet, o Dropbox como arquivo para tudo o resto. Como eu gosto de experimentar coisas novas, mudo muitas vezes o sistema e as ferramentas que uso...

> Rever

Faço sempre a revisão semanal à sexta-feira. Olho para a agenda e para as listas de coisas a fazer, vejo o que fiz e o que não fiz, como aproveitei os dias, graças ao hyperdex, e planeio o que vou fazer na semana seguinte. Respondo a emails e gosto de entrar no fim de semana com a inbox completamente vazia! Durante o fim de semana ando mais descontraída e espontânea. Não uso o hyperdex, mas uso a agenda à mesma...

E é isto! Como referi, ando sempre à procura de novas ferramentas e por isso mudo o sistema muitas vezes. Não há um sistema perfeito para toda a gente e o que resulta para uns é terrível para outros... É por isso que é importante experimentar, testar as coisas e ver, na prática, o que é que funciona para a nossa realidade...

Se quiseres ler mais sobre o ZTD, podes encontrar aqui posts mais detalhados e um pdf com a minha implementação do ZTD.

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