A revisão semanal ~ The weekly review

A minha agenda, o tickler file, e a agenda de casa, tudo pronto para a revisão semanal!

My planner, my tickler file and my household book, all ready for the weekly review!

A revisão semanal é um dos pontos fulcrais do GTD. O objectivo é rever a semana que passou e preparar a semana seguinte. Geralmente faço a minha revisão semanal às sextas à noite ou sábados de manhã, e sigo estes passos:

The weekly review is one of GTD's fulcral points. The goal is to review the past week and to plan the upcoming week. I usually do my weekly review on friday evening or saturday morning and it goes something like this:

1) Esvaziar caixas de entrada

Além da caixa de entrada da agenda, as outras caixas de entrada são coisas do tipo telemóveis, PDAs, papéis soltos na carteira ou no carro, etc. No meu caso, esvaziar a caixa de entrada é ver o que tenho escrito na agenda, papelinhos na carteira, e papéis que guardo numa gavetinha de plástico na estante do escritório, geralmente correspondência que chega durante a semana. Com os papelinhos e toda a informação em cima da secretária, começo a organizar. Arquivar, jogar fora, mover para a lista de acções ou algum dia/talvez, ou transformar num projecto. Se for uma coisa que na qual não quero pensar naquele momento mas é importante e terei que pensar nisso algures no futuro, ponho no meu tickler file. 

1) Empty inboxes

Besides the inbox in the planner, inboxs may be things such as mobile phones, PDAs, loose papers in the wallet or in the car, etc. In my case, emptying the inbox means checking what is written in the planner, check my wallet and handbags for any loose papers, check mail that arrived during the week. Then, with all this information on my desk, I start organizing. File, toss out, move to the action list or someday/maybe list, or turning it into a project. If it is something important but not on that moment, something that I can deal with in a near future, I move it to the tickler file.

O meu tickler file, dentro de um arquivador Flyt.

My tickler file, in a Flyt magazine file. 

2) Ver tickler file

O tickler file é uma pasta onde tenho separadores A4 com os meses do ano (também tinha com os dias do mês, mas já não uso). É onde coloco papéis sobre os quais tenho que fazer alguma acção numa data específica, mas que não preciso perder tempo com eles antes dessa data. Por exemplo, bilhetes de avião ou comboio, exames para levar a uma consulta médica, contas para pagar numa data específica, etc. Na revisão semanal vejo o que tenho no tickler file para essa semana e processo essas coisas, que é adicionar ao calendário ou à lista de acções.

2) Check tickler file

The tickler file is a filling system divided into months (I used to have it divided also into weeks, but not anymore) where I store important documents (such as bills to pay, plain or train tickets, etc.) according to the future date on which each document needs action. For instance, I keep plain and train tickets there, as well as bills that must be paid in a specific day, medical exams that I need to take to a medical appointment, etc. During the weekly review, I check what’s in my tickler file for the upcoming week, and process it (add to the calendar, action list, etc.).

3) Rever calendário da semana anterior 

Vejo se me falhou alguma coisa e se for caso disso, movo para a semana seguinte.

3) Review calendar of the last week

Have I accomplished everything I was supposed to? If not, I move it to the upcoming week.

4) Rever calendário para a semana seguinte

Vejo se faz tudo sentido e relembro-me das coisas que tenho marcadas para essa semana (geralmente esqueço-me de coisas importantes como consultas e assim...).

4) Review calendar for upcoming week

Does everything in my calendar make sense? It is also an opportunity to remind myself of my commitments for the upcoming week (I usually forget important things such as doctors’ appointments…).

5) Rever listas de acções 

Corro as minhas listas de acções todas e vejo se há alguma coisa que possa fazer de imediato. Calendarizo as acções que têm dia certo e as outras que pretendo fazer durante a semana, mas sem dia certo, escrevo no post-it que colo na agenda semanal.

5) Review action lists

I check all my action lists and see if there is anything I can do in that moment (sometimes is easy and quick things such as sending an email or making a phone call). I schedule the actions that must be done in a specific period and the things I want to get done during the week, but with no specific day, I write in a post-it and stick it to the calendar page.

6) Rever listas de projectos, algum dia/talvez e à espera

Risco o que já tiver sido feito ou que já não fizer sentido. É uma felicidade riscar items das listas!

6) Review projects, someday/maybe and waiting for lists

I cross out what is already done or whatever doesn’t make sense anymore. It’s such a good feeling to cross items out of the lists!

7) Sincronizar o meu calendário com o calendário familiar 

Tenho um calendário mensal A4 no frigorífico onde aponto as actividades e "compromissos" dos miúdos. Uma vez por semana sincronizo esse com o meu.

7) Synchronize family calendar with my planner

I have a big monthly calendar on the fridge where I write down my kids’ activities and appointments. Once a week, I synchronize that calendar with mine.

8) Planear menu semanal 

Vejo o frigorífico, o congelador e a despensa e planeio o menu para a semana, tendo em atenção as actividades e compromissos de cada membro da família.

8) Plan weekly menu

Check fridge, freezer and pantry and then make the menu for the week, considering all our schedules and activities for the week.

9) Fazer lista de compras

Consoante o menu semanal e as necessidades para a semana, assim faço a lista de compras. Os produtos que não se estragam para aí assim (como papéis, produtos de limpeza, leite, etc) compro no início do mês para mês todo, mas o resto compro semanalmente.

9) Make shopping list

According to the weekly menu and the contents of the freezer and pantry, I make a groceries list. I usually shop for imperishable items in the beginning of the month, and do weekly shopping for meat, fish, fruit and veggies.

10) Fazer revisão financeira da semana 

Eu controlo os movimentos das minhas contas bancárias num ficheiro do Excel e faço orçamentos mensais. Durante a revisão semanal, verifico o estado das contas e se batem certo com o orçamento (e altero-o, se necessário).

10) Make financial weekly review

I usually control my bank accounts on Excel and always make monthly budgets. During the weekly review, I like to check my accounts and compare it with the budget (and tweak it if necessary).

E é isto! Fácil, rápido e poupa-me muito tempo durante a semana!

And that's it! Easy, quick, and saves a significant amount of time during the work week!

PS - as queridas leitores que me pediram as folhas da agenda semanal, por favor mandem-me um email para busywomanstripycat (at) gmail.com, que eu envio o ficheiro (mas só para a semana, que agora estou na Grécia e não tenho o ficheiro comigo...).