02/09/2011

Agenda GTD - como começar

(Dear non-portuguese speaking readers - this is just another post on the GTD method; you may find previous ones here)

Queridos leitores, como estão? Como tenho visto muitos comentários e posts sobre o método GTD e a agenda GTD e muitos leitores interessados em organizar a sua vida, pensei que era uma boa ideia descrever mais a fundo a agenda GTD, ou melhor, a minha adaptação do método GTD. Aqui vai:

Fazer uma agenda que se adequasse às minhas necessidades de organização e gestão do tempo foi o meu primeiro passo em direcção a uma vida mais simples. Como diz Jillian Michaels, famosa treinadora do reality show norte-americano The Biggest Loser, se falharmos no planeamento, planeamos falhar. Acredito que com rotinas e com um planeamento cuidado e realista das actividades diárias, o dia-a-dia corre melhor e com menos stress, sobrando mais tempo para… enfim, aproveitar a vida!

Desde a adolescência que sou fã de agendas. Lembro-me de comprar o meu primeiro filofax na Rua do Ouro, em Lisboa, deveria ter 14 ou 15 anos. Desde então, a compra de uma agenda nova todos os anos tem sido uma tradição de que não abdico. Já tive agendas de vários tamanhos, vários formatos, várias cores. Estas agendas sempre me serviram bem e ajudaram-me a não me esquecer dos mais variados compromissos, como frequências e exames, aniversários, encontros com amigos, consultas médicas, até feriados e férias. No entanto, com o passar dos anos e o aumento das minhas responsabilidades e afazeres tanto em casa como no trabalho, estas agendas revelaram-se básicas demais para uma boa gestão e planeamento da minha vida. Comecei a fazer listas de coisas a fazer (as famosas to-do lists) que invariavelmente ficavam esquecidas em casa. Comecei a planear ao detalhe o trabalho diário no laboratório, esquecendo-me de consultar a agenda de modo a não sobrepor uma marcação para utilização do microscópio com uma consulta no dentista. Cheguei a ter uma agenda pessoal e uma outra só para o planeamento do trabalho, esquecendo-me de sincronizar as duas…

Apercebi-me então que precisava de uma ferramenta onde pudesse planear toda a minha vida. Tudo, desde o trabalho de laboratório e o trabalho ao computador, as idas ao ginásio, os livros para ler, os arranjos para fazer em casa, até às ideias para o blog e projectos de costura. Um único sítio que agregasse todos os aspectos da minha vida e assim me permitisse uma melhor gestão do meu tempo. Foi então que descobri o método Getting Things Done.

GTD é um método organizacional criado por David Allen, que assenta no princípio que devemos registar tudo o que nos ocupa a cabeça, nomeadamente tarefas e acções que temos que completar. Assim, ficamos livres para nos concentrarmos na tarefa que temos que fazer no momento, sem nos preocuparmos com o resto.

Geralmente, esse local de captura da informação toma a forma de uma agenda. Mas não é uma agenda qualquer, como as descritas acima. É antes uma agenda personalizada, com várias secções que permitem a organização e gestão de acções e projectos quer pessoais quer profissionais.

Mas vamos então ver a minha agenda. Baseei-me nos princípios do GTD, mas ajustei-a às minhas necessidades.

A minha agenda é simplesmente um dossier de argolas A5, que cabe facilmente dentro da mala – para que a agenda seja verdadeiramente útil na organização do dia-a-dia, deve andar connosco a maior parte do tempo. Geralmente levo a minha agenda para o trabalho, mas deixo-a em casa ao fim-de-semana. Na falta da agenda, há outras ferramentas que podem ser usadas para capturar informação, mas falaremos disso mais adiante.

Para fazer a minha agenda precisei do seguinte material:

- dossier de argolas tamanho A5
- conjunto de separadores de papel ou plástico
- envelope plástico com fecho
- folhas brancas (para imprimir a agenda semanal)
- folhas pautadas A5 (para as outras secções)
- esferográfica



As secções que tenho são:

~ Inbox ou caixa de entrada

A caixa de entrada ou inbox é o primeiro separador da agenda e consiste em algumas folhas pautadas, lisas ou quadriculadas – é indiferente. Nestas folhas escrevo toda a informação que chega até mim, sejam ideias, pensamentos, lembretes de coisas a fazer, e-mails para enviar, telefonemas a fazer ou informação dada por terceiros, que não tenho tempo de processar, ou seja, informação na qual tenho que pensar ou sobre a qual devo tomar decisões, mas não naquele momento. Mais tarde, seja umas horas depois ou durante a revisão semanal, com tempo e calma, volto a olhar para o que escrevi na caixa de entrada e aí sim, processo a informação. Processar a informação pode ser marcar no calendário (por exemplo, uma consulta médica), escrever na lista de acções (um e-mail importante que tenho que enviar), mover para a secção algum dia/talvez (se for algo que eu quero fazer, mas não é importante nem urgente na altura), arquivar para referência futura, etc. A ideia aqui é arrumar cada pedaço de informação que caiu na caixa de entrada, de forma a não ter que pensar mais isso até chegar a altura certa.
Mas não é só o separador da agenda que serve como caixa de entrada. Tenho um envelope de plástico no início da agenda onde guardo papéis que me vão chegando às mãos durante o dia, como circulares da escola, recibos, etc. Uma caixa de entrada é, por definição, qualquer sítio onde chega informação que deve ser processada. Assim, tabuleiros de papéis, caixas de e-mail, a nossa própria caixa do correio, são também caixas de entrada. Seja como for, qualquer uma destas caixas de entrada deve ser limpa com frequência através do processamento da informação que contêm.



~ Agenda semanal (calendário)

Esta secção é a típica agenda. Folhas com os dias da semana, seja um dia ou uma semana por página, com ou sem horas. Na agenda semanal aponto apenas acontecimentos desse dia (por exemplo, reuniões ou consultas), acções que têm impreterivelmente que ser realizadas ou completadas nesse dia (ex., acabar um trabalho ou fazer um telefonema importante) e informação relevante para esse dia (ex., o aniversário de alguém ou alterações à rotina diária). Não escrevo listas de coisas a fazer na agenda semanal, porque a vida acontece, e invariavelmente não consigo completar todas as tarefas que escrevi para esse dia. Assim, teria que reescrevê-las para outro dia, adicionando apenas entropia visual à agenda e stress à minha vida por não ter sido capaz de completar todas as tarefas naquele dia específico. Se precisar mesmo de listas de coisas a fazer na agenda semanal, prefiro escrevê-las num post-it e colá-lo na página da semana respectiva. Se tiver um dia bastante ocupado, cheio de coisas para fazer, prefiro planear detalhadamente o dia, usando o resumo diário (assunto para outro post).
Quanto às páginas do calendário semanal, costumava comprar agendas A5 com 1 semana em 2 páginas, que é o estilo que eu gosto, e arrancava as páginas, furava-as e colocava-as na minha agenda. Agora imprimo eu próprias as páginas da agenda, usando templates grátis disponíveis na internet. O template que uso foi tirado do site www.vertex42.com, mas alterei-o um pouco no Excel para se adaptar melhor às minhas necessidades (e à minha agenda A5).



~ Registo de despesas

Esta secção é a mais negligenciada. Eu bem tento apontar todas as despesas, mas muitas vezes esqueço-me... No entanto, controlo todas as minhas contas bancárias e respectivos movimentos num ficheiro do excel, e também faço religiosamente orçamentos mensais - nem saberia viver sem eles...

~ Listas de acções

A secção seguinte engloba várias listas de acções, que são tarefas que têm que ser feitas ou completadas num futuro próximo e assim que tiver tempo, como enviar um e-mail, fazer um telefonema, costurar umas almofadas ou planear uma saída de campo. Como tenho sempre várias acções a realizar nas diversas áreas da minha vida, dividi as listas de acções com base no local onde tenho que estar para realizá-las, tal como sugere David Allen. Assim, tenho seis listas de acções: gabinete (tenho que estar no gabinete no trabalho para fazê-las), laboratório (trabalho de laboratório que obviamente só pode ser feito no laboratório), recados (acções fora do trabalho e fora de casa, como ir comprar qualquer coisa ou ir a algum sítio tratar de assuntos), casa/família (tudo o que tenha a ver com a casa e a família, como limpezas específicas a fazer, coisas para arranjar, cantos para redecorar, etc.), crafts (projectos de costura que quero fazer) e eu (coisas só minhas, geralmente para o meu bem-estar).



~ Projectos

Os projectos são listas de várias pequenas acções que são necessárias para completar um todo. Projectos para mim são, por exemplo, escrever um artigo científico (que se divide em pesquisar, ler outros artigos, ter ideias para o meu artigo, escrever o artigo e finalmente submetê-lo a uma revista), planear uma remodelação em casa (por exemplo, a remodelação do quarto dos meus filhos envolveu arranjar a varanda, transformá-la em marquise, planear a compra da mobília mais adequada, etc.).



~ À espera

Há quem junte esta lista ao separador das listas de acções, mas eu prefiro tê-la em separado. A lista “à espera” engloba acções e projectos que são importantes para mim, mas dependem de outras pessoas para serem feitos ou completados. Tenho esta secção dividida em encomendas (produtos para o laboratório que encomendei), facturas (as facturas dos produtos que encomendei, que nunca vêm ao mesmo tempo que as encomendas e eu gosto de ter tudo controlado), e outros (tudo o resto, como livros que encomendei online e estou à espera que cheguem).

~ Algum dia/Talvez

Esta lista reúne acções e projectos que eu gostava de fazer um dia, mas que não são importantes ou urgentes neste momento e com os quais não posso agora perder tempo. Mais uma vez o separador tem três folhas, para trabalho (por exemplo, pequenos trabalhos de investigação ou artigos para escrever), casa (mandar afinar o piano, renovar a cozinha) e eu (fazer depilação definitiva, tratar os derrames nas pernas). Tenho uma quarta folha intitulada Wishlist, ou seja, coisas que quero comprar, mas não preciso realmente delas; a maior parte dos items desta lista são livros, mas também um tapete para a sala que ando a namorar há imenso tempo e uma cadeira nova para o escritório de casa.



~ Mix

Como o nome indica, esta secção é uma miscelânea de informação, mas toda devidamente organizada. Começa com uma folha com informação de emergência (números de telefone importantes, como polícia, bombeiros, família, médicos, etc.), seguindo-se uma outra com dados pessoais dos quatro habitantes cá de casa (números dos cartões de cidadão, SNS, NIF, etc., números de contas bancárias e coisas assim). Tenho ainda folhas que foram arrancadas de outras agendas com mapas, feriados, conversão de medidas e informação deste tipo. Segue-se uma folha com datas importantes a não esquecer, mas que são num futuro um pouco mais distante e portanto não têm lugar no calendário do ano em que estamos (por exemplo, datas das nossas vacinas do tétano e vacinas dos miúdos). Tenho também uma folha onde aponto coisas que empresto a outras pessoas (geralmente livros) e, por fim, algumas folhas com contactos telefónicos (mas só os mais importantes – todos os outros estão numa agenda telefónica em casa).

A última secção da minha agenda pode não fazer sentido para outras pessoas, mas para mim é importante – é o registo semanal do exercício físico que faço. Mais uma vez, é um simples template do site www.vertex42.com.



E basicamente é isto! O importante é cada um de nós estabelecer as suas prioridades em termos de organização e gestão do tempo e das actividades, e criar uma agenda em função das suas necessidades, em vez de termos que nos adaptar a uma agenda produzida em massa para milhares de pessoas… É verdade que este tipo de agenda feita em casa pode não ser visualmente tão apelativa como as outras, mas podemos sempre embelezá-las um pouco. Foi o que fiz com a minha agenda, aqui.



Não nos podemos esquecer que para a agenda funcionar (e a vida manter-se organizada) temos que fazer a revisão semanal. Mas mais sobre isso noutro post, que este já está enorme!

Mas espero que tenham ficado mais esclarecidos! Qualquer dúvida, estou à distância de um clique! Ah, e caso tenham reparado nas fotos, as secções da minha agenda (e outras coisas) estão escritas em inglês. Não me perguntem porquê, eu sou portuguesa, sempre vivi cá, mas há coisas que simplesmente são mais fáceis de escrever em inglês... (manias!)

Já agora, se estiverem mesmo interessados nisto do GTD, podem sempre dar um pulinho ao site do David Allen, que ele tem lá montes de pdfs grátis com imensa informação sobre o método.Vejam aqui. E claro, comprar o livro também ajuda!

Também podem achar estes links interessantes: mais coisas que escrevi sobre o GTD, gestão do dinheiro, rotinas e organização da roupa (aquiaqui e aqui).

36 comentários:

  1. Rita, como disse a Marianne e muito bem, não há palavras para agradecer esta partilha de algo tão teu mas que vai ajudar a mim e a muitos a ter/terem uma vida melhor! É uma verdadeira dádiva ter-te encontrado, e isso eu agradeço imensamente à Marianne! Obrigada as duas!
    Obrigada também por teres passado no meu cantinho! Fiquei muito feliz! :-D
    A minha tese é para finalizar o mestrado em psicologia clínica e o tema é verificar se existe relação entre o temperamento dos bebés - medido aos 10 meses - e o relacionamento conjugal. Já sei que sim. Apesar do temperamento ser um conceito mais associado a hereditariedade, um "mau" relacionamento conjugal irá afectar os cuidados parentais que por sua vez irão exacerbar a tendência de um temperamento dificil... Mas claro... isto é apenas uma resuminho...
    Beijinhos e muito obrigada por tudo! Mesmo!

    ResponderEliminar
  2. Numa altura em que andava com insónias, o meu marido dizia-me para escrever todas as minhas preocupações e tarefas, antes de me deitar, para desocupar a minha cabeça e dormir descansada. Ao ler o início deste post, foi um pouco de encontro ao que o eu marido disse. Além disso, lembrei-me do livro infantil: "As preocupações de Billy", que ensina as crianças a contar os seus medos e preocupações aos bonecos das preocupações, a metê-los debaixo da almofada, e estes encarregavam-se de se preocupar por ela (criança).

    De facto, planear, e ter onde recorrer para nos organizarmos, deixa-nos livres de preocupações.

    Beijinhos e bom fim-de-semana :)

    ResponderEliminar
  3. Ola Rita,
    Tudo bem?
    Desde o ano passado que ando a tentar fazer a minha Agenda. Já arranjei o dossier, os separadores, ..., mas não consigo elaborar a weekly planer!!!
    Complico-me toda, seja no office ou noutro site de agenda e calendário!! :(
    Mas obrigada pela ajuda :)
    Milu :)

    ResponderEliminar
  4. Mais uma vez, milhões de obrigadas!!! Já me organizei, já adaptei o método à minha vida e já me colei à minha agenda (onde eu estou, ela está!). Adicionei uma última secção, muito importante para mim, que ando a ver se passo de marmota a lontrinha, vá: um food log, onde aponto tudo o que como, diariamente.

    Curiosamente, aquela parte da gestão das despesas é muito simples de fazer, para mim: assim que compro qualquer coisa ponho o talão num envelope que pus no início do dossier e depois processo. E se, por alguma razão, faço uma compra sem talão, escrevo logo na inbox ou numa nota no telemóvel, para não me esquecer.

    Enfim, esta descoberta tem sido maravilhosa! Ando feliz, feliz!

    Beijos!

    ResponderEliminar
  5. E eu fico super feliz com este feedback positivo e por conseguir ser útil a outras pessoas! Muito obrigada!

    ResponderEliminar
  6. Bom dia, Rita.
    Procurei alguns modelos de agenda semanal e não consigo encontrar o modo como gosto de ver disposta a semana, exactamente em duas páginas como aqui apresenta.
    Onde encontrou? É possível disponibilizar o link?
    Bjhs

    ResponderEliminar
  7. Olá Kate,
    A agenda semanal está no site vertex42, mas alterei o ficheiro original. Se quiseres, manda-me o teu email que eu envio-te o ficheiro!

    ResponderEliminar
  8. Olá Rita,

    Aderi a este sistema e já algum tempo que uso o teu modelo de agenda- simples, prático e eficaz. Resulta mesmo! Fiz umas pequenas alteracoes para se adaptar melhor às minhas necessidades e devo dizer que estou bastante satisfeita. Obrigada pela partilha!

    ResponderEliminar
  9. Rita, este teu post caiu-me do céu. Nem imaginas como te estou agradecida. Adorei, adorei e adorei e estou tentada em hoje mesmo arranjar todo o material necessário para começar a construir a minha agenda personalizada. Mais do que ter uma agenda é importante que ela funcione em todos os aspectos da nossa vida e acho que a tua funciona plenamente, além de ser simples e prática. Achei-a simplesmente genial.
    Se tiver dúvidas, já sabes que te vou chatear. Não tenho culpa que te metesses a jeito :D
    Estou simplesmente eufórica depois de ler este teu post.
    Obrigada, obrigada, obrigada.
    Mil beijinhos

    ResponderEliminar
  10. Olá!
    Já ando há algum tempo para fazer esta agenda, mas nunca mais me decido! Tomei conhecimnto do método aqui no teu site e parece-me óptimo.Obrigada pela descrição pois torna-se mais simples ler aqui e ver na prática como alguém faz! O que eu gostava mesmo era fazer isso electronicamente, mas como não ando sempre com o netbook atrás de mim não sei se é prático. Já ponderaste isso? Tenho receio que a agenda se torne muito pesada na carteira...
    Beijinhos e mais uma vez obrigada

    ResponderEliminar
  11. Olá!

    Ando há imenso tempo a pensar que preciso de me organizar. As contas de email, as mensagens no telemóvel, as gavetas, as contas, as coisas que tenho que fazer, os livros... Tanto! "Tropecei" neste post e já li todo o blogue. Muitos parabéns :) Vou sem dúvida experimentar este método. Obrigada! Beijinho*

    ResponderEliminar
  12. Rita, vim aqui parar através da marianne (como a maioria das que aqui estão neste post, penso eu) precisamente pelos elogios que fez ao teu método de organização. Andei a petiscar daqui e dali mas realmente com este post é muito mais fácil e organizado de entender. Obrigada por te dares ao trabalho e por partilhares connosco!

    Beijinho!

    ResponderEliminar
  13. Ria tenho uma pergunta (e confirmação), o envelope de plástico de que falas anda sempre na agenda, certo? Como é que o prendes? Existem já com furos incorporados? É que eu nunca vi e já tentei fazer incorporá-los nalguns dossiers mas se os furar eu, o tamanho do envelope fica automaticamente reduzido e não abre como deve de ser.

    Obrigada

    ResponderEliminar
  14. Só Sedas, o envelope é tamanho A5 e furei-o, mas como é grande, dá à mesma para guardar papéis lá dentro!

    ResponderEliminar
  15. Fiquei fascinada com este post, não conhecia mas sei que me vai dar um jeitão.
    Já estou a tratar de tudo para a minha agenda e vou adicionar mais uma coisa nela Despesas Mensais. Não é propriamente um orçamento mas sim uma folha onde vou apontar todos os gastos do mês(compras, saidas, medicos, e até mesmo os cafezinhos) para no final do mês perceber onde posso cortar.

    No entanto estou com uma dificuldade muito grande em fazer o planeamento semanal. As folhinhas não me saem nada bem, e quando olho para as tuas giras giras passo-me. eeheh.
    Ha alguma forma de as disponibilizar?

    ResponderEliminar
  16. Também gostei muito dest post. Tenho o hábito de adquirir uma agenda convencional todos os anos, mas realmente não corresponde a tudo o que preciso para organizar as tarefas do meu dia a dia... Obrigada pela partilha, vou fazer uma só minha ;)

    ResponderEliminar
  17. Excelente método. Sigo uma agenda no formato convencional, com uma página por dia e invariavelemente não consigo fazer tudo naquele dia ou então, gostaria de ter lugares para anotação de desejos, coisas a comprar, coisas a fazer, músicas que gostei, alguma sugestão de amigo. Anoto na agenda, e fica pra trás ao virar a página!
    Ano q vem vou fazer uma agenda igual a sua. Perfect!
    Bjs
    Lu
    http://eu-espelho.blogspot.com/

    ResponderEliminar
  18. Era mesmo o que precisava. Obrigada:)

    ResponderEliminar
  19. Acho que vou seguir as tuas dicas relativas ao planeamento GTD :) talvez com algumas adaptações como fez a Marianne, porque me fazem mais sentido, mas acho muito útil escreveres sobre isso aqui!
    Obrigada!

    Beijinhos*

    ResponderEliminar
  20. Boa Tarde

    Acho este método excelente, mesmo o que precisava para organizar a minha vida.
    No entanto não estou a conseguir arranjar a parte da agenda propriamente dita. Será que me podia enviar para o meu email a sua? Isto se não se importar claro. (patriciadanyela@gmail.com)
    Muito obrigado desde já
    Patrícia

    ResponderEliminar
  21. Ola Rita,
    Podes enviar-me a dita agenda semanal?
    Tb dá em Português?!
    Um beijinho, Lu
    Obrigada

    ResponderEliminar
  22. O e-mail: marialfilipe@gmail.com
    :)

    ResponderEliminar
  23. Ritaaaa... eu tb quero!! meu email é luna.dorata@gmail.com
    Amei seu blog!! virei fã!
    Parabéns :D

    ResponderEliminar
  24. Boa tarde Rita,
    Apenas hoje me cruzei com o seu blog e estou a adorar! À semelhança de outras "leitoras" também eu não me entendo muito bem com excel (e trabalho eu com Illustrator). Será que me podia enviar o ficheiro da agenda de 2011.

    Muito Obrigada

    ResponderEliminar
  25. Olá, Rita!
    Estou a um oceano de distância, mas se falamos a mesma lingua podemos nos comunicar tão bem quanto se estivéssemos tomando um chá. Esse post foi de muito grande ajuda, pois estou começando a tentar uma nova forma de organização. As fotos e exemplos ajudarão a deixar o post ainda mais rico, parabéns!

    Obrigada!

    Stephanie
    from Brasil.

    ResponderEliminar
  26. Boa tarde, Rita

    Só agora comecei a aderir à forma minimalista. Antes apontava tudo mas em locais separados(blocos, agendas, excel...) o que deu uma grande salgalhada. Será que ainda me pode disponibilizar o seu modelo de agenda, por favor?(email: menfisergo@gmail.com

    Obrigada pela partilha que muito me tem inspirado.

    ResponderEliminar
  27. Cíntia Cristina22/12/11, 01:22

    Olá Rita, sou uma leitora do Brasil e gostei muito da sua agenda semanal desta forma, mas não consegui alterá-la no Excel. Você poderia enviá-la para o meu e-mail, por favor?

    cintiac.ferreira@yahoo.com.br

    Obrigada e parabéns pelo blog! Sempre o acompanho e adoro todos os seus posts!

    ResponderEliminar
  28. olá outra vez. quem procura sempre alcança. Ja descobri o teu post. mas o meu pedido mantem-se mandas-me as templates? annalua.ana@gmail.com,brigada jocas

    ResponderEliminar
  29. Olá rita, pode me mandar o weekle planner?
    tentei fazer como o seu, mas para imprimir não fica correto.

    rs_aline hotmail com

    obrigada

    ResponderEliminar
  30. Olá
    Tba ando a organizar a minha agenda, mas não consigo fazer o calendário, será que me podia enviar por mail?

    voltaraopesoideal@gmail.com

    ResponderEliminar
  31. Olá

    Adoro o seu blog, estava a ver os posts anteriores qd vi este, já estou a organizar a minha capinha eheh
    Não consegui foi fazer o donwload do calendário,será que me o podia enviar para o mail?
    voltaraopesoideal@gmail.com
    bjinhos

    ResponderEliminar
  32. Este comentário foi removido pelo autor.

    ResponderEliminar
  33. Este comentário foi removido pelo autor.

    ResponderEliminar
  34. Olá Rita,

    Parabéns pelo blog amei as dicas... =D
    Sua agenda está muito legal!!
    Procurei no vertex42.com o template com 1 semana em 2 paginas mas não encontrei. Por gentileza, envie uma cópia pra mim por e-mail ?!?!?

    rosiane_beth_sil@yahoo.com.br

    Obrigada

    ResponderEliminar
    Respostas
    1. Olá,
      eu já não uso a agenda em papel, já não tenho os templates...

      Eliminar

Obrigada pelo comentário!

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...