A minha vida simplesmente perfeita - parte II

Há uns anos escrevi um post sobre todas as mudanças que fiz na minha vida e cheguei à conclusão que tinha uma vida perfeita! Esse post era falso, uma brincadeira, um sonho - era, no fundo, como eu gostaria que as coisas fossem... Umas coisas eram verdade, outras (ainda) não.

E hoje, passados 4 anos, onde é que estou? Vou revisitar essa lista de coisas perfeitas e ver se correspondem à realidade...

- Sou madrugadora. Venci a preguiça, levanto-me às 6h da manhã (ou mais cedo), pratico yoga e meditação durante quase 2 horas e consigo despachar-me a mim e aos miúdos nas calmas de modo a chegarmos todos a horas à escola e ao trabalho.

Com muita pena minha, nos últimos tempos não tenho nada de madrugadora... Deito-me tarde e, portanto, não consigo acordar cedo. É uma coisa a mudar, porque sinto-me muito melhor quando funciono ao contrário. Obviamente não tenho tempo para quase 2 horas de yoga e meditação, mas quero mesmo voltar a tornar isto verdade em breve...

- A minha prática diária de yoga não falha; quando me levanto antes das 6h estudo, escrevo, leio, e aquelas duas horas de yoga, relaxamento e meditação são prioritárias na minha vida - e graças a esta prática, nunca andei tão calma e focada como agora.

Muitas vezes pratico à tarde. Tenho praticado menos porque faço natação e musculação e às vezes estou cansada e o corpo pede mesmo descanso. Mas, como já referi, o yoga voltará a ser prioritário em breve.

- Estabeleci vários menus semanais e respectivas listas de compras. Agora, em cada dia da semana sabemos exactamente o que é que vai ser o jantar, quem é que o vai cozinhar e sabemos que temos todos os ingredientes necessários em casa. E como agora vou sempre almoçar a casa (porque descanso meia hora depois do almoço, coisa que ajuda muito os madrugadores), os restos já não vão para o lixo.

Sim! Tenho feito os menus e respetivas listas de compras! Ajuda imenso! E sim, também costumo ir a casa almoçar restos - aproveito tudo! Mas já não descanso meia hora depois do almoço... porque já não me levanto cedo...

- No trabalho sou um ninja da produtividade. Uso o sistema do Zen To Done, o Google Calendar e o Evernote para me organizar, os Pomodoros para me focar, e a motivação de ver as coisas feitas para continuar a trabalhar concentrada e com vontade. Não trabalho horas a mais e consigo fazer imenso - porque já venci a procrastinação e as distracções.

Tem dias. Visto de fora, podem dizer que sim, que eu faço imenso, mas eu, como me cobro sempre muito, acho que... tem dias... Continuo a usar o GCal, os pomodoros, diversas ferramentas digitais, e há dias em que trabalho feita maluca, mas outros dias não faço nada... bipolaridades...

- A minha casa está sempre decentemente limpa e arrumada. Estabeleci uma rotina de limpeza simples (fazemos um pouco todos os dias) e com muito pouca tralha em casa conseguimos deixar tudo a brilhar em pouco tempo. E nem pensar fazer limpezas ao fim de semana.

Estive uns anos sem empregada (quando escrevi o post original não tinha), mas ela voltou e trata das limpezas. Ao fim de semana costumo dar uma aspiradela e vou fazendo as rotinas da roupa. Tenho pouco trabalho nesta área e a casa costuma estar sempre em condições...

- Os fins de semana são para a família. Fiz listas de actividades para fazer com os miúdos em casa e uma de sítios novos que queremos visitar. Assim, há sempre coisas para fazer ao fim de semana. A actividade física ao fim de semana é muito importante para nós, e isso inclui passeios de bicicleta e yoga em família (sim, todos a praticar yoga!).

Ah, ah, os fins de semana são para estudar e fazer trabalhos da psicologia! Mentira, geralmente ao sábado é descanso total, mas ao domingo trabalho. Passeamos de bicicleta (quando está menos calor) e fazemos coisas juntos. Os miúdos já não alinham em certas coisas porque estão naquela fase da pré-adolescência, mas continuamos a fazer atividades em família.

- Cada vez se vê menos televisão em casa. Em vez disso, jogamos mais às cartas e jogos de tabuleiro, ponho os miúdos a fazer desenhos ou a brincar um com o outro, sentamo-nos na varanda a ver o mar lá ao fundo... 

Continuamos com uma televisão na sala, mas agora os miúdos também têm uma no quarto... pré-adolescência. Eu vejo muito pouca; atualmente é só a Teoria do Bing Bang e o Mayday Desastres Aéreos; estou ansiosamente à espera da última temporada do Scandal.

- Leio pelo menos 1 livro por semana; readquiri o hábito de ler um pouco antes de dormir. Também comecei a escrever um diário com os meus pensamentos e reflexões.

Este ano ando a ler menos que o normal, mas leio sempre à noite na cama. Agora estou a fazer uma maratona de João Tordo. Raramente escrevo no diário - só quando estou mesmo preocupada com alguma coisa (por isso, deve ser bom sinal não escrever nada...)

- Sou implacável com o orçamento, que é bem planeado e cumprido. Procuro sempre maneiras de poupar, mas sem perder a qualidade (na comida, por exemplo, prefiro pagar mais por produtos biológicos da região) e priorizando certas coisas (actividades culturais, por exemplo) em detrimento de outras (como roupa...).

Sim, continuo implacável!! É um dos hábitos mais antigos que tenho! Acho que é desde 2010 ou 2011 que faço um orçamento mensal e aponto as despesas todas! Já nem saberia viver doutra forma... Continuo a preferir pagar mais pela qualidade e continuo a investir em experiências e não em coisas.

- Temos ritmos e rituais diários bem definidos e realistas. Mesmos nos dias em que chegamos mais tarde a casa, o jantar já está pensado e nunca mais andámos com correrias de um lado para o outro. Os miúdos também têm os seus ritmos diários, e nunca deixar para amanhã o que se pode fazer hoje é o mote. Todos os membros da família têm tarefas diárias bem definidas e todos as cumprem.

Sim, podemos dizer que sim. Uma máquina bem oleada, mas há sempre espaço para melhorar.

- Destralhei ainda mais a casa e neste momento não tenho nada que não precise ou que não use. E sei o sítio de tudo!

Ando sempre a destralhar! Sou completamente alérgica a tralha. Às vezes custa-me separar-me de certas coisas (como livros ou roupa), mas depois lembro-me do desapego...

- Apesar de ter muito menos roupa do que antes, tenho sempre coisas para vestir. Só compro roupa quando preciso e só uso roupa com a qual me sinto fabulosa. Quando está descosido, arranjo, e penso sempre em maneiras diferentes de usar a mesma peça de roupa - quanto mais versátil, melhor!

Sim, raramente compro roupa e geralmente é quando preciso de alguma coisa. Arranjo o que está estragado e tento usar as mesmas peças de formas diferentes. Voltei ao método sazonal de análise de cores e, portanto, às minhas cores (preto, branco, cinzentos, azul...), o que torna tudo muito mais fácil.

E é isto! Este exercício é giro - pensar em como seria a nossa vida perfeita, pôr no papel, e depois, claro, tentar tornar essa vida realidade, passo a passo...

Há meio ano que não mudo o meu sistema de organização!!

No passado escrevi muito sobre agendas e como organizo as coisas que tenho a fazer... Ao longo dos últimos 4-5 anos experimentei sistemas diferentes, softwares, agendas em papel, fiz umas, comprei outras, voltei ao digital... sempre na tentativa de encontrar o que melhor se adequa a mim, à minha vida neste momento, às minhas necessidades.

Sou conhecida por mudar com frequência os sistemas. A cada 2-3 meses, lá estava eu a experimentar uma coisa nova. Mas apercebi-me que uso a mesma agenda e o mesmo sistema desde o início deste ano; se o uso há tanto tempo, então é porque parece que funciona!

Mas qual é este maravilho sistema? Muito simples:

> Agenda em papel tamanho A6 (1 dia por página)

Quando a comprei, fiquei com muitas dúvidas por causa do tamanho. A6 parecia-me pequeno demais para todos os meus afazeres... Mas tem funcionado! Percebi que não dava ter uma parte para as coisas com hora marcada e outra parte com as coisas a fazer (como aqui ou aqui); preciso de ter tudo junto para perceber quando é que posso fazer as diferentes tarefas, sobretudo agora que tenho aulas e tenho que encaixar as coisas nos buracos.

Esta agenda tem um dia por página e as horas marcadas. Aponto os compromissos com hora marcada, como aulas e reuniões, e nos espaços livres aponto as tarefas que tenho para fazer. Tem funcionado muito bem! Há uns meses pensei trocar esta agenda por uma igual mas maior, tamanho A5, mas não me parece necessário... Tenho treinado a escrita com letra mais pequena...

> Google Calendar

Continuo a ser completamente dependente do GCal. Uso-o mais ou menos como descrevi aqui. No início de cada semana passo o que tenho marcado no GCal para a agenda, e estão os dois sempre sicronizados.

> Workflowy

Este programa continua a ser o meu preferido para organizar projetos e listas de coisas a fazer. Falei sobre ele aqui.

É um sistema bastante simples - mas tem funcionado muito bem!

Mais um sobre a organização do trabalho científico

Este post é pensado em pessoas como eu, dedicadas ao trabalho científico, mas não quer dizer que não seja transversal a outras situações. Já recebi vários pedidos para partilhar como é que organizo o meu trabalho, portanto, aqui vai.

O trabalho científico é um tipo de trabalho criativo que envolve geralmente a conjugação de muitas atividades diferentes: trabalho de campo e laboratório, análise de dados, escrita de artigos, muita Muita informação passa-nos pelas mãos e não há horas suficientes num dia para fazer conseguir fazer tudo. O cientista acaba por levar trabalho para casa, vem ao laboratório ao fim de semana, e mesmo quando está a tentar relaxar continua a pensar acerca dos seus últimos dados. A parte boa é que o cientista geralmente gosta daquilo que faz, portanto o trabalho nem parece trabalho... e fazê-lo é, na verdade, uma fonte de prazer.

Mas como lidar, de forma organizada e eficiente, com tudo aquilo que este trabalho envolve? Claro que não há receitas infalíveis e cada um terá que descobrir o que é que se adapta melhor a si. Eu estou sempre a tentar melhorar os meus sistemas, a tentar arranjar maneiras de fazer melhor as coisas...

Em primeiro lugar, tenho que planear tudo o que faço. Atualmente uso o Workflowy para fazer esse planeamento, como mostrei aqui. Uso também o Google Calendar e uma agenda em papel. Na agenda em papel planeio os meus dias. Desde que comecei a tirar o curso de psicologia, tenho que me organizar muito bem e planear exatamente, para cada dia, o que vou fazer e quando vou fazer.

Há uns meses comecei a usar uma agenda Hobonichi, linda, ótima qualidade, que funcionou muito bem. Mas quando as aulas começaram, voltei a sentir necessidade do caderninho, onde tenho mais liberdade para usar o espaço como for mais adequeado.

Basicamente, uso uma página por dia; num dos lados faço uma pequena coluna com as horas, das 8h às 20h, onde anoto as aulas, reuniões e outros compromissos com hora marcada. No resto do espaço aponto as tarefas para fazer, mais ou menos de acordo com a hora em que devo fazê-las. 

Por exemplo, a primeira tarefa na imagem acima (ir à Ria buscar água), era para ser feita logo de manhã, daí estar próxima das 9 h. A tarefa comprar fruta e pão está entre as 18h e as 19h, depois de sair do trabalho. A última tarefa, já no fim da folha, refere-se a um trabalho para uma das disciplinas do curso, que planeei fazer em casa, depois do jantar, daí estar já depois das 20h.

Uma das maiores fontes de informação (e papel) com que o cientista lida todos os dias são os artigos científicos. Temos que estar sempre a par do que vai sendo publicado na nossa área, portanto a leitura de artigos é das tarefas mais importantes que temos. 

Há já muitos anos que não imprimo os artigos. Tiro os pdfs que me interessam, guardo-os numa pasta do Dropbox e organizo-os no Mendeley. O Mendeley (e outros softwares para gestão de referências) é fantástico, pois permite organizar os atigos em pastas, atribuir-lhes etiquetas, sublinhá-los, escrever comentários, enfim, tem uma série de funcionalidades que facilitam imenso o trabalho. No iníco fazia-me confusão ler no monitor, mas acho que é uma questão de hábito. E se pensarmos que é melhor para o ambiente, não custa tanto.

Basicamente, tudo o que posso ter em pdf, prefiro ter em pdf do que em papel. Quem diz artigos, diz livros e outras coisas. Enquanto os meus colegas têm as secretárias e as estantes cheias de coisas, eu tenho (quase) sempre a secretária desempedida e a estante arrumada e cheia de espaço.

quase sempre arrumada... mas nem sempre...

Também uso o Evernote para organizar certas coisas, como sites da net que me interessam, artigos que quero tirar o pdf, sites de congressos para ir, coisas assim... Uso o Evernote tanto para coisas de trabalho como pessoais, pois as suas funcionalidades (pastas, etiquetas) permitem separar as coisas e ter tudo organizado.

Uma alteração significativa que fiz recentemente e que me tem facilitado bastante a vida foi juntar todos os meus projetos em curso num só dossier.

Não gosto de trabalhar em muitas coisas ao mesmo tempo, e por isso só tenho 5 separadores para projetos de trabalho no dossier (e só 4 estão ocupados). Em cada separador guardo todos os papéis, rascunhos, informações importantes relacionadas com esse projeto. Por exemplo, o quarto projecto (JPR) é um artigo que submeti e que estou agora a fazer as correções requeridas pelos revisores. Aqui tenho os comentários dos revisores e folhas onde vou escrevinhando coisas para fazer, para procurar, para acrescentar... Naturalmente que tenho uma pasta no computador que corresponde a cada projeto, onde guardo os ficheiros digitais correspondentes (manuscrito, figuras, tabelas, carta ao editor, resposta aos revisores, etc.).

Neste mesmo dossier tenho também o material das aulas do curso de psicologia (os separadores cinzentos, de 1 a 6, um para cada disciplina). Aborrecia-me ter dois dossiers e andar sempre com os dois para trás e para a frente. Assim, arranjei um dossier grande onde cabe tudo aquilo que necessita da minha atenção. No fim do dia, é só agarrar no dossier e se quiser trabalhar em casa tenho ali tudo o que preciso.

Tenho outros projetos, outras ideias que gostava de pôr em prática um dia, projetos que vão iniciar-se daqui a uns meses - o someday/maybe do GTD, num outro dossier. Ao seu lado, dois outros que são importantes: um com todos os meus artigos (aqueles de que sou autora ou co-autora) impressos, e outro com documentos importantes relacionados com trabalho (estatuto de trabalhador-estudante, e documentos que a FCT nos faz digitalizar, como declarações de aceitação, guardo aqui os originais).

Resumindo, é planear, organizar, gerir bem o tempo... e divertir-me pelo caminho!

Se tiveres questões ou quiseres saber em específico alguma coisa em relação aos meus métodos de organizar e planear o trabalho (não é o que os meus métodos sejam perfeitos, é óbvio, mas têm funcionado para mim), deixa um comentário! Obrigada!

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Como organizo o trabalho científico

Vários leitores já me perguntaram como é que organizo o trabalho académico. Para começar, a vida académica é bastante diferente das outras. Geralmente, os investigadores não têm horários de trabalho, não picamos o ponto, e não temos um chefe atrás de nós a exigir coisas (geralmente!). O investigador tem que gerir o seu tempo e o seu trabalho e saber priorizar as tarefas. Esta falta de estrutura claro que complica as coisas, e se uma pessoa não for bem organizada pode acabar por perder muito tempo a fazer coisas que não interessam...

Neste post vou então partilhar a minha maneira de organizar o trabalho académico. Já falei sobre isso em posts anteriores, mas como sabes eu estou sempre à procura da melhor maneira de fazer as coisas. Por outro lado, agora que voltei a ser aluna, tenho que planear e gerir o trabalho com mais cuidado para ter tempo para fazer tudo.

É geralmente no fim de agosto, início de setembro que planeio o ano letivo que começa, usando o Workflowy. Divido os meus objetivos de trabalho para esse ano em vários tipos:

> artigos para escrever (inclui também candidaturas a projetos)

> trabalho de campo/laboratório

> outras coisas 

Para cada um destes tipos de atividade, listo os artigos ou o trabalho específico que tenho para fazer, como se vê na imagem:

Geralmente dou-me 2 meses para cada artigo, o que inclui toda a análise de dados e a escrita propriamente dita. O trabalho prático, de campo e laboratório, já deverá estar todo feito quando começo a escrever o artigo.

Uma leitora falou-me na escrita de vários artigos ao mesmo tempo. Isso é coisa que nunca faço! Nunca escrevo mais que um artigo ao mesmo tempo. Posso combinar a escrita de um artigo com trabalho de laboratório, mas escrever dois artigos ao mesmo tempo drena demasiada energia, e acaba por não ficar nada de jeito. Tenho que concentrar os meus recursos mentais numa coisa só. Por exemplo, se estou a trabalhar num artigo e entretanto chegam as revisões de outro artigo, dedico-me completamente a este e o outro fica em espera. 

Atualmente estou numa fase de muita escrita e dou-me 2 meses para escrever um artigo. Já consegui escrever um artigo inteiro (este) em apenas 2 semanas, mas agora tenho aulas, tenho que estudar, tenho outras coisas para fazer, e 2 meses é um período de tempo mais realista. 

Pelo meio da escrita de artigos, tenho também trabalho de laboratório para planear e executar. Faço o mesmo tipo de planeamento no Workflowy (mais sobre o Workflowy aqui, aqui e aqui):

Depois, vão surgindo outras coisas pelo meio, que não estavam planeadas, como escrever resumos para congressos, dar aulas, rever artigos, que vou enfiando no planeamento semanal.

Com base neste plano anual, planeio depois o trabalho para fazer em cada mês. Aqui já considero trabalhos que tenho que fazer para o curso de psicologia e o estudo para frequências. 

Por fim, no início de cada semana decido o trabalho que quero completar nessa semana, e em cada dia planeio detalhadamente as tarefas que tenho para fazer.

Não é nada complicado, e ter um plano detalhado e realista ajuda imenso. De resto, ferramentas como o Workflowy, o Google Calendar e a agenda em papel ajudam imenso!

E os leitores que também fazem investigação científica, como planeiam o trabalho?

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Implementando o GTD || As ferramentas

O David Allen refere uma série de material de escritório que eu não uso e não tenho. Como faço a maioria do trabalho no computador, não tenho muito papel nem material de escrita.

A gaveta da minha nova secretária/estante tem muito espaço livre e num dos armários tenho papel, blocos, folhas A4 para a impressora, capas transparentes e pouco mais.

Em relação às caixas de entrada, no trabalho tenho dois tabuleiros de papel transparentes. Um diz IN - é, portanto, a caixa de entrada. O outro é onde coloco papéis para guardar ou para digitalizar.

Em casa não tenho tabuleiros de papel, mas sim estas duas caixas. Uma é a caixa de entrada, a outra é onde ponho papéis para arquivar, papéis para digitalizar (eu só guardo em papel aquilo que tem mesmo que ser - o resto é digitalizado), recibos para o IRS e uma capinha que funciona como tickler, mas sem divisórias.

O sistema é simples e tem funcionado. O segredo, claro, é esvaziar com frequência as caixas de entrada que incluem, além desta física, o telemóvel, o email e outros meios por onde recebemos informação.

A agenda... ah, eu adoro agendas e experimentar novos sistemas, novos designs e layouts... Desde julho que estou a usar uma Hobonichi, vinda diretamente do Japão. Adoro o papel, o toque, a qualidade, e tem imenso espaço para escrever. É que eu não uso a "agenda" apenas como agenda... A minha agenda verdadeira, no sentido que lhe dá o GTD, é o Google Calendar. É aí que tenho vários calendários onde aponto tudo aquilo que tem uma data específica. É assim há muitos anos e funciona lindamente. 

A agenda em papel tem várias funções: agenda propriamente dita, lista de coisas a fazer, diário de despesas e comida, caixa de entrada, enfim... está sempre comigo, por isso, quando preciso de apontar alguma coisa ou tenho alguma ideia, é nela que escrevo.

O meu sistema de arquivo é sobretudo digital. Uso o Evernote e o Dropbox e, como já referi, digitalizo tudo o que posso. O que tem que ser arquivado em papel está guardado nestes dossiers de argolas:

O David Allen ainda fala em caixotes de lixo (só tenho uma caixa pequena para a reciclagem de papel), máquinas etiquetadoras (tenho uma mas raramente uso) e coisas pequenas como post-its, clips e agrafadores...

Ora, uma coisa que gosto muito é fazer pequenos bloquinhos de papel usado para apontar seja o que for que me vier à cabeça. Por exemplo, estou no computador a escrever esse post e de repente lembro-me que quero pesquisar um determinado assunto na net. Como vou acabar primeiro de escrever o post, o mais provável é esquecer-me desse assunto... mas em vez disso aponto essa ideia num papelinho! Tenho bloquinhos destes em casa (no escritório, na sala, no quarto e na cozinha) e no trabalho e adoro-os! Faço uns maiores, outros mais pequenos, e assim despejo tudo o que tenho na cabeça para o papel - que afinal é uma das bases de todo o GTD!

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Reflexões sobre esta vida ocupada

Tanto tempo sem escrever!! Eu queria mesmo escrever mais neste espaço, mas o tempo não tem sido muito. Mas hoje lá arranjei um bocadinho para partilhar convosco algumas reflexões.

Como sabem, ou talvez não, desde setembro que voltei a ser estudante universitária. Além de investigadora na área das ciências do mar, sou agora aluna do 1º ano do curso de psicologia. Sempre quis tirar uma segunda licenciatura e achei que este era o momento certo. O balanço até agora é super positivo e o meu desempenho ultrapassou as minhas expectativas. Nunca tive tão boas notas como agora e no trabalho também tenho sido produtiva. Mas, claro, há coisas que ficam para trás. O blog, infelizmente, foi uma delas.

Eu acredito que conseguimos fazer tudo, mas não tudo ao mesmo tempo. Temos que estabelecer prioridades e dizer não a outras coisas. Estes últimos meses têm sido uma grande lição de organização, gestão do tempo e equilíbrio. Portanto, hoje gostava de partilhar algumas das estratégias que tenho usado para conseguir fazer (quase) tudo!

>> Não me separo do meu bullet journal! O bullet journal é a agenda que uso para planear as semanas e os dias. É lá que aponto compromissos e coisas para fazer em cada dia. (num post futuro explico melhor como o uso)

bullet journal, sempre

>> O Google Calendar continua a ser o calendário para tudo. No início de cada semana passo os eventos agendados para o bullet journal, mas todo o planeamento futuro é feito no GCal.

>> Voltei ao Toodledo para as tarefas e projectos. Agora, com frequências para estudar e trabalhos para fazer, preciso de uma ferramenta mais robusta como o Toodledo para não me esquecer de nada!

>> Comecei a organizar as finanças com o Kakebo - e ando muito mais consciente do dinheiro que gasto, o que pode ser assustador...

>> A prática de yoga e meditação é cada vez mais importante. Tenho feito yoga praticamente todos os dias e sinto-me com uma saúde excelente (tirando estas alergias de primavera), o que me permite aproveitar bem os dias no trabalho, não faltar às aulas e ser produtiva.

yoga em casa

>> Já dizia São Francisco de Sales (1567-1622), "Meia hora de meditação por dia é essencial, excepto quando estiveres ocupado. Então, é necessária uma hora inteira." Infelizmente, temos tendência a fazer o oposto - quando mais precisamos, é quando surgem todas as desculpas para não o fazermos. Tenho tentado contrariar essa tendência, fazendo do yoga e da meditação uma prioridade.

>> O site de yoga online que eu adoro, o Ekhart Yoga, continua a ser a minha opção preferida para praticar. Não vou a ginásios nem atividades de grupo, nem nada disso - faço yoga, muito yoga, com os professores maravilhosos do Ekhart Yoga!

>> Ando a comer menos, já emagreci e sinto-me muito melhor! Eu gosto de comer e, frequentemente, comia demasiado às refeições, ficando depois com aquela sensação horrível de enfartamento. Agora tenho comido muito menos, levo mais vezes o almoço para o trabalho, e noto as diferenças... na barriga e na roupa!

>> Quando vejo televisão, é porque quero mesmo ver. Não vejo tv só porque não há mais nada para fazer. Gosto de ver alguns programas e filmes de vez em quando. Agora andamos a rever o Harry Potter!

>> Continuo a ler livros à noite e aproveito outros momentos para ler, por exemplo, quando levo os miúdos às atividades. Andar ocupada não é desculpa para deixar de ler - aliás, ler desanuvia-me a cabeça, sobretudo antes de dormir! E ando também a ler os livros do Harry Potter!

>> Também aproveito quando vou com um dos miúdos às atividades para fazer as compras semanais. Dantes ia às compras de propósito, num dia específico, mas agora aproveito estes períodos de tempo.

enquanto espero... 

 >> Passo a roupa a ferro uma vez por semana. Mas eu nunca consegui estar apenas a passar roupa a ferro - tenho que ver televisão ao mesmo tempo, e assim junto o útil ao agradável. Tenho ali um cesto cheio que vou passar daqui a pouco a ver o Harry Potter e a Ordem da Fénix!

>> Já não me preocupo tanto com a limpeza da casa. O J. aspira todos os dias, eu lavo o chão uma vez por semana (mais, se for preciso, claro). Tenho limpo a minha casa de banho de manhã, enquanto me despacho, e limpo o resto em bocadinhos de tempo. Se olho e está sujo, pego num pano e limpo. Não há cá dias específicos nem ordens pré-definidas para as limpezas.

>> Incrivelmente, agora que ando muito mais ocupada, tenho tocado imenso piano! Costumo tocar sempre 10-15 minutos quando chego a casa, e um pouco mais ao fim de semana. Dantes passavam-se meses sem abrir o piano - agora, nem o fecho. (e recomecei também a tocar guitarra!!)

>> Tenho dormido muito melhor. No 1º semestre tive problemas de sono, mas, graças a estas estratégias, parece que esses problemas já estão completamente ultrapassados!

>> E por fim, obrigo-me a passar 24 horas seguidas, geralmente ao sábado, sem fazer absolutamente NADA de escola nem de trabalho! Agora os meus dias de trabalho/escola têm muitas horas - é o trabalho propriamente dito, interrompido para ir às aulas (se bem que não vou a todas), e mais 1-2 horas de trabalho depois dos miúdos irem para a cama. Por isso, durante um dia inteiro por semana não faço nada. Muitas vezes apetece-me e chego mesmo a planear tarefas na agenda, mas controlo-me - o cérebro também precisa de descanso!

Bom, o Harry Potter e a pilha de roupa para passar estão à minha espera!

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Post-its para organizar a vida

Ultimamente não me tem apetecido escrever. Aliás, quando penso que devia escrever alguma coisa para o blog, fico ansiosa. Ainda não percebi se é o famoso writer's block ou se é porque ando com demasiadas outras coisas na cabeça. É o trabalho, são as aulas de psicologia, são os demasiados livros que quero ler, são as actividades dos miúdos, é a casa para tratar, é a minha prática de yoga, e muitas outras coisas... 

Não é a primeira vez que me sinto assim, e nestas alturas fico diferente. Mais extrovertida, menos intuitiva, mais desorganizada. Fico o oposto do meu eu. E não gosto. O yoga, o mindfulness, este tipo de práticas ajudam-me, claro, mas aproveito sempre para repensar a minha vida. Avaliar o que faço, as minhas ocupações, as minhas responsabilidades. Basicamente, preciso de identificar o que é essencial e prioritário para mim, e eliminar o resto - é isto o minimalismo.

Então, primeiro listo as coisas que são de facto importantes para mim:

> a vida familiar

> o meu trabalho

> a nova licenciatura

> escrever no blog

> a minha prática espiritual

> tempo para ler e para pequenos outros projectos 

Acontece às vezes esquecer-me até dos projectos que tenho em mãos. Leio tantos livros ao mesmo tempo que me esqueço de quais estou a ler; quero fazer tantos projectos em casa que quando vou de facto iniciar algum, não me lembro de nenhum; tiro imensas receitas saudáveis da net, mas quando vou cozinhar não me apetece experimentar nenhuma delas.

É nestas alturas que tenho mesmo que fazer um brain dump - passar para o papel tudo o que tenho na cabeça. Tudo, mesmo. E depois decidir o que é importante e o que não interessa tanto. E priorizar uns e eliminar outros.

Como já referi, prefiro ferramentas digitais para capturar e para planear mais a médio e longo prazo, e papel para organizar e planear a curto prazo. Uso o Workflowy e o Google Calendar para o primeiro, e um caderno de linhas A5 para o segundo. Ultimamente comecei também a sentir necessidade de visualizar em simultâneo todos os projectos em que estou envolvida, em todas as áreas da minha vida. Percebi que tinha que usar uma ferramenta em papel e não digital para isto. E percebi que adoro post-its e queria incluí-los nesta visualização.

Assim, esta necessidade deu nisto:

É uma folha de papel de embrulho preto do Ikea (nem sequer é aquele papel que imita quadro de giz, mas também dá para escrever a giz e apagar) dividida em duas partes: do lado direito os dias da semana e do lado esquerdo as principais áreas da minha vida.

Assim, nos dias da semana colo os post-its das coisas mesmo importantes para cada dia, tipo deadlines ou frequências. Simples.

Nas áreas da minha vida coloco os post-its dos projectos que estão em execução - e limites para o número de projectos.

Por exemplo, o quadrado Reading serve para os livros que estou a ler - e o limite é 2 em simultâneo.

No quadrado Blog/Write/Do coloco coisas minhas: o post que estou a escrever no momento (um só de cada vez), um projecto de escrita mais longa (também um só de cada vez) e alguma outra coisa de desenvolvimento pessoal (também só um de cada vez), que neste momento é um curso online de mindfulness que estou a fazer.

No quadrado Home & Family são projectos para a casa e com os miúdos; neste momento estamos a fazer um rosa dos ventos para a escola.

No meu trabalho, Work, também só tenho um projecto de escrita (um artigo de cada vez) e um projecto no laboratório.

A única coisa que não controlo são os trabalhos e frequências do curso de Psicologia; neste quadrado, Psico, coloco post-its correspondentes a cada trabalho em andamento e a cada frequência para a qual tenho que estudar.

Para mim, o importante é ter um só projecto para cada área (tirando, como referi, para o curso, que não controlo). Assim, não me sinto sobrecarregada. E não me esqueço do que ando a fazer. Por exemplo, compro um novo livro e quero logo começar a lê-lo (é por isso que acabo por ler demasiados livros em simultâneo), mas assim lembro-me que estou a ler outros dois que têm prioridade. Assim, sinto-me menos assoberbada.

As coisas que quero fazer de seguida estão no quadrado Next: estas são mesmo as mais imediatas, não são projectos a médio nem longo prazo. Isso está no Workflowy, não aqui.

Assim, com um olhar rápido para o quadro consigo visualizar o que tenho em mãos no momento. Ajuda-me a ter paz e faz com que não me sinta demasiado ocupada. Resumidamente, ajuda-me a perceber que consigo ter tempo para tudo, desde que não queira fazer tudo ao mesmo tempo...

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Ferramentas de organização e planeamento de uma trabalhadora-estudante

Desde o início desde ano letivo que sou trabalhadora-estudante. Além de investigadora pós-doutorada em ciências do mar, sou também aluna do 1º ano de psicologia. Obviamente, nunca o título deste blog me caiu tão bem... Nem me lembro da última vez que andei tão ocupada como agora! E o ano só agora começou... 

As minhas rotinas e as estratégias de organização, produtividade e gestão do tempo tiveram que ser revistas e melhoradas, de forma a dar resposta a tudo. Aqui ficam, então, as ferramentas que uso para organizar a informação e planear os dias.


Capturar vs. planear

Capturar informação e planear a execução de tarefas são, para mim, acções bem diferentes que requerem ferramentas diferentes.

Para capturar informação prefiro usar ferramentas digitais: o Google Calendar e o Workflowy.

No GCal aponto tudo o que tenha uma data e hora específica, como aulas, reuniões, consultas, atividades dos miúdos, datas de frequências e entrega de trabalhos, datas limite para pagar contas, etc. Tudo que tenha uma data concreta vai para o GCal.

No Workflowy capturo todas as minhas coisas para fazer. O que adoro nesta ferramenta é que é uma folha em branco, sem caixas ou campos pré-definidas onde tenho que escrever coisas... No Workflowy posso escrever o que quero, como quero, atribuir as etiquetas que quero... é muito flexível e adapta-se à forma de trabalhar do meu cérebro.
Escrevo todas as tarefas, de trabalho, estudos, pessoais, etc., posso atribuir-lhes prioridades, datas de execução, contextos, enfim, no Workflowy posso basicamente fazer o que quiser. Noutro post mostrarei melhor como uso esta ferramenta.

Para planear o trabalho diário uso papel. Já desisti de agendas, compradas ou feitas por mim. Uso apenas um caderno de linhas A5 e sigo este método do Cal Newport. A verdade é que eu adoro tudo o que seja organização, planeamentos diários, formas diferentes de organizar o dia... mas também é verdade que o tipo de trabalho que faço é muito diferente da maioria. São necessários maiores períodos de muita concentração, não há assim tantas deadlines quanto isso e não há chefes a dizer-nos o que temos para fazer, mas a nossa produtividade científica é avaliada anualmente - tudo isto obriga a um maior esforço para fazer as coisas.

Assim, uso agora um caderno A5 de capa mole para não fazer muito peso na mala. Faço um dia em duas páginas e escrevo a data no topo. A página da direita, mostrada na foto acima, é onde faço o time blocking - bloqueio intervalos de tempo para fazer tarefas específicas, incluindo aulas, actividades dos miúdos, trabalho  de laboratório e trabalho de concentração (o chamado deep work).

Tenho duas colunas para marcar as actividades com hora específica. A coluna da esquerda, entre as horas e a segunda coluna, é onde faço o plano original. Como isto é flexível e acontecem coisas que não estou à espera, a segunda coluna é para fazer alterações ao plano original. Do lado mais à direita da página escrevo as tarefas para fazer em cada um desses períodos.

Na página da esquerda aponto lembretes, informações que vão surgindo (datas de entrega de algum trabalho, tarefas para fazer noutros dias) - funciona como uma caixa de entrada. Também costumo apontar as despesas diárias e algumas pequenas tarefas que tenho para fazer nesse dia. No fim do dia, toda a informação que está nesta página é processada, o que implica, geralmente, adicioná-la ao Workflowy ou ao GCal.

Combinar as várias ferramentas

Como já referi, toda a informação capturada no dia a dia vai para o Workflowy e/ou para o Google Calendar. O planeamento diário é feito a cada dia, geralmente de manhã, pois tenho a cabeça mais fresca e consigo tomar decisões mais facilmente que de noite. Assim, abro o Workflowy e o GCal e vejo o que tenho marcado para esse dia, apontando no caderno. Vejo quais as tarefas mais urgentes e atribuo-lhes um período do dia específico para as fazer - tudo no caderno. Alguma coisa que precise de me lembrar em relação a esse dia, aponto também no caderno.

Assim, durante o dia preciso apenas de ir consultando o caderno e ir seguindo o meu plano. Claro que há imprevistos, mas o plano é flexível e gosto de sobre-estimar o tempo que preciso para cada tarefa, para ter sempre alguma margem de manobra.

Também uso o caderno como diário. Vou escrevendo coisas importantes que aconteceram em cada dia, para mais tarde recordar... como o jogo de futebol em que um dos miúdos marcou um granda golo ou as medalhas de judo que os dois ganharam num torneio.


E basicamente é este o sistema que uso agora! Por enquanto tem funcionado e estou a conseguir manter-me a par de tudo - acho mesmo que ando bastante produtiva!

Alguém mais usa assim caderninho assim para se organizar?

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O ritmo de trabalho

Eu gosto de organização e estrutura. Gosto de ter as coisas pensadas e planeadas e funciono muito melhor se souber exactamente como é que vai ser o meu dia. Para algumas pessoas isto pode parecer estranho ou exagerado (sobretudo se fores P de acordo com o MBTI), mas somos todos diferentes e o que funciona para uns não funciona para outros.

Eu gosto sobretudo de rotinas. Ou ritmos, que soa sempre melhor. Não gosto de surpresas de manhã nem à noite, se perturbarem os meus ritmos diários. Também tenho um ritmo bem definido no trabalho e, infelizmente, uma quebra nesse ritmo deixa-me mais distraída e procrastinadora durante o resto do dia...

Neste post quero então partilhar a minha rotina no trabalho. O meu trabalho, neste momento, envolve muita escrita, muita análise de dados, mais escrita, e algum trabalho de laboratório. Eu gosto do sistema de produtividade do Leo Babauta, o Zen To Done, que é uma simplificação do GTD misturado com outros sistemas de produtividade. Eu gosto. A imagem acima é uma folha que tenho na minha agenda, para me guiar quando estou perdida... 

> Processar

A informação (emails, telefonemas, etc.) que chega até mim é processada de diversas formas. Se for uma coisa rápida, faço logo. Se não interessar, deito fora (por exemplo, apago o email). Se for uma coisa que possa delegar, peço a alguma das minhas colegas (por exemplo, tinha várias caixas de pontas de micropipetas para encher há imenso tempo e num dia em que uma colega me disse que não tinha nada para fazer, pedi-lhe para fazer isso por mim). Se for informação importante, arquivo (posso guardar o email ou adicionar a informação à Dropbox, dependendo do que for).

Se for uma coisa que requer uma acção, então adiciono à minha lista de tarefas. Recentemente, voltei a usar o Toodledo. Gosto muito do Wokflowy, mas faltavam-me algumas funcionalidades... Uso o Toodledo de forma mais simples que a descrita neste post, pois não quero mesmo complicar e perder muito tempo com isto. Em vez dos 9 campos que usava, agora uso apenas 5 (folder, context, start date, due date e length). Simplifiquei ao máximo e por enquanto está a resultar.

> Planear

No dia anterior planeio sempre o dia seguinte. Se não planear o que vou fazer em determinado dia, o mais provável é passar a maior parte do tempo na internet (já aconteceu mais vezes do que me orgulho). Assim, gosto de estabelecer as tarefas mais importantes (MITs) - mas não necessariamente 3. Às vezes é só uma, mas é uma tarefa que me ocupa grande parte do dia. No meu trabalho não tenho assim muitas tarefas importantes que possam ser feitas rapidamente; as tarefas são geralmente mais longas, como fazer uma pesquisa de artigos sobre determinado assunto ou escrever as várias partes de um artigo ou ver x amostras ao microscópio. 

Planeio também as tarefas mais pequenas e menos importantes que tenho a fazer e geralmente faço-as todas de seguida, como enviar emails, fazer telefonemas, marcar algum equipamento, etc.

Por fim, nem sempre estabeleço Big Rocks para a semana, ou seja, coisas que quero fazer durante essa semana. Quando o faço, é na semana anterior, durante a revisão semanal.

> Fazer

É a parte mais importante de todo o processo! Para fazer as coisas, foco-me numa tarefa de cada vez; fazer várias coisas ao mesmo tempo não corre bem... Tenho tentado cada vez mais aplicar o mindfulness, ou atenção plena, no meu dia a dia, incluindo no trabalho. Se estou a fazer uma coisa, foco-me totalmente nessa tarefa. Nada mais interessa. Não quer dizer que de vez em quando não dê azo ao que me apetece fazer no momento. Se, por exemplo, estiver a meio de uma tarefa, mas sentir uma enorme inspiração para fazer outra coisa (como excrever um post para o blog), faço-o. Dantes sentia-me culpada quando isto acontecia, mas agora já não. É assim que sou!

Em relação à ordem em que realizo as tarefas, claro que as tarefas mais importantes (MITs) têm que ser feitas em primeiro lugar, mas eu não faço bem assim... Quando chego ao gabinete, ligo o computador, abro a agenda e o FlowKeeper (ou o Pomodairo - estou a ver qual dos dois gosto mais...) e faço um plano para o dia, atribuindo pomodoros a cada tarefa. O meu primeiro pomodoro é para fazer este planeamento, para ver emails rapidamente, para tratar das contas da casa e de outras coisas menos importantes. Eu não sou capaz de chegar ao trabalho e começar de imediato a trabalhar numa coisa importante. Preciso deste pomodoro inicial para me focar no que vem a seguir. No fim do dia de trabalho, mais um pomodoro para atar as pontas soltas. Responder a emails, planear o dia seguinte, arrumar a secretária...

> Sistema simples e confiável

Ter um sistema simples e confiável é essencial para que tudo isto flua sem problemas. Continuo a usar o Google Calendar para compromissos, deadlines e outras coisas com data específica, o Toodledo como lista de tarefas e projectos, o hyperdex e o bullet journal na agenda Arc para planear e gerir o dia a dia, o Gmail para todas as contas de email, o Evernote como arquivo de informação que encontro na internet, o Dropbox como arquivo para tudo o resto. Como eu gosto de experimentar coisas novas, mudo muitas vezes o sistema e as ferramentas que uso...

> Rever

Faço sempre a revisão semanal à sexta-feira. Olho para a agenda e para as listas de coisas a fazer, vejo o que fiz e o que não fiz, como aproveitei os dias, graças ao hyperdex, e planeio o que vou fazer na semana seguinte. Respondo a emails e gosto de entrar no fim de semana com a inbox completamente vazia! Durante o fim de semana ando mais descontraída e espontânea. Não uso o hyperdex, mas uso a agenda à mesma...

E é isto! Como referi, ando sempre à procura de novas ferramentas e por isso mudo o sistema muitas vezes. Não há um sistema perfeito para toda a gente e o que resulta para uns é terrível para outros... É por isso que é importante experimentar, testar as coisas e ver, na prática, o que é que funciona para a nossa realidade...

Se quiseres ler mais sobre o ZTD, podes encontrar aqui posts mais detalhados e um pdf com a minha implementação do ZTD.

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