As minhas ferramentas de organização - revisto e melhorado!

Em Novembro escrevi este post sobre as minhas ferramentas de organização da altura, a saber: 
- agenda de papel, bloco de apontamentos, envelope e caneta de 4 cores
- caixa de entrada
- tickler file
- dossiers de arquivo
- quadro magnético

As últimas quatro mantém-se tal como descrito aqui. Mas como método nenhum é perfeito, estou sempre a tentar melhorar e adaptar as coisas à minha realidade. Fiz uma alteração radical na maneira de me organizar: livrei-me da agenda de papel e do bloco de apontamentos.
Apesar de adorar a minha agenda com 1 dia por página, as agendas e cadernos em papel têm algumas desvantagens (para mim, pelo menos):
- é mais um peso na mala

- muitas vezes ficam esquecidos em casa e depois preciso das listas de tarefas e compromissos para o dia no trabalho e não tenho...

- quando viajo, são mais coisas a ocupar espaço e a fazer peso

- gasto papel e tinta

Juntamente com a agenda em papel, usava também a agenda do google, onde apontava os compromissos mais importantes. Listas de tarefas e projectos estavam no caderno. Pois bem, segui o exemplo da Thais, e agora é quase tudo digital e online.

Então, as principais ferramentas que uso agora para organizar a minha vida são as seguintes:

Agenda do Google (Gcal)

Esta ferramenta do google tem inúmeras vantagens. Posso ter vários calendários com cores diferentes e posso ver todos ao mesmo tempo ou um de cada vez. Posso definir lembretes. Posso criar eventos com repetições, evitando escrever a mesma coisa várias vezes. Posso imprimir os dias ou meses que me interessam e aceder ao Gcal offline.

Neste momento tenho os seguintes calendários no Gcal:

- pessoal

- work

- J. (coisas do J. - é o que tem menos entradas, pois ele, felizmente, tem uma vida muito relaxada - ele sempre foi minimalista mesmo sem o saber)

- G.B. (coisas dos miúdos)

- work2 (partilhado com os colegas do grupo de investigação, para sabermos datas de saídas, congressos, reuniões, e coisas assim)

- timeline (onde controlo o tempo que passo a fazer cada tarefa no trabalho - muito bom para perceber onde é que perco mais tempo)

Toodledo

Muito obrigada Thais pelo link! O Toodledo é a última maravilha da internet. É uma lista de tarefas online que dá para fazer imensas coisas giras, e sincronizar com o Gcal. Há uma versão gratuita, mas acabei por pagar a pro para ter acesso a mais funcionalidades. A desvantagem é só uma: só dá para aceder online. No entanto, se souber que não vou ter acesso à rede, posso imprimir as tarefas ou fazer um booklet todo giro.

Moleskine

Comprei o meu primeiro bloco de notas Moleskine, tamanho de bolso, preto pautado, para servir de inbox e para tirar apontamentos de livros que leio. Antes tinha vários cadernos A5 para apontar diversas coisas, mas a informação ficava espalhada e muitas vezes acabava por me esquecer onde tinha escrito as coisas. Agora, tudo no Moleskine. É pequeno, leve e bonito!

Quadro magnético e calendário mensal

O quadro magnético é semanal e é onde aponto o menu, a lista de compras e compromissos dos miúdos e do J. para essa semana (para eles não se esquecerem). Uso também calendários mensais em papel onde aponto os compromissos dos homens da casa e informações importantes para eles (por exemplo, datas em que vou estar fora, consultas médicas, etc.). Coisas que só interessam a mim ficam no Gcal.

Outros programas e aplicações que uso com frequência para me organizar e facilitar a vida são o Evernote, o Dropbox, o Pinterest, o Flickr, o Google Reader, o Google Docs, o Toggl, o Paypal, o Facebook, e o Gmail, claro, mas mais sobre estes noutro post!

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Comecei a publicar lá dicas diárias para simplificar e organizar!