As minhas ferramentas de organização

Tenho algumas ferramentas de organização que me tornam a vida muito mais simples. Fui experimentando e inovando ao longo do tempo, e parece-me que o sistema que tenho agora é o que resulta melhor para mim. 

Tal como em todas as outras áreas da minha vida, tentei simplificar e minimizar estas ferramentas para o essencial. São elas:

Agenda e caderno de apontamentos

Já falei aqui da minha nova agenda com um dia por página e do caderno de apontamentos com as to do lists.

Caixa de entrada

O meu antigo sistema para guardar papéis que chegavam eram as gavetinhas de plástico da foto, divididas em: IRS (papéis para o IRS), pagar (facturas para pagar), arquivar (papéis para arquivar), ver (papéis para ver melhor e tratar), mix (tralha).

As gavetas ocupavam muito espaço na estante e então decidi simplificar o sistema.

Cortei uns arquivadores Flyt para fazer 4 separadores: 

~ inbox (tudo o que chega)

~ tratar (coisas para tratar)

~ arquivar (papéis já tratados, contas já pagas, para arquivar)

~ IRS

Destinei uma gaveta do bloco Vika Alex que tenho na secretária para colocar os separadores, assim como o tickler file.

Tickler file

Um tickler file (não faço ideia como se diz em português) é um sistema que permite arquivar documentos de acordo com a data em que são necessárias acções sobre esses documentos. Geralmente, um tickler file é um conjunto de 43 separadores, dos quais 12 para os meses do ano e 31 para os dias do mês. Eu simplifiquei e tenho apenas os 12 separadores correspondentes aos meses. No separador de Dezembro tenho, por exemplo, bilhetes para um concerto de jazz e análises para fazer. No fim de Novembro vejo o tickler file para o mês seguinte e organizo o que for preciso.


Dossiers de arquivo

O meu sistema de arquivo consiste numa caixa de quatro dossiers de argolas A4: um dossier para mim, um para o J., um para os miúdos e um para a casa. O meu dossier, por exemplo, tem papéis importantes das finanças e segurança social, certificados dos cursos, contratos de trabalho e coisas assim. Papéis cujo conteúdo é importante mas não é necessário o original em papel são digitalizados e o original vai para a reciclagem. Papéis que não interessam vão para a reciclagem. Como em tudo na minha vida, não guardo tralha sob a forma de papel e só imprimo o que é mesmo necessário. E tal como para os livros e a roupa, tenho uma regra: posso arquivar papéis, mas não posso ter mais dossiers além daqueles quatro para tal.

Quadro branco magnético

Na realidade, o meu é cinzento e comprei-o inspirada pela minha amiga Ana, que é mãe de três filhos, cientista, crafter e uma pessoa espectacularmente organizada e frugal. Eu tinha várias papeladas na porta do frigorífico (calendário da família, folha com menu semanal, lista de compras), mas quando soube que a Ana usa um quadro branco para isso tudo, adorei a ideia e comprei um. É um calendário semanal onde aponto as actividades dos miúdos e coisas importantes, do tipo quando vou para fora, o menu semanal e a lista de compras. A parte melhor do quadro é, obviamente, não gastar papel.