Evernote, Dropbox e outras ferramentas que me simplificam a vida

Há cerca de um ano decidi viver de forma minimalista. Uma vida minimalista implica livrarmo-nos da tralha, física e mental, para termos tempo para aquilo que é realmente importante. No processo, além de me ter livrado de roupas, mobílias e compromissos, livrei-me do papel. Joguei muito papel fora e não deixei entrar mais papel na minha vida. O go paperless, como tão bem fica em inglês. 

Agora faço tudo em formato digital. E este post serve para vos mostrar como é que organizo a minha vida e o meu trabalho sem papel... e também para confessar que deixei de usar o Toodledo, de que tanto gostava - porque era minimalista numas coisas, mas não no número de aplicações que usava para gerir essa minha vida minimalista...

Então, as principais ferramentas que uso actualmente são:

- Google Calendar

- Gmail

- Dropbox

- Evernote

(- caderno de linhas A5)

Google Calendar

Já não uso agenda em papel. Tenho tudo no google calendar, a que posso aceder de qualquer lugar. Tenho vários calendários (pessoal, miúdos, trabalho, etc.) e os que interessam são partilhados com outras pessoas. No calendário aponto compromissos e outras coisas com dias específicos. Não aponto tarefas ou listas de coisas para fazer.

Gmail

Tenho todas as contas de email associadas a uma do gmail. Assim, recebo e envio tudo num só sítio, o que poupa imenso tempo. Tenho algumas pastas para organizar os emails, mas a função de search do gmail faz um excelente trabalho. Os emails que tenho na inbox são aqueles que requerem alguma acção, como responder ou tratar de algum assunto relacionado. Depois de despachados, são apagados ou arquivados. Sou uma grande fã de ter a caixa de entrada vazia!

Dropbox

Uso o Dropbox como o meu arquivo digital. Tenho todos os ficheiros no Dropbox (devidamente organizados) e já não tenho nenhuma pasta à parte no computador. Aliás, o Dropbox cria uma pasta no computador, de modo que posso aceder aos meus ficheiros mesmo sem ligação à internet. Desde que pus tudo na Dropbox, acabaram-se as pens e as versões diferentes do mesmo ficheiro nos vários computadores que uso... Poupo imenso tempo e muitas chatices! (e é grátis)

Evernote

Ah, o Evernote! Já o usava para guardar páginas da net, como artigos interessantes, receitas, etc., mas o Evernote dá para muito, muito mais. É no Evernote que planeio os menus semanais, as rotinas de limpeza (e não só), onde guardo informações bancárias, contactos importantes, etc. (e tudo isto dá para encriptar). Papéis da escola, material a comprar, calendários de actividades e coisas assim, digitalizo e guardo no Evernote. Há quem não use o Dropbox e tenha tudo (mesmo TUDO) no Evernote, mas eu prefiro ter ficheiros a sério (documentos, fotos, pdfs, etc.) no Dropbox e coisas temporárias (os tais papéis da escola, informações que preciso até uma data x, etc.) e informação que preciso consultar rapidamente (dados bancários, logins, contactos, etc.) no Evernote. Até apontamentos de reuniões eu faço no Evernote.

Mas o Evernote ainda dá para muito mais. O Evernote pode ser usado como uma agenda GTD. E foi por isso que deixei de usar o Toodledo - se posso usar uma só aplicação para fazer o que fazia em duas, prefiro usar só uma. Comecei a pesquisar a implementação do GTD no Evernote e até há livros sobre o assunto!! Fiquei completamente rendida, mas falarei disso num próximo post. (e também é grátis)

Caderno de linhas A5

É basicamente o único papel que uso. Anda sempre comigo e aponto nele o que for necessário, quando não tenho o computador por perto. Depois, processo o que escrevi no caderno. De resto, só tenho cadernos de laboratório, mas esses tem mesmo que ser. Também uso folhas de rascunho para apontar coisas que vão surgindo ao longo do dia no trabalho, mas processo sempre tudo e jogo o papel fora - tenho, no entanto, de começar a fazer este tipo de apontamentos no caderno...



E vocês, como é que organizam a vida?