O meu sistema de gestão do tempo

Já aqui falei muitas vezes sobre as várias ferramentas que vou usando para gerir o tempo e as minhas tarefas. Aqui têm todos os posts sobre o assunto. Hoje vou finalmente falar do sistema completo - putting it all together. É obviamente baseado nos escritos do Leo Babauta e no seu sistema Zen To Done.

1. Plano anual

Para mim um ano é de Setembro a Agosto, por isso nesta altura gosto de planear o trabalho para o ano todo. Tenho uma lista (que é uma nota no Evernote, dentro de um bloco de notas chamado lists, por sua vez numa pilha chamada TO DO) com o trabalho de laboratório e de campo que tenho para fazer, os artigos que quero escrever e os congressos a que quero ir. Este planeamento está obviamente relacionado com as minhas obrigações e responsabilidades e segue os meus objectivos de carreira. 

Depois de todo o trabalho listado, abro o Google Calendar e planeio a altura do ano em que vou executar cada tarefa. Por exemplo, nas 2 primeiras semanas de Setembro tenho experiências a decorrer e depois seguem-se 3 semanas em que vou estar a trabalhar num artigo (de manhã) e a ver amostras ao microscópio (à tarde). Tenho trabalho planeado até ao fim de Julho de 2013 e basta-me olhar para o Gcal para saber o que tenho para fazer em determinado mês ou semana.

2. Uma semana tem 168 horas

E para bem aproveitá-las, faço horários semanais no Gcal com as minhas horas de trabalho, exercício físico, etc..

3. Master to do lists

Uma coisa que nunca gostei era abrir o Toodledo ou o Evernote e ter listas enormes de coisas para fazer - perturba-me visualmente. Agora tenho 3 master to do lists (são notas do EN dentro do bloco de notas lists): work, blog e self, home & family. Vou escrevendo em cada lista as tarefas que vão surgindo, agrupadas por contexto (ex. @home, @out, @office, @lab, etc.). Tento manter estas listas o mais simples e curtas possível. Se surgem coisas, sobretudo de trabalho, que eu não quero e não tenho que fazer, não faço. Nestes últimos tempos aprendi a dizer não e isso contribui em muito para reduzir as tarefas pendentes. 

4. Tarefas semanais e mensais

Como já referi, basta-me olhar para o Gcal para saber que tarefas importantes tenho para fazer em determinado mês e semana. Baseada nesse planeamento, adiciono tarefas ao Google Tasks para cada semana - a minha verdadeira to do list engloba agora apenas as tarefas que tenho que completar nessa semana e quanto muito alguns deadlines que estejam a aproximar-se. Visualmente, isto é um alívio! E com o Gtasks não tenho que me preocupar com etiquetas, contextos, objectivos e coisas do género... No fim da semana, geralmente à sexta-feira, vejo no Gcal o que tenho planeado para a semana seguinte, adiciono tarefas e sub-tarefas ao Gtasks e basicamente é isso! 

5. Tarefas diárias

Geralmente não uso os conceitos de Big Rocks e MITs, como manda o Zen to Done. Não planeio milhões de tarefas para cada dia, e isso permite-me focar no que é realmente importante (o minimalismo em acção). Uso a técnica Pomodoro para me concentrar no trabalho (sobretudo para a parte de escrever - no laboratório esta técnica não funciona) e agrupo tarefas que exigem menos concentração, como telefonemas, emails, papelada, etc., para o fim da manhã ou da tarde.