GTD - a revisão semanal

(originalmente publicado a 7 de Setembro de 2011)

A minha agenda, o tickler file, e a agenda de casa, tudo pronto para a revisão semanal!

A revisão semanal é um dos pontos fulcrais do GTD. O objectivo é rever a semana que passou e preparar a semana seguinte. Geralmente faço a minha revisão semanal às sextas à noite ou sábados de manhã, e sigo estes passos:

1) Esvaziar caixas de entrada
Além da caixa de entrada da agenda, as outras caixas de entrada são coisas do tipo telemóveis, PDAs, papéis soltos na carteira ou no carro, etc. No meu caso, esvaziar a caixa de entrada é ver o que tenho escrito na agenda, papelinhos na carteira, e papéis que guardo numa gavetinha de plástico na estante do escritório, geralmente correspondência que chega durante a semana. Com os papelinhos e toda a informação em cima da secretária, começo a organizar. Arquivar, jogar fora, mover para a lista de acções ou algum dia/talvez, ou transformar num projecto. Se for uma coisa que na qual não quero pensar naquele momento mas é importante e terei que pensar nisso algures no futuro, ponho no meu tickler file. 

2) Ver tickler file
O tickler file é uma pasta onde tenho separadores A4 com os meses do ano (também tinha com os dias do mês, mas já não uso). É onde coloco papéis sobre os quais tenho que fazer alguma acção numa data específica, mas que não preciso perder tempo com eles antes dessa data. Por exemplo, bilhetes de avião ou comboio, exames para levar a uma consulta médica, contas para pagar numa data específica, etc. Na revisão semanal vejo o que tenho no tickler file para essa semana e processo essas coisas, que é adicionar ao calendário ou à lista de acções.

3) Rever calendário da semana anterior

Vejo se me falhou alguma coisa e se for caso disso, movo para a semana seguinte.

4) Rever calendário para a semana seguinte

Vejo se faz tudo sentido e relembro-me das coisas que tenho marcadas para essa semana (geralmente esqueço-me de coisas importantes como consultas e assim...).

5) Rever listas de acções 

Corro as minhas listas de acções todas e vejo se há alguma coisa que possa fazer de imediato. Calendarizo as acções que têm dia certo e as outras que pretendo fazer durante a semana, mas sem dia certo, escrevo no post-it que colo na agenda semanal.

6) Rever listas de projectos, algum dia/talvez e à espera

Risco o que já tiver sido feito ou que já não fizer sentido. É uma felicidade riscar items das listas!

7) Sincronizar o meu calendário com o calendário familiar 

Tenho um calendário mensal A4 no frigorífico onde aponto as actividades e "compromissos" dos miúdos. Uma vez por semana sincronizo esse com o meu.

8) Planear menu semanal 

Vejo o frigorífico, o congelador e a despensa e planeio o menu para a semana, tendo em atenção as actividades e compromissos de cada membro da família.

9) Fazer lista de compras

Consoante o menu semanal e as necessidades para a semana, assim faço a lista de compras. Os produtos que não se estragam para aí assim (como papéis, produtos de limpeza, leite, etc) compro no início do mês para mês todo, mas o resto compro semanalmente.

10) Fazer revisão financeira da semana 

Eu controlo os movimentos das minhas contas bancárias num ficheiro do Excel e faço orçamentos mensais. Durante a revisão semanal, verifico o estado das contas e se batem certo com o orçamento (e altero-o, se necessário).

E é isto! Fácil, rápido e poupa-me muito tempo durante a semana!