Como usar o sistema GTD com o Evernote

Como já referi, deixei de usar o Toodledo para organizar as minhas listas de tarefas. Eu adoro brincar com este tipo de programas, e já experimentei demasiados (Astrid, Remember the Milk, GTagenda, teuxdeux, e muitos outros). O Evernote (EN) tem a grande vantagem de ter uma versão grátis mais que suficiente para as necessidades da maior parte das pessoas. Já usava o EN como bloco de notas digital, onde guardo sobretudo páginas da net que me interessam, mas o EN pode também ser usado como agenda GTD. Tenho que admitir que o sistema que uso agora, depois de experimentar muitos outros, é uma combinação do EN com o Google Tasks (aquela aplicaçãozinha quase despercebida que vem com o Gmail), mas disso falarei mas tarde. Este post é dedicado à implementação do sistema GTD no Evernote.

Na internet podes encontrar uma miríade de estratégias e métodos, uns baseados apenas em etiquetas, outros apenas em notebooks, e eu acredito que nestas coisas cada um deve descobrir, através da experimentação, qual o método que mais lhe convém. Portanto, vou descrever o método que comecei a usar, depois de ler as estratégias de muitas outras pessoas... (se bem que, como referi acima, alterei as coisas e uso também o Google Tasks; o setup do EN que vou descrever já não é o que uso - simplifiquei ainda mais as coisas).

Eu continuo a usar o EN para guardar e organizar notas. Tenho várias pilhas (stacks), cada uma com vários blocos de notas, onde depois as notas estão organizadas. Só para terem uma ideia, as minhas pilhas são: 

1. Busy Woman (blog) 

2. Simple Living (sobretudo notas da net) 

3. Cá por casa (notas feitas por mim com informações importantes, receitas, horários e informações da escola, etc.), 

4. Work (URLs de sites que consulto com frequência, sites de congressos, etc.)

5. TASKS

Esta última pasta tem 2 blocos de notas: to do e completed. É aqui que ponho as coisas para fazer. As outras 4 pilhas são pastas de referência e não de acção.

Depois de criar esta pilha e os blocos de notas, criei uma nota que pus na pasta completed, à qual atribuí várias etiquetas, de acordo com o método GTD.

As etiquetas estão relacionadas com o tipo de projecto (what), quando é que tenho que fazer determinada acção (when), o contexto (where) e no caso de acções delegadas, a pessoa responsável por essa acção (who).

De cada vez que crio uma nota, ou seja, uma acção que tenho que executar, atribuo-lhe 3 etiquetas, uma de what, outra de when e outra de where. 

Para pesquisar as acções que devo fazer num determinado dia, clico no bloco de notas to do, e selecciono as etiquetas que me interessam. Geralmente coloco tarefas para o dia seguinte com a etiqueta !!today, para saber o que de mais importante tenho para fazer nesse dia. Depois de completada a tarefa, coloco-a no bloco de notas completed e não penso mais nisso!

Mas uma coisa que sempre me deixou chateada desde que larguei o papel e comecei a usar tudo em formato digital, era não ter um planeamento diário pormenorizado, como este que cheguei a usar o ano passado. Então apercebi-me que eu não era a primeira pessoa a sentir a falta desse tipo de planeamento e fiz como a Lauren: criei numa nota um template para o planeamento diário e agora basta-me fazer copy paste para uma nova nota, à qual dou a data do dia em questão e na qual escrevo tudo o que tenho para fazer. 

E sim, o Evernote permite pôr o visto dentro dos quadradinhos!

Como já referi, agora uso o Evernote e o Google Tasks para organizar as minhas listas. Finalmente dei ouvidos ao senhor Leo Babauta e simplifiquei ainda mais. Todas estas aplicações são muito giras, mas a verdade é que para mim, quanto mais simples, melhor, mas não demasiado simples. Por exemplo, o teuxdeux é muito bonito, mas simples demais para mim. Por outro lado, ferramentas como a GTagenda ou o Remember the Milk são visualmente demasiado carregadas. O Google Tasks é simples mas dá para fazer o que eu quero, tem um design minimalista e integra automaticamente as tarefas no Google Calendar.