Agenda GTD - como começar

(originalmente publicado a 2 de Setembro de 2011; como sabem, já não uso agenda de papel)

Fazer uma agenda que se adequasse às minhas necessidades de organização e gestão do tempo foi o meu primeiro passo em direcção a uma vida mais simples. Como diz Jillian Michaels, famosa treinadora do reality show norte-americano The Biggest Loser, se falharmos no planeamento, planeamos falhar. Acredito que com rotinas e com um planeamento cuidado e realista das actividades diárias, o dia-a-dia corre melhor e com menos stress, sobrando mais tempo para… enfim, aproveitar a vida!

Desde a adolescência que sou fã de agendas. Lembro-me de comprar o meu primeiro filofax na Rua do Ouro, em Lisboa, deveria ter 14 ou 15 anos. Desde então, a compra de uma agenda nova todos os anos tem sido uma tradição de que não abdico. Já tive agendas de vários tamanhos, vários formatos, várias cores. Estas agendas sempre me serviram bem e ajudaram-me a não me esquecer dos mais variados compromissos, como frequências e exames, aniversários, encontros com amigos, consultas médicas, até feriados e férias. No entanto, com o passar dos anos e o aumento das minhas responsabilidades e afazeres tanto em casa como no trabalho, estas agendas revelaram-se básicas demais para uma boa gestão e planeamento da minha vida. Comecei a fazer listas de coisas a fazer (as famosas to-do lists) que invariavelmente ficavam esquecidas em casa. Comecei a planear ao detalhe o trabalho diário no laboratório, esquecendo-me de consultar a agenda de modo a não sobrepor uma marcação para utilização do microscópio com uma consulta no dentista. Cheguei a ter uma agenda pessoal e uma outra só para o planeamento do trabalho, esquecendo-me de sincronizar as duas…

Apercebi-me então que precisava de uma ferramenta onde pudesse planear toda a minha vida. Tudo, desde o trabalho de laboratório e o trabalho ao computador, as idas ao ginásio, os livros para ler, os arranjos para fazer em casa, até às ideias para o blog e projectos de costura. Um único sítio que agregasse todos os aspectos da minha vida e assim me permitisse uma melhor gestão do meu tempo. Foi então que descobri o método Getting Things Done.

GTD é um método organizacional criado por David Allen, que assenta no princípio que devemos registar tudo o que nos ocupa a cabeça, nomeadamente tarefas e acções que temos que completar. Assim, ficamos livres para nos concentrarmos na tarefa que temos que fazer no momento, sem nos preocuparmos com o resto.

Geralmente, esse local de captura da informação toma a forma de uma agenda. Mas não é uma agenda qualquer, como as descritas acima. É antes uma agenda personalizada, com várias secções que permitem a organização e gestão de acções e projectos quer pessoais quer profissionais.

Mas vamos então ver a minha agenda. Baseei-me nos princípios do GTD, mas ajustei-a às minhas necessidades.

A minha agenda é simplesmente um dossier de argolas A5, que cabe facilmente dentro da mala – para que a agenda seja verdadeiramente útil na organização do dia-a-dia, deve andar connosco a maior parte do tempo. Geralmente levo a minha agenda para o trabalho, mas deixo-a em casa ao fim-de-semana. Na falta da agenda, há outras ferramentas que podem ser usadas para capturar informação, mas falaremos disso mais adiante.

Para fazer a minha agenda precisei do seguinte material:

- dossier de argolas tamanho A5

- conjunto de separadores de papel ou plástico

- envelope plástico com fecho

- folhas brancas (para imprimir a agenda semanal)

- folhas pautadas A5 (para as outras secções)

- esferográfica

As secções que tenho são:

~ Inbox ou caixa de entrada

A caixa de entrada ou inbox é o primeiro separador da agenda e consiste em algumas folhas pautadas, lisas ou quadriculadas – é indiferente. Nestas folhas escrevo toda a informação que chega até mim, sejam ideias, pensamentos, lembretes de coisas a fazer, e-mails para enviar, telefonemas a fazer ou informação dada por terceiros, que não tenho tempo de processar, ou seja, informação na qual tenho que pensar ou sobre a qual devo tomar decisões, mas não naquele momento. Mais tarde, seja umas horas depois ou durante a revisão semanal, com tempo e calma, volto a olhar para o que escrevi na caixa de entrada e aí sim, processo a informação. Processar a informação pode ser marcar no calendário (por exemplo, uma consulta médica), escrever na lista de acções (um e-mail importante que tenho que enviar), mover para a secção algum dia/talvez (se for algo que eu quero fazer, mas não é importante nem urgente na altura), arquivar para referência futura, etc. A ideia aqui é arrumar cada pedaço de informação que caiu na caixa de entrada, de forma a não ter que pensar mais isso até chegar a altura certa.

Mas não é só o separador da agenda que serve como caixa de entrada. Tenho um envelope de plástico no início da agenda onde guardo papéis que me vão chegando às mãos durante o dia, como circulares da escola, recibos, etc. Uma caixa de entrada é, por definição, qualquer sítio onde chega informação que deve ser processada. Assim, tabuleiros de papéis, caixas de e-mail, a nossa própria caixa do correio, são também caixas de entrada. Seja como for, qualquer uma destas caixas de entrada deve ser limpa com frequência através do processamento da informação que contêm.

~ Agenda semanal (calendário)

Esta secção é a típica agenda. Folhas com os dias da semana, seja um dia ou uma semana por página, com ou sem horas. Na agenda semanal aponto apenas acontecimentos desse dia (por exemplo, reuniões ou consultas), acções que têm impreterivelmente que ser realizadas ou completadas nesse dia (ex., acabar um trabalho ou fazer um telefonema importante) e informação relevante para esse dia (ex., o aniversário de alguém ou alterações à rotina diária). Não escrevo listas de coisas a fazer na agenda semanal, porque a vida acontece, e invariavelmente não consigo completar todas as tarefas que escrevi para esse dia. Assim, teria que reescrevê-las para outro dia, adicionando apenas entropia visual à agenda e stress à minha vida por não ter sido capaz de completar todas as tarefas naquele dia específico. Se precisar mesmo de listas de coisas a fazer na agenda semanal, prefiro escrevê-las num post-it e colá-lo na página da semana respectiva. Se tiver um dia bastante ocupado, cheio de coisas para fazer, prefiro planear detalhadamente o dia, usando o resumo diário (assunto para outro post).

Quanto às páginas do calendário semanal, costumava comprar agendas A5 com 1 semana em 2 páginas, que é o estilo que eu gosto, e arrancava as páginas, furava-as e colocava-as na minha agenda. Agora imprimo eu próprias as páginas da agenda, usando templates grátis disponíveis na internet. O template que uso foi tirado do site www.vertex42.com, mas alterei-o um pouco no Excel para se adaptar melhor às minhas necessidades (e à minha agenda A5).

~ Registo de despesas

Esta secção é a mais negligenciada. Eu bem tento apontar todas as despesas, mas muitas vezes esqueço-me... No entanto, controlo todas as minhas contas bancárias e respectivos movimentos num ficheiro do excel, e também faço religiosamente orçamentos mensais - nem saberia viver sem eles...

~ Listas de acções

A secção seguinte engloba várias listas de acções, que são tarefas que têm que ser feitas ou completadas num futuro próximo e assim que tiver tempo, como enviar um e-mail, fazer um telefonema, costurar umas almofadas ou planear uma saída de campo. Como tenho sempre várias acções a realizar nas diversas áreas da minha vida, dividi as listas de acções com base no local onde tenho que estar para realizá-las, tal como sugere David Allen. Assim, tenho seis listas de acções: gabinete (tenho que estar no gabinete no trabalho para fazê-las), laboratório (trabalho de laboratório que obviamente só pode ser feito no laboratório), recados (acções fora do trabalho e fora de casa, como ir comprar qualquer coisa ou ir a algum sítio tratar de assuntos), casa/família (tudo o que tenha a ver com a casa e a família, como limpezas específicas a fazer, coisas para arranjar, cantos para redecorar, etc.), crafts (projectos de costura que quero fazer) e eu (coisas só minhas, geralmente para o meu bem-estar).

~ Projectos

Os projectos são listas de várias pequenas acções que são necessárias para completar um todo. Projectos para mim são, por exemplo, escrever um artigo científico (que se divide em pesquisar, ler outros artigos, ter ideias para o meu artigo, escrever o artigo e finalmente submetê-lo a uma revista), planear uma remodelação em casa (por exemplo, a remodelação do quarto dos meus filhos envolveu arranjar a varanda, transformá-la em marquise, planear a compra da mobília mais adequada, etc.).

~ À espera

Há quem junte esta lista ao separador das listas de acções, mas eu prefiro tê-la em separado. A lista “à espera” engloba acções e projectos que são importantes para mim, mas dependem de outras pessoas para serem feitos ou completados. Tenho esta secção dividida em encomendas (produtos para o laboratório que encomendei), facturas (as facturas dos produtos que encomendei, que nunca vêm ao mesmo tempo que as encomendas e eu gosto de ter tudo controlado), e outros (tudo o resto, como livros que encomendei online e estou à espera que cheguem).

~ Algum dia/Talvez

Esta lista reúne acções e projectos que eu gostava de fazer um dia, mas que não são importantes ou urgentes neste momento e com os quais não posso agora perder tempo. Mais uma vez o separador tem três folhas, para trabalho (por exemplo, pequenos trabalhos de investigação ou artigos para escrever), casa (mandar afinar o piano, renovar a cozinha) e eu (fazer depilação definitiva, tratar os derrames nas pernas). Tenho uma quarta folha intitulada Wishlist, ou seja, coisas que quero comprar, mas não preciso realmente delas; a maior parte dos items desta lista são livros, mas também um tapete para a sala que ando a namorar há imenso tempo e uma cadeira nova para o escritório de casa.

~ Mix

Como o nome indica, esta secção é uma miscelânea de informação, mas toda devidamente organizada. Começa com uma folha com informação de emergência (números de telefone importantes, como polícia, bombeiros, família, médicos, etc.), seguindo-se uma outra com dados pessoais dos quatro habitantes cá de casa (números dos cartões de cidadão, SNS, NIF, etc., números de contas bancárias e coisas assim). Tenho ainda folhas que foram arrancadas de outras agendas com mapas, feriados, conversão de medidas e informação deste tipo. Segue-se uma folha com datas importantes a não esquecer, mas que são num futuro um pouco mais distante e portanto não têm lugar no calendário do ano em que estamos (por exemplo, datas das nossas vacinas do tétano e vacinas dos miúdos). Tenho também uma folha onde aponto coisas que empresto a outras pessoas (geralmente livros) e, por fim, algumas folhas com contactos telefónicos (mas só os mais importantes – todos os outros estão numa agenda telefónica em casa).

A última secção da minha agenda pode não fazer sentido para outras pessoas, mas para mim é importante – é o registo semanal do exercício físico que faço. Mais uma vez, é um simples template do site www.vertex42.com.

E basicamente é isto! O importante é cada um de nós estabelecer as suas prioridades em termos de organização e gestão do tempo e das actividades, e criar uma agenda em função das suas necessidades, em vez de termos que nos adaptar a uma agenda produzida em massa para milhares de pessoas… É verdade que este tipo de agenda feita em casa pode não ser visualmente tão apelativa como as outras, mas podemos sempre embelezá-las um pouco. Foi o que fiz com a minha agenda, aqui.

Não nos podemos esquecer que para a agenda funcionar (e a vida manter-se organizada) temos que fazer a revisão semanal. Mas mais sobre isso noutro post, que este já está enorme!

Mas espero que tenham ficado mais esclarecidos! Qualquer dúvida, estou à distância de um clique! Ah, e caso tenham reparado nas fotos, as secções da minha agenda (e outras coisas) estão escritas em inglês. Não me perguntem porquê, eu sou portuguesa, sempre vivi cá, mas há coisas que simplesmente são mais fáceis de escrever em inglês... (manias!)

Já agora, se estiverem mesmo interessados nisto do GTD, podem sempre dar um pulinho ao site do David Allen, que ele tem lá montes de pdfs grátis com imensa informação sobre o método.Vejam aqui. E claro, comprar o livro também ajuda!