My GTD planner ~ A minha agenda GTD

As I said before, I use the GTD method in my everyday life. One of the most important aspects of GTD implementation is the planner. Each person should set up its own planner in the most suitable way, of course, but some general guidelines can be found on David Allen's website.

I've already showed you my planner here, but I've been preparing my new planner for the upcoming New Year (for me, that's September, not January), so I thought I'd give you a in-depth tour to how I plan my life...

Como já referi antes, eu uso o método GTD no meu dia-a-dia. Um dos aspectos mais importantes da implementação deste método é a agenda. Cada pessoa deverá ter a agenda adequada às suas necessidades, obviamente, mas algumas recomendações podem ser encontradas no site do David Allen ou o Germinar (em português).

Eu já vos mostrei a minha agenda aqui, mas como tenho andado a preparar a nova agenda para o Ano Novo (que para mim é Setembro, e não Janeiro), achei boa ideia mostrar-vos mais ao detalhe como planeio a minha vida...

~ It's a medium-size (A5) binder with several sections

~ é um dossier de argolas tamanho A5 com vários separadores

Sections ~ Separadores


Inbox ~ Caixa de entrada

This is were I write all the information that I don't have time to process or analyse at the moment (ideas, thoughts, reminders, things to buy, information to search online, emails to send, phone calls to make, etc.). Then, usually during the weekly review (more on that on a future post), I process all that information. Processing can be several things, such as writing in the calendar, or in one of the action lists or file for future reference.

I have other inboxes, such as the inbox tray at work and another one at home, where all the papers, letters, bills, end up, waiting to be processed. At work, I try to empty my inbox everyday. At home, I usually do it on the weekend, during my weekly review, unless it's something urgent.

É onde escrevo toda a informação que não tenho tempo de processar ou analisar no momento, como ideias, pensamentos, lembretes de coisas a fazer, emails para enviar, telefonemas para fazer, etc. A ideia é depois, com tempo e calma, olhar para tudo o que caiu na inbox e processar, ou seja, marcar na agenda, escrever na action list se não tiver uma data específica, ou mover para o someday/maybe, se não for uma coisa urgente nem importante para agora. 
Tenho outras caixas de entrada, como um tabuleiro no trabalho e outro em casa, para onde vão todos os papéis, cartas, contas, à espera de serem processados. No trabalho, tento esvaziar a inbox todos os dias. Em casa, geralmente faço-o ao fim-de-semana, durante a revisão semanal, a não ser que seja algo urgente.

Weekly calender ~ Calendário semanal

I only write day-specific appointments (e.g., meetings), day-specific actions (e.g., make some important phone call) and important information for that day (e.g., somebody's birthday) in the calendar. We should not write our to-do lists here, because they often don't match the reality of our day and we eventually end up writing the same things in more than one place, adding nothing but entropy to the planner. I'd rather write my to-dos for the week on a post-it and stick it to the calendar.

I'm actually printing the calendar pages myself now, instead of buying a planner and ripping off the pages like I did in the past. I use a template found here and tweaked it up a little on excel, to fit my binder better.

Nesta secção só escrevo acontecimentos desse dia (ex., reuniões), acções que têm que ser feitas nesse dia (ex., fazer um telefonema importante) ou informação relevante para esse dia (ex., o aniversário de alguém). Não devemos escrever listas de coisas a fazer no calendário, porque invariavelmente acabamos por não as fazer todas nesse dia e assim temos que reescrever as mesmas coisas em vários dias do calendário, trazendo apenas entropia à agenda. Prefiro escrever as coisas a fazer para a semana num post-it e colá-lo na página respectiva do calendário semanal.

Quanto às páginas do calendário semanal, imprimo-as eu mesma, em vez de comprar uma agenda e arrancar as páginas, como já fiz anteriormente. Uso um template daqui, mas alterei-o um pouco no excel de modo adequar-se melhor à minha agenda.

Expense tracker ~ Despesas

Here I write down the money I spend each day. I use excel for my monthly budgets and account movements, as explained here.

Nesta secção aponto as despesas diárias. Para os orçamentos mensais e os movimentos das contas uso o excel, como expliquei aqui.

Action lists ~ Listas de acções

Action lists are lists of small things that should be completed in a near future. The lists should be divided according to context (my lists are: office, lab, errands, home/family, self). When completed, each item on the list is immediatelly crossed off.

Listas de acções são listas de coisas pequenas que devem ser completadas num futuro próximo. As listas devem ser divididas de acordo com o contexto (as minhas listas são: gabinete, laboratório, recados, casa/família, eu). Quando completado, cada item da lista deve ser imediatamente riscado.

Projects ~ Projectos

Projects that require more than one action to be finished. For instance, writing a scientific article is a (big) project that can be further divided into several smaller actions, such as reading other articles, data analyses, writing the article. I'm not a multitasker, so I try to have only 2-3 work projects at the same time.

Projectos que requerem mais que uma acção para serem completados; por exemplo, se tiver um artigo para escrever, isso é um projecto, que é dividido em várias acções como, ler outros artigos, fazer um esquema do artigo, fazer análise de dados, escrever o artigo... Para os projectos tenho 2 separadores, um só para trabalho e o outro para outras coisas.

Waiting for ~ À espera

Projects and actions that others are supposed to be doing, that are important for me and don't depend on me to be completed. I have three different waiting for lists, divided by context.

Projectos e acções que não dependem de mim, mas que são importantes para mim e não me posso esquecer. Tenho várias divisões conforme o contexto.

Someday/Maybe ~ Algum dia/Talvez

Lists of projects or actions I would like to do in the future, but that are not urgent or important for now.

São listas de coisas que gostava de fazer ou vou fazer um dia, mas que por enquanto não são urgentes e não posso ocupar a cabeça a pensar nelas.

Mix/Contacts ~ Mix/Contactos

Where I store important personal information, important dates, wish lists, contacts (only the most important ones, such as doctors and family) and stuff like that.

Aqui escrevo informações pessoais importantes, datas a não esquecer, listas de coisas que quero comprar, contactos (só os mais importantes, como médicos e família) e coisas assim.

Fitness

Here I track my workouts, using this template.

Aqui tomo nota dos meus treinos, usando este template.

Finally, I carry my planner everywhere, except during weekends. I also have a household planner, but more on that on a future post.
And what about you, what is your planner organized??

Finalmente, eu levo a minha agenda para todo o lado, excepto durante o fim-de-semana. Também tenho uma agenda de casa, mas mais sobre iso num post futuro.
E vocês, como está organizada a vossa agenda??