Planeamento diário

(originalmente publicado a 14 de Setembro de 2011)

planeamento diário

Já toda a gente sabe que eu uso o método GTD para me organizar. No entanto, alterei-o e melhorei-o um bocadinho, de modo a melhor adequar-se à minha vida. Uma das coisas que faço apenas em dias muito ocupados é um planeamento diário. É uma folha de papel onde escrevo as 3 tarefas mais importantes do dia, as listas de coisas a fazer no trabalho e outras, e o plano geral para o dia. É uma forma de ter todas as coisas que tenho que fazer num único espaço, e assim evito andar para trás e para frente nas listas de acções e na agenda semanal. Fiz a minha própria folhinha de planeamento diário baseada no daily docket da Tsh, que pode ser encontrada no seu livro Organized Simplicity, uma leitura que recomendo.

GTD - a revisão semanal

(originalmente publicado a 7 de Setembro de 2011)

A minha agenda, o tickler file, e a agenda de casa, tudo pronto para a revisão semanal!

A revisão semanal é um dos pontos fulcrais do GTD. O objectivo é rever a semana que passou e preparar a semana seguinte. Geralmente faço a minha revisão semanal às sextas à noite ou sábados de manhã, e sigo estes passos:

1) Esvaziar caixas de entrada
Além da caixa de entrada da agenda, as outras caixas de entrada são coisas do tipo telemóveis, PDAs, papéis soltos na carteira ou no carro, etc. No meu caso, esvaziar a caixa de entrada é ver o que tenho escrito na agenda, papelinhos na carteira, e papéis que guardo numa gavetinha de plástico na estante do escritório, geralmente correspondência que chega durante a semana. Com os papelinhos e toda a informação em cima da secretária, começo a organizar. Arquivar, jogar fora, mover para a lista de acções ou algum dia/talvez, ou transformar num projecto. Se for uma coisa que na qual não quero pensar naquele momento mas é importante e terei que pensar nisso algures no futuro, ponho no meu tickler file. 

2) Ver tickler file
O tickler file é uma pasta onde tenho separadores A4 com os meses do ano (também tinha com os dias do mês, mas já não uso). É onde coloco papéis sobre os quais tenho que fazer alguma acção numa data específica, mas que não preciso perder tempo com eles antes dessa data. Por exemplo, bilhetes de avião ou comboio, exames para levar a uma consulta médica, contas para pagar numa data específica, etc. Na revisão semanal vejo o que tenho no tickler file para essa semana e processo essas coisas, que é adicionar ao calendário ou à lista de acções.

3) Rever calendário da semana anterior

Vejo se me falhou alguma coisa e se for caso disso, movo para a semana seguinte.

4) Rever calendário para a semana seguinte

Vejo se faz tudo sentido e relembro-me das coisas que tenho marcadas para essa semana (geralmente esqueço-me de coisas importantes como consultas e assim...).

5) Rever listas de acções 

Corro as minhas listas de acções todas e vejo se há alguma coisa que possa fazer de imediato. Calendarizo as acções que têm dia certo e as outras que pretendo fazer durante a semana, mas sem dia certo, escrevo no post-it que colo na agenda semanal.

6) Rever listas de projectos, algum dia/talvez e à espera

Risco o que já tiver sido feito ou que já não fizer sentido. É uma felicidade riscar items das listas!

7) Sincronizar o meu calendário com o calendário familiar 

Tenho um calendário mensal A4 no frigorífico onde aponto as actividades e "compromissos" dos miúdos. Uma vez por semana sincronizo esse com o meu.

8) Planear menu semanal 

Vejo o frigorífico, o congelador e a despensa e planeio o menu para a semana, tendo em atenção as actividades e compromissos de cada membro da família.

9) Fazer lista de compras

Consoante o menu semanal e as necessidades para a semana, assim faço a lista de compras. Os produtos que não se estragam para aí assim (como papéis, produtos de limpeza, leite, etc) compro no início do mês para mês todo, mas o resto compro semanalmente.

10) Fazer revisão financeira da semana 

Eu controlo os movimentos das minhas contas bancárias num ficheiro do Excel e faço orçamentos mensais. Durante a revisão semanal, verifico o estado das contas e se batem certo com o orçamento (e altero-o, se necessário).

E é isto! Fácil, rápido e poupa-me muito tempo durante a semana!

Agenda GTD - como começar

(originalmente publicado a 2 de Setembro de 2011; como sabem, já não uso agenda de papel)

Fazer uma agenda que se adequasse às minhas necessidades de organização e gestão do tempo foi o meu primeiro passo em direcção a uma vida mais simples. Como diz Jillian Michaels, famosa treinadora do reality show norte-americano The Biggest Loser, se falharmos no planeamento, planeamos falhar. Acredito que com rotinas e com um planeamento cuidado e realista das actividades diárias, o dia-a-dia corre melhor e com menos stress, sobrando mais tempo para… enfim, aproveitar a vida!

Desde a adolescência que sou fã de agendas. Lembro-me de comprar o meu primeiro filofax na Rua do Ouro, em Lisboa, deveria ter 14 ou 15 anos. Desde então, a compra de uma agenda nova todos os anos tem sido uma tradição de que não abdico. Já tive agendas de vários tamanhos, vários formatos, várias cores. Estas agendas sempre me serviram bem e ajudaram-me a não me esquecer dos mais variados compromissos, como frequências e exames, aniversários, encontros com amigos, consultas médicas, até feriados e férias. No entanto, com o passar dos anos e o aumento das minhas responsabilidades e afazeres tanto em casa como no trabalho, estas agendas revelaram-se básicas demais para uma boa gestão e planeamento da minha vida. Comecei a fazer listas de coisas a fazer (as famosas to-do lists) que invariavelmente ficavam esquecidas em casa. Comecei a planear ao detalhe o trabalho diário no laboratório, esquecendo-me de consultar a agenda de modo a não sobrepor uma marcação para utilização do microscópio com uma consulta no dentista. Cheguei a ter uma agenda pessoal e uma outra só para o planeamento do trabalho, esquecendo-me de sincronizar as duas…

Apercebi-me então que precisava de uma ferramenta onde pudesse planear toda a minha vida. Tudo, desde o trabalho de laboratório e o trabalho ao computador, as idas ao ginásio, os livros para ler, os arranjos para fazer em casa, até às ideias para o blog e projectos de costura. Um único sítio que agregasse todos os aspectos da minha vida e assim me permitisse uma melhor gestão do meu tempo. Foi então que descobri o método Getting Things Done.

GTD é um método organizacional criado por David Allen, que assenta no princípio que devemos registar tudo o que nos ocupa a cabeça, nomeadamente tarefas e acções que temos que completar. Assim, ficamos livres para nos concentrarmos na tarefa que temos que fazer no momento, sem nos preocuparmos com o resto.

Geralmente, esse local de captura da informação toma a forma de uma agenda. Mas não é uma agenda qualquer, como as descritas acima. É antes uma agenda personalizada, com várias secções que permitem a organização e gestão de acções e projectos quer pessoais quer profissionais.

Mas vamos então ver a minha agenda. Baseei-me nos princípios do GTD, mas ajustei-a às minhas necessidades.

A minha agenda é simplesmente um dossier de argolas A5, que cabe facilmente dentro da mala – para que a agenda seja verdadeiramente útil na organização do dia-a-dia, deve andar connosco a maior parte do tempo. Geralmente levo a minha agenda para o trabalho, mas deixo-a em casa ao fim-de-semana. Na falta da agenda, há outras ferramentas que podem ser usadas para capturar informação, mas falaremos disso mais adiante.

Para fazer a minha agenda precisei do seguinte material:

- dossier de argolas tamanho A5

- conjunto de separadores de papel ou plástico

- envelope plástico com fecho

- folhas brancas (para imprimir a agenda semanal)

- folhas pautadas A5 (para as outras secções)

- esferográfica

As secções que tenho são:

~ Inbox ou caixa de entrada

A caixa de entrada ou inbox é o primeiro separador da agenda e consiste em algumas folhas pautadas, lisas ou quadriculadas – é indiferente. Nestas folhas escrevo toda a informação que chega até mim, sejam ideias, pensamentos, lembretes de coisas a fazer, e-mails para enviar, telefonemas a fazer ou informação dada por terceiros, que não tenho tempo de processar, ou seja, informação na qual tenho que pensar ou sobre a qual devo tomar decisões, mas não naquele momento. Mais tarde, seja umas horas depois ou durante a revisão semanal, com tempo e calma, volto a olhar para o que escrevi na caixa de entrada e aí sim, processo a informação. Processar a informação pode ser marcar no calendário (por exemplo, uma consulta médica), escrever na lista de acções (um e-mail importante que tenho que enviar), mover para a secção algum dia/talvez (se for algo que eu quero fazer, mas não é importante nem urgente na altura), arquivar para referência futura, etc. A ideia aqui é arrumar cada pedaço de informação que caiu na caixa de entrada, de forma a não ter que pensar mais isso até chegar a altura certa.

Mas não é só o separador da agenda que serve como caixa de entrada. Tenho um envelope de plástico no início da agenda onde guardo papéis que me vão chegando às mãos durante o dia, como circulares da escola, recibos, etc. Uma caixa de entrada é, por definição, qualquer sítio onde chega informação que deve ser processada. Assim, tabuleiros de papéis, caixas de e-mail, a nossa própria caixa do correio, são também caixas de entrada. Seja como for, qualquer uma destas caixas de entrada deve ser limpa com frequência através do processamento da informação que contêm.

~ Agenda semanal (calendário)

Esta secção é a típica agenda. Folhas com os dias da semana, seja um dia ou uma semana por página, com ou sem horas. Na agenda semanal aponto apenas acontecimentos desse dia (por exemplo, reuniões ou consultas), acções que têm impreterivelmente que ser realizadas ou completadas nesse dia (ex., acabar um trabalho ou fazer um telefonema importante) e informação relevante para esse dia (ex., o aniversário de alguém ou alterações à rotina diária). Não escrevo listas de coisas a fazer na agenda semanal, porque a vida acontece, e invariavelmente não consigo completar todas as tarefas que escrevi para esse dia. Assim, teria que reescrevê-las para outro dia, adicionando apenas entropia visual à agenda e stress à minha vida por não ter sido capaz de completar todas as tarefas naquele dia específico. Se precisar mesmo de listas de coisas a fazer na agenda semanal, prefiro escrevê-las num post-it e colá-lo na página da semana respectiva. Se tiver um dia bastante ocupado, cheio de coisas para fazer, prefiro planear detalhadamente o dia, usando o resumo diário (assunto para outro post).

Quanto às páginas do calendário semanal, costumava comprar agendas A5 com 1 semana em 2 páginas, que é o estilo que eu gosto, e arrancava as páginas, furava-as e colocava-as na minha agenda. Agora imprimo eu próprias as páginas da agenda, usando templates grátis disponíveis na internet. O template que uso foi tirado do site www.vertex42.com, mas alterei-o um pouco no Excel para se adaptar melhor às minhas necessidades (e à minha agenda A5).

~ Registo de despesas

Esta secção é a mais negligenciada. Eu bem tento apontar todas as despesas, mas muitas vezes esqueço-me... No entanto, controlo todas as minhas contas bancárias e respectivos movimentos num ficheiro do excel, e também faço religiosamente orçamentos mensais - nem saberia viver sem eles...

~ Listas de acções

A secção seguinte engloba várias listas de acções, que são tarefas que têm que ser feitas ou completadas num futuro próximo e assim que tiver tempo, como enviar um e-mail, fazer um telefonema, costurar umas almofadas ou planear uma saída de campo. Como tenho sempre várias acções a realizar nas diversas áreas da minha vida, dividi as listas de acções com base no local onde tenho que estar para realizá-las, tal como sugere David Allen. Assim, tenho seis listas de acções: gabinete (tenho que estar no gabinete no trabalho para fazê-las), laboratório (trabalho de laboratório que obviamente só pode ser feito no laboratório), recados (acções fora do trabalho e fora de casa, como ir comprar qualquer coisa ou ir a algum sítio tratar de assuntos), casa/família (tudo o que tenha a ver com a casa e a família, como limpezas específicas a fazer, coisas para arranjar, cantos para redecorar, etc.), crafts (projectos de costura que quero fazer) e eu (coisas só minhas, geralmente para o meu bem-estar).

~ Projectos

Os projectos são listas de várias pequenas acções que são necessárias para completar um todo. Projectos para mim são, por exemplo, escrever um artigo científico (que se divide em pesquisar, ler outros artigos, ter ideias para o meu artigo, escrever o artigo e finalmente submetê-lo a uma revista), planear uma remodelação em casa (por exemplo, a remodelação do quarto dos meus filhos envolveu arranjar a varanda, transformá-la em marquise, planear a compra da mobília mais adequada, etc.).

~ À espera

Há quem junte esta lista ao separador das listas de acções, mas eu prefiro tê-la em separado. A lista “à espera” engloba acções e projectos que são importantes para mim, mas dependem de outras pessoas para serem feitos ou completados. Tenho esta secção dividida em encomendas (produtos para o laboratório que encomendei), facturas (as facturas dos produtos que encomendei, que nunca vêm ao mesmo tempo que as encomendas e eu gosto de ter tudo controlado), e outros (tudo o resto, como livros que encomendei online e estou à espera que cheguem).

~ Algum dia/Talvez

Esta lista reúne acções e projectos que eu gostava de fazer um dia, mas que não são importantes ou urgentes neste momento e com os quais não posso agora perder tempo. Mais uma vez o separador tem três folhas, para trabalho (por exemplo, pequenos trabalhos de investigação ou artigos para escrever), casa (mandar afinar o piano, renovar a cozinha) e eu (fazer depilação definitiva, tratar os derrames nas pernas). Tenho uma quarta folha intitulada Wishlist, ou seja, coisas que quero comprar, mas não preciso realmente delas; a maior parte dos items desta lista são livros, mas também um tapete para a sala que ando a namorar há imenso tempo e uma cadeira nova para o escritório de casa.

~ Mix

Como o nome indica, esta secção é uma miscelânea de informação, mas toda devidamente organizada. Começa com uma folha com informação de emergência (números de telefone importantes, como polícia, bombeiros, família, médicos, etc.), seguindo-se uma outra com dados pessoais dos quatro habitantes cá de casa (números dos cartões de cidadão, SNS, NIF, etc., números de contas bancárias e coisas assim). Tenho ainda folhas que foram arrancadas de outras agendas com mapas, feriados, conversão de medidas e informação deste tipo. Segue-se uma folha com datas importantes a não esquecer, mas que são num futuro um pouco mais distante e portanto não têm lugar no calendário do ano em que estamos (por exemplo, datas das nossas vacinas do tétano e vacinas dos miúdos). Tenho também uma folha onde aponto coisas que empresto a outras pessoas (geralmente livros) e, por fim, algumas folhas com contactos telefónicos (mas só os mais importantes – todos os outros estão numa agenda telefónica em casa).

A última secção da minha agenda pode não fazer sentido para outras pessoas, mas para mim é importante – é o registo semanal do exercício físico que faço. Mais uma vez, é um simples template do site www.vertex42.com.

E basicamente é isto! O importante é cada um de nós estabelecer as suas prioridades em termos de organização e gestão do tempo e das actividades, e criar uma agenda em função das suas necessidades, em vez de termos que nos adaptar a uma agenda produzida em massa para milhares de pessoas… É verdade que este tipo de agenda feita em casa pode não ser visualmente tão apelativa como as outras, mas podemos sempre embelezá-las um pouco. Foi o que fiz com a minha agenda, aqui.

Não nos podemos esquecer que para a agenda funcionar (e a vida manter-se organizada) temos que fazer a revisão semanal. Mas mais sobre isso noutro post, que este já está enorme!

Mas espero que tenham ficado mais esclarecidos! Qualquer dúvida, estou à distância de um clique! Ah, e caso tenham reparado nas fotos, as secções da minha agenda (e outras coisas) estão escritas em inglês. Não me perguntem porquê, eu sou portuguesa, sempre vivi cá, mas há coisas que simplesmente são mais fáceis de escrever em inglês... (manias!)

Já agora, se estiverem mesmo interessados nisto do GTD, podem sempre dar um pulinho ao site do David Allen, que ele tem lá montes de pdfs grátis com imensa informação sobre o método.Vejam aqui. E claro, comprar o livro também ajuda!

Como planear uma grande ida ao Ikea

(originalmente publicado a 21 de Agosto de 2011)

Esta semana é A semana – vamos ao Ikea para fazer muitas compras! Tenho andado a planear esta viagem há mais de 1 mês, e deixem-me dizer-vos que não tem sido tarefa fácil.

É muito mais fácil quando vamos lá comprar poucas coisas e pequenas, mas planear uma ida ao Ikea para comprar imensa mobília é outra história…

Vamos redecorar o quarto dos miúdos, criar um escritório para eles, redecorar uma grande parte do meu escritório e uma pequena parte da cozinha. Neste planeamento todo aprendi algumas coisas e gostava agora de partilhar convosco algumas dicas sobre como planear uma grande ida ao Ikea (ou a outro sítio qualquer).

1. Fazer um orçamento

Este é o primeiro e mais importante passo. Quanto dinheiro estou disposta a gastar? Tenho que me lembrar que não vou gastar dinheiro apenas nas compras, mas também em combustível ou transporte.

Aqui, apareceram-nos dois problemas:

a) a qual loja Ikea devemos ir?

- a loja mais perto é em Sevilha, a 200 km daqui por uma auto-estrada sem portagens

- em Lisboa, a 300 km de distância, há 2 lojas, onde chegamos rapidamente por uma auto-estrada com portagens

O mais óbvio seria ir a Sevilha, certo? Errado…

            b) transporte

- as coisas todas que vamos comprar não cabem em nenhum dos nossos carros

- podemos usar o serviço de transporte do Ikea ou alugar uma carrinha (mas não podemos atravessar a fronteira com ela).

Depois de fazer as contas, parece que fica mais barato ir a Lisboa... No entanto, temos que ter em consideração que os preços do Ikea variam de país para país, e de facto, a mesma lista de compras é 25 euros mais cara em Lisboa que em Sevilha. Seja como for, decidimos ir a Lisboa com a carrinha alugada.

Agora, é subtrair o gasto em transporte ao orçamento, e ficamos a saber quanto dinheiro temos para comprar coisas!

2. Fazer 2 listas de compras

É isso mesmo, 2 listas de compras.

Numa lista escrevi as coisas que tenho mesmo, mesmo que comprar. É a mobília para o quarto dos miúdos, visto que vendi toda a mobília velha. Usei a ferramenta online no site do Ikea para fazer a lista de compras. É o máximo! Dá-nos o preço de cada coisa e o preço total, a disponibilidade de cada produto, o sítio em que estão localizados na loja e o número total de embalagens e peso total.

Depois de adicionar as coisas mesmo muito importantes à minha lista, adicionei aquelas que não preciso, mas quero à mesma… Velas, molduras e coisas assim. À medida que adiciono um item tenho que ir verificando o preço total para ver se ainda estou dentro do orçamento.

Assim que o preço das coisas na minha lista de compras chega perto do montante estabelecido, paro. Se ainda quero outras coisas que não são importantes, essas vão para uma segunda lista de compras (na minha segunda lista está o tapete Alvine Rand e a cadeira Skruvsta – não são coisas que precise, são caras, mas quero-as um dia…).

Agora é só imprimir a lista (a primeira) e olhar bem para ela. Tenho mesmo tudo o que preciso? Tirei bem as medidas para ter a certeza se as coisas cabem? Se bate tudo certo, então estou quase pronta para ir!

Mas, antes disso, olho para a minha lista mais uma vez. Será que preciso mesmo de tudo o que está na lista? Não posso deixar algumas coisas para uma próxima ida ao Ikea? Consegui reduzir significativamente a minha lista com esta estratégia…

3. Marcar a data

Agora é altura de marcar uma data e hora par a ir às compras. Assim, posso deixar a minha agenda livre para esse dia e tenho mais tempo para planear, por exemplo, onde ficam os miúdos e para decidir qual o veículo certo para alugar.

4. Usar roupa adequada

De certeza que ninguém quer passar o dia inteiro no Ikea com uns grandes saltos altos! Para viagens de compras destas, devemos usar roupa confortável – mas sempre com estilo, claro! Estou a planear levar um par de ténis e calças de ganga com uma blusa simples. Quanto à mala, uma que ponha a tiracolo, para não ter que andar sempre a ajeitá-la…

5. Levar água e comida

Água é óbvio: não quero desidratar… Quanto á comida, eu geralmente almoço no restaurante do Ikea, mas não sou grande fã daquela comida (as almôndegas suecas não são para mim…). Devo então considerar levar algumas alternativas, como barras energéticas e bolachinhas.

E penso que é isto! Depois conto-vos como correu a viagem!

Como organizar a roupa dos miúdos

(originalmente publicado a 24 de Agosto de 2011)

Agosto, para mim, é O mês para organizar, arrumar e limpar a casa toda e preparar tudo para o ano novo.
Tenho andado a organizar cada divisão, cada armário, cada gaveta cá de casa - é uma tarefa fácil, porque vou organizando e arrumando as coisas ao longo do ano. A área mais difícil de arrumar e manter arrumada sempre foi o quarto dos miúdos. A renovação do quarto deles está quase acabada, e a nossa ida ao Ikea no outro dia foi produtiva - só não comprámos o beliche Tromso porque não havia... os miúdos vão ter que dormir no chão nos próximos tempos...

Bem, aqui ficam algumas dicas para organizar o roupeiro dos miúdos:

1. Experimentar tudo

Bem sabemos que a taxa de crescimento dos miúdos é alta e o mais certo é as roupas compradas há apenas alguns meses já não servirem. Então, faço os miúdos experimentarem toda a roupa que têm... É uma tarefa difícil, vestir roupa de inverno com 30ºC, mas é assim que funciona... Depois, agrupo a roupa em categorias: para manter, para passar de um miúdo para o outro, para dar, para deitar fora, para arranjar (gosto de transformar calças em calções) Os meus filhos não têm muita roupa, por isso este processo de selecção não leva muito tempo.

2. Tirar tudo do roupeiro

Se ainda há roupa ou outras coisas no roupeiro, como roupa de cama e toalhas, tiro tudo para fora. Depois, limpo bem todo o roupeiro (este ano pintámos o interior e as portas de madeira). Verifico se tenho todos os cabides necessários, caixas e outros acessórios de arrumação. Depois, ponho a roupa novamente lá dentro. Como os meus filhos partilham o roupeiro, as suas roupas estão guardadas em prateleiras e gavetas marcadas. E como vestem o mesmo tamanho, faço símbolos na roupa para saber que peça pertence a quem.

3. Fazer um inventário da parte de cima do roupeiro

A parte de cima do roupeiro raramente é aberta e acabo por me esquecer do que lá está... Assim, fiz um inventário e coloquei-o na porta do roupeiro. O conteúdo são coisas tipo edredons, almofadas, mantas, etc. (tudo dentro de sacos de plástico devidamente identificados).

É fácil, não acham?

Aqui está uma vista do roupeiro:

Cada miúdo tem apenas dois conjuntos de toalhas (uma grande e uma pequena; podem ver dois conjuntos na foto, um verde e um azul; os outros dois estão em uso na casa de banho), três capas de edredon, e penso que três ou quatro conjuntos de lençol.

E em vez de usar um sistema para organização de roupa como o Antonius do Ikea (do qual gosto bastante), reutilizei uma estante de livros e uma cómoda de gavetas, e funciona perfeitamente!

Links da semana

1. Less is more: 15 furniture pieces you may not really need, Francine Jay (Miss Minimalist)

2. Benita Larsson (Chez Larsson) pergunta aos leitores o que é a decoração escandinava - respostas fantásticas e diversas, mas todas concordam num aspecto: MUITO branco!

3. Life's most dangerous question: what do you do?, The Minimalists

4. Tour my minimalist apartment, The Minimalists

5. 13 small things to simplify your workday, Zen Habits

O que esperar da Busy Woman

Hoje um post rápido só para dizer que estou de férias e tenho tentado passar menos tempo ao computador - daí a demora na resposta a emails e comentários que, como sempre, agradeço!

Durante a próxima semana vou publicar posts do ano passado que poderão ser interessantes para os novos leitores (e para os mais antigos também!).

Entretanto, quero deixar-vos com água na boca e anunciar que estou a preparar uma série de posts semelhante ao destralhar a casa em 7 dias, mas desta feita dedicada à simplificação da vida... também em 7 dias. Stay tuned! Mais novidades em Setembro!

Para acabar, se ainda não me seguem no Facebook ou no Twitter, devo dizer que partilho muitas coisas por lá... links para posts interessantes, livros kindle grátis, novidades... Também adoro o Pinterest e todas as imagens inspiradoras que encontro na net vão para lá. Até Setembro!

O meu sistema de gestão do tempo

Já aqui falei muitas vezes sobre as várias ferramentas que vou usando para gerir o tempo e as minhas tarefas. Aqui têm todos os posts sobre o assunto. Hoje vou finalmente falar do sistema completo - putting it all together. É obviamente baseado nos escritos do Leo Babauta e no seu sistema Zen To Done.

1. Plano anual

Para mim um ano é de Setembro a Agosto, por isso nesta altura gosto de planear o trabalho para o ano todo. Tenho uma lista (que é uma nota no Evernote, dentro de um bloco de notas chamado lists, por sua vez numa pilha chamada TO DO) com o trabalho de laboratório e de campo que tenho para fazer, os artigos que quero escrever e os congressos a que quero ir. Este planeamento está obviamente relacionado com as minhas obrigações e responsabilidades e segue os meus objectivos de carreira. 

Depois de todo o trabalho listado, abro o Google Calendar e planeio a altura do ano em que vou executar cada tarefa. Por exemplo, nas 2 primeiras semanas de Setembro tenho experiências a decorrer e depois seguem-se 3 semanas em que vou estar a trabalhar num artigo (de manhã) e a ver amostras ao microscópio (à tarde). Tenho trabalho planeado até ao fim de Julho de 2013 e basta-me olhar para o Gcal para saber o que tenho para fazer em determinado mês ou semana.

2. Uma semana tem 168 horas

E para bem aproveitá-las, faço horários semanais no Gcal com as minhas horas de trabalho, exercício físico, etc..

3. Master to do lists

Uma coisa que nunca gostei era abrir o Toodledo ou o Evernote e ter listas enormes de coisas para fazer - perturba-me visualmente. Agora tenho 3 master to do lists (são notas do EN dentro do bloco de notas lists): work, blog e self, home & family. Vou escrevendo em cada lista as tarefas que vão surgindo, agrupadas por contexto (ex. @home, @out, @office, @lab, etc.). Tento manter estas listas o mais simples e curtas possível. Se surgem coisas, sobretudo de trabalho, que eu não quero e não tenho que fazer, não faço. Nestes últimos tempos aprendi a dizer não e isso contribui em muito para reduzir as tarefas pendentes. 

4. Tarefas semanais e mensais

Como já referi, basta-me olhar para o Gcal para saber que tarefas importantes tenho para fazer em determinado mês e semana. Baseada nesse planeamento, adiciono tarefas ao Google Tasks para cada semana - a minha verdadeira to do list engloba agora apenas as tarefas que tenho que completar nessa semana e quanto muito alguns deadlines que estejam a aproximar-se. Visualmente, isto é um alívio! E com o Gtasks não tenho que me preocupar com etiquetas, contextos, objectivos e coisas do género... No fim da semana, geralmente à sexta-feira, vejo no Gcal o que tenho planeado para a semana seguinte, adiciono tarefas e sub-tarefas ao Gtasks e basicamente é isso! 

5. Tarefas diárias

Geralmente não uso os conceitos de Big Rocks e MITs, como manda o Zen to Done. Não planeio milhões de tarefas para cada dia, e isso permite-me focar no que é realmente importante (o minimalismo em acção). Uso a técnica Pomodoro para me concentrar no trabalho (sobretudo para a parte de escrever - no laboratório esta técnica não funciona) e agrupo tarefas que exigem menos concentração, como telefonemas, emails, papelada, etc., para o fim da manhã ou da tarde.

To Do Lists minimalistas mas eficazes: o Google Tasks

Sabem aqueles freaks maluquinhos por ferramentas de gestão do tempo e produtividade e que experimentam toda e mais alguma aplicação que aparece e lêem todos os livros sobre o assunto? Eu sou mais ou menos assim. Quem segue este blog há algum tempo sabe que já experimentei vários sistemas de organizar a vida e o tempo e volta e meia lá descubro novos métodos que rapidamente implemento.

O problema é que pessoas como eu geralmente 1) passam tanto tempo a experimentar ferramentas e métodos de gestão do tempo (porque é mesmo giro) que não completam as tarefas que têm em mãos e 2) acabam por adicionar cada vez mais complexidade aos seus sistemas (o que obviamente complica tudo).

Depois de ler Leo Babauta (praticamente tudo o que ele já escreveu), o meu pensamento é só um: este senhor sabe-a toda. E fui finalmente investigar uma aplicaçãozinha sobre a qual já tinha lido no seu blog, para a qual já tinha olhado umas quantas vezes, mas à qual nunca tinha dado a devida atenção: o Google Tasks.

Ah, ferramenta mais minimalista e eficaz não há! O Google Tasks vem com o Gmail (Tarefas):

O Google Tasks tem várias coisas que para mim são fundamentais:

- permite criar mais que uma lista de tarefas

- permite criar sub-tarefas

- permite adicionar notas e links às tarefas e transformar um email em tarefa

- permite adicionar uma due date às tarefas; estas tarefas são automaticamente adicionadas ao Google Calendar

- no Google Calendar dá para ver as tarefas todas, ao lado do calendário (maravilhoso!) e as que têm data aparecem no calendário também

- e as tarefas feitas ficam com este aspecto tão giro! (e dá para eliminá-las para não atrapalhar visualmente)

Tudo isto num interface muito simples! Adoro!

No próximo post explicarei como integro o Google Tasks e o Evernote para gerir o meu tempo.

E vocês, alguém usa o Google Tasks? Contem-me como fazem!

Como usar o sistema GTD com o Evernote

Como já referi, deixei de usar o Toodledo para organizar as minhas listas de tarefas. Eu adoro brincar com este tipo de programas, e já experimentei demasiados (Astrid, Remember the Milk, GTagenda, teuxdeux, e muitos outros). O Evernote (EN) tem a grande vantagem de ter uma versão grátis mais que suficiente para as necessidades da maior parte das pessoas. Já usava o EN como bloco de notas digital, onde guardo sobretudo páginas da net que me interessam, mas o EN pode também ser usado como agenda GTD. Tenho que admitir que o sistema que uso agora, depois de experimentar muitos outros, é uma combinação do EN com o Google Tasks (aquela aplicaçãozinha quase despercebida que vem com o Gmail), mas disso falarei mas tarde. Este post é dedicado à implementação do sistema GTD no Evernote.

Na internet podes encontrar uma miríade de estratégias e métodos, uns baseados apenas em etiquetas, outros apenas em notebooks, e eu acredito que nestas coisas cada um deve descobrir, através da experimentação, qual o método que mais lhe convém. Portanto, vou descrever o método que comecei a usar, depois de ler as estratégias de muitas outras pessoas... (se bem que, como referi acima, alterei as coisas e uso também o Google Tasks; o setup do EN que vou descrever já não é o que uso - simplifiquei ainda mais as coisas).

Eu continuo a usar o EN para guardar e organizar notas. Tenho várias pilhas (stacks), cada uma com vários blocos de notas, onde depois as notas estão organizadas. Só para terem uma ideia, as minhas pilhas são: 

1. Busy Woman (blog) 

2. Simple Living (sobretudo notas da net) 

3. Cá por casa (notas feitas por mim com informações importantes, receitas, horários e informações da escola, etc.), 

4. Work (URLs de sites que consulto com frequência, sites de congressos, etc.)

5. TASKS

Esta última pasta tem 2 blocos de notas: to do e completed. É aqui que ponho as coisas para fazer. As outras 4 pilhas são pastas de referência e não de acção.

Depois de criar esta pilha e os blocos de notas, criei uma nota que pus na pasta completed, à qual atribuí várias etiquetas, de acordo com o método GTD.

As etiquetas estão relacionadas com o tipo de projecto (what), quando é que tenho que fazer determinada acção (when), o contexto (where) e no caso de acções delegadas, a pessoa responsável por essa acção (who).

De cada vez que crio uma nota, ou seja, uma acção que tenho que executar, atribuo-lhe 3 etiquetas, uma de what, outra de when e outra de where. 

Para pesquisar as acções que devo fazer num determinado dia, clico no bloco de notas to do, e selecciono as etiquetas que me interessam. Geralmente coloco tarefas para o dia seguinte com a etiqueta !!today, para saber o que de mais importante tenho para fazer nesse dia. Depois de completada a tarefa, coloco-a no bloco de notas completed e não penso mais nisso!

Mas uma coisa que sempre me deixou chateada desde que larguei o papel e comecei a usar tudo em formato digital, era não ter um planeamento diário pormenorizado, como este que cheguei a usar o ano passado. Então apercebi-me que eu não era a primeira pessoa a sentir a falta desse tipo de planeamento e fiz como a Lauren: criei numa nota um template para o planeamento diário e agora basta-me fazer copy paste para uma nova nota, à qual dou a data do dia em questão e na qual escrevo tudo o que tenho para fazer. 

E sim, o Evernote permite pôr o visto dentro dos quadradinhos!

Como já referi, agora uso o Evernote e o Google Tasks para organizar as minhas listas. Finalmente dei ouvidos ao senhor Leo Babauta e simplifiquei ainda mais. Todas estas aplicações são muito giras, mas a verdade é que para mim, quanto mais simples, melhor, mas não demasiado simples. Por exemplo, o teuxdeux é muito bonito, mas simples demais para mim. Por outro lado, ferramentas como a GTagenda ou o Remember the Milk são visualmente demasiado carregadas. O Google Tasks é simples mas dá para fazer o que eu quero, tem um design minimalista e integra automaticamente as tarefas no Google Calendar. 

Resultados do questionário aos leitores

Antes de nada, muito obrigada pela vossa participação no questionário! Tive quase mil respostas e aqui ficam os resultados. 

Naturalmente, a maioria dos leitores (98%) são mulheres!

 E da faixa etária entre os 25 e os 39 anos (70%).

A maioria das leitoras são casadas (47%) ou vivem em união de facto (22%).

E para minha surpresa, metade das leitoras não têm filhos! Pensava que a maioria das leitoras tinham filhos...

Grande parte das leitoras (76%) tem formação a nível superior.

E mais de metade tem rendimentos do agregado familiar entre 1001 e 2500 euros mensais.

15 actividades de verão para crianças e adultos

Nós, como muita gente, passamos férias no Algarve (e o resto do ano também...). Como temos uma casinha na praia, é na praia que passamos a maior parte destes meses de verão. Embora possa parecer idílico para muitas pessoas, tenho que admitir que passar dias e dias a fio na praia aborrece-me... 

Este ano queria fazer coisas diferentes e não queria que as nossas férias se resumissem à praia... Os meus planos mudaram por causa do meu pé partido (que já está quase bom), por isso a minha lista de actividades giras para fazer com os miúdos... terá que esperar até ao ano que vem... mas aqui fica:

1. Ir à praia 

Claro, lá por não querer passar o verão lá enfiada, não quer dizer que não vá ser esta a a actividade principal; ir à praia inclui dar muitos mergulhos, nadar, jogar à bola e ténis na areia e fazer actividades náuticas.

2. Fazer um piquenique 

No campo ou no parque da cidade; fizemos um há umas semanas e soube-me imensamente bem.

3. Visitar um museu

É um dos objectivos das staycations: conhecer melhor o que a minha cidade tem para oferecer... e a verdade é que Faro, mesmo sendo uma cidade pequena, tem vários museus que eu nunca visitei...

4. Ir a um parque aquático

É divertido para os miúdos e para os adultos. O problema é que costumam estar cheios, cheios de gente...

5. Ir ao jardim zoológico

E passar um dia diferente no meio dos animais! 

6. Passear a pé na cidade

Levar a máquina fotográfica, andar devagar e olhar bem para as coisas bonitas da cidade onde vivemos.

7.  Fazer actividades náuticas

Tenho à mesma o contacto com o mar, a água e o sol, mas é muito mais saudável que estar estendida na toalha...

8. Ir à biblioteca

E trazer muitos livros para ler durante o verão.

9. Acampar

Seja no quintal, num parque de campismo ou no meio do mato.

10. Ir à pesca

Mas pescar de forma consciente, onde seja permitido, e comer os peixes ao jantar!

11. Pôr uma piscina insuflável na varanda

Já pus! Os miúdos adoram!

12. Ir ao mercado municipal

E ensinar o nome dos peixes às crianças.

13. Fazer crafts

Aproveitar o verão para fazer, com os miúdos, desenhos, colagens, pinturas, moldagem de barro, ou mesmo coisas mais complicadas, como bijutaria, costura, etc. 

14. Fazer um passeio no campo

E esquecer a praia por um dia.

15. Ir ao parque municipal

Seja para fazer um piquenique ou simplesmente descansar na relva, é uma alternativa muita fresca ao calor da praia.

E vocês, que actividades giras costumam fazer no verão?

Usar os Pomodoros do Flowkeeper

Referi neste post que tenho usado o Flowkeeper para contar os pomodoros. Vou mostrar mais detalhadamente como é que funciona esta aplicação.

Já sabes que um pomodoro são 25 minutos de trabalho seguidos de 5 minutos de descanso. Qualquer temporizador pode ser usado, mas a vantagem do Flowkeeper é que posso escrever as tarefas que tenho para fazer e os pomodoros destinados a cada tarefa.

Então, vejamos...

O primeiro passo é clicar em Create new para criar um plano para o dia. Podes verificar os settings: o default é 25 minutos de trabalho e 5 de descanso. O Flowkeeper não faz as pausas longas de 4 em 4 pomodoros automaticamente; ou alteramos o tempo do descanso ou contamos nós essa pausa mais longa.

Para adicionar as várias tarefas é clicar em Add task. Podes então atribuir o número de pomodoros destinados a essa tarefa. O número máximo de pomodoros que podemos dar nesta fase são 4, mas depois podemos acrescentar mais pomodoros às tarefas, seleccionando a tarefa e clicando em Add pomodoro.

Por fim, é escolher uma tarefa para começar e clicar em Start pomodoro. O relógio começa a contar os 25 minutos. Podes então minimizar tudo, que o Flowkeeper logo avisa quando for altura de descansar! E avisa também quando se esgotarem os 5 minutos de descanso...

Devo referir que uso o Flowkeeper (e a técnica Pomodoro) quando estou a trabalhar ao computador. No laboratório não uso os pomodoros, devido à própria natureza do trabalho (não posso deixar uma filtração de amostra radioactiva a meio só porque se passaram 25 minutos...) e em casa gosto de pôr o temporizador do telemóvel para fazer tarefas rápidas, como arrumar o que conseguir em 15 minutos e coisas assim...