Duas ferramentas para organizar a vida

Eu já perdi a conta à quantidade de ferramentas, digitais e de papel, que já experimentei para organizar o meu dia, as minhas listas de coisas a fazer, os meus projectos... Há já algum tempo, porém, que uso apenas duas ferramentas e aquela vontade de experimentar coisas novas não se tem manifestado (felizmente).

Não são ferramentas novas nem desconhecidas nem complicadas. São o Google Calendar e o Google Tasks. As duas têm dois aspectos que me atraem muito: o design é simples e não têm muitas opções/definições. Mas como é que as uso?

Google Calendar

É a minha agenda. Não uso agenda de papel, mesmo a Moleskine de que tanto gosto. Agora que tenho um smartphone com internet, não preciso mais de andar carregada com papel. A agenda do google é suficiente para mim e para a família. Já não tenho não sei quantos calendários diferentes na agenda. Tenho um calendário para cada membro da família. Sim, um calendário para mim, com coisas pessoais e profissionais. Eu sou só uma, por isso não faz sentido dividir a minha vida em calendários diferentes...

Que tipo de coisas é que aponto na agenda? Compromissos, tarefas que têm que ser feitas num determinado dia, aulas de yoga, ginásio. A novidade na forma como utilizo o GCal é esta:

Comecei a usar o campo da descrição para apontar as tarefas de trabalho que tenho para esse dia.

Um dia típico no meu Gcal será qualquer coisa assim (dia inventado, só para terem uma ideia):

No topo, tarefas importantes para esse dia (dar a leitura da luz, pagar os almoços da escola, coisas desse género) ou lembretes (um dos miúdos não tem aula de ginástica, por exemplo).

Coloco as horas de trabalho (work) no Gcal e é lá dentro, na descrição, que aponto as tarefas para esse dia específico. Isto permite-me não me esquecer de pequenas coisas que tenho que fazer em certos dias, pois todos os dias de manhã (e na véspera, antes de sair) abro o Gcal para ver o que me espera. Não posso pôr um visto numca caixinha depois de completar cada tarefa, mas posso escrever OK à frente de cada tarefa - que é o que faço.

Como disse, cada um de nós tem um calendário e cada calendário tem uma cor diferente (o do J. é cinzento). Assim, visualmente, é mais fácil ver as actividades de cada membro da família (se bem que com o Gcal podemos escolher qual ou quais calendários queremos visualizar).

Google Tasks

Simplicidade é cada vez mais a palavra de ordem e, portanto, simplifiquei as várias listas que tinha no Gtasks (falei do Gtasks neste e neste post).

As primeiras quatro listas entendem-se - são listas de coisas para fazer, mas sem data específica. Não ordeno as coisas por prioridades nem objectivos. Quando se simplifica a vida e elimina-se o que não interessa, não se fica assim com tanta coisa para fazer que seja necessário ordenar as coisas por ordem de importância (eu sei bem o que é mais importante - o que não é importante, é mais certo ser eliminado). 

As duas listas seguintes são coisas de trabalho ou pessoais que têm que ser feitas numa data específica. No início do mês verifico a lista respectiva e agendo as tarefas no google calendar.

groceries list - sim, é a lista de compras. Usei o Out of Milk durante algum tempo, mas o Gtasks serve perfeitamente - e assim é menos uma app que tenho no telemóvel.

reading list - eu quero ler tantos livros, que tenho que fazer uma lista, não me vá esquecer de algum...

someday/maybe e waiting - funcionam como descrito no GTD, mas não as separo em listas diferentes por contextos. Em vez disso, uso dois contextos apenas (work e others) que coloco como tarefas e as coisas de que estou à espera ou que estou a pensar fazer um dia, como sub-tarefas:

 (como vêm, só estou à espera de coisas de trabalho... é o que dá simplificar...)

Além destas duas ferramentas, continuo fã do Gmail e do cronograma em excel para planear o trabalho a médio prazo. E é isto!

To Do Lists minimalistas mas eficazes: o Google Tasks

Sabem aqueles freaks maluquinhos por ferramentas de gestão do tempo e produtividade e que experimentam toda e mais alguma aplicação que aparece e lêem todos os livros sobre o assunto? Eu sou mais ou menos assim. Quem segue este blog há algum tempo sabe que já experimentei vários sistemas de organizar a vida e o tempo e volta e meia lá descubro novos métodos que rapidamente implemento.

O problema é que pessoas como eu geralmente 1) passam tanto tempo a experimentar ferramentas e métodos de gestão do tempo (porque é mesmo giro) que não completam as tarefas que têm em mãos e 2) acabam por adicionar cada vez mais complexidade aos seus sistemas (o que obviamente complica tudo).

Depois de ler Leo Babauta (praticamente tudo o que ele já escreveu), o meu pensamento é só um: este senhor sabe-a toda. E fui finalmente investigar uma aplicaçãozinha sobre a qual já tinha lido no seu blog, para a qual já tinha olhado umas quantas vezes, mas à qual nunca tinha dado a devida atenção: o Google Tasks.

Ah, ferramenta mais minimalista e eficaz não há! O Google Tasks vem com o Gmail (Tarefas):

O Google Tasks tem várias coisas que para mim são fundamentais:

- permite criar mais que uma lista de tarefas

- permite criar sub-tarefas

- permite adicionar notas e links às tarefas e transformar um email em tarefa

- permite adicionar uma due date às tarefas; estas tarefas são automaticamente adicionadas ao Google Calendar

- no Google Calendar dá para ver as tarefas todas, ao lado do calendário (maravilhoso!) e as que têm data aparecem no calendário também

- e as tarefas feitas ficam com este aspecto tão giro! (e dá para eliminá-las para não atrapalhar visualmente)

Tudo isto num interface muito simples! Adoro!

No próximo post explicarei como integro o Google Tasks e o Evernote para gerir o meu tempo.

E vocês, alguém usa o Google Tasks? Contem-me como fazem!

Como organizo e giro este blog

Há quase 3 anos criei o meu primeiro blog, no dia em que descobri A Dona de Casa Perfeita. A partir daí não parei. Já tive vários, mas é com este que sinto que encontrei o meu lugar na blogosfera. Neste post vou falar um pouco sobre como organizo e giro o blog.

Ideias para os posts
As ideias vêm de vários sítios: experiências minhas e coisas que me passam pela cabeça, coisas que leio noutros sitios, perguntas que as leitoras me fazem nos comentários ou por email, etc. Quando tenho uma ideia para um post faço logo um documento no google docs com essa ideia e depois é nesse documento que escrevo o post (não escrevo directamente no blogger). Se não tiver o computador, aponto a ideia no Moleskine.

Planear os posts

Sou uma grande fã da máxima do Winston Churchill, popularizada pela Jillian Michaels do Biggest Loser, “Failure to plan is planning to fail”. Os posts planeados e escritos com calma são muito mais ricos e interessantes. Estabeleci um calendário editorial (usando o google calendar) com os títulos dos posts para cada dia. Estabeleci também assuntos diferentes para cada dia da semana (2ª minimalismo; 3ª DIY e decoração; 4ª simplificar e organizar; 5ª one bite at a time; 6ª tema livre), para me ajudar a ter ideias para os posts e não me focar demasiado num só assunto.

Investigação para os posts

Alguns posts exigem alguma investigação prévia sobre o assunto. Gosto de fazer isso ao serão, depois da casa arrumada e os miúdos na cama, sentada no sofá da sala, com o J. ao meu lado a ver televisão. Os posts interessantes que leio noutros blogs costumo guardar no Evernote e agora comecei a partilhá-los mais activamente nas redes sociais (facebook, twitter e google+).

Escrever os posts

A escrita tem que ser feita de manhã. É quando a minha cabeça funciona melhor. Desde que implementei o calendário editorial, tento publicar 5 posts por semana e tento escrever os 5 ao fim-de-semana, para durante a semana ficar com as manhãs (entre o acordar às 5h e o ginásio às 7h) para escrever coisas do trabalho. Tento ter os posts escritos com uma semana de antecedência, mas o ideal, dizem os entendidos, é ter um mês inteiro de posts preparados. Muitos posts implicam também tirar fotografias e já aconteceu não publicar posts porque não consegui boas fotografias. Por exemplo, as fotos deste post foram tiradas de manhã antes de sair de casa, quando o quarto, virado a Este, está inundado de luz.

Redes sociais

Além da página do blog no facebook, que já criei há alguns meses e continua a crescer todos os dias (OBRIGADA!), aderi finalmente ao google+ e reactivei a minha conta no twitter. Uso estas redes sociais não só para publicitar os posts do blog (que é automático, usando o NetworkedBlogs), mas também para partilhar coisas interessantes que vou descobrindo na internet. Isto pode parecer uma enorme perda de tempo, mas graças aos botões de partilha do Chrome ou aos botões que já vêm nas páginas, é muito rápido (se tivesse que entrar em cada uma das minhas contas para partilhar links, então não o faria...). Quando quero publicar alguma coisa minha no facebook e twitter, uso o Hootsuite, que permite agendar os posts e tweets. É assim que faço com as dicas diárias no facebook - escrevo-as ao fim-de-semana e ficam agendadas, sendo publicadas diariamente às 9h30. O Hootsuite ainda não permite publicar no google+, por isso aí tenho mesmo que entrar no meu perfil para escrever alguma coisa.

Eu gosto de ter o computador bem organizado e livre de tralha digital. O browser que uso é o Google Chrome (como sabem, sou fã dos produtos google) e nos meus 3 computadores tenho alguns marcadores e extensões que me facilitam bastante a vida. Aqui está uma imagem do meu chrome:

Os botões de partilha são os que estão no canto direito: o elefante é a extensão que permite capturar coisas para o Evernote, a seguir está o botão do Google+, do Twitter, do Facebook e finalmente o P para capturar imagens para o Pinterest.

Nos marcadores do Chrome tenho aquilo que mais uso: Gmail, Toodledo, Google Calendar, Google Docs, Google Reader, Blogger, Evernote, Pinterest, Flickr, Facebook, Google+, Twitter e HootSuite (no computador do trabalho tenho mais uns quantos marcadores).

Comentários e e-mails

Esta é das melhores partes dos blogs - o feedback dos leitores. Leio todos os comentários aos posts e todos os comentários e likes no facebook. Quando me fazem perguntas nos comentários, tento responder logo... às vezes não o faço porque estou concentrada noutra coisa e depois acabo por esquecer... Os e-mails também leio mal os recebo, mas geralmente só respondo ao fim-de-semana, com calma. Gosto sobretudo quando os leitores me fazem perguntas que dão origem a posts ou quando fazem comentários pertinentes que me deixam a pensar! E também adoro que partilhem comigo um pouco da vossa vida nos comentários!

Para terminar, se quiserem ler mais sobre o processo de criar e gerir um blog, este post da Thais está muito bom (em português)!

E vocês? Como gerem e organizam os vossos blogs?

Evernote, Dropbox e outras ferramentas que me simplificam a vida

Há cerca de um ano decidi viver de forma minimalista. Uma vida minimalista implica livrarmo-nos da tralha, física e mental, para termos tempo para aquilo que é realmente importante. No processo, além de me ter livrado de roupas, mobílias e compromissos, livrei-me do papel. Joguei muito papel fora e não deixei entrar mais papel na minha vida. O go paperless, como tão bem fica em inglês. 

Agora faço tudo em formato digital. E este post serve para vos mostrar como é que organizo a minha vida e o meu trabalho sem papel... e também para confessar que deixei de usar o Toodledo, de que tanto gostava - porque era minimalista numas coisas, mas não no número de aplicações que usava para gerir essa minha vida minimalista...

Então, as principais ferramentas que uso actualmente são:

- Google Calendar

- Gmail

- Dropbox

- Evernote

(- caderno de linhas A5)

Google Calendar

Já não uso agenda em papel. Tenho tudo no google calendar, a que posso aceder de qualquer lugar. Tenho vários calendários (pessoal, miúdos, trabalho, etc.) e os que interessam são partilhados com outras pessoas. No calendário aponto compromissos e outras coisas com dias específicos. Não aponto tarefas ou listas de coisas para fazer.

Gmail

Tenho todas as contas de email associadas a uma do gmail. Assim, recebo e envio tudo num só sítio, o que poupa imenso tempo. Tenho algumas pastas para organizar os emails, mas a função de search do gmail faz um excelente trabalho. Os emails que tenho na inbox são aqueles que requerem alguma acção, como responder ou tratar de algum assunto relacionado. Depois de despachados, são apagados ou arquivados. Sou uma grande fã de ter a caixa de entrada vazia!

Dropbox

Uso o Dropbox como o meu arquivo digital. Tenho todos os ficheiros no Dropbox (devidamente organizados) e já não tenho nenhuma pasta à parte no computador. Aliás, o Dropbox cria uma pasta no computador, de modo que posso aceder aos meus ficheiros mesmo sem ligação à internet. Desde que pus tudo na Dropbox, acabaram-se as pens e as versões diferentes do mesmo ficheiro nos vários computadores que uso... Poupo imenso tempo e muitas chatices! (e é grátis)

Evernote

Ah, o Evernote! Já o usava para guardar páginas da net, como artigos interessantes, receitas, etc., mas o Evernote dá para muito, muito mais. É no Evernote que planeio os menus semanais, as rotinas de limpeza (e não só), onde guardo informações bancárias, contactos importantes, etc. (e tudo isto dá para encriptar). Papéis da escola, material a comprar, calendários de actividades e coisas assim, digitalizo e guardo no Evernote. Há quem não use o Dropbox e tenha tudo (mesmo TUDO) no Evernote, mas eu prefiro ter ficheiros a sério (documentos, fotos, pdfs, etc.) no Dropbox e coisas temporárias (os tais papéis da escola, informações que preciso até uma data x, etc.) e informação que preciso consultar rapidamente (dados bancários, logins, contactos, etc.) no Evernote. Até apontamentos de reuniões eu faço no Evernote.

Mas o Evernote ainda dá para muito mais. O Evernote pode ser usado como uma agenda GTD. E foi por isso que deixei de usar o Toodledo - se posso usar uma só aplicação para fazer o que fazia em duas, prefiro usar só uma. Comecei a pesquisar a implementação do GTD no Evernote e até há livros sobre o assunto!! Fiquei completamente rendida, mas falarei disso num próximo post. (e também é grátis)

Caderno de linhas A5

É basicamente o único papel que uso. Anda sempre comigo e aponto nele o que for necessário, quando não tenho o computador por perto. Depois, processo o que escrevi no caderno. De resto, só tenho cadernos de laboratório, mas esses tem mesmo que ser. Também uso folhas de rascunho para apontar coisas que vão surgindo ao longo do dia no trabalho, mas processo sempre tudo e jogo o papel fora - tenho, no entanto, de começar a fazer este tipo de apontamentos no caderno...



E vocês, como é que organizam a vida?

Ferramentas digitais e analógicas para organizar a vida

Produtividade, gestão do tempo e organização são temas que me interessam bastante, como sabem, e já escrevi vários posts sobre estes assuntos, tais como a técnica Pomodoro, usar o Google Tasks, usar o Evernote para implementar o sistema GTD, usar os pomodoros do Flowkeeper, gerir o tempo e os horários, usar o Toodledo, e ainda dicas para trabalhar em casa.

Eu não gosto de tralha, seja digital ou analógica, portanto tento manter apenas os ficheiros, papéis, blocos de notas, etc., de que realmente preciso. A minha abordagem às ferramentas de organização e produtividade é, portanto, minimalista - apenas o necessário! E as ferramentas, digitais e analógicas, que uso actualmente, tanto no trabalho como na vida do dia a dia, são as seguintes:

Cadernos - tenho 3

Caderno do dia a dia

Tenho sempre um caderno A5 (e uma caneta) na mala, que funciona como ferramenta de captura, onde escrevo sobretudo coisas não relacionadas com o trabalho, como ideias, coisas para fazer, dinheiro que gastei, e similares. Mais tarde, processo o que escrevi ao longo do dia (por exemplo, marco eventos no google calendar, faço uma nota no evernote, envio emails importantes, etc.).

Caderno de laboratório

Os cadernos de laboratório são obrigatórios para quem faz trabalho de laboratório! Ao longo dos anos já acumulei dezenas de cadernos de laboratório... Gosto de usar um caderno de cada vez, mesmo para projectos diferentes, e tento transferir a informação do caderno para o computador com bastante frequência.

Caderno de trabalho

Este é como o caderno do dia a dia, mas para trabalho apenas. É neste caderno que planeio o dia de trabalho, faço mindmaps, escrevo ideias e aponto os pomodoros feitos.

Google Calendar

Eu não uso agenda de papel. Uso o Gcal para eventos e o Evernote para listas. Tenho vários calendários, uns só meus, outros partilhados .

Evernote

Uso o Evernote para guardar notas relacionadas com o trabalho e com outras coisas que me interessam. Também faço listas anuais, mensais e semanais de coisas para fazer (sobretudo de trabalho). No início do ano lectivo gosto de planear os artigos que quero escrever, o trabalho de laboratório que tenho para fazer e conferências a que quero ir. Depois, divido estas tarefas por mês e semana. O meu planeamento diário é feito à mão ou numa nota no Evernote. Seja como for, gosto de escrever no Evernote tudo o que fiz no fim de cada dia de trabalho.

Dropbox

O Dropbox é um arquivo digital. Tenho todos os meus documentos no Dropbox, de modo que posso aceder-lhes de qualquer um dos computadores onde trabalho. Também tenho pastas partilhadas com colegas - acabou-se o envio de emails para trás e para a frente com projectos conjuntos!

Scrivener

Descobri o Scrivener há pouco tempo mas apaixonei-me logo! Agora, uso o Scrivener para escrever documentos longos, como artigos, propostas de projectos e coisas assim. Só uso o Word para documentos pequenos.

Mendeley

Recentemente, comecei a usar o Mendeley para gerir as minhas referências (antes do Mendeley, usava o JabRef). Como já não imprimo artigos, faço notas e sublinho os pdfs, e o Mendeley permite fazer isso, o que dá muito jeito. Criei pastas para assuntos específicos e assim tenho todos os meus artigos devidamente organizados.

Técnica Pomodoro

Percebi que os pomodoros de 25 minutos funcionam bem em dias em que estou mais distraída, mas em dias bons, sinto que são curtos demais. Por isso, tenho feito pomodoros de 50 minutos (+10 de pausa) e conto-os no Flowkeeper ou no temporizador do telemóvel.

Gmail

Tenho todas as minhas contas de email numa só conta do gmail, o que reduziu significativamente o tempo que passo a ver o email -  e assim não tenho que me lembrar de todas as passwords...

Tenho ainda o calendário para a semana, uma folha com citações inspiradoras para escrever (da Wendy Laura Belcher e Paul Silvia) e os meus objectivos para o mês em papel, pendurados na estante do escritório em casa...

Ferramentas de organização e planeamento de uma trabalhadora-estudante

Desde o início desde ano letivo que sou trabalhadora-estudante. Além de investigadora pós-doutorada em ciências do mar, sou também aluna do 1º ano de psicologia. Obviamente, nunca o título deste blog me caiu tão bem... Nem me lembro da última vez que andei tão ocupada como agora! E o ano só agora começou... 

As minhas rotinas e as estratégias de organização, produtividade e gestão do tempo tiveram que ser revistas e melhoradas, de forma a dar resposta a tudo. Aqui ficam, então, as ferramentas que uso para organizar a informação e planear os dias.


Capturar vs. planear

Capturar informação e planear a execução de tarefas são, para mim, acções bem diferentes que requerem ferramentas diferentes.

Para capturar informação prefiro usar ferramentas digitais: o Google Calendar e o Workflowy.

No GCal aponto tudo o que tenha uma data e hora específica, como aulas, reuniões, consultas, atividades dos miúdos, datas de frequências e entrega de trabalhos, datas limite para pagar contas, etc. Tudo que tenha uma data concreta vai para o GCal.

No Workflowy capturo todas as minhas coisas para fazer. O que adoro nesta ferramenta é que é uma folha em branco, sem caixas ou campos pré-definidas onde tenho que escrever coisas... No Workflowy posso escrever o que quero, como quero, atribuir as etiquetas que quero... é muito flexível e adapta-se à forma de trabalhar do meu cérebro.
Escrevo todas as tarefas, de trabalho, estudos, pessoais, etc., posso atribuir-lhes prioridades, datas de execução, contextos, enfim, no Workflowy posso basicamente fazer o que quiser. Noutro post mostrarei melhor como uso esta ferramenta.

Para planear o trabalho diário uso papel. Já desisti de agendas, compradas ou feitas por mim. Uso apenas um caderno de linhas A5 e sigo este método do Cal Newport. A verdade é que eu adoro tudo o que seja organização, planeamentos diários, formas diferentes de organizar o dia... mas também é verdade que o tipo de trabalho que faço é muito diferente da maioria. São necessários maiores períodos de muita concentração, não há assim tantas deadlines quanto isso e não há chefes a dizer-nos o que temos para fazer, mas a nossa produtividade científica é avaliada anualmente - tudo isto obriga a um maior esforço para fazer as coisas.

Assim, uso agora um caderno A5 de capa mole para não fazer muito peso na mala. Faço um dia em duas páginas e escrevo a data no topo. A página da direita, mostrada na foto acima, é onde faço o time blocking - bloqueio intervalos de tempo para fazer tarefas específicas, incluindo aulas, actividades dos miúdos, trabalho  de laboratório e trabalho de concentração (o chamado deep work).

Tenho duas colunas para marcar as actividades com hora específica. A coluna da esquerda, entre as horas e a segunda coluna, é onde faço o plano original. Como isto é flexível e acontecem coisas que não estou à espera, a segunda coluna é para fazer alterações ao plano original. Do lado mais à direita da página escrevo as tarefas para fazer em cada um desses períodos.

Na página da esquerda aponto lembretes, informações que vão surgindo (datas de entrega de algum trabalho, tarefas para fazer noutros dias) - funciona como uma caixa de entrada. Também costumo apontar as despesas diárias e algumas pequenas tarefas que tenho para fazer nesse dia. No fim do dia, toda a informação que está nesta página é processada, o que implica, geralmente, adicioná-la ao Workflowy ou ao GCal.

Combinar as várias ferramentas

Como já referi, toda a informação capturada no dia a dia vai para o Workflowy e/ou para o Google Calendar. O planeamento diário é feito a cada dia, geralmente de manhã, pois tenho a cabeça mais fresca e consigo tomar decisões mais facilmente que de noite. Assim, abro o Workflowy e o GCal e vejo o que tenho marcado para esse dia, apontando no caderno. Vejo quais as tarefas mais urgentes e atribuo-lhes um período do dia específico para as fazer - tudo no caderno. Alguma coisa que precise de me lembrar em relação a esse dia, aponto também no caderno.

Assim, durante o dia preciso apenas de ir consultando o caderno e ir seguindo o meu plano. Claro que há imprevistos, mas o plano é flexível e gosto de sobre-estimar o tempo que preciso para cada tarefa, para ter sempre alguma margem de manobra.

Também uso o caderno como diário. Vou escrevendo coisas importantes que aconteceram em cada dia, para mais tarde recordar... como o jogo de futebol em que um dos miúdos marcou um granda golo ou as medalhas de judo que os dois ganharam num torneio.


E basicamente é este o sistema que uso agora! Por enquanto tem funcionado e estou a conseguir manter-me a par de tudo - acho mesmo que ando bastante produtiva!

Alguém mais usa assim caderninho assim para se organizar?

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Planear e preparar a semana

Acredito que o planeamento antecipado das coisas é o segredo para que tudo corra bem. Desenvolvi uma série de hábitos ao fim de semana que me permitem começar a semana de trabalho sem stresses e com tudo devidamente planeado e pensado. Como sabem, eu gosto de rotinas e de ter tudo sobre controlo, mas também gosto de fazer as coisas da forma mais simples possível... 

1. Planear o trabalho para a semana seguinte

Na sexta-feira, antes de sair do trabalho, vejo o que fiz durante a semana e o que ficou por por fazer. Com o Toodledo, vejo o que tenho que fazer na semana seguinte, e planeio as coisas. Mando emails de última hora, aponto compromissos no google calendar e faço uma lista de coisas a fazer na semana seguinte. Se chego ao trabalho na segunda de manhã e não tenho uma lista de coisas para fazer, ando ali uma hora ou mais perdida (leia-se, a navegar sem rumo na net).

2. Deixar toda a roupa lavada, passada e arrumada

Se há coisa que eu faço questão é começar a semana de trabalho com toda a roupa lavada, passada a ferro e arrumada. Mesmo ao sábado eu levanto-me cedo e aproveito para passar a ferro, enquanto vejo alguma série de tv gravada. Geralmente passo até às 9h30, que é o horário vazio da tarifa bi-horária. A roupa suja vai sendo lavada ao longo da semana, mas costumo fazer mais uma ou duas máquinas de roupa ao sábado, que passo no domingo.

3. Planear o menu semanal e ir às compras

À sexta-feira gosto de sair mais cedo do trabalho (por volta as 14-15h), vou a casa fazer a lista de compras e planear os menus para a semana seguinte, e depois vou ao supermercado. Costumava fazer as compras semanais ao sábado à tarde, mas decidi que o fim de semana é para descansar, e enfiar-me no supermercado não se enquadra nessa categoria...

4. Fazer a revisão semanal e planear a semana seguinte

Ao fim de semana gosto de olhar para o Gcal e para o Toodledo e ver o que fiz, o que não fiz, que tarefas da lista posso apagar, que tarefas vou iniciar, ou seja, é a típica revisão semanal do método GTD. Gosto também de olhar para o meu orçamento e para os movimentos das contas e ver se tudo bate certo (se bem que isto vou fazendo também ao longo da semana).

Por fim, abro o google calendar e vejo os meus compromissos para a semana e actividades dos miúdos. Vejo se é necessário combinar alguma coisa fora da rotina normal (por exemplo, os meus pais irem buscar os miúdos à escola), ou comprar uma prenda para um aniversário, ou se os miúdos têm alguma actividade fora do normal que exige alguma providência da minha parte. Tudo o que tenho que fazer em dias específicos fica apontado no Gcal.

5. Fazer um speed cleaning

Como sabem, e apesar de ter empregada uma vez por semana que limpa a casa de cima a baixo, eu também gosto de fazer limpezas. A casa é aspirada várias vezes por semana e, regra geral, se encontro uma coisa suja, limpo-a. À sexta-feira à tarde, depois das compras, gosto de fazer um speed cleaning e preparar a casa para o fim de semana.

Update: quando escrevi este post, há umas semanas atrás, ainda tinha empregada. A partir desta semana (início de Julho) já não vou ter. Como sabem, um dos meus objectivos é viver com metade do nosso rendimento e poupar a outra metade. Alguns cortes tinham que ser feitos para tal. Cortei na empregada. Agora estou a planear a nossa nova rotina de limpeza da casa (a primeira em quase 8 anos!) - depois partilho...

6. Destralhar

Manter a casa destralhada é uma tarefa que não acaba. Todos os dias tenho que fazer alguma coisa para manter a tralha lá fora. Ao fim de semana gosto de destralhar e arrumar as coisas. Durante o speed cleaning vou juntando num cesto a tralha que encontro e depois da limpeza, ataco o cesto! O que não é tralha é arrumado no seu lugar, o que é tralha... vai fora.

E vocês, também preparam a semana de trabalho durante o fim de semana?

Dia 1 - Calendário familiar

Criar um calendário familiar é o primeiro passo para organizar e simplificar a vida e tirar um grande peso dos ombros (ou, neste caso, da cabeça). Um dos princípios do famoso método Getting Things Done é tirar tudo da cabeça, ou seja, escrever, seja onde for, tudo aquilo que temos armazenado cá dentro. Compromissos, reuniões, consultas médicas, aniversários... chega a um ponto, sobretudo quando a família aumenta, em que é praticamente impossível lembrarmo-nos de tudo... Um calendário familiar é, sem dúvida, a melhor maneira de coordenar as movimentações de todos os membros da família.

E, para mim, o melhor calendário familiar (e pessoal e profissional e seja do que for) é o Google Calendar (Gcal).

O Gcal permite criar vários calendários, com cores diferentes, os quais podem ou não ser visualisados ao mesmo tempo, enviar lembretes para o Gmail, integrar com o Google Tasks e partilhar com outros utilizadores (além de muitas outras funcionalidades). 

Neste momento, tenho 6 calendários (os nomes não são bem estes):

pessoal - para coisas só minhas

miúdos - horários, festas, consultas, e outras actividades dos meus filhos

work1 - para o trabalho, como expliquei aqui

blog - onde tomo nota dos posts agendados e posts para escrever 

home - onde tomo nota dos menus e das limpezas

work2 - calendário do trabalho partilhado com os outros membros do grupo de investigação

Tenho também o calendário do J. e a maior parte dos meus calendários são partilhados com ele. Tenho ainda um calendário público com os feriados nacionais (há vários que podemos adicionar, com feriados, fases da lua, desportivos, etc.).

Aqui ficam os principais passos para criares o teu calendário familiar:

1. Criar o calendário no Gcal

Necessário ter conta do Google, claro. Podes usar calendários em papel ou outros calendários online (há uma infinidade deles), mas já sabes que eu sou fã dos produtos Google, pela sua simplicidade e funcionalidade (e, claro, design minimalista).

2. Criar calendários para as diversas áreas da vida

Um pessoal, um para o trabalho, um para as crianças, etc. É útil ter vários calendários para assuntos diferentes, pois podemos seleccionar os calendários que queremos visualizar - ver todos os calendários ao mesmo tempo pode ser visualmente perturbador...

3. Escrever TUDO no calendário

Tudo que tenha data marcada! Os calendários não servem para fazer listas de coisas a fazer. Essas faço no Evernote e no Google Tasks.

4. Partilhar os calendários com quem tenha interesse neles

O da casa e dos miúdos com a cara-metade, o do trabalho com colaboradores, etc. Assim, ninguém tem desculpa para se esquecer de um compromisso...

5. Olhar para o calendário todos os dias

De nada adianta se te esqueceres de olhar para o calendário... Eu verifico os meus todos os dias.

6. Manter os calendários actualizados

Qualquer novo compromisso deve ser imediatamente apontado no calendário. Quando não tenho o computador por perto, aponto as coisas num caderno que anda sempre comigo e depois passo para o Gcal.

Como usar o sistema GTD com o Evernote

Como já referi, deixei de usar o Toodledo para organizar as minhas listas de tarefas. Eu adoro brincar com este tipo de programas, e já experimentei demasiados (Astrid, Remember the Milk, GTagenda, teuxdeux, e muitos outros). O Evernote (EN) tem a grande vantagem de ter uma versão grátis mais que suficiente para as necessidades da maior parte das pessoas. Já usava o EN como bloco de notas digital, onde guardo sobretudo páginas da net que me interessam, mas o EN pode também ser usado como agenda GTD. Tenho que admitir que o sistema que uso agora, depois de experimentar muitos outros, é uma combinação do EN com o Google Tasks (aquela aplicaçãozinha quase despercebida que vem com o Gmail), mas disso falarei mas tarde. Este post é dedicado à implementação do sistema GTD no Evernote.

Na internet podes encontrar uma miríade de estratégias e métodos, uns baseados apenas em etiquetas, outros apenas em notebooks, e eu acredito que nestas coisas cada um deve descobrir, através da experimentação, qual o método que mais lhe convém. Portanto, vou descrever o método que comecei a usar, depois de ler as estratégias de muitas outras pessoas... (se bem que, como referi acima, alterei as coisas e uso também o Google Tasks; o setup do EN que vou descrever já não é o que uso - simplifiquei ainda mais as coisas).

Eu continuo a usar o EN para guardar e organizar notas. Tenho várias pilhas (stacks), cada uma com vários blocos de notas, onde depois as notas estão organizadas. Só para terem uma ideia, as minhas pilhas são: 

1. Busy Woman (blog) 

2. Simple Living (sobretudo notas da net) 

3. Cá por casa (notas feitas por mim com informações importantes, receitas, horários e informações da escola, etc.), 

4. Work (URLs de sites que consulto com frequência, sites de congressos, etc.)

5. TASKS

Esta última pasta tem 2 blocos de notas: to do e completed. É aqui que ponho as coisas para fazer. As outras 4 pilhas são pastas de referência e não de acção.

Depois de criar esta pilha e os blocos de notas, criei uma nota que pus na pasta completed, à qual atribuí várias etiquetas, de acordo com o método GTD.

As etiquetas estão relacionadas com o tipo de projecto (what), quando é que tenho que fazer determinada acção (when), o contexto (where) e no caso de acções delegadas, a pessoa responsável por essa acção (who).

De cada vez que crio uma nota, ou seja, uma acção que tenho que executar, atribuo-lhe 3 etiquetas, uma de what, outra de when e outra de where. 

Para pesquisar as acções que devo fazer num determinado dia, clico no bloco de notas to do, e selecciono as etiquetas que me interessam. Geralmente coloco tarefas para o dia seguinte com a etiqueta !!today, para saber o que de mais importante tenho para fazer nesse dia. Depois de completada a tarefa, coloco-a no bloco de notas completed e não penso mais nisso!

Mas uma coisa que sempre me deixou chateada desde que larguei o papel e comecei a usar tudo em formato digital, era não ter um planeamento diário pormenorizado, como este que cheguei a usar o ano passado. Então apercebi-me que eu não era a primeira pessoa a sentir a falta desse tipo de planeamento e fiz como a Lauren: criei numa nota um template para o planeamento diário e agora basta-me fazer copy paste para uma nova nota, à qual dou a data do dia em questão e na qual escrevo tudo o que tenho para fazer. 

E sim, o Evernote permite pôr o visto dentro dos quadradinhos!

Como já referi, agora uso o Evernote e o Google Tasks para organizar as minhas listas. Finalmente dei ouvidos ao senhor Leo Babauta e simplifiquei ainda mais. Todas estas aplicações são muito giras, mas a verdade é que para mim, quanto mais simples, melhor, mas não demasiado simples. Por exemplo, o teuxdeux é muito bonito, mas simples demais para mim. Por outro lado, ferramentas como a GTagenda ou o Remember the Milk são visualmente demasiado carregadas. O Google Tasks é simples mas dá para fazer o que eu quero, tem um design minimalista e integra automaticamente as tarefas no Google Calendar. 

Ferramentas da internet para simplificar a vida (ou não...)

Paypal
O PayPal é um sistema que permite fazer transferências de dinheiro online. Para fazer o registo, basta um endereço de e-mail válido e um cartão de crédito (o MBnet também dá, mas depois tem que ser constantemente actualizado). Ao fazer ou receber pagamentos, os dados bancários dos intervenientes não são visíveis. Eu aderi ao PayPal quando abri a minha loja na Etsy, e desde então faço imensas compras na internet através deste sistema, sobretudo de e-books (como estes).

Evernote

O Evernote é um software gratuito para tirar notas. "Notas" podem ser páginas da web completas ou excertos, texto formatado, fotos, etc. As notas podem ser organizadas em pastas e dá para escrever apontamentos nas nossas notas. É muito útil mesmo! Deixei de usar os Favoritos do browser, pois só lhes posso aceder de um computador específico (e eu uso 3 diferentes). O Evernote está sempre acessível online, mas também dá para descarregar o software para o computador e assim fica também acessível offline.

Toodledo
O Toodledo é o meu mais recente vício. É uma aplicação online que permite fazer listas de coisas a fazer, estabelecer objectivos e prioridades, definir tempos para completar tarefas, dividir projectos em sub-tarefas. Vou falar mais sobre o Toodledo num outro post, mas só para terem uma ideia, deixei de usar a agenda GTD. Agora organizo-me (melhor ainda) com o Toodledo e o Google Calender.

Reader
Uso o Google Reader para organizar os blogs que sigo. Tenho as várias subscrições organizadas em pastas consoante os assuntos. Uma manutenção frequente do reader é essencial. Blogs que já não me interessam, blogs de pessoas que só se queixam, blogs que não são actualizados há algum tempo, é tudo eliminado.

Gmail
Tenho quatro contas do gmail e mais uma do trabalho. Uma conta é pessoal, a outra é para o blog, outra secreta para os logins (facebook, pinterest, etc) e outra para o paypal. Recebo o correio das quatro contas do gmail e da conta do trabalho tudo numa só conta. Quando recebo emails, organizo-os logo em pastas. Tenho 3 pastas (pessoal, trabalho e blog), cada uma com várias sub-pastas (por exemplo, para responder, para guardar, à espera de resposta, etc.), de maneira que a caixa de entrada está sempre vazia. Quando são emails que tenho que responder mas não me apetece na altura, guardo-os na pasta respectiva e marco-os como não lidos para não me esquecer deles.

Google Calendar
Já uso o calendário do google há muito tempo para apontar os compromissos, em conjunto com a agenda em papel. Desde que descobri o Toodledo, deixei o papel. Como qualquer bom minimalista, agora tenho só uma Moleskine pocket size. Uso o Gcal para os compromissos e o Toodledo para as tarefas. E é fantástico! (mais sobre isto num outro post)

Pinterest
O Pinterest é quadro de recortes online. Qualquer fotografia com a qual nos deparemos na net pode ser colocada no Pinterest, com o respectivo URL, e assim evitamos andar naquele desespero à procura de fotos que adorámos mas já não sabemos onde vimos...

Flickr
O Flickr serve para partilhar fotos (ou apenas fazer backups de fotos, visto que podem ficar ocultas para os outros utilizadores). Eu partilho as minhas melhores fotos no Flickr e adoro ver fotos de outros utilizadores. O Flickr é uma excelente fonte de inspiração. E posso guardar qualquer foto que adore no Pinterest!

Dropbox
O Dropbox é um mega ficheiro online onde podemos colocar ficheiros, organizá-los em pastas e, o melhor, partilhar (ou não) as pastas com outros utilizadores. Uso sobretudo para o trabalho, para partilhar ficheiros com colegas, mas tenho uma pasta só minha onde ponho os ficheiros que alterei ao longo do dia, para depois poder actualizar no computador de casa (antes do Dropbox, fazia isso com pens, mas o Dropbox dá muito menos trabalho). Tal como o Evernote, é preciso estar online para sincronizar os ficheiros com a pasta do Dropbox que é automaticamente criada no computador, que pode depois ser acedida offline.

O meu sistema de gestão do tempo

Já aqui falei muitas vezes sobre as várias ferramentas que vou usando para gerir o tempo e as minhas tarefas. Aqui têm todos os posts sobre o assunto. Hoje vou finalmente falar do sistema completo - putting it all together. É obviamente baseado nos escritos do Leo Babauta e no seu sistema Zen To Done.

1. Plano anual

Para mim um ano é de Setembro a Agosto, por isso nesta altura gosto de planear o trabalho para o ano todo. Tenho uma lista (que é uma nota no Evernote, dentro de um bloco de notas chamado lists, por sua vez numa pilha chamada TO DO) com o trabalho de laboratório e de campo que tenho para fazer, os artigos que quero escrever e os congressos a que quero ir. Este planeamento está obviamente relacionado com as minhas obrigações e responsabilidades e segue os meus objectivos de carreira. 

Depois de todo o trabalho listado, abro o Google Calendar e planeio a altura do ano em que vou executar cada tarefa. Por exemplo, nas 2 primeiras semanas de Setembro tenho experiências a decorrer e depois seguem-se 3 semanas em que vou estar a trabalhar num artigo (de manhã) e a ver amostras ao microscópio (à tarde). Tenho trabalho planeado até ao fim de Julho de 2013 e basta-me olhar para o Gcal para saber o que tenho para fazer em determinado mês ou semana.

2. Uma semana tem 168 horas

E para bem aproveitá-las, faço horários semanais no Gcal com as minhas horas de trabalho, exercício físico, etc..

3. Master to do lists

Uma coisa que nunca gostei era abrir o Toodledo ou o Evernote e ter listas enormes de coisas para fazer - perturba-me visualmente. Agora tenho 3 master to do lists (são notas do EN dentro do bloco de notas lists): work, blog e self, home & family. Vou escrevendo em cada lista as tarefas que vão surgindo, agrupadas por contexto (ex. @home, @out, @office, @lab, etc.). Tento manter estas listas o mais simples e curtas possível. Se surgem coisas, sobretudo de trabalho, que eu não quero e não tenho que fazer, não faço. Nestes últimos tempos aprendi a dizer não e isso contribui em muito para reduzir as tarefas pendentes. 

4. Tarefas semanais e mensais

Como já referi, basta-me olhar para o Gcal para saber que tarefas importantes tenho para fazer em determinado mês e semana. Baseada nesse planeamento, adiciono tarefas ao Google Tasks para cada semana - a minha verdadeira to do list engloba agora apenas as tarefas que tenho que completar nessa semana e quanto muito alguns deadlines que estejam a aproximar-se. Visualmente, isto é um alívio! E com o Gtasks não tenho que me preocupar com etiquetas, contextos, objectivos e coisas do género... No fim da semana, geralmente à sexta-feira, vejo no Gcal o que tenho planeado para a semana seguinte, adiciono tarefas e sub-tarefas ao Gtasks e basicamente é isso! 

5. Tarefas diárias

Geralmente não uso os conceitos de Big Rocks e MITs, como manda o Zen to Done. Não planeio milhões de tarefas para cada dia, e isso permite-me focar no que é realmente importante (o minimalismo em acção). Uso a técnica Pomodoro para me concentrar no trabalho (sobretudo para a parte de escrever - no laboratório esta técnica não funciona) e agrupo tarefas que exigem menos concentração, como telefonemas, emails, papelada, etc., para o fim da manhã ou da tarde.

Implementando o ZTD. Dia 2 - Sistema simples e confiável

Estabelecer um sistema simples e confiável é o quinto hábito do ZTD; no entanto, mudei-o para o segundo dia, pois faz mais sentido para mim, por já saber o tipo de listas que tenho que criar. No entanto, para quem nunca usou um sistema destes, é melhor seguir o ZTD original e implementar os vários hábitos pela ordem proposta pelo Leo.

Para o ZTD, o sistema simples e confiável tem 3 componentes (configuração, ferramentas, uso) e eu organizei-me da seguinte forma:

1. Configuração 

Um sistema simples consiste em caixas de entrada, calendário, listas e um sistema de arquivo.

Caixas de entrada 

Já falei aqui.

Calendário 

Continuo a usar o Google Calendar para tudo o que é compromisso com hora marcada, lembretes, tarefas específicas para determinado dia, tarefas que se repetem, etc. Mais sobre o GCal aqui.

Sistema de arquivo

Uso 3 arquivos: 2 digitais e 1 físico. São eles: o Evernote, o Dropbox e uma caixa de cartão.
No Evernote guardo sobretudo artigos da internet que li, gostei e quero guardar para voltar a ler ou consultar. Tenho também informações pessoais e da escola que consulto com frequência, assim como receitas, ideias de menus, etc. 
No Dropbox tenho tudo. Tudo o que é ficheiros de trabalho e pessoais, estão no Dropbox. Nunca mais tive que me preocupar com backups, pois o Dropbox faz isso sozinho e automaticamente. 
Finalmente, tenho uma caixa de cartão, devidamente organizada, para guardar papéis importantes. Falei sobre isso aqui.

Listas

Estas listas não são to dos diárias - não são listas de tarefas que têm que ser feitas em determinado dia. O Leo aconselha o mínimo de listas possível e as que eu uso actualmente são:

As listas com os meses têm tarefas específicas que quero fazer em cada mês. No seu livro The Power of Less, o Leo aconselha trabalharmos no máximo em 3 projectos ao mesmo tempo, e é isso que eu tento fazer. Tenho 3 grandes projectos para cada mês, assim como uma série de tarefas mais pequenas que devem ser feitas nesse mês.
As listas bucket têm tarefas/projectos que quero fazer mais tarde; é mais ou menos uma lista de algum dia/talvez. Quando tenho que escolher novos projectos para o mês seguinte, são estas listas que consulto.
Finalmente, a lista waiting contém coisas de que estou à espera.
Já tive mais listas, mas quis mesmo simplificar as coisas. O simplificar também faz parte do ZTD e falarei mais sobre isso noutro post.

2. Ferramentas

As ferramentas de produtividade que usamos devem ser o mais simples possível e não devem necessitar de muita manutenção.

Como sabem, eu já experimentei mil e uma ferramentas digitais e em papel... Já gastei mesmo muito tempo a fazer experiências e a brincar com as coisas, mas só assim é que me fui apercebendo do que é que funciona para mim.
Actualmente uso o Evernote e uma agenda em papel. No Evernote tenho as listas que descrevi em cima. Cada lista é uma nota que está dentro de um bloco de notas chamado TO DO. Tenho outro bloco de notas chamado DONE (onde ponho as coisas já feitas), e estes dois estão numa pilha chamada The Power of Less - é um lembrete para simplificar e focar-me no mais importante...
Uso também uma agenda para o planeamento diário e para fazer vários tipos de apontamentos, tal como descrevi aqui. O planeamento diário será discutido num outro post.

3. Uso

O sistema deve ser suficientemente prático e fácil de usar para que seja, de facto, usado diariamente. A verificação das listas é um dos hábitos mais importantes no ZTD. Eu verifico o calendário do google, as várias listas e a agenda em papel todos os dias, de manhã e ao fim da tarde, para poder planear bem as coisas (também processo as várias caixas de entrada várias vezes)...