Tens a tua inbox carregada de emails? Tens centenas de posts para ler no google reader? Tens dezenas de notificações no facebook? Se tens uma presença online "normal", é provável que isto já te tenha acontecido! A mim já!
Abro o email e são dezenas de posts para processar, abro o facebook ou o twitter e imensas notificações e mensagens novas (e ainda mais agora com os dois grupos em que participo activamente, o Bom dia manhãs e As cotovias da Jillian), vejo os feeds e tenho centenas de novos posts para ler... É overwhelming mesmo (devastador, arrebatador - em inglês fica melhor). Querem saber como é que eu lido com os emails, as notificações, os posts sem perder muito tempo? Aqui vai...
Email
Como sabem eu sou fã do Leo Babauta, mas não concordo com uma coisa que ele e muitos especialistas em produtividade e gestão do tempo dizem, que devemos ver o email apenas uma vez por dia ou 2-3 vezes em períodos pré-definidos.
Eu não consigo.
Prefiro ver várias (bastantes) vezes ao dia e lidar logo com os novos emails (que, vendo de hora a hora, não são assim tantos quanto isso), do que abrir a inbox uma vez por dia e ter dezenas e dezenas de emails para ler.
Eu tenho o meu email bem organizado, com pastas para diferentes assuntos. Na inbox deixo apenas os emails que ainda requerem alguma acção, como responder ou apontar na agenda qualquer informação. Sempre que abro a inbox, vejo em primeiro lugar se há emails que são spam e apago-os logo. Depois leio os outros e processo-os Respostas rápidas dou logo e arquivo; emails que requerem respostas mais cuidadas deixo estar na inbox para não me esquecer e respondo quando tiver mais disponibilidade (ou paciência).
Comentários a posts do blog
Vejo os comentários no email e publico-os logo. Tento responder imediatamente aos que requerem respostas curtas e apago-os de seguida (o email com o comentário, não o comentário!). Os comentários que requerem respostas mais longas são também publicados, mas o email continua na inbox para não me esquecer de responder. (este sistema ainda não está bem afinado e às vezes há comentários que ficam sem resposta... desculpem...)
Notificações do facebook
Com a página do blog, o grupo das cotovias e ainda as cotovias da Jillian (e a minha página pessoal), sempre que abro o FB tenho imensas notificações. Vejo o FB várias vezes ao dia, quando faço pausas no trabalho e em casa, mas tento gastar apenas 3 ou 4 minutos a ver as novidades. O mesmo para o twitter, que uso sobretudo para seguir e comunicar com outros académicos. Também tento responder logo às mensagens que recebo via FB e a estas costumo dar respostas bem curtas!
Feeds
É terrível abrir o google reader e ter centenas de novos posts para ler (mas quem me manda a mim seguir umas quantas dezenas de blogs?). Uso a mesma estratégia do FB: abro várias vezes ao dia, dou uma vista de olhos pelos novos posts, leio muitos na diagonal e só leio com atenção os que me parecem mais interessantes. Geralmente uso o Read Later Fast do Chrome para marcar posts para ler mais tarde, geralmente em casa, com mais tempo.
Quando, mesmo assim, os feeds para ler e as notificações são demasiados, faço uma coisa muito simples que me deixa num estado quase zen: marco todos os posts como lidos e apago as notificações sem as ver. É um clean slate. Um novo começo.
Ola Rita. A minha experiência...
ResponderEliminarno mail do trab giro +- cm tu - vejo mts vezes e tudo o q seja resposta rápida ou assunto quente é logo respondido e arquivado. Sou conhecida no trab por encontrar mails mt rápido e isso deve-se ao nível de organização. Cada vez mais,o arquivo dos mails é uma ferramenta de trab! mas acho q tb tem mt a ver c o tipo de trab e de mails q as pessoas recebem. No meu,quase tudo é tratado por mail,esperam de nós q estejamos c informação actualizada páge respondamos rápido em certos momento.raramente recebo spam e mts poucos mails pessoais de conversa. Se me enviam mails "divertidos" q Já pedi pr n o fazerem pr o trab,se pelo assunto achar q pode ter interesse,guardo cm n lido numa pasta pessoal,se n,apago. No mail pessoal tudo o q n interessa (ex pub) tento q me deixem de enviar mas cm normalmente são lentos,coloco o remetente cm spam. De resto a organização é parecida ao de trab,c a diferença q n o vejo todos os dias - no meu caso n dá pr sintonizar o mail do trab c outros.
No fb desactivei o receber notificacoes por mail. Mensagens de grupo q n interessam,saio da conversa. N jogo a nada e sp q tenho um bocado vou às notif e escolho "n voltar a receber pedidos desta aplicação/jogo". Tento só ter msg na caixa q ainda precisam ser respondidas,tal cm no mail.
No blog,só publico comentário q precisam de resposta qd posso responder logo - tb n recebo no mail notif disto. Não uso o feeds,apenas lista de leitura do blogger. Se passo mais tempo sem lá ir, vejo as primeiras entradas q lá estão e qd chega o fim da pág tento n clicar em "ver anteriores". Já deixei de seguir um ou outro blog mas quero ver se revejo a lista,tenho pena mas tem de ser ;) ainda n o fiz à seria pq no blogger n é rápido gerir essa parte ao mm tempo q confirmamos q blog é..
Leio seu blog há alguns meses e me identifico muito com você por ser uma busy woman, e é muito legal ver que existem pessoas como a gente! Dá novo ânimo, e as vezes morro de rir... Parabéns pelo blog! (Sou do Brasil e acho super interessante as "diferenças" no português)
ResponderEliminarOlá Rita! Já acompanho o blog há algum tempo mas só hoje é que comento pela primeira vez. Queria apenas dizer que o acho bastante inspirador e, apesar de não aspirar ao mesmo nível de organização que tens, gosto de usar algumas dicas que leio aqui. A técnica dos pomodoros (acho que foi aqui que a encontrei) por exemplo, é bastante boa sobretudo para pessoas como eu, que têm uma capacidade de concentração reduzida. Não uso o programa do computador, mas sim o relógio, e funciona!
ResponderEliminarContinuação de bom trabalho, e obrigada por partilhares tantas dicas connosco. Beijinhos de uma portuguesa na Suécia!
Enviei-te um email há cerca de um mês sobre a minha futura tese de mestrado e não obtive resposta. Fico a aguardar :)
ResponderEliminarNão recebi esse email... eu às vezes demoro uns dias a responder, mas nunca 1 mês!!
EliminarSe costuma responder emails e comentários do blogue, faça assim que os ler, pois se deixar para depois, lerá duas vezes, perderá tempo. Deixe o feed para ler quando sobrar tempo, ou melhor, você nunca terá tempo para ler os feeds, portanto, assine somente aquilo que realmente interessa! O meu consolo é que os blogues estão atualizando bem menos nos últimos tempos. Boa sorte!
ResponderEliminarParece-me uma boa estratégia e fico contente por ver que, afinal, não é preciso seguir tudo o que os gurus dizem, mas sim aquilo que se adapta melhor a nós! ;)
ResponderEliminarNunca consegui atinar com aquilo de só ver o mail uma ou duas vezes por dia...