Ferramentas de produtividade para mentes inconformistas || ou como reorganizei a minha agenda

Se há coisa que eu gosto de fazer é experimentar novos sistemas e ferramentas de produtividade e de gestão do tempo. O sistema de produtividade propriamente dito que uso há já algum tempo é o Zen To Done, adaptado, claro, à minha realidade. Para aplicar este sistema já usei inúmeras ferramentas, como o Toodledo, o GTasks, o Evernote, agenda em papel e já criei as minhas próprias agendas. Experimento as ferramentas, uso-as durante algum tempo, depois descubro outra que me atrai, experimento-a e a história continua. 

Tenho reparado que, seja qual for a ferramenta que uso, digital ou analógica, acabo sempre por rabiscar tarefas e outras informações em pedaços de papel. Por exemplo, costumo escrever num post-it as coisas que tenho para fazer no laboratório, porque são demasiadas para caber nas folhas da agenda de papel e porque na bancada do lab não estou com o computador. Assim, aponto coisas em post-its. Em casa faço o mesmo. Apesar de ter as minhas ferramentas digitais ou analógicas com as listas de tarefas, acabo sempre por rabiscar qualquer coisa num papel...

Quando estou ao computador, a planear o dia, dá-me muitas vezes vontade de escrever livremente em papel, sem ter que me sujeitar aos espaços delineados na agenda. Encontrava o mesmo problema nas aplicações digitais - tinha que me conformar com a aplicação, e nenhuma delas funcionava exactamente como o meu cérebro. Aliás, percebi que o meu cérebro precisa de liberdade e não funciona bem se tiver que se moldar a padrões pré-estabelecidos.

Quando descobri o Bullet Journal, fez-se luz! O Bullet Journal é uma ferramenta analógica, papel e caneta, criada por Ryder Carroll. O site explica de forma simples e clara como funciona, mas, resumidamente, é um sistema de gestão de tarefas diárias. Em cada dia escreve-se as tarefas para esse dia, usando uma série de símbolos diferentes (para tarefas, eventos e notas). A liberdade é, portanto, imensa, pois não tenho limitações de espaço. Além das tarefas, aponto as despesas e outras informações ou lembretes importantes para o dia. O sistema não permite fazer um planeamento para os dias seguintes; para isso uso o Google Calendar, como já usava, e comecei a usar o Workflowy para organizar as listas de tarefas e projectos. O Workflowy funciona como uma folha em branco, sem caixas ou limites ou coisas que o meu cérebro não gosta.

Em vez de um caderno normal como o Moleskine, uso o caderno Arc, pois gosto das folhas grossas e da liberdade de poder tirar e acrescentar folhas. Aliás, alterei o tipo de informações que tenho na agenda. Quando comecei a usar a Arc passei as minhas listas de tarefas e projectos para papel, mas não funciona. Prefiro uma ferramenta digital para isso e o Workflowy é perfeito para tal.

O que fiz foi centralizar no caderno Arc várias informações que tinha espalhadas por vários sítios. Reorganizei o caderno e os 5 separadores que tenho agora são os seguintes:

Today
É aqui que uso o sistema do Bullet Journal. Escrevo as tarefas, eventos e informações para cada dia, assim como as despesas diárias e a comida que como.

Rhythms
Tenho uma tabela com os vários rituais diários que quero fazer e vou pondo vistos quando os faço. Também aponto a que horas vou para cama e a que horas me levanto.

Random
Rabiscos, apontamentos, planos, mindmaps, coisas que me apetece escrever - costumava fazer em papéis ou folhas de rascunho que depois desapareciam...

Inspiration
Gosto de tirar apontamentos dos livros de não ficcção e usava um caderninho só para isso, mas muitas vezes estava a ler e não tinha o caderno comigo; agora, faço isso aqui.

Journal
O meu diário. Gosto de escrever no diário e tinha um na cama onde escrevia à noite, mas muitas vezes sentia necessidade de escrever durante o dia, no trabalho, e não tinha o diário comigo; agora, faço isso aqui.


Assim, juntei num só caderno coisas que estavam espalhadas por vários sítios. O bom do sistema Arc é que vou tirando as folhas à medida que ficam preenchidas e assim evito que o caderno fique muito pesado. As folhas do bullet journal, dos rituais e do diário são tiradas do caderno no fim de cada mês, digitalizadas e devidamente organizadas - fico assim com um arquivo digital da minha vida, mês a mês!

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