10/01/2014

Ferramentas de produtividade para mentes inconformistas || ou como reorganizei a minha agenda

Se há coisa que eu gosto de fazer é experimentar novos sistemas e ferramentas de produtividade e de gestão do tempo. O sistema de produtividade propriamente dito que uso há já algum tempo é o Zen To Done, adaptado, claro, à minha realidade. Para aplicar este sistema já usei inúmeras ferramentas, como o Toodledo, o GTasks, o Evernote, agenda em papel e já criei as minhas próprias agendas. Experimento as ferramentas, uso-as durante algum tempo, depois descubro outra que me atrai, experimento-a e a história continua. 

Tenho reparado que, seja qual for a ferramenta que uso, digital ou analógica, acabo sempre por rabiscar tarefas e outras informações em pedaços de papel. Por exemplo, costumo escrever num post-it as coisas que tenho para fazer no laboratório, porque são demasiadas para caber nas folhas da agenda de papel e porque na bancada do lab não estou com o computador. Assim, aponto coisas em post-its. Em casa faço o mesmo. Apesar de ter as minhas ferramentas digitais ou analógicas com as listas de tarefas, acabo sempre por rabiscar qualquer coisa num papel...

Quando estou ao computador, a planear o dia, dá-me muitas vezes vontade de escrever livremente em papel, sem ter que me sujeitar aos espaços delineados na agenda. Encontrava o mesmo problema nas aplicações digitais - tinha que me conformar com a aplicação, e nenhuma delas funcionava exactamente como o meu cérebro. Aliás, percebi que o meu cérebro precisa de liberdade e não funciona bem se tiver que se moldar a padrões pré-estabelecidos.

Quando descobri o Bullet Journal, fez-se luz! O Bullet Journal é uma ferramenta analógica, papel e caneta, criada por Ryder Carroll. O site explica de forma simples e clara como funciona, mas, resumidamente, é um sistema de gestão de tarefas diárias. Em cada dia escreve-se as tarefas para esse dia, usando uma série de símbolos diferentes (para tarefas, eventos e notas). A liberdade é, portanto, imensa, pois não tenho limitações de espaço. Além das tarefas, aponto as despesas e outras informações ou lembretes importantes para o dia. O sistema não permite fazer um planeamento para os dias seguintes; para isso uso o Google Calendar, como já usava, e comecei a usar o Workflowy para organizar as listas de tarefas e projectos. O Workflowy funciona como uma folha em branco, sem caixas ou limites ou coisas que o meu cérebro não gosta.

Em vez de um caderno normal como o Moleskine, uso o caderno Arc, pois gosto das folhas grossas e da liberdade de poder tirar e acrescentar folhas. Aliás, alterei o tipo de informações que tenho na agenda. Quando comecei a usar a Arc passei as minhas listas de tarefas e projectos para papel, mas não funciona. Prefiro uma ferramenta digital para isso e o Workflowy é perfeito para tal.

O que fiz foi centralizar no caderno Arc várias informações que tinha espalhadas por vários sítios. Reorganizei o caderno e os 5 separadores que tenho agora são os seguintes:


Today
É aqui que uso o sistema do Bullet Journal. Escrevo as tarefas, eventos e informações para cada dia, assim como as despesas diárias e a comida que como.



Rhythms
Tenho uma tabela com os vários rituais diários que quero fazer e vou pondo vistos quando os faço. Também aponto a que horas vou para cama e a que horas me levanto.

Random
Rabiscos, apontamentos, planos, mindmaps, coisas que me apetece escrever - costumava fazer em papéis ou folhas de rascunho que depois desapareciam...

Inspiration
Gosto de tirar apontamentos dos livros de não ficcção e usava um caderninho só para isso, mas muitas vezes estava a ler e não tinha o caderno comigo; agora, faço isso aqui.

Journal
O meu diário. Gosto de escrever no diário e tinha um na cama onde escrevia à noite, mas muitas vezes sentia necessidade de escrever durante o dia, no trabalho, e não tinha o diário comigo; agora, faço isso aqui.


Assim, juntei num só caderno coisas que estavam espalhadas por vários sítios. O bom do sistema Arc é que vou tirando as folhas à medida que ficam preenchidas e assim evito que o caderno fique muito pesado. As folhas do bullet journal, dos rituais e do diário são tiradas do caderno no fim de cada mês, digitalizadas e devidamente organizadas - fico assim com um arquivo digital da minha vida, mês a mês!


>>>>>
Gostaste deste post? Podes partilhá-lo usando os botões abaixo.
Não queres perder outros posts? Subscreve as actualizações do blog usando uma das opções da barra lateral.
Podes também {subscrever a newsletter} e receber de oferta dois ebooks sobre organização e simplificação!
Obrigada!!
{Blog}


25 comentários:

  1. Olá Rita, também comecei a usar o caderno arc há pouco tempo e estou bastante satisfeita, mas gostava de te perguntar uma coisa: sei que chegaste a criar folhas personalizadas com agenda e afins, com esta nova organização deixaste isso de lado? Aproveito para te dizer que no blog arcit.blogspot.co.uk podes retirar vário modelos para usar no teu caderno. Bjs, Carolina Lúcio

    ResponderEliminar
  2. engracado, por acaso eu ja usava um esquema muito parecido com o bullet journal, especialmente para identificar as accoes e as notas. Nao consigo manter um caderno tao arrumado porque tiro muitas notas nas reunioes e depois as accoes ficam espalhadas em varias folhas. quando finalmente tenho tempo de me organizar, passo tudo para o One Note, onde tenho uma pagina para cada reuniao arrumada por topico, e tenho um registo para To Do List, arrumado por prioridade. A frente de cada tarefa ponho o tempo estimado e ponho por ordem as coisas q quero fazer em primeiro lugar. Ajuda bastante a nao perder pontos pelo caderno :)
    Excelentes dicas :)

    ResponderEliminar
  3. Bom dia! Eu não sou grande adepta de ferramentas digitais. Utilizo apenas o Out of Milk para as listas de compras e para tarefas a longo prazo. Para tudo o resto, desde diário a agenda, utilizo o caderno Moleskine. Para trabalho, utilizo uma agenda de formato A5 que para mim é suficiente.
    Bjs
    Margarida

    ResponderEliminar
  4. Tenho usado o Evernote e para já tenho-me safado ;)

    www.prontaevestida.com

    ResponderEliminar
  5. Rita, seu post me inspirou a fazer uma análise do método do bullet journal. Para quem gosta de utilizar agenda de papel, é realmente uma boa ferramenta. Vale a pena testar.

    ResponderEliminar
  6. As vezes acho que se perde tanto tempo a se organizar que não se faz mais nada.

    ResponderEliminar
  7. Amei seu caderno, uso uma parecido mais com as folhas fixas, não sei onde comprar um assim aqui no Brasil!

    ResponderEliminar
    Respostas
    1. Dá para usar fichários A5.

      Eliminar
    2. Na staples.com.br, procure por ARC no site.

      Eliminar
  8. Bem legal isso, Rita. Por enquanto eu não tenho usado nenhum método de organização. As vezes tomo nota de algumas coisas no celular, mas gostei das suas dicas e concordo com você: precisamos ir testando o que mais tem a ver com a nossa realidade.

    Abraço!

    ResponderEliminar
  9. Oi Rita, tudo bem? Muito obrigada pela dica. Sofro com o mesmo problema. Testei vários tipos de sistemas para me organizar, mas, no fundo, sou realmente fã do caderno e do lápis. Obrigada!

    ResponderEliminar
  10. Olá Rita,
    Não conhecia o bullet journal mas gostei da ideia. Vou tentar implementar no telemóvel porque o meu dá para criar "cadernos".
    :)

    ResponderEliminar
  11. Engraçado, eu sou daquelas pessoas que tenho tudo separado por cadernos, e depois normalmente como não cabe tudo na bolsa/mochila, falta me sempre um deles.. E depois esqueço me de apontar e senão aponto, esqueço me depois do que queria apontar. Realmente este metodo de ter tudo no mesmo sitio, tudo com simbolos, é fantástico! Vou aderir!

    ResponderEliminar
  12. Adoro listas! Estou sempre a fazer e a refazer e a reorganizar as minhas listas mas sempre em papel pois acredito muito no "power of the written words" por isso escrevo tudo... que que quero, o que preciso, o que tenho que fazer mas não me apetece... escrevo tudo. E até já utilizava um caderno arc mas com o teu post fiquei cheia de vontade de reorganizar tudo mais uma vez e aplicar este metódo bullet journal que parece fantástico.

    ResponderEliminar
  13. Olá Rita! Uso o bullet journal sensivelmente há 4 meses e acho que é uma óptima ferramenta para quem (como eu!) tem dificuldade em introduzir o sistema de Journal na sua rotina. A flexibilidade e a simplicidade deste sistema são para mim o seu ponto forte!
    Já o uso há 4 meses, coisa que não tinha acontecido com nenhum sistema que tivesse usado antes!
    O único contra deste sistema é, como disseste, o facto de não podermos planear tarefas futuras, mas para isso uso o iCal no telemóvel, que está sincronizado com o iCal no meu computador. Simples e funcional, pelo menos para mim.
    Obrigada mais uma vez pela partilha!
    (Marta)

    ResponderEliminar
  14. Muito interessante, mas acho que não tem no Brasil, é uma pena :(

    ResponderEliminar
  15. eu gosto muito do ARC tb, mas infelizmente não tenho hipótese de imprimir mais layouts...e faz-me falta uma agenda semanal/mensal para não perder o trace de tarefas importantes (uso para fazer gestão de projectos e de equipa...), tentei comprar online fora de portugal mas não consegui
    optei por comprar o planner pad, que ainda não recebi, mas estou cada vez com mais pena de "deixar" o ARC

    ResponderEliminar
  16. Adorei a ideia do bullet, fazia algo parecido, mas não me dava conta o maior problema era quando ao se dividir o caderno em partes, quando uma parte era preenchida por exemplo a de inspirações...um caderno normal é ruim, pois as demais ainda estariam por ser finalizadas...o ARC é bom por isso, acho q usar um fichário cairia bem. Você mantem seu Bullet em casa? ou transporta ele com vc? Adorei o post. Conheci a partir da Thais do Vida Organizada.

    ResponderEliminar
  17. Olá! Eu usava algo semelhante, o único problema era que ao separar por partes, algumas eram preenchidas mais rapidamente como, por exemplo, a parte de inspirações. Em um caderno comum, encerra-se essa parte, mas as demais continuam lá...como vc utiliza o ARC esse problema não existe, creio que um fichário funcionaria do mesmo modo. No caso você também leva seu bullet para todo canto não é. Adorei o post, vi a sugestão do blog Vida Organizada da Thais.

    ResponderEliminar
  18. Oi Rita! Amei a idéia do caderno Arc e comprei um para mim! Onde vc comprou essas divisórias! Beijos!

    ResponderEliminar
  19. OLA Rita
    ainda não sei atuar com estas ferramnetas são interessantes .
    Mas me explica o que é bullet ?
    DESCULPA MINHA IGNORANCIA rsrsr
    Abs CR

    ResponderEliminar
    Respostas
    1. O bullet journal é isto: http://www.bulletjournal.com/

      Eliminar
  20. o BULLET SERIA O CADERNO TODO COM ESTAS DIVISORIAS ,,,JOURNAL, INSPIRATION....
    OBG ABS rcrrcc

    ResponderEliminar

Obrigada pelo comentário!

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...