Usar o Gmail de forma simples e prática

(Espero que ainda não estejam fartos dos posts relacionados com computadores...)


Uso email diariamente há mais de 10 anos. Primeiro contas do clix, depois do hotmail, e finalmente tive a minha conta profissional da universidade, que usava para tudo. Há alguns anos senti necessidade de ter uma conta mesmo pessoal e deixar a da universidade só para o trabalho. E iniciei-me no Gmail.

O melhor do Gmail para mim é ser web-based, ao contrário do Outlook e outros programas do género. Aqui ficam algumas dicas para usar esta ferramenta, baseadas na minha experiência.

1. Centralizar as várias contas de email numa só
Neste momento tenho 5 contas de email: a da universidade e 4 contas do Gmail.
A conta da universidade era acedida pelo Outlook no computador do trabalho, mas em casa não tinha acesso aos emails já lidos e arquivados no Outlook. Então decidi encaminhar os emails dessa conta para a minha conta principal do Gmail. Fiz o mesmo com as outras 3 contas de Gmail e assim recebo o correio de 5 contas diferentes num só sítio. Super prático!

2. Estabelecer envio de emails com vários endereços
Se recebo emails de contas diferentes, faz todo o sentido enviar emails de cada uma dessas contas através da conta principal.

3. Organizar o correio com marcadores
A caixa de entrada do email, tal como qualquer outra caixa de entrada, deve ser processada com frequência e deve ser esvaziada. Na prática, verifico o email algumas vezes ao dia e processo imediatamente as mensagens. Respondo logo se for urgente ou rápido, apago se não interessar. Depois arquivo numa das pastas (marcadores). Tenho 3 pastas: pessoal, trabalho e blog. Dentro destas pastas tenho sub-pastas, como to keep, answer, to do, e coisas assim... As mensagens que tenho que responder, arquivo na pasta e marco como não lida, para aparecer a bold na barra lateral e assim não me esquecer.

4. Outras coisas giras do Gmail

Tarefas - Como uso o Toodledo, não uso esta funcionalidade do Gmail, mas para quem não tem listas intermináveis de coisas para fazer, a lista de tarefas do google é fantástica. Até dá para transformar um email em tarefa (por exemplo, uma conta para pagar).
Visualização de anexos - Dá para ver os anexos sem fazer o download.
Mensagem de férias - Fantástico para quando vou para algum sítio sem internet.
Assinatura - Dá para criar uma assinatura para cada conta.
Gadgets do Gcal e Gdocs - Dá para pôr a agenda e os documentos do google no gmail, para não ter 3 janelas ou separadores abertos ao mesmo tempo.
Chat - É útil por exemplo para responder a algum email, estando o remetente online. Eu desactivei o chat porque é super irritante alguém me contactar quando estou ocupada e concentrada, pois depois há sempre aquela obrigação de responder. Pelo mesmo motivo, eliminei o Skype da minha vida.
Offline - Ainda não percebi bem como funciona, mas dá para usar o Gmail offline para escrever emails, que depois ficam na caixa de saída e são enviados quando houver ligação à rede.

Se quiserem descobrir mais coisas sobre o Gmail, aqui estão mais dicas.

Mais sobre o Gmail

Na sequência deste post fizeram-me alguns pedidos para explicar melhor como receber várias contas de e-mail numa só, por isso aqui vai...

Receber conta de e-mail que não é do gmail na conta do gmail:

Definições (a roda dentada no canto superior direito) > Contas e Importação > Verificar correio utilizando POP3 > preencher as informações (conta, password, servidor de pop3, etc.)

Encaminhar correio de uma conta de gmail para a conta de gmail principal:

Entrar na conta de gmail secundária > Definições > Encaminhamento e POP/IMAP > Encaminhamento > Adicione um endereço de reencaminhamento (o endereço de email principal onde queremos receber as mensagens)

Enviar correio com vários endereços de email diferentes a partir da conta de gmail principal:

Definições > Contas e Importação > Enviar correio como

E é isto! É fácil! Pelo meio são enviados emails para confirmar estas alterações e o ideal é ter a conta principal do gmail aberta num browser (ex. google chrome) e ter a outra conta que estamos a alterar aberta noutro browser (ex. mozilla firefox ou internet explorer), para não estarmos sempre a fazer log off e log in.

Lidar com o email - a forma minimalista

O email é um dos maiores sugadores de tempo dos dias de hoje. Muitos de nós vivemos nas nossas inboxes, verificando o email a toda a hora, até mesmo antes de ir dormir, como se o mundo acabasse caso não o fizessemos. Eu, felizmente, tenho estado cada vez menos tempo online (cortei em várias coisas), mas o email é mesmo necessário, sobretudo para o trabalho. No entanto, já não deixo que seja o email a controlar o meu tempo.

Quando ver o email

Apesar do que dizem muitos especialistas em produtividade, eu tenho que ver o email logo de manhã (e não sou a única); apercebi-me de que consigo focar-me melhor no trabalho se souber que já resolvi ou tratei de coisas que entretanto chegaram por email. Ter a caixa de entrada limpa traz-me mais calma, de facto. Mas não vejo o email às 6h da manhã quando me levanto, mas sim por volta das 9h, quando chego ao trabalho. Também não consigo ver o email só duas ou três vezes por dia; prefiro ver mais vezes e ter poucos emails de cada vez. 

Mensagens recebidas

Como disse, gosto de ver a caixa de entrada a zero, portanto é importante limitar as mensagens que lá chegam. Para tal, anulei a maioria das subscrições que me chegavam, assim como notificações do facebook e de outras redes sociais.

Quando responder

Os emails de trabalho ou outros importantes são logo processados, ou seja, respondo e arquivo. Emails de trabalho que requerem uma resposta mais elaborada ficam na inbox para que não me esqueça deles. Emails pessoais não urgentes... estes tenho demorado algum tempo a responder... Costumo ir juntando os emails e respondo a todos num dia só, geralmente ao fim de semana, todas as semanas ou quinzenalmente.

Como responder

Para não perder muito tempo com email, sobretudo com emails não relacionados com trabalho, comecei a dar respostas muito curtas e directas. Quando comecei a usar email regularmente, há 12 anos, escrevia como se de uma carta em papel se tratasse. Agora não. O email é um meio de comunicação mais informal e as minhas mensagens e respostas mais ainda. 

Em mensagens para pessoas com quem tenho confiança, nem sequer assino Rita, mas sim R, e não costumo escrever bom dia, boa tarde ou algo do género; um Oi, quanto muito. Já dei respostas de uma palavra só (ok ou sim) e às vezes só escrevo uma coisa rápida no assunto e nada no corpo da mensagem (por exemplo, liga-me). Em mensagens para pessoas com quem tenho menos confiança ou emails mais oficiais, escrevo como deve ser, claro!

Muitas leitoras devem estar familiarizadas com o meu minimalismo nos emails. Recebo muitos emails de leitoras que me contam as suas histórias, como é que mudaram as suas vidas graças a este blog - e eu adoro ler estes testemunhos! Leio tudo, com muito gosto, mas dou sempre respostas curtas...

Organização do email

Como sabem, sou fã do Gmail e todas as minhas contas de email, incluindo a do trabalho, são recebidas numa só conta do gmail (mais dicas sobre o gmail aqui e aqui). Simplifiquei as pastas que tinha no gmail e actualmente tenho três pastas (work, blog, pessoal) com várias sub-pastas (por exemplo, archive e waiting).

Email no smartphone

Eu estou rendidíssima ao smartphone e muitas vezes de manhã, antes de sair de casa, verifico rapidamente os emails no telefone e apago logo o que não interessa, para ter menos emails na inbox quando chegar ao trabalho. Não me dá muito jeito escrever no telefone, mas para ler e apagar, é óptimo!

E vocês, como é que utilizam o email no dia a dia?

Evernote, Dropbox e outras ferramentas que me simplificam a vida

Há cerca de um ano decidi viver de forma minimalista. Uma vida minimalista implica livrarmo-nos da tralha, física e mental, para termos tempo para aquilo que é realmente importante. No processo, além de me ter livrado de roupas, mobílias e compromissos, livrei-me do papel. Joguei muito papel fora e não deixei entrar mais papel na minha vida. O go paperless, como tão bem fica em inglês. 

Agora faço tudo em formato digital. E este post serve para vos mostrar como é que organizo a minha vida e o meu trabalho sem papel... e também para confessar que deixei de usar o Toodledo, de que tanto gostava - porque era minimalista numas coisas, mas não no número de aplicações que usava para gerir essa minha vida minimalista...

Então, as principais ferramentas que uso actualmente são:

- Google Calendar

- Gmail

- Dropbox

- Evernote

(- caderno de linhas A5)

Google Calendar

Já não uso agenda em papel. Tenho tudo no google calendar, a que posso aceder de qualquer lugar. Tenho vários calendários (pessoal, miúdos, trabalho, etc.) e os que interessam são partilhados com outras pessoas. No calendário aponto compromissos e outras coisas com dias específicos. Não aponto tarefas ou listas de coisas para fazer.

Gmail

Tenho todas as contas de email associadas a uma do gmail. Assim, recebo e envio tudo num só sítio, o que poupa imenso tempo. Tenho algumas pastas para organizar os emails, mas a função de search do gmail faz um excelente trabalho. Os emails que tenho na inbox são aqueles que requerem alguma acção, como responder ou tratar de algum assunto relacionado. Depois de despachados, são apagados ou arquivados. Sou uma grande fã de ter a caixa de entrada vazia!

Dropbox

Uso o Dropbox como o meu arquivo digital. Tenho todos os ficheiros no Dropbox (devidamente organizados) e já não tenho nenhuma pasta à parte no computador. Aliás, o Dropbox cria uma pasta no computador, de modo que posso aceder aos meus ficheiros mesmo sem ligação à internet. Desde que pus tudo na Dropbox, acabaram-se as pens e as versões diferentes do mesmo ficheiro nos vários computadores que uso... Poupo imenso tempo e muitas chatices! (e é grátis)

Evernote

Ah, o Evernote! Já o usava para guardar páginas da net, como artigos interessantes, receitas, etc., mas o Evernote dá para muito, muito mais. É no Evernote que planeio os menus semanais, as rotinas de limpeza (e não só), onde guardo informações bancárias, contactos importantes, etc. (e tudo isto dá para encriptar). Papéis da escola, material a comprar, calendários de actividades e coisas assim, digitalizo e guardo no Evernote. Há quem não use o Dropbox e tenha tudo (mesmo TUDO) no Evernote, mas eu prefiro ter ficheiros a sério (documentos, fotos, pdfs, etc.) no Dropbox e coisas temporárias (os tais papéis da escola, informações que preciso até uma data x, etc.) e informação que preciso consultar rapidamente (dados bancários, logins, contactos, etc.) no Evernote. Até apontamentos de reuniões eu faço no Evernote.

Mas o Evernote ainda dá para muito mais. O Evernote pode ser usado como uma agenda GTD. E foi por isso que deixei de usar o Toodledo - se posso usar uma só aplicação para fazer o que fazia em duas, prefiro usar só uma. Comecei a pesquisar a implementação do GTD no Evernote e até há livros sobre o assunto!! Fiquei completamente rendida, mas falarei disso num próximo post. (e também é grátis)

Caderno de linhas A5

É basicamente o único papel que uso. Anda sempre comigo e aponto nele o que for necessário, quando não tenho o computador por perto. Depois, processo o que escrevi no caderno. De resto, só tenho cadernos de laboratório, mas esses tem mesmo que ser. Também uso folhas de rascunho para apontar coisas que vão surgindo ao longo do dia no trabalho, mas processo sempre tudo e jogo o papel fora - tenho, no entanto, de começar a fazer este tipo de apontamentos no caderno...



E vocês, como é que organizam a vida?

As minhas ferramentas de organização

Ao longo destes 2 anos de blog já escrevei vários posts com este título - ou títulos semelhantes... A verdade é que eu adoro experimentar novas ferramentas e vou alterando a minha maneira de organizar o trabalho e a vida com frequência, pois um método que pode ser ideal numa dada altura pode não funcionar noutra...

Então, sem mais demoras, aqui ficam todas as ferramentas que uso há já algum tempo para que tudo corra sobre rodas...

Gmail - o email do Google

O Gmail continua a ser, para mim, o melhor. Gosto do design simples, das funcionalidades e recebo todas as minhas contas de email numa só conta, o que poupa tempo e trabalho. Já aqui escrevi sobre como usar o Gmail de forma simples e prática, mais dicas sobre o Gmail e como lidar com o email de forma minimalista.

GCal - o calendário/agenda do google

Já tive agenda em papel, deixei de ter, voltei a ter, mas agora acho que a larguei definitivamente... Uso o calendário do google não só para apontar compromissos com dias e horas específicos, mas também para planear as tarefas para cada dia. Neste post explico melhor como uso o GCal.

GTasks - a lista de tarefas do google

Já usei tantas to-do lists diferentes que já lhes perdi a conta. Durante algum tempo usei (e gostei) o Toodledo, mas apercebi-me que não precisava de uma ferramenta tão complexa e completa. É que ao simplificar a vida, os compromissos, os afazeres, deixa de ser necessário organizar todas essas coisas... Uma ferramenta simples como o GTasks (integrado no Gmail) serve-me perfeitamente. Podem ler este e este post sobre o GTasks e como usar o GTasks e o GCal. Ah, e tenho acesso a todos estes produtos Google no meu telemóvel!

Evernote

O Evernote continua a ser uma ferramenta fantástica que uso praticamente todos os dias. O Evernote é como se fosse um arquivador online. Guardo lá (quase) tudo. Guardo artigos da net, digitalizações de artigos em papel, informações importantes que digitalizo ou escrevo (info da escola, actividades, horários dos miúdos, etc.), receitas, informações pessoas, passwords (devidamente encriptadas)... Uso também para juntar informação útil para projectos ou artigos em que estou a trabalhar no momento, e até já usei o Evernote na implementação do método GTD! Quando navego na net uso o Evernote Web Clipper para, através de um clique, capturar a página que quero guardar para o Evernote. A versão grátis funciona perfeitamente e é mais que suficiente para as minhas necessidades. Uso também o app no telemóvel.

Dropbox

O que seria de mim sem o Dropbox... Nunca mais tive que me preocupar com backups, nem andar com pens atrás a passar ficheiros de um computador para o outro... Digamos que mais de 90% dos meus ficheiros estão no Dropbox, tudo devidamente organizado. Só não tenho no Dropbox fotografias mais antigas, pois ocupam muito espaço (tenho-as num disco externo). Quando se faz o dowload do Dropbox para o computador, fica uma pasta no computador, ou seja, os nossos ficheiros não estão apenas na nuvem... Sempre que alteramos algum ficheiro nessa pasta, é logo sincronizado com a nuvem e depois com os outros computadores em que temos o Dropbox (estando ligados à net, claro). As pastas podem ser partilhadas com outros utilizadores, o que dá imenso jeito para trabalhar em conjunto. Existem outras aplicações deste género, mas o Dropbox foi o meu primeiro amor... Se ainda não tens Dropbox, podes aderir aqui (se usares o link, eu ganho mais espaço no meu Dropbox - depois de aderires podes fazer o mesmo para ganhares mais espaço).

Blogger

É a plataforma que uso não só para este blog, mas também para o meu site profissional. Embora o Blogger seja para criar blogs, também dá para fazer um website estático. Foi o que fiz, seguindo estes passos.

Instagram

Andei indecisa entre o Instagram e o Flickr, mas ultimamente tenho usado apenas o Instagram para partilhar fotos. A sua simplicidade e facilidade de uso atraem-me imesno (o Flickr é mais complexo). Se quiserem seguir-me no Instagram, estou aqui.

Bloglovin

O fim do google reader foi uma das maiores desgraças blogosféricas este ano... Comecei a usar o Bloglovin, que é simples, sem muito pormenores que só atrapalham, e estou contente... De qualquer modo, já não sigo tantos blogs como antigamente...

Pinterest

Adoro! Enquanto no Evernote guardo tudo o que sejam palavras, no Pinterest guardo as imagens que me inspiram. Tal como o Evernote, o Pinterest também tem um plugin que permite capturar as imagens que queremos de uma determinada webpage.

Instapaper

É a minha mais recente ferramenta. Basicamente, o Instapaper guarda páginas da net para que as possa ler depois. Acontece com frequência deparar-me com artigos que quero ler mas não tenho tempo na altura. Com um clique, o Instapaper guarda-os e assim posso lê-los quando puder ou quiser. Muito útil!

Ferramentas da internet para simplificar a vida (ou não...)

Paypal
O PayPal é um sistema que permite fazer transferências de dinheiro online. Para fazer o registo, basta um endereço de e-mail válido e um cartão de crédito (o MBnet também dá, mas depois tem que ser constantemente actualizado). Ao fazer ou receber pagamentos, os dados bancários dos intervenientes não são visíveis. Eu aderi ao PayPal quando abri a minha loja na Etsy, e desde então faço imensas compras na internet através deste sistema, sobretudo de e-books (como estes).

Evernote

O Evernote é um software gratuito para tirar notas. "Notas" podem ser páginas da web completas ou excertos, texto formatado, fotos, etc. As notas podem ser organizadas em pastas e dá para escrever apontamentos nas nossas notas. É muito útil mesmo! Deixei de usar os Favoritos do browser, pois só lhes posso aceder de um computador específico (e eu uso 3 diferentes). O Evernote está sempre acessível online, mas também dá para descarregar o software para o computador e assim fica também acessível offline.

Toodledo
O Toodledo é o meu mais recente vício. É uma aplicação online que permite fazer listas de coisas a fazer, estabelecer objectivos e prioridades, definir tempos para completar tarefas, dividir projectos em sub-tarefas. Vou falar mais sobre o Toodledo num outro post, mas só para terem uma ideia, deixei de usar a agenda GTD. Agora organizo-me (melhor ainda) com o Toodledo e o Google Calender.

Reader
Uso o Google Reader para organizar os blogs que sigo. Tenho as várias subscrições organizadas em pastas consoante os assuntos. Uma manutenção frequente do reader é essencial. Blogs que já não me interessam, blogs de pessoas que só se queixam, blogs que não são actualizados há algum tempo, é tudo eliminado.

Gmail
Tenho quatro contas do gmail e mais uma do trabalho. Uma conta é pessoal, a outra é para o blog, outra secreta para os logins (facebook, pinterest, etc) e outra para o paypal. Recebo o correio das quatro contas do gmail e da conta do trabalho tudo numa só conta. Quando recebo emails, organizo-os logo em pastas. Tenho 3 pastas (pessoal, trabalho e blog), cada uma com várias sub-pastas (por exemplo, para responder, para guardar, à espera de resposta, etc.), de maneira que a caixa de entrada está sempre vazia. Quando são emails que tenho que responder mas não me apetece na altura, guardo-os na pasta respectiva e marco-os como não lidos para não me esquecer deles.

Google Calendar
Já uso o calendário do google há muito tempo para apontar os compromissos, em conjunto com a agenda em papel. Desde que descobri o Toodledo, deixei o papel. Como qualquer bom minimalista, agora tenho só uma Moleskine pocket size. Uso o Gcal para os compromissos e o Toodledo para as tarefas. E é fantástico! (mais sobre isto num outro post)

Pinterest
O Pinterest é quadro de recortes online. Qualquer fotografia com a qual nos deparemos na net pode ser colocada no Pinterest, com o respectivo URL, e assim evitamos andar naquele desespero à procura de fotos que adorámos mas já não sabemos onde vimos...

Flickr
O Flickr serve para partilhar fotos (ou apenas fazer backups de fotos, visto que podem ficar ocultas para os outros utilizadores). Eu partilho as minhas melhores fotos no Flickr e adoro ver fotos de outros utilizadores. O Flickr é uma excelente fonte de inspiração. E posso guardar qualquer foto que adore no Pinterest!

Dropbox
O Dropbox é um mega ficheiro online onde podemos colocar ficheiros, organizá-los em pastas e, o melhor, partilhar (ou não) as pastas com outros utilizadores. Uso sobretudo para o trabalho, para partilhar ficheiros com colegas, mas tenho uma pasta só minha onde ponho os ficheiros que alterei ao longo do dia, para depois poder actualizar no computador de casa (antes do Dropbox, fazia isso com pens, mas o Dropbox dá muito menos trabalho). Tal como o Evernote, é preciso estar online para sincronizar os ficheiros com a pasta do Dropbox que é automaticamente criada no computador, que pode depois ser acedida offline.

Simplifying my virtual life ~ Simplificando a minha vida virtual

I've been on a quest to simplify my life - all aspects of it. Including my virtual life.

I've already said no to Twitter and forums, but a thourough declutter of my online presence was still necessary. Here's how:

Tenho andado a tentar simplificar a minha vida - em todos os aspectos. Incluindo a minha vida virtual.
Já disse não ao Twitter e aos fóruns, mas uma maior e mais cuidada simplificação da minha presença online era ainda necessária. Eis como:

1) Declutter the computer(s)

I have three computers. One desktop at work, one laptop and a netbook at home.

The desktop is mainly for work. I have no personal files there. My personal files are on the laptop, whilst the netbook has only files of my current projects. I also have an external hard drive and several pen drives.

It seems like too much, right? And indeed it is... The hardest part is to synchronize everything on a regular basis...

But here's how I do it...

All my files, both work and personal files, are on the external hard drive. This drive is usually at my office at work, and I save everything to my desktop and to the hard drive. On weekends, I take the hard drive home and save the work files into my laptop. This way, I always have three different places with my work stuff. Regarding the personal files in my laptop, I do the opposite, saving them to the hard drive. The pen drives are updated once a month or so...

I keep files of my current work projects on Dropbox, so I can access them from anyplace with an internet connection (and from my netbook). Dropbox is a free service that allows the storage of any kind of file, so it is a really useful tool to simplify...

My files are carefully organized into folders, but this is highly variable from person to person. And because I store many e-books on the computer, I recently made an inventory of the e-books I own. Regarding photographs, they're organized by year, and within year, by month. I have a folder for blog pictures, again organized by month. This is really a personal matter, and you should do it the way that suits you better, as long as you don't keep files that you don't need or don't use.

The same is true for software. I frequently go through all the software and uninstall programs that are no longer necessary.


1) Ordenar o(s) computador(es)


Eu tenho três computadores.Um de secretária no trabalho, um portátil e um netbook em casa.

O de secretária é sobretudo para o trabalho. Não tenho ficheiros pessoais nesse computador. As coisas pessoais estão no portátil, enquanto no netbook tenho apenas ficheiros relacionados com projectos em que estou a trabalhar no momento. Também tenho um disco rígido externo e várias pens.
Parece muito, não acham? E de facto, é... O mais difícil é sincronizar tudo com regularidade...
Mas aqui está como faço...
Todos os meus ficheiros, pessoais e de trabalho, estão no disco externo. Este disco geralmente está no gabinete no trabalho, e guardo tudo no computador e no disco externo. No fim-de-semana levo o disco para casa e copio os ficheiros para o portátil. Assim, tenho as coisas de trabalho em três sítios diferentes. Quanto aos ficheiros pessoais que estão no portátil, faço ao contrário, copio para o disco externo. As pens são actualizadas uma vez por mês ou assim...
Tenho também os ficheiros relacionados com o trabalho que ando a fazer no Dropbox, de modo que posso aceder-lhes de qualquer lado (e também do netbook), bastando para isso ter ligação à internet. O Dropbox é um serviço grátis de armazenamento de ficheiros que é fantástico e muito simples usar, e por isso uma ferramenta útil para simplificar a vida ao computador.
Os meus ficheiros estão organizados em pastas, mas claro que isto é muito variável de pessoa para pessoa. E como tenho muitos e-books no computador, recentemente fiz um inventário dos e-books. Quanto às fotografias, estão organizadas por ano e em cada ano, por mês. Tenho uma pasta para as fotos do blog, também organizada por mês. Isto é uma questão pessoal, e cada um deve fazer como lhe convém, desde que não se guardem ficheiros desnecessários e que não são usados.

O mesmo aplica-se ao software. Eu costumo correr os programas que tenho, e se já não uso, desinstalo.

2) Declutter e-mail accounts

I declutter e-mail accounts the same way I declutter a drawer or a shelf. Unnecessary e-mails are deleted, important ones are moved to a specific folder. My inboxes should always be empty (much like other inboxes, such as in my planner or the tray at work). 

I have three gmail accounts, but all the incoming e-mails are sent to one of the accounts, so that I only have to open one gmail account to read all my e-mails.

I also realised that most e-mails I was receiving were newsletters that I have signed up in the past but that I no longer read. I simply unsubscribed from most of them. And how good it felt!

2) Ordenar contas de e-mail


Eu limpo e organizo as minhas contas de e-mail da mesma forma que faço com uma gaveta ou um armário. E-mails desnecessários são apagados, e-mails importantes são movidos para uma pasta específica. As minhas caixas de entrada devem ser esvaziadas com frequência (tal como a caixa de entrada da agenda e o tabuleiro no trabalho).
Tenho três contas do gmail, mas recebo todos os e-mails numa das contas, e assim só tenho que entrar nessa conta para ler toda a correspondência.
Também me apercebi que a maior parte dos e-mails que recebia eram newsletters que tinha subscrito no passado, mas que actualmente já não me diziam nada. Simplesmente cancelei a maior parte das subscrições. E que que bem que soube!

3) Simplify online presence

Some months ago I found myself using twitter, facebook, google reader, several forums, blogger, flickr, pinterest, skype, msn messenger, and some other services. It was so stressful trying to keep up with everything, so I had to reduce the inflow of information. I said no to twitter and the forums, and reduced drastically the number of blogs in my google reader. I only kept the ones I actually read. I use facebook mostly to keep up with real life friends. I do love to see other people's pictures on flickr, but I try not to spend too much time there. I uninstalled skype and messenger, given that I can send instant messages on facebook. I use pinterest basically to store photos I like, but I don't go through other people's galleries.



3) Simplificar a presença online


Há alguns meses atrás dei por mim a usar o twitter, facebook, google reader, vários fóruns de discussão, blogger, flickr, pinterest, skype, msn messenger, e vários outros serviços. Era super stressante tentar estar a par de tudo o que acontecia online, e então tive que reduzir o fluxo de informação que chegava até mim. Disse não ao twitter e aos fóruns, e reduzi drasticamente o número de blogs que seguia no google reader. Mantive apenas aqueles que de facto leio. Uso o facebook para as pessoas da vida real. Adoro ver fotos no flickr, mas tento não passar lá muito tempo. Desinstalei o skype e o messenger, pois posso mandar mensagens instantâneas no facebook. Uso o pinterest apenas para guardar fotos que gosto, mas não vejo as galerias das outras pessoas.

4) Limit internet time

I don't use it much during vacations, but otherwise I set an online timer and try not to spend more than 2 hours a day online (except for work purposes, of course). I like this bomb countdown.


4) Limitar o tempo de internet


Durante as férias geralmente não, mas gosto de usar um timer online para controlar o tempo que passo na net, e tento não ultrapassar as 2 horas diárias (excepto para coisas de trabalho, óbvio). Gosto desta bomba-relógio.

Ferramentas digitais e analógicas para organizar a vida

Produtividade, gestão do tempo e organização são temas que me interessam bastante, como sabem, e já escrevi vários posts sobre estes assuntos, tais como a técnica Pomodoro, usar o Google Tasks, usar o Evernote para implementar o sistema GTD, usar os pomodoros do Flowkeeper, gerir o tempo e os horários, usar o Toodledo, e ainda dicas para trabalhar em casa.

Eu não gosto de tralha, seja digital ou analógica, portanto tento manter apenas os ficheiros, papéis, blocos de notas, etc., de que realmente preciso. A minha abordagem às ferramentas de organização e produtividade é, portanto, minimalista - apenas o necessário! E as ferramentas, digitais e analógicas, que uso actualmente, tanto no trabalho como na vida do dia a dia, são as seguintes:

Cadernos - tenho 3

Caderno do dia a dia

Tenho sempre um caderno A5 (e uma caneta) na mala, que funciona como ferramenta de captura, onde escrevo sobretudo coisas não relacionadas com o trabalho, como ideias, coisas para fazer, dinheiro que gastei, e similares. Mais tarde, processo o que escrevi ao longo do dia (por exemplo, marco eventos no google calendar, faço uma nota no evernote, envio emails importantes, etc.).

Caderno de laboratório

Os cadernos de laboratório são obrigatórios para quem faz trabalho de laboratório! Ao longo dos anos já acumulei dezenas de cadernos de laboratório... Gosto de usar um caderno de cada vez, mesmo para projectos diferentes, e tento transferir a informação do caderno para o computador com bastante frequência.

Caderno de trabalho

Este é como o caderno do dia a dia, mas para trabalho apenas. É neste caderno que planeio o dia de trabalho, faço mindmaps, escrevo ideias e aponto os pomodoros feitos.

Google Calendar

Eu não uso agenda de papel. Uso o Gcal para eventos e o Evernote para listas. Tenho vários calendários, uns só meus, outros partilhados .

Evernote

Uso o Evernote para guardar notas relacionadas com o trabalho e com outras coisas que me interessam. Também faço listas anuais, mensais e semanais de coisas para fazer (sobretudo de trabalho). No início do ano lectivo gosto de planear os artigos que quero escrever, o trabalho de laboratório que tenho para fazer e conferências a que quero ir. Depois, divido estas tarefas por mês e semana. O meu planeamento diário é feito à mão ou numa nota no Evernote. Seja como for, gosto de escrever no Evernote tudo o que fiz no fim de cada dia de trabalho.

Dropbox

O Dropbox é um arquivo digital. Tenho todos os meus documentos no Dropbox, de modo que posso aceder-lhes de qualquer um dos computadores onde trabalho. Também tenho pastas partilhadas com colegas - acabou-se o envio de emails para trás e para a frente com projectos conjuntos!

Scrivener

Descobri o Scrivener há pouco tempo mas apaixonei-me logo! Agora, uso o Scrivener para escrever documentos longos, como artigos, propostas de projectos e coisas assim. Só uso o Word para documentos pequenos.

Mendeley

Recentemente, comecei a usar o Mendeley para gerir as minhas referências (antes do Mendeley, usava o JabRef). Como já não imprimo artigos, faço notas e sublinho os pdfs, e o Mendeley permite fazer isso, o que dá muito jeito. Criei pastas para assuntos específicos e assim tenho todos os meus artigos devidamente organizados.

Técnica Pomodoro

Percebi que os pomodoros de 25 minutos funcionam bem em dias em que estou mais distraída, mas em dias bons, sinto que são curtos demais. Por isso, tenho feito pomodoros de 50 minutos (+10 de pausa) e conto-os no Flowkeeper ou no temporizador do telemóvel.

Gmail

Tenho todas as minhas contas de email numa só conta do gmail, o que reduziu significativamente o tempo que passo a ver o email -  e assim não tenho que me lembrar de todas as passwords...

Tenho ainda o calendário para a semana, uma folha com citações inspiradoras para escrever (da Wendy Laura Belcher e Paul Silvia) e os meus objectivos para o mês em papel, pendurados na estante do escritório em casa...

Livros de yoga - quem quer?

Um dos meus rituais de início de Ano Novo académico/escolar é destralhar - a roupa, os papéis, a louça, os livros... Tenho vários livros de yoga que comprei quando comecei a praticar, mas como agora estou plenamente dedicada ao ashtanga vinyasa yoga, alguns destes livros já não me fazem falta, mas podem ser úteis para alguém...

Separei dois livros para vender a quem estiver interessado. Em baixo estão fotos e videos do folhear das páginas de cada um...

Este, por 3 yogis (inclui envio para Portugal continental): Vendido, obrigada!

E este, por 1 yogi (inclui envio para Portugal continental): Vendido, obrigada!

Se estiveres interessada, envia-me, por favor, um email para rita.busywoman (AT) gmail.com

Namaste!

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Rendi-me ao Android...

Pois é, eu sempre soube que um smartphone seria uma ferramenta útil para mim... resisti durante algum tempo, mas lá me rendi à coisa...

Mas afinal como é que uma minimalista usa o smartphone?

Em primeiro lugar, desinstalei as aplicações que vieram de origem que não me interessavam (incluindo os jogos). E com muita pena minha, algumas não dão para desinstalar...

Depois, instalei aplicações que seriam úteis para mim.

Basicamente, o que uso no meu smartphone (além da câmara e do leitor de música, claro) é o seguinte:

Gmail
Só para ver emails rapidamente... não me dá jeito escrever no tlm...

Calendário
Sincroniza com o GCal e dá jeito para quando não tenho a agenda moleskine comigo

Facebook, Twitter
Uso para ver coisas rápidas... Não passo muito tempo nestas aplicações.

Flickr, Instagram
É tão fácil fazer o upload das fotos! E gosto de ver as fotos dos outros...

Evernote
No Evernote tenho informações que às vezes preciso consultar, e tê-lo no telefone dá muito jeito.

Out of Milk 
A minha lista de compras! Faço a lista no computador e sincroniza com o tlm. É fantástico, já não gasto papel para fazer as listas! Quando virem uma maluqinha no supermercado agarrada ao telemóvel, sou eu!

Kindle
Esta app é provavelmente a minha preferida! Que bom que é conseguir ler livros no telemóvel (eu consigo, que não uso óculos, mas há quem se queixe que a letra é muito pequenina...)

Pomodroido

Para contar os pomodoros.

Dropbox
E assim consigo aceder facilmente aos meus ficheiros, caso seja necessário.

CamScanner
Super fácil para digitalizar papéis. É só tirar uma foto e a app guarda em pdf. Muito mais fácil que digitalizar num scanner normal.

Cut the Rope
O único jogo que tenho...

E é isto! E vocês, que apps usam?

A vida simples de pessoas reais - Josi

Conheci seu blog através do blog Vida Organizada. A princípio buscava informações sobre como organizar melhor minha vida, mas seu blog me levou ao caminho do minimalismo e fiquei muito envolvida com o assunto, pois havia uma inquietação muito grande dentro de mim em relação ao consumo. 

Sempre fui consumista, daquelas que gostava de comprar tudo em pares e uma coisa de cada cor, não me contentava em comprar apenas uma peça, e com isso minha vida financeira foi se acostumando a ficar no vermelho. Tinha sempre muita roupa, mas aquela sensação horrível de que precisava comprar mais tomava conta de mim. Eu não usava um terço do que comprava, pois o gasto era tanto que eu não tinha dinheiro para sair e usufruir das roupas recém compradas. Era um vazio que eu preenchia estourando o cartão de crédito e meu saldo acabava no vermelho todo final de mês. 

Seu blog me levou para um caminho sem volta. A descoberta o minimalismo foi um marco na minha vida e há 4 meses tenho vivido em profunda reflexão sobre o tema e colocado em prática de forma bem intuitiva e consciente. Aos poucos os espaços em casa estão se abrindo, os caminhos profissionais se expandindo e as emoções que antes davam espaço para a tralha emocional se abrem para as novas sensações. Com isso estou conquistando leveza e alegria de viver. Confesso que a prática do destralhamento me causa um pouco de angústia, estou aprendendo a lidar com tudo isso e meu maior objetivo ultimamente tem sido destralhar, destralhar e destralhar...até no banho eu fico pensando nisso, me causa um pouco que inquietude, mas eu sinto que estou no caminho certo. 

Meu apartamento é pequeno e moro com meus 4 gatos que amo de paixão, são companheiros agradáveis e que tornaram minha vida melhor. Com seu blog aprendi a necessidade de criar uma poupança para meus animais. A saúde deles exige cuidados e para isso estou poupando todo mês. Outra coisa interessante que aprendi no seu blog é a força que a cor branca carrega na energia da casa, impressionante como torna a decoração limpa e harmoniosa, tudo ficou melhor lá em casa com a cor branca. 

Rita, sou eternamente grata a você pela mudança que fez em minha vida. Não tenho palavras para descrever o que estou vivendo e graças ao seu blog, tenho a certeza que minha vida vai melhorar cada vez mais. Deus às vezes fala pelas pessoas e você foi escolhida para tocar meu coração, me trouxe a consciência e força que eu precisava para modificar minha vida. Eu acredito muito no poder da palavra e este é um dom maravilhoso que você tem, de modificar as pessoas. Torço para que você seja muito feliz e que sua vida seja repleta de saúde e harmonia.

Josi

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Queres participar? Envia-me um texto a contar a tua jornada em direcção a uma vida mais simples para o email rita.busywoman (at) gmail (dot) com, com o assunto "guest post". Obrigada!

Destralhando ainda mais

Aproveitei o feriado cinzento e chuvoso para organizar (de novo) as minhas papeladas (cada vez tenho menos!) e para fotografar coisas que vou pôr à venda. O ano passado vendi as coisas maiores, que ocupavam mais espaço -  a mobília. Agora é a vez de coisas mais pequenas, cuja presença não incomoda assim tanto, mas que não são usadas e poderão fazer outra pessoa feliz. 

A primeira dessas coisas é a máquina de fazer pão.

Finalmente aceitei o facto de que cá em casa ninguém gosta do pão feito na máquina. Se quiserem a minha máquina, que funciona na perfeição e está em bom estado (foi pouco usada), por metade do preço de uma nova, podem ver o anúncio aqui. A entrega é em mão (não vou enviar uma máquina deste tamanho pelo correio).

Ontem aproveitei também para destralhar o meu bloco de gavetas Vika Alex, de tal maneira que até ficou uma gaveta vazia! Uma das gavetas estava ocupada com coisas da costura e material para fazer bijutaria. Aceitei também o facto de que nunca irei pegar nas contas, tanto novas como de colares antigos, para fazer brincos para vender. A verdade é que, se tiver tempo livre, prefiro passá-lo a ler do que a fazer brincos (isto de ter ficado sem internet em casa uns dias foi maravilhoso - agora já tenho de novo). 

Assim, juntei o material que tinha e gostava muito que algum de vós ficasse com ele e o usasse para fazer peças únicas e bonitas! Por 10 euros (já inclui os portes em correio normal), o material que vêem em baixo pode ser vosso, incluindo as caixas de plástico, tal como está na foto. Se estiverem interessados, mandem-me um email para rita.busywoman(at)gmail.com. (já está vendido, obrigada!) Tal como foi com os tecidos, é por ordem de chegada. E mais uma vez, muito obrigada por me ajudarem a livrar-me da tralha. Tralha para mim, tesouro para outra pessoa.

Tenho ainda livros técnicos para vender que irei colocar nos sites de venda online, mas depois aviso aqui. Vou também pôr à venda algumas das malas em tecido que fiz, que estavam à espera de ser levadas a uma feira de artesanato - mas a verdade é que eu não estou a pensar em ir a feira nenhuma, por isso mais vale vendê-las pela internet...

Como usar o sistema GTD com o Evernote

Como já referi, deixei de usar o Toodledo para organizar as minhas listas de tarefas. Eu adoro brincar com este tipo de programas, e já experimentei demasiados (Astrid, Remember the Milk, GTagenda, teuxdeux, e muitos outros). O Evernote (EN) tem a grande vantagem de ter uma versão grátis mais que suficiente para as necessidades da maior parte das pessoas. Já usava o EN como bloco de notas digital, onde guardo sobretudo páginas da net que me interessam, mas o EN pode também ser usado como agenda GTD. Tenho que admitir que o sistema que uso agora, depois de experimentar muitos outros, é uma combinação do EN com o Google Tasks (aquela aplicaçãozinha quase despercebida que vem com o Gmail), mas disso falarei mas tarde. Este post é dedicado à implementação do sistema GTD no Evernote.

Na internet podes encontrar uma miríade de estratégias e métodos, uns baseados apenas em etiquetas, outros apenas em notebooks, e eu acredito que nestas coisas cada um deve descobrir, através da experimentação, qual o método que mais lhe convém. Portanto, vou descrever o método que comecei a usar, depois de ler as estratégias de muitas outras pessoas... (se bem que, como referi acima, alterei as coisas e uso também o Google Tasks; o setup do EN que vou descrever já não é o que uso - simplifiquei ainda mais as coisas).

Eu continuo a usar o EN para guardar e organizar notas. Tenho várias pilhas (stacks), cada uma com vários blocos de notas, onde depois as notas estão organizadas. Só para terem uma ideia, as minhas pilhas são: 

1. Busy Woman (blog) 

2. Simple Living (sobretudo notas da net) 

3. Cá por casa (notas feitas por mim com informações importantes, receitas, horários e informações da escola, etc.), 

4. Work (URLs de sites que consulto com frequência, sites de congressos, etc.)

5. TASKS

Esta última pasta tem 2 blocos de notas: to do e completed. É aqui que ponho as coisas para fazer. As outras 4 pilhas são pastas de referência e não de acção.

Depois de criar esta pilha e os blocos de notas, criei uma nota que pus na pasta completed, à qual atribuí várias etiquetas, de acordo com o método GTD.

As etiquetas estão relacionadas com o tipo de projecto (what), quando é que tenho que fazer determinada acção (when), o contexto (where) e no caso de acções delegadas, a pessoa responsável por essa acção (who).

De cada vez que crio uma nota, ou seja, uma acção que tenho que executar, atribuo-lhe 3 etiquetas, uma de what, outra de when e outra de where. 

Para pesquisar as acções que devo fazer num determinado dia, clico no bloco de notas to do, e selecciono as etiquetas que me interessam. Geralmente coloco tarefas para o dia seguinte com a etiqueta !!today, para saber o que de mais importante tenho para fazer nesse dia. Depois de completada a tarefa, coloco-a no bloco de notas completed e não penso mais nisso!

Mas uma coisa que sempre me deixou chateada desde que larguei o papel e comecei a usar tudo em formato digital, era não ter um planeamento diário pormenorizado, como este que cheguei a usar o ano passado. Então apercebi-me que eu não era a primeira pessoa a sentir a falta desse tipo de planeamento e fiz como a Lauren: criei numa nota um template para o planeamento diário e agora basta-me fazer copy paste para uma nova nota, à qual dou a data do dia em questão e na qual escrevo tudo o que tenho para fazer. 

E sim, o Evernote permite pôr o visto dentro dos quadradinhos!

Como já referi, agora uso o Evernote e o Google Tasks para organizar as minhas listas. Finalmente dei ouvidos ao senhor Leo Babauta e simplifiquei ainda mais. Todas estas aplicações são muito giras, mas a verdade é que para mim, quanto mais simples, melhor, mas não demasiado simples. Por exemplo, o teuxdeux é muito bonito, mas simples demais para mim. Por outro lado, ferramentas como a GTagenda ou o Remember the Milk são visualmente demasiado carregadas. O Google Tasks é simples mas dá para fazer o que eu quero, tem um design minimalista e integra automaticamente as tarefas no Google Calendar. 

Estudo sobre dor sexual nas mulheres Portuguesas

Recebi um pedido de uma leitora, psicóloga clínica, para divulgar um estudo que está a ser feito na Universidade de Aveiro sobre a dor sexual e crónica nas mulheres Portuguesas.
Se sofrerem de dor sexual crónica, por favor, participem no estudo. Os inquéritos são online e totalmente anónimos. Aqui fica o email que recebi da Cátia com mais informações.

Encontra-se neste momento a decorrer um estudo online intitulado "Determinantes Psicossociais da Dor Sexual na Mulher", integrado no Projecto de Doutoramento em Psicologia Clínica da Mestre Cátia Oliveira, sob a orientação do Prof. Dr. Pedro Nobre e da Prof. Dra. Sandra Vilarinho. 

Solicitamos a participação de mulheres dos 18 aos 75 anos de idade, nomeadamente mulheres que apresentem dor sexual, mulheres que apresentem dor crónica, mulheres que apresentem dificuldades sexuais e mulheres que não apresentem nenhumas destas dificuldades. 

O principal objectivo do estudo é contribuir para a compreensão do perfil psicossocial das mulheres portugueses que apresentam dor, nomeadamente dor sexual. Pretende-se igualmente avaliar a presença e importância das dimensões cognitiva, afectiva, relacional e orgânica na dor sexual, nomeadamente a forma como estas dimensões se associam para explicar a dor e respectiva intensidade no contexto sexual. 

Para participar basta clicar no seguinte link: http://wsl2.cemed.ua.pt/dpdsm/. 

Todos os questionários são completamente anónimos, não sendo pedidos dados que possam identificar as pessoas que a eles respondam.

Qualquer tipo de informação adicional poderá ser solicitada através do email catioliveira@gmail.com. 

Agradecemos desde já a sua participação.

As minhas ferramentas de organização - revisto e melhorado!

Em Novembro escrevi este post sobre as minhas ferramentas de organização da altura, a saber: 
- agenda de papel, bloco de apontamentos, envelope e caneta de 4 cores
- caixa de entrada
- tickler file
- dossiers de arquivo
- quadro magnético

As últimas quatro mantém-se tal como descrito aqui. Mas como método nenhum é perfeito, estou sempre a tentar melhorar e adaptar as coisas à minha realidade. Fiz uma alteração radical na maneira de me organizar: livrei-me da agenda de papel e do bloco de apontamentos.
Apesar de adorar a minha agenda com 1 dia por página, as agendas e cadernos em papel têm algumas desvantagens (para mim, pelo menos):
- é mais um peso na mala

- muitas vezes ficam esquecidos em casa e depois preciso das listas de tarefas e compromissos para o dia no trabalho e não tenho...

- quando viajo, são mais coisas a ocupar espaço e a fazer peso

- gasto papel e tinta

Juntamente com a agenda em papel, usava também a agenda do google, onde apontava os compromissos mais importantes. Listas de tarefas e projectos estavam no caderno. Pois bem, segui o exemplo da Thais, e agora é quase tudo digital e online.

Então, as principais ferramentas que uso agora para organizar a minha vida são as seguintes:

Agenda do Google (Gcal)

Esta ferramenta do google tem inúmeras vantagens. Posso ter vários calendários com cores diferentes e posso ver todos ao mesmo tempo ou um de cada vez. Posso definir lembretes. Posso criar eventos com repetições, evitando escrever a mesma coisa várias vezes. Posso imprimir os dias ou meses que me interessam e aceder ao Gcal offline.

Neste momento tenho os seguintes calendários no Gcal:

- pessoal

- work

- J. (coisas do J. - é o que tem menos entradas, pois ele, felizmente, tem uma vida muito relaxada - ele sempre foi minimalista mesmo sem o saber)

- G.B. (coisas dos miúdos)

- work2 (partilhado com os colegas do grupo de investigação, para sabermos datas de saídas, congressos, reuniões, e coisas assim)

- timeline (onde controlo o tempo que passo a fazer cada tarefa no trabalho - muito bom para perceber onde é que perco mais tempo)

Toodledo

Muito obrigada Thais pelo link! O Toodledo é a última maravilha da internet. É uma lista de tarefas online que dá para fazer imensas coisas giras, e sincronizar com o Gcal. Há uma versão gratuita, mas acabei por pagar a pro para ter acesso a mais funcionalidades. A desvantagem é só uma: só dá para aceder online. No entanto, se souber que não vou ter acesso à rede, posso imprimir as tarefas ou fazer um booklet todo giro.

Moleskine

Comprei o meu primeiro bloco de notas Moleskine, tamanho de bolso, preto pautado, para servir de inbox e para tirar apontamentos de livros que leio. Antes tinha vários cadernos A5 para apontar diversas coisas, mas a informação ficava espalhada e muitas vezes acabava por me esquecer onde tinha escrito as coisas. Agora, tudo no Moleskine. É pequeno, leve e bonito!

Quadro magnético e calendário mensal

O quadro magnético é semanal e é onde aponto o menu, a lista de compras e compromissos dos miúdos e do J. para essa semana (para eles não se esquecerem). Uso também calendários mensais em papel onde aponto os compromissos dos homens da casa e informações importantes para eles (por exemplo, datas em que vou estar fora, consultas médicas, etc.). Coisas que só interessam a mim ficam no Gcal.

Outros programas e aplicações que uso com frequência para me organizar e facilitar a vida são o Evernote, o Dropbox, o Pinterest, o Flickr, o Google Reader, o Google Docs, o Toggl, o Paypal, o Facebook, e o Gmail, claro, mas mais sobre estes noutro post!

Se ainda não seguem a página do blog no facebook, adoraria que o fizessem! 

Comecei a publicar lá dicas diárias para simplificar e organizar!