23/11/2011

As minhas ferramentas de organização

Tenho algumas ferramentas de organização que me tornam a vida muito mais simples. Fui experimentando e inovando ao longo do tempo, e parece-me que o sistema que tenho agora é o que resulta melhor para mim. 
Tal como em todas as outras áreas da minha vida, tentei simplificar e minimizar estas ferramentas para o essencial. São elas:

Agenda e caderno de apontamentos



Já falei aqui da minha nova agenda com um dia por página e do caderno de apontamentos com as to do lists.

Caixa de entrada

O meu antigo sistema para guardar papéis que chegavam eram as gavetinhas de plástico da foto, divididas em: IRS (papéis para o IRS), pagar (facturas para pagar), arquivar (papéis para arquivar), ver (papéis para ver melhor e tratar), mix (tralha).


As gavetas ocupavam muito espaço na estante e então decidi simplificar o sistema.
Cortei uns arquivadores Flyt para fazer 4 separadores: 
~ inbox (tudo o que chega)
~ tratar (coisas para tratar)
~ arquivar (papéis já tratados, contas já pagas, para arquivar)
~ IRS


Destinei uma gaveta do bloco Vika Alex que tenho na secretária para colocar os separadores, assim como o tickler file.

Tickler file


Um tickler file (não faço ideia como se diz em português) é um sistema que permite arquivar documentos de acordo com a data em que são necessárias acções sobre esses documentos. Geralmente, um tickler file é um conjunto de 43 separadores, dos quais 12 para os meses do ano e 31 para os dias do mês. Eu simplifiquei e tenho apenas os 12 separadores correspondentes aos meses. No separador de Dezembro tenho, por exemplo, bilhetes para um concerto de jazz e análises para fazer. No fim de Novembro vejo o tickler file para o mês seguinte e organizo o que for preciso.


Dossiers de arquivo


O meu sistema de arquivo consiste numa caixa de quatro dossiers de argolas A4: um dossier para mim, um para o J., um para os miúdos e um para a casa. O meu dossier, por exemplo, tem papéis importantes das finanças e segurança social, certificados dos cursos, contratos de trabalho e coisas assim. Papéis cujo conteúdo é importante mas não é necessário o original em papel são digitalizados e o original vai para a reciclagem. Papéis que não interessam vão para a reciclagem. Como em tudo na minha vida, não guardo tralha sob a forma de papel e só imprimo o que é mesmo necessário. E tal como para os livros e a roupa, tenho uma regra: posso arquivar papéis, mas não posso ter mais dossiers além daqueles quatro para tal.

Quadro branco magnético

Na realidade, o meu é cinzento e comprei-o inspirada pela minha amiga Ana, que é mãe de três filhos, cientista, crafter e uma pessoa espectacularmente organizada e frugal. Eu tinha várias papeladas na porta do frigorífico (calendário da família, folha com menu semanal, lista de compras), mas quando soube que a Ana usa um quadro branco para isso tudo, adorei a ideia e comprei um. É um calendário semanal onde aponto as actividades dos miúdos e coisas importantes, do tipo quando vou para fora, o menu semanal e a lista de compras. A parte melhor do quadro é, obviamente, não gastar papel.

5 comentários:

  1. Pessoalmente, gostava mais de como tinhas antes, com as gavetas, era mais bonito e mais prático. Isto dando a minha opinião (que ninguém pediu, é certo :P)
    Estive a ler o teu livro e ontem de noite já coloquei a parte do "despachar" roupa do roupeiro, em prática :)
    Mas há mais, muito mais para fazer!
    Sabes, isto é coisa para me deixar de rastos psicologicamente (limpar a tralha que tenho em casa). Actualmente, sinto-me muito incomodada e até triste ao pensar que tenho os espaços em casa, atulhados de coisas que não me fazem falta (e olha que não sou nada consumista)...o que mais me vai custar, é mesmo desfazer-me de objectos que me recordam uma infância muito feliz!
    Mundando de assunto... não consigo aceder aos posts d' "As minhas sabrinhas", bem sei que já não existe, mas aparecem os posts de lá como sugestões de leitura e tenho muita pena por não conseguir aceder, uma vez que me parecem interessantes :(
    Bjs e obrigada.

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  2. Olá Rita,
    O quadro é muito grande? ou é daqueles tipo IKEA?
    Podias mostrar uma foto para termos uma ideia..sff..
    Obrigada por todas as ditas.
    Jocas
    Sandra Cabaço

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  3. Kyla, pois o outro blog já não existe... não sei porque que é que continuam a aparecer os posts... Mas posso sempre voltar a publicar alguns posts mais interessantes...

    Sandra, por acaso queria tirar a foto do quadro, mas como estava ainda escuro na cozinha, não tirei... depois tiro e ponho. Acho que o quadro tem 60 por 40 cm.

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  4. Tudo muito organizadinho, sim senhora!

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  5. É isto que admiro em ti a simplicidade das coisas;)

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Obrigada pelo comentário!

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