Implementando o GTD || As ferramentas

O David Allen refere uma série de material de escritório que eu não uso e não tenho. Como faço a maioria do trabalho no computador, não tenho muito papel nem material de escrita.

A gaveta da minha nova secretária/estante tem muito espaço livre e num dos armários tenho papel, blocos, folhas A4 para a impressora, capas transparentes e pouco mais.

Em relação às caixas de entrada, no trabalho tenho dois tabuleiros de papel transparentes. Um diz IN - é, portanto, a caixa de entrada. O outro é onde coloco papéis para guardar ou para digitalizar.

Em casa não tenho tabuleiros de papel, mas sim estas duas caixas. Uma é a caixa de entrada, a outra é onde ponho papéis para arquivar, papéis para digitalizar (eu só guardo em papel aquilo que tem mesmo que ser - o resto é digitalizado), recibos para o IRS e uma capinha que funciona como tickler, mas sem divisórias.

O sistema é simples e tem funcionado. O segredo, claro, é esvaziar com frequência as caixas de entrada que incluem, além desta física, o telemóvel, o email e outros meios por onde recebemos informação.

A agenda... ah, eu adoro agendas e experimentar novos sistemas, novos designs e layouts... Desde julho que estou a usar uma Hobonichi, vinda diretamente do Japão. Adoro o papel, o toque, a qualidade, e tem imenso espaço para escrever. É que eu não uso a "agenda" apenas como agenda... A minha agenda verdadeira, no sentido que lhe dá o GTD, é o Google Calendar. É aí que tenho vários calendários onde aponto tudo aquilo que tem uma data específica. É assim há muitos anos e funciona lindamente. 

A agenda em papel tem várias funções: agenda propriamente dita, lista de coisas a fazer, diário de despesas e comida, caixa de entrada, enfim... está sempre comigo, por isso, quando preciso de apontar alguma coisa ou tenho alguma ideia, é nela que escrevo.

O meu sistema de arquivo é sobretudo digital. Uso o Evernote e o Dropbox e, como já referi, digitalizo tudo o que posso. O que tem que ser arquivado em papel está guardado nestes dossiers de argolas:

O David Allen ainda fala em caixotes de lixo (só tenho uma caixa pequena para a reciclagem de papel), máquinas etiquetadoras (tenho uma mas raramente uso) e coisas pequenas como post-its, clips e agrafadores...

Ora, uma coisa que gosto muito é fazer pequenos bloquinhos de papel usado para apontar seja o que for que me vier à cabeça. Por exemplo, estou no computador a escrever esse post e de repente lembro-me que quero pesquisar um determinado assunto na net. Como vou acabar primeiro de escrever o post, o mais provável é esquecer-me desse assunto... mas em vez disso aponto essa ideia num papelinho! Tenho bloquinhos destes em casa (no escritório, na sala, no quarto e na cozinha) e no trabalho e adoro-os! Faço uns maiores, outros mais pequenos, e assim despejo tudo o que tenho na cabeça para o papel - que afinal é uma das bases de todo o GTD!

>>>>>

Gostaste deste post? Podes partilhá-lo usando os botões abaixo.

Não queres perder outros posts? Subscreve as actualizações do blog usando uma das opções da barra lateral.

Obrigada!!

{Blog}{Instagram}{Facebook}

Implementando o GTD || O novo escritório

Agora que as férias acabaram, as rotinas estão a voltar e, mais importante, acabámos a remodelação do meu escritório, posso finalmente avançar com a minha implementação do GTD e compartilhar convosco como é que estou a tentar adaptá-lo à minha vida. Já aqui escrevi sobre a motivação e a ferramenta ideal para gerir as listas de coisas a fazer.

Agora, é preciso um espaço físico para trabalhar. Em casa tenho o meu escritório, que também é sala de yoga e já foi sala de piano (mudámos recentemente o piano para a sala, e fica lá muito bem - dá um ar... chique!). No trabalho também tenho um gabinete, partilhado com outras duas colegas, onde tenho uma secretária grande e um armário também grande.

Andámos em remodelações cá em casa - as paredes do escritório foram arranjadas (tinham infiltrações), pintadas e, mais importante, consegui trazer um móvel das Caldas da Rainha que adoro! É um móvel com mais de 40 anos, de madeira muito boa, que é uma combinação de estante e secretária. Desde pequena sempre adorei esse móvel, e agora trouxe-o para minha casa, para substituir a minha mesa e estante brancas. 

A mesa era grande demais - e quanto mais superfícies horizontais livres temos disponíveis, mais tralha se acumula nelas. A estante foi para o quarto dos meus filhos, que não são tão minimalistas quanto eu e têm muitos livros... O meu escritório já passou por muito (vê aqui), mas estou bastante contente com o atual set-up. Tenho pouco espaço de secretária, mas de qualquer modo eu faço a maioria do trabalho na universidade e uso pouco papel, por isso não preciso de muito espaço. Levei livros de trabalho que tinha aqui em casa para a universidade e guardei material escolar dos miúdos no quarto deles. Consegui enfiar tudo o resto na estante e ainda fiquei com muito espaço livre! 

Tenho prateleiras para livros e outras coisas e dois armários fechados, com portas de correr, para guardar coisas que ficam mal à vista. A impressora, por exemplo, está no armário de baixo; para usá-la é só abrir a porta! O melhor da estante é que tem uma gaveta debaixo da parte que é secretária, onde está a cadeira. Eu, que conheço esta estante desde que nasci, só em grande é que percebi que aquela parte de madeira era uma gaveta!

Do outro lado pendurei o quadro de cortiça, que fica tapado quando a porta está aberta. Do lado de cá do escritório tenho apenas o tapete de yoga no chão, mas isso fica para outro dia...

Agora que tenho o espaço físico, faltam as feramentas - tabuleiros de entrada, agenda, listas, etc... mas isso fica também para outro post!

>>>>>

Gostaste deste post? Podes partilhá-lo usando os botões abaixo.

Não queres perder outros posts? Subscreve as actualizações do blog usando uma das opções da barra lateral.

Obrigada!!

{Blog}{Instagram}{Facebook}

Implementando o GTD || Descobrir a ferramenta ideal

Workflowy

Quem lê este blog há algum tempo, sabe que eu gosto de experimentar ferramentas novas para me organizar. Agenda em papel, Toodledo, Evernote, Google Tasks, Workflowy (estes links são para posts que escrevi sobre estas aplicações), e outras que nem chego a referir aqui, já passaram pelas minhas mãos. Agora que decidi implementar o GTD a sério, em vez de brincar com o método, deparei-me mais uma vez com um problema: qual a melhor ferramenta para organizar e gerir as listas? Em relação às outras ferramentas necessárias, não tenho problemas: Evernote e Dropbox como arquivos de referência (dependendo do tipo de material), agenda em papel para recolha e para o dia-a-dia, pastinhas para o material de apoio a projetos (Sejam pastas físicas ou digitais)... Mas a ferramenta das listas dá sempre muito que pensar - porque há TANTAS há escolha!!

No último ano alternei entre o Workflowy e o Toodledo. Agora estava inclinada a voltar a Toodledo, pois é uma ferramenta já preparada para o GTD. Depois li o último post da Thais, onde ela refere vagamente que começou a usar o Todoist... Já tinha dado uma vista de olhos ao Todoist e voltei a ficar curiosa... Mas depois parei! E pensei: qual a ferramenta que é melhor para mim? O que é que eu quero numa ferramenta para organizar as listas? Abri um documento de texto e comecei a escrever:

O que quero num gestor de listas/tarefas/projetos?

Quero poder organizar as tarefas por áreas de foco (trabalho, pessoal, blog, etc.)

Por contexto (computador, email, fora, etc.)

Associar pessoas às tarefas delegadas

Associar datas para realizar as tarefas; pode ser só o mês em que vou trabalhar nisso ou um dia específico.

Quero poder pesquisar pelas etiquetas, de modo a ver apenas aquilo que quero e as outras tarefas ficarem invisíveis.

Quero poder arrastar os items de um lado para o outro, à minha vontade...

E assim, facilmente percebi que a ferramenta que mais me agrada, que me dá esta flexibilidade, sobretudo a nível das etiquetas e da visualização, é a o Workflowy. Portanto, está decidido! Continuarei a depositar a minha confiança, tarefas e projetos no Workflowy!

>>>>>

Gostaste deste post? Podes partilhá-lo usando os botões abaixo.

Não queres perder outros posts? Subscreve as actualizações do blog usando uma das opções da barra lateral.

Obrigada!!

{Blog}{Instagram}{Facebook}

Implementando o GTD || a motivação

O Livro!! Tenho-o há quase dois anos, mas só agora lhe dediquei a devida atenção - e em menos de nada, devorei-o!

O GTD – Getting Things Done, o famoso método de organização do David Allen, despertou o meu interesse há uns 5 anos, quando estava a acabar o doutoramento e descobri o blog do Leo Babauta, Zen Habits. Li algumas coisas, investiguei, experimentei… até comprei o livro, a versão portuguesa, mas nunca o consegui ler… comecei a achar que o método era complicado demais e só se aplicava a executivos e pessoas que têm que lidar com muitas pequenas coisas. Não vi grande aplicação ao meio académico e, assim, optei por alternativas, a meu ver, na altura, mais simples…

Sempre acompanhei com muito interesse o blog da Thais e os seus posts sobre o GTD. Os seus textos despertavam sempre a minha curiosidade e a vontade de investigar mais a fundo o método crescia, mas nunca cheguei a fazer disso uma prioridade. Agora, de férias na praia, voltei finalmente a pegar no livro do David Allen – e li-o em poucas horas (e vou ler outra vez)! Adorei!! Fiquei entusiasmadíssima!! Quero fazer tudo o que ele diz! A sério!! Li o livro, sublinhei passagens, tirei apontamentos, fechei o livro e reflecti, fui tirar dúvidas e ver aplicações práticas aos posts da Thais… e estou pronta a aplicar o GTD à minha vida. Sem experimentar, não posso dizer se funciona ou não, certo? Há algumas coisas que ele escreve que não fazem muito sentido para mim, mas a ideia é pegar no GTD e aplicá-lo à minha realidade…

Durante este mês, que estou de férias, vou preparar as coisas: as caixas de entrada, o Toodledo, outras ferramentas. Eu já tenho tudo isto bem organizado e funcional, por isso só serão necessários uns ajustes aqui e ali. Em agosto volto ao trabalho, mas ainda não tenho aulas – será mais fácil experimentar o fluxo de trabalho com menos coisas a entrar e menos solicitações. Em setembro, recomeçam as minhas aulas e aí o sistema já estará, espero, bem operacional. Aí verei os resultados e a minha adaptação ao método! Estou entusiasmada, mesmo!

E vocês, já alguma vez tentaram implementar o GTD a sério?

>>>>>

Gostaste deste post? Podes partilhá-lo usando os botões abaixo.

Não queres perder outros posts? Subscreve as actualizações do blog usando uma das opções da barra lateral.

Obrigada!!

{Blog}{Instagram}{Facebook}

Como eu uso o Toodledo

Há já alguns meses que larguei a agenda de papel e comecei a usar apenas a agenda do Google para compromissos e o Toodledo para organizar os meus projectos e acções. 

O Toodledo tem imensas opções que tenho andado a explorar para ver o que mais se adequa à minha vida. Gosto tanto daquilo que acho que não me vejo a organizar as minhas tarefas de outra forma. Mal aderi ao Toodledo comprei logo a opção Pro Plus, que permite dividir as tarefas em sub-tarefas e tem outras funcionalidades não disponíveis na versão grátis. Existe também a versão Pro, que é quase igual à Pro Plus, mas mais barata, e é essa que vou comprar quando terminar a minha subscrição anual (acho que a grande diferença entre as duas é que a Pro Plus permite fazer upload de ficheiro e associá-los a tarefas específicas).

O Toodledo está pensado para os utilizadores do GTD e permite dividir os projectos em acções, assim como estabelecer contextos e até objectivos de curto, médio e longo prazo. 

Então, em primeiro lugar, o Toodledo tem vários campos/funções que podemos escolher para caracterizar as nossas tarefas:

Em primeiro lugar, defini o campo Folder (pasta). Tenho 4 pastas, que têm a ver com as minhas áreas de responsabilidade ou áreas de actuação:

work - tudo o que seja relacionado com trabalho

home & family - tudo o que seja relacionado com a família, os miúdos e a casa

blog - coisas para fazer no blog, posts para escrever

moi - tarefas que têm a ver só comigo, tipo ir à depilação, cabeleireiro, etc.

De seguida, o Context, ou seja, o contexto da tarefa. Os meus contextos, auto-explicativos, são:

computer

home

lab 

microscope

out

phone

O campo seguinte é um que comecei a usar há dias mas que se tem revelado extremamente útil para perceber se os projectos em que estou envolvida contribuem para os meus objectivos de vida (os tais que finalmente pus por escrito). É o campo Goal (objectivo). O Toodledo diferencia objectivos de longo, médio e curto prazo, mais ou menos equivalente aos níveis 50.000, 40.000 e 30.000 pés do David Allen. Escrevemos os nossos objectivos e o seu tipo e depois, para cada tarefa ou sub-tarefa, podemos escolher o objectivo para o qual essa tarefa vai contribuir. Comecei a fazer isto com as minhas tarefas todas e percebi que tinha lá tarefas que não interessam para nada, que não contribuem para nenhum dos meus objectivos de curto, médio ou longo prazo... Umas simplesmente apaguei; outras, que envolvem outras pessoas, tenho que as fazer porque já me comprometi, mas a partir de agora vai ser mais fácil perceber se a tarefa é ou não importante e lá terei que praticar o dizer não mais vezes.

De seguida, tenho dois campos: start date e due date. No início usava só o due date, ou seja, a data limite para completar a tarefa, mas agora uso o start date para estabelecer o período em que vou começar e terminar cada tarefa.

Uso também o Length, ou seja, a duração estimada de cada tarefa. Faço sempre uma estimativa para mais, pois acontecem sempre imprevistos que prolongam a duração da tarefa... Este campo também é útil quando usamos a função Scheduler: dizemos ao Toodledo quanto tempo temos disponível para trabalhar, por exemplo, ao computador, e ele sugere-nos que tarefas devemos fazer nesse período de tempo.

Tenho também o Timer, mas devo dizer que raramente o uso, se bem que deve ser muito prático para ver quanto tempo gasto em cada tarefa ou sub-tarefa, e depois posso usar a função Statistics para ver em que tipo de tarefas gasto mais tempo e assim perceber se o meu tempo está a ser bem direccionado.

Finalmente, tenho o campo Status que também está direccionado para o GTD. Está dividido em tarefas activas (next action, active, planning) e tarefas diferidas (as 7 seguintes):

Geralmente tenho só 3 tarefas classificadas como Active. O Leo Babauta no seu livro Focus diz que devemos trabalhar apenas em 3 projectos ao mesmo tempo (o ideal é trabalhar num só projecto de cada vez e não fazer mais nada enquanto esse não for terminado, mas é difícil quando as coisas não dependem só de nós). Assim, estas 3 tarefas activas são os 3 grandes projectos em que estou a trabalhar no momento. Os projectos seguintes estão classificados como Next action. O Someday corresponde às coisas que quero fazer no futuro, mas não agora, como explicado aqui (o someday/maybe do GTD). O Waiting é também o Waiting for do GTD - o Toodledo foi mesmo pensado para os utilizadores do GTD!

O Toodledo permite também adicionar notas a cada tarefa. Por exemplo, na pasta do blog tenho uma tarefa "blog posts", cujo status é Reference, que se usa para tarefas que não são bem tarefas, mas sim informação de referência. Nas notas dessa tarefa tenho as ideias para posts. Se decido escrever um post específico, faço disso uma tarefa.

Há mais alguns campos que se podem adicionar, como o Priority, que já tive, mas tirei. Nesse campo podia definir as tarefas em termos de prioridades: 3 (top), 2 (high), 1 (medium), 0 (low) e -1 (negative). Ajustei estes números para o método ABCDE do livro "Eat that frog" do Brian Tracy:

3 = A - Muito importante. Algo que tenho mesmo que fazer. Os meus "sapos".

2 = B - Algo que devo fazer, mas se não o fizer, as consequências não são assim tão más...

1 = C - Algo que seria bom fazer.

0 = D - Algo que posso delegar.

-1 = E - Algo que posso eliminar

O ideal, claro, é só ter tarefas do tipo 3 e 2... Por isso, deixei de usar o campo, porque todas as minhas tarefas são desse tipo, então não fazia muito sentido...

Quando abro o Toodledo posso ver as tarefas da maneira que quiser. Posso vê-las todas organizadas por pastas, posso vê-las por ordem de prioridade, de due date, de status, posso vê-las da maneira que me der mais jeito, o que é muito bom, pois abrir o programa e ver dezenas de tarefas é um completamente avassalador. Eu gosto de vê-las por status e depois por due date.

Por fim, como paguei a versão Pro Plus, posso fazer upload de ficheiros e associá-los a determinadas tarefas. Não uso muito, pois tenho todos os ficheiros no Dropbox, mas às vezes dá jeito quando recebo ficheiros por email que exigem alguma acção.  Também dá para enviar uma tarefa via email para o Toodledo. Por exemplo, às vezes recebo emails com ficheiros com dados que tenho que passar para os meus ficheiros. Envio esse email para o Toodledo, que o transforma numa tarefa! 

O Toddledo é bom, muito bom mesmo!

E como diz o GTD, a revisão semanal é essencial para que tudo isto funcione. Eu estou mais do lado do Zen to Done, o sistema desenvolvido pelo Leo Babauta, baseado no GTD, mas que se foca mais nos hábitos e no fazer, do que no sistema e nas ferramentas. Mas isto fica para um próximo post... 

Ter ou não ter... objectivos

Estabelecer objectivos a curto prazo é fácil, mas a longo prazo é coisa que sempre me fez alguma confusão. Eu costumava fazer resoluções de Ano Novo, a maior parte das quais não cumpria... 

Há quem viva sem objectivos e consiga ser muito mais feliz e produtivo, sem o stress diário de ter que cumprir, ter que fazer coisas pré-definidas. Ainda não consegui compreender bem como é que isso funciona... Mas também não consigo estabelecer grandes objectivos de vida.

Em criança, o grande objectivo que tinha era ser cientista (esse cumpri!). Hoje em dia, quero ser feliz. É só isso. É esse o meu grande objectivo a curto, médio e longo prazo.

Mas para lá chegar (ou para continuar a ser feliz), tenho que fazer por isso. Então, tenho que pensar nas coisas que me trazem felicidade. Essas coisas que me trazem felicidade devem ser as minhas áreas de actuação, se quisermos usar a terminologia do GTD (vejam este post da Thais que explica isso). São elas: a família, o trabalho, moi (desporto, piano, costura, ler e pouco mais) e o blog. 

Dentro de cada uma destas áreas, quero coisas mais específicas, sobretudo no trabalho. O ano passado comecei a ver o que era realmente importante em cada área e aprendi a dizer não a muitas coisas para ter mais tempo para o que é realmente importante. Por exemplo, digo não à maioria das reuniões de trabalho pois já sei que não levam a lado nenhum... ainda esta segunda-feira tinha uma reunião de um projecto e tinha trabalho de laboratório para fazer. Escolhi o trabalho de laboratório e tive uma tarde bem produtiva. Também disse não a várias actividades pessoais que tinha. Deixei de fazer to-dos lists enormes. E disse não a actividades em casa que não me deixavam passar mais tempo com os miúdos.  

Resumidamente, simplifiquei a minha vida e comecei a pensar mais no presente. Eu tenho uma ideia na minha cabeça de como seria a minha vida (quase) perfeita e direcciono os meus projectos nesse sentido. Mas não faço listas de objectivos a atingir a curto, médio e longo prazo. Faço, simplesmente, aquilo de que gosto.

E vocês, estabelecem objectivos de vida ou vão vivendo a vida à medida que ela passa?

A revisão semanal ~ The weekly review

A minha agenda, o tickler file, e a agenda de casa, tudo pronto para a revisão semanal!

My planner, my tickler file and my household book, all ready for the weekly review!

A revisão semanal é um dos pontos fulcrais do GTD. O objectivo é rever a semana que passou e preparar a semana seguinte. Geralmente faço a minha revisão semanal às sextas à noite ou sábados de manhã, e sigo estes passos:

The weekly review is one of GTD's fulcral points. The goal is to review the past week and to plan the upcoming week. I usually do my weekly review on friday evening or saturday morning and it goes something like this:

1) Esvaziar caixas de entrada

Além da caixa de entrada da agenda, as outras caixas de entrada são coisas do tipo telemóveis, PDAs, papéis soltos na carteira ou no carro, etc. No meu caso, esvaziar a caixa de entrada é ver o que tenho escrito na agenda, papelinhos na carteira, e papéis que guardo numa gavetinha de plástico na estante do escritório, geralmente correspondência que chega durante a semana. Com os papelinhos e toda a informação em cima da secretária, começo a organizar. Arquivar, jogar fora, mover para a lista de acções ou algum dia/talvez, ou transformar num projecto. Se for uma coisa que na qual não quero pensar naquele momento mas é importante e terei que pensar nisso algures no futuro, ponho no meu tickler file. 

1) Empty inboxes

Besides the inbox in the planner, inboxs may be things such as mobile phones, PDAs, loose papers in the wallet or in the car, etc. In my case, emptying the inbox means checking what is written in the planner, check my wallet and handbags for any loose papers, check mail that arrived during the week. Then, with all this information on my desk, I start organizing. File, toss out, move to the action list or someday/maybe list, or turning it into a project. If it is something important but not on that moment, something that I can deal with in a near future, I move it to the tickler file.

O meu tickler file, dentro de um arquivador Flyt.

My tickler file, in a Flyt magazine file. 

2) Ver tickler file

O tickler file é uma pasta onde tenho separadores A4 com os meses do ano (também tinha com os dias do mês, mas já não uso). É onde coloco papéis sobre os quais tenho que fazer alguma acção numa data específica, mas que não preciso perder tempo com eles antes dessa data. Por exemplo, bilhetes de avião ou comboio, exames para levar a uma consulta médica, contas para pagar numa data específica, etc. Na revisão semanal vejo o que tenho no tickler file para essa semana e processo essas coisas, que é adicionar ao calendário ou à lista de acções.

2) Check tickler file

The tickler file is a filling system divided into months (I used to have it divided also into weeks, but not anymore) where I store important documents (such as bills to pay, plain or train tickets, etc.) according to the future date on which each document needs action. For instance, I keep plain and train tickets there, as well as bills that must be paid in a specific day, medical exams that I need to take to a medical appointment, etc. During the weekly review, I check what’s in my tickler file for the upcoming week, and process it (add to the calendar, action list, etc.).

3) Rever calendário da semana anterior 

Vejo se me falhou alguma coisa e se for caso disso, movo para a semana seguinte.

3) Review calendar of the last week

Have I accomplished everything I was supposed to? If not, I move it to the upcoming week.

4) Rever calendário para a semana seguinte

Vejo se faz tudo sentido e relembro-me das coisas que tenho marcadas para essa semana (geralmente esqueço-me de coisas importantes como consultas e assim...).

4) Review calendar for upcoming week

Does everything in my calendar make sense? It is also an opportunity to remind myself of my commitments for the upcoming week (I usually forget important things such as doctors’ appointments…).

5) Rever listas de acções 

Corro as minhas listas de acções todas e vejo se há alguma coisa que possa fazer de imediato. Calendarizo as acções que têm dia certo e as outras que pretendo fazer durante a semana, mas sem dia certo, escrevo no post-it que colo na agenda semanal.

5) Review action lists

I check all my action lists and see if there is anything I can do in that moment (sometimes is easy and quick things such as sending an email or making a phone call). I schedule the actions that must be done in a specific period and the things I want to get done during the week, but with no specific day, I write in a post-it and stick it to the calendar page.

6) Rever listas de projectos, algum dia/talvez e à espera

Risco o que já tiver sido feito ou que já não fizer sentido. É uma felicidade riscar items das listas!

6) Review projects, someday/maybe and waiting for lists

I cross out what is already done or whatever doesn’t make sense anymore. It’s such a good feeling to cross items out of the lists!

7) Sincronizar o meu calendário com o calendário familiar 

Tenho um calendário mensal A4 no frigorífico onde aponto as actividades e "compromissos" dos miúdos. Uma vez por semana sincronizo esse com o meu.

7) Synchronize family calendar with my planner

I have a big monthly calendar on the fridge where I write down my kids’ activities and appointments. Once a week, I synchronize that calendar with mine.

8) Planear menu semanal 

Vejo o frigorífico, o congelador e a despensa e planeio o menu para a semana, tendo em atenção as actividades e compromissos de cada membro da família.

8) Plan weekly menu

Check fridge, freezer and pantry and then make the menu for the week, considering all our schedules and activities for the week.

9) Fazer lista de compras

Consoante o menu semanal e as necessidades para a semana, assim faço a lista de compras. Os produtos que não se estragam para aí assim (como papéis, produtos de limpeza, leite, etc) compro no início do mês para mês todo, mas o resto compro semanalmente.

9) Make shopping list

According to the weekly menu and the contents of the freezer and pantry, I make a groceries list. I usually shop for imperishable items in the beginning of the month, and do weekly shopping for meat, fish, fruit and veggies.

10) Fazer revisão financeira da semana 

Eu controlo os movimentos das minhas contas bancárias num ficheiro do Excel e faço orçamentos mensais. Durante a revisão semanal, verifico o estado das contas e se batem certo com o orçamento (e altero-o, se necessário).

10) Make financial weekly review

I usually control my bank accounts on Excel and always make monthly budgets. During the weekly review, I like to check my accounts and compare it with the budget (and tweak it if necessary).

E é isto! Fácil, rápido e poupa-me muito tempo durante a semana!

And that's it! Easy, quick, and saves a significant amount of time during the work week!

PS - as queridas leitores que me pediram as folhas da agenda semanal, por favor mandem-me um email para busywomanstripycat (at) gmail.com, que eu envio o ficheiro (mas só para a semana, que agora estou na Grécia e não tenho o ficheiro comigo...).

Agenda GTD - como começar

(Dear non-portuguese speaking readers - this is just another post on the GTD method; you may find previous ones here)

Queridos leitores, como estão? Como tenho visto muitos comentários e posts sobre o método GTD e a agenda GTD e muitos leitores interessados em organizar a sua vida, pensei que era uma boa ideia descrever mais a fundo a agenda GTD, ou melhor, a minha adaptação do método GTD. Aqui vai:

Fazer uma agenda que se adequasse às minhas necessidades de organização e gestão do tempo foi o meu primeiro passo em direcção a uma vida mais simples. Como diz Jillian Michaels, famosa treinadora do reality show norte-americano The Biggest Loser, se falharmos no planeamento, planeamos falhar. Acredito que com rotinas e com um planeamento cuidado e realista das actividades diárias, o dia-a-dia corre melhor e com menos stress, sobrando mais tempo para… enfim, aproveitar a vida!

Desde a adolescência que sou fã de agendas. Lembro-me de comprar o meu primeiro filofax na Rua do Ouro, em Lisboa, deveria ter 14 ou 15 anos. Desde então, a compra de uma agenda nova todos os anos tem sido uma tradição de que não abdico. Já tive agendas de vários tamanhos, vários formatos, várias cores. Estas agendas sempre me serviram bem e ajudaram-me a não me esquecer dos mais variados compromissos, como frequências e exames, aniversários, encontros com amigos, consultas médicas, até feriados e férias. No entanto, com o passar dos anos e o aumento das minhas responsabilidades e afazeres tanto em casa como no trabalho, estas agendas revelaram-se básicas demais para uma boa gestão e planeamento da minha vida. Comecei a fazer listas de coisas a fazer (as famosas to-do lists) que invariavelmente ficavam esquecidas em casa. Comecei a planear ao detalhe o trabalho diário no laboratório, esquecendo-me de consultar a agenda de modo a não sobrepor uma marcação para utilização do microscópio com uma consulta no dentista. Cheguei a ter uma agenda pessoal e uma outra só para o planeamento do trabalho, esquecendo-me de sincronizar as duas…

Apercebi-me então que precisava de uma ferramenta onde pudesse planear toda a minha vida. Tudo, desde o trabalho de laboratório e o trabalho ao computador, as idas ao ginásio, os livros para ler, os arranjos para fazer em casa, até às ideias para o blog e projectos de costura. Um único sítio que agregasse todos os aspectos da minha vida e assim me permitisse uma melhor gestão do meu tempo. Foi então que descobri o método Getting Things Done.

GTD é um método organizacional criado por David Allen, que assenta no princípio que devemos registar tudo o que nos ocupa a cabeça, nomeadamente tarefas e acções que temos que completar. Assim, ficamos livres para nos concentrarmos na tarefa que temos que fazer no momento, sem nos preocuparmos com o resto.

Geralmente, esse local de captura da informação toma a forma de uma agenda. Mas não é uma agenda qualquer, como as descritas acima. É antes uma agenda personalizada, com várias secções que permitem a organização e gestão de acções e projectos quer pessoais quer profissionais.

Mas vamos então ver a minha agenda. Baseei-me nos princípios do GTD, mas ajustei-a às minhas necessidades.

A minha agenda é simplesmente um dossier de argolas A5, que cabe facilmente dentro da mala – para que a agenda seja verdadeiramente útil na organização do dia-a-dia, deve andar connosco a maior parte do tempo. Geralmente levo a minha agenda para o trabalho, mas deixo-a em casa ao fim-de-semana. Na falta da agenda, há outras ferramentas que podem ser usadas para capturar informação, mas falaremos disso mais adiante.

Para fazer a minha agenda precisei do seguinte material:

- dossier de argolas tamanho A5

- conjunto de separadores de papel ou plástico

- envelope plástico com fecho

- folhas brancas (para imprimir a agenda semanal)

- folhas pautadas A5 (para as outras secções)

- esferográfica

As secções que tenho são:

~ Inbox ou caixa de entrada

A caixa de entrada ou inbox é o primeiro separador da agenda e consiste em algumas folhas pautadas, lisas ou quadriculadas – é indiferente. Nestas folhas escrevo toda a informação que chega até mim, sejam ideias, pensamentos, lembretes de coisas a fazer, e-mails para enviar, telefonemas a fazer ou informação dada por terceiros, que não tenho tempo de processar, ou seja, informação na qual tenho que pensar ou sobre a qual devo tomar decisões, mas não naquele momento. Mais tarde, seja umas horas depois ou durante a revisão semanal, com tempo e calma, volto a olhar para o que escrevi na caixa de entrada e aí sim, processo a informação. Processar a informação pode ser marcar no calendário (por exemplo, uma consulta médica), escrever na lista de acções (um e-mail importante que tenho que enviar), mover para a secção algum dia/talvez (se for algo que eu quero fazer, mas não é importante nem urgente na altura), arquivar para referência futura, etc. A ideia aqui é arrumar cada pedaço de informação que caiu na caixa de entrada, de forma a não ter que pensar mais isso até chegar a altura certa.

Mas não é só o separador da agenda que serve como caixa de entrada. Tenho um envelope de plástico no início da agenda onde guardo papéis que me vão chegando às mãos durante o dia, como circulares da escola, recibos, etc. Uma caixa de entrada é, por definição, qualquer sítio onde chega informação que deve ser processada. Assim, tabuleiros de papéis, caixas de e-mail, a nossa própria caixa do correio, são também caixas de entrada. Seja como for, qualquer uma destas caixas de entrada deve ser limpa com frequência através do processamento da informação que contêm.

~ Agenda semanal (calendário)

Esta secção é a típica agenda. Folhas com os dias da semana, seja um dia ou uma semana por página, com ou sem horas. Na agenda semanal aponto apenas acontecimentos desse dia (por exemplo, reuniões ou consultas), acções que têm impreterivelmente que ser realizadas ou completadas nesse dia (ex., acabar um trabalho ou fazer um telefonema importante) e informação relevante para esse dia (ex., o aniversário de alguém ou alterações à rotina diária). Não escrevo listas de coisas a fazer na agenda semanal, porque a vida acontece, e invariavelmente não consigo completar todas as tarefas que escrevi para esse dia. Assim, teria que reescrevê-las para outro dia, adicionando apenas entropia visual à agenda e stress à minha vida por não ter sido capaz de completar todas as tarefas naquele dia específico. Se precisar mesmo de listas de coisas a fazer na agenda semanal, prefiro escrevê-las num post-it e colá-lo na página da semana respectiva. Se tiver um dia bastante ocupado, cheio de coisas para fazer, prefiro planear detalhadamente o dia, usando o resumo diário (assunto para outro post).

Quanto às páginas do calendário semanal, costumava comprar agendas A5 com 1 semana em 2 páginas, que é o estilo que eu gosto, e arrancava as páginas, furava-as e colocava-as na minha agenda. Agora imprimo eu próprias as páginas da agenda, usando templates grátis disponíveis na internet. O template que uso foi tirado do site www.vertex42.com, mas alterei-o um pouco no Excel para se adaptar melhor às minhas necessidades (e à minha agenda A5).

~ Registo de despesas

Esta secção é a mais negligenciada. Eu bem tento apontar todas as despesas, mas muitas vezes esqueço-me... No entanto, controlo todas as minhas contas bancárias e respectivos movimentos num ficheiro do excel, e também faço religiosamente orçamentos mensais - nem saberia viver sem eles...

~ Listas de acções

A secção seguinte engloba várias listas de acções, que são tarefas que têm que ser feitas ou completadas num futuro próximo e assim que tiver tempo, como enviar um e-mail, fazer um telefonema, costurar umas almofadas ou planear uma saída de campo. Como tenho sempre várias acções a realizar nas diversas áreas da minha vida, dividi as listas de acções com base no local onde tenho que estar para realizá-las, tal como sugere David Allen. Assim, tenho seis listas de acções: gabinete (tenho que estar no gabinete no trabalho para fazê-las), laboratório (trabalho de laboratório que obviamente só pode ser feito no laboratório), recados (acções fora do trabalho e fora de casa, como ir comprar qualquer coisa ou ir a algum sítio tratar de assuntos), casa/família (tudo o que tenha a ver com a casa e a família, como limpezas específicas a fazer, coisas para arranjar, cantos para redecorar, etc.), crafts (projectos de costura que quero fazer) e eu (coisas só minhas, geralmente para o meu bem-estar).

~ Projectos

Os projectos são listas de várias pequenas acções que são necessárias para completar um todo. Projectos para mim são, por exemplo, escrever um artigo científico (que se divide em pesquisar, ler outros artigos, ter ideias para o meu artigo, escrever o artigo e finalmente submetê-lo a uma revista), planear uma remodelação em casa (por exemplo, a remodelação do quarto dos meus filhos envolveu arranjar a varanda, transformá-la em marquise, planear a compra da mobília mais adequada, etc.).

~ À espera

Há quem junte esta lista ao separador das listas de acções, mas eu prefiro tê-la em separado. A lista “à espera” engloba acções e projectos que são importantes para mim, mas dependem de outras pessoas para serem feitos ou completados. Tenho esta secção dividida em encomendas (produtos para o laboratório que encomendei), facturas (as facturas dos produtos que encomendei, que nunca vêm ao mesmo tempo que as encomendas e eu gosto de ter tudo controlado), e outros (tudo o resto, como livros que encomendei online e estou à espera que cheguem).

~ Algum dia/Talvez

Esta lista reúne acções e projectos que eu gostava de fazer um dia, mas que não são importantes ou urgentes neste momento e com os quais não posso agora perder tempo. Mais uma vez o separador tem três folhas, para trabalho (por exemplo, pequenos trabalhos de investigação ou artigos para escrever), casa (mandar afinar o piano, renovar a cozinha) e eu (fazer depilação definitiva, tratar os derrames nas pernas). Tenho uma quarta folha intitulada Wishlist, ou seja, coisas que quero comprar, mas não preciso realmente delas; a maior parte dos items desta lista são livros, mas também um tapete para a sala que ando a namorar há imenso tempo e uma cadeira nova para o escritório de casa.

~ Mix

Como o nome indica, esta secção é uma miscelânea de informação, mas toda devidamente organizada. Começa com uma folha com informação de emergência (números de telefone importantes, como polícia, bombeiros, família, médicos, etc.), seguindo-se uma outra com dados pessoais dos quatro habitantes cá de casa (números dos cartões de cidadão, SNS, NIF, etc., números de contas bancárias e coisas assim). Tenho ainda folhas que foram arrancadas de outras agendas com mapas, feriados, conversão de medidas e informação deste tipo. Segue-se uma folha com datas importantes a não esquecer, mas que são num futuro um pouco mais distante e portanto não têm lugar no calendário do ano em que estamos (por exemplo, datas das nossas vacinas do tétano e vacinas dos miúdos). Tenho também uma folha onde aponto coisas que empresto a outras pessoas (geralmente livros) e, por fim, algumas folhas com contactos telefónicos (mas só os mais importantes – todos os outros estão numa agenda telefónica em casa).

A última secção da minha agenda pode não fazer sentido para outras pessoas, mas para mim é importante – é o registo semanal do exercício físico que faço. Mais uma vez, é um simples template do site www.vertex42.com.

E basicamente é isto! O importante é cada um de nós estabelecer as suas prioridades em termos de organização e gestão do tempo e das actividades, e criar uma agenda em função das suas necessidades, em vez de termos que nos adaptar a uma agenda produzida em massa para milhares de pessoas… É verdade que este tipo de agenda feita em casa pode não ser visualmente tão apelativa como as outras, mas podemos sempre embelezá-las um pouco. Foi o que fiz com a minha agenda, aqui.

Não nos podemos esquecer que para a agenda funcionar (e a vida manter-se organizada) temos que fazer a revisão semanal. Mas mais sobre isso noutro post, que este já está enorme!

Mas espero que tenham ficado mais esclarecidos! Qualquer dúvida, estou à distância de um clique! Ah, e caso tenham reparado nas fotos, as secções da minha agenda (e outras coisas) estão escritas em inglês. Não me perguntem porquê, eu sou portuguesa, sempre vivi cá, mas há coisas que simplesmente são mais fáceis de escrever em inglês... (manias!)

Já agora, se estiverem mesmo interessados nisto do GTD, podem sempre dar um pulinho ao site do David Allen, que ele tem lá montes de pdfs grátis com imensa informação sobre o método.Vejam aqui. E claro, comprar o livro também ajuda!

Também podem achar estes links interessantes: mais coisas que escrevi sobre o GTD, gestão do dinheiro, rotinas e organização da roupa (aqui, aqui e aqui).