Há meio ano que não mudo o meu sistema de organização!!

No passado escrevi muito sobre agendas e como organizo as coisas que tenho a fazer... Ao longo dos últimos 4-5 anos experimentei sistemas diferentes, softwares, agendas em papel, fiz umas, comprei outras, voltei ao digital... sempre na tentativa de encontrar o que melhor se adequa a mim, à minha vida neste momento, às minhas necessidades.

Sou conhecida por mudar com frequência os sistemas. A cada 2-3 meses, lá estava eu a experimentar uma coisa nova. Mas apercebi-me que uso a mesma agenda e o mesmo sistema desde o início deste ano; se o uso há tanto tempo, então é porque parece que funciona!

Mas qual é este maravilho sistema? Muito simples:

> Agenda em papel tamanho A6 (1 dia por página)

Quando a comprei, fiquei com muitas dúvidas por causa do tamanho. A6 parecia-me pequeno demais para todos os meus afazeres... Mas tem funcionado! Percebi que não dava ter uma parte para as coisas com hora marcada e outra parte com as coisas a fazer (como aqui ou aqui); preciso de ter tudo junto para perceber quando é que posso fazer as diferentes tarefas, sobretudo agora que tenho aulas e tenho que encaixar as coisas nos buracos.

Esta agenda tem um dia por página e as horas marcadas. Aponto os compromissos com hora marcada, como aulas e reuniões, e nos espaços livres aponto as tarefas que tenho para fazer. Tem funcionado muito bem! Há uns meses pensei trocar esta agenda por uma igual mas maior, tamanho A5, mas não me parece necessário... Tenho treinado a escrita com letra mais pequena...

> Google Calendar

Continuo a ser completamente dependente do GCal. Uso-o mais ou menos como descrevi aqui. No início de cada semana passo o que tenho marcado no GCal para a agenda, e estão os dois sempre sicronizados.

> Workflowy

Este programa continua a ser o meu preferido para organizar projetos e listas de coisas a fazer. Falei sobre ele aqui.

É um sistema bastante simples - mas tem funcionado muito bem!

O papel dos cadernos na vida de uma cientista

Há anos que ando a tentar eliminar o papel que uso, tanto em casa como no trabalho. É impossível eliminá-lo de todo, mas já fiz grandes progressos! Já não usamos guardanapos de papel, aproveito bem folhas velhas para rascunhos, não imprimo quase nada...

No trabalho foi onde fiz as maiores mudanças. Quem trabalha em investigação sabe bem a quantidade de artigos ou outras publicações que temos que ler para nos mantermos a par do que se anda a fazer na nossa área e para consultar sempre que temos que escrever algum artigo ou projecto. 

Desde que comecei a trabalhar em investigação científica, quando comecei o estágio da licenciatura, em 2001, habituei-me a imprimir todos os artigos que me interessavam. Usava os dois lados do papel e o fast draft para gastar menos tinta, mas ao longo de todos estes anos fui acumulando caixas e caixas de arquivo com artigos em papel... 

Às tantas, fartei-me de tanto papel e deixei de os imprimir. Comecei a ler os artigos no computador e a usar as funcionalidades do Adobe Reader ou do PDF-XChange Viewer para sublinhar e escrever notas nos artigos. Aprendi a usar o Mendeley para manter os artigos bem organizados em pastas e com etiquetas. Comecei a sacar os pdfs dos artigos que tenho em papel, para me livrar do papel e ficar com o artigo apenas em pdf. 

Hoje em dia ainda tenho muitos artigos em papel que, aos poucos, ando a eliminar... O objectivo é não ter nada em papel, a não ser uma pasta onde tenho uma cópia de cada um dos artigos de que sou autora ou co-autora.

Também simplifiquei o sistema de cadernos que usava no trabalho. É sempre necessário um caderno para o trabalho de laboratório. É uma das coisas que eu faço questão que as pessoas que trabalham comigo tenham sempre; nem pensar ter gente no laboratório a apontar coisas em folhas soltas!! Costumava ter um caderno para cada projecto em que estava a trabalhar (já cheguei a trabalhar em 3 projectos ao mesmo tempo, mais o meu próprio posdoc, ou seja, 4 cadernos...), mas percebi que era demasiado, demasiados cadernos, demasiadas folhas, demasiado espaço ocupado. 

Comecei então a usar um só caderno de laboratório para todo o trabalho prático. Identifico-o na capa com a data de início (e a data de fim, quando o caderno acaba) e também identifico as folhas com a data, para saber o que fiz em cada dia.

Tenho ainda outro caderno para o trabalho de computador. Nele faço, por exemplo, todo o tipo de apontamentos necessários para o artigo que estou a escrever no momento, como pontos importantes a discutir ou artigos para pesquisar. Quando estou a praticar uma apresentação oral, aponto no caderno o que quero dizer. Tiro ainda apontamentos de artigos que leio, escrevo os pomodoros feitos ao longo do dia de trabalho, dúvidas a tirar, enfim... coisas desse tipo, como podes ver na imagem...

Por fim, para o dia a dia, uso o caderno Arc, da forma como já mostrei aqui. É agenda, é caixa de entrada, é diário, é caderno de apontamentos... o meu caderno Arc é realmente polivalente e está sempre comigo, excepto ao fim de semana!

Como não gosto nada de guardar muita papelada, o que tenho feito é digitalizar o que interessa destes cadernos de trabalho e jogar o original fora. A maioria do que está no caderno de laboratório é logo passado para o computador, pois são dados para ser analisados, valores para fazer cálculos e coisas assim... Às vezes faço adaptações de protocolos laboratoriais no caderno ou ando às voltas com contas e equações e chego a conclusões brilhantes ou tenho ideias luminosas para novas experiências, e isso, sim, digitalizo para não se perder e poder então dispensar o caderno... Na verdade, guardo-os durante uns anos e depois é que vão fora, tendo a certeza que todos os dados que lá estão já foram passados para o computador e as folhas importantes digitalizadas. 

O importante, para mim, é manter as coisas simples e eficazes, e assim perder menos tempo com a organização e mais tempo com a produção!

E os outros cientistas que andam por aí, como é que lidam com o papel?

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Ferramentas de produtividade para mentes inconformistas || ou como reorganizei a minha agenda

Se há coisa que eu gosto de fazer é experimentar novos sistemas e ferramentas de produtividade e de gestão do tempo. O sistema de produtividade propriamente dito que uso há já algum tempo é o Zen To Done, adaptado, claro, à minha realidade. Para aplicar este sistema já usei inúmeras ferramentas, como o Toodledo, o GTasks, o Evernote, agenda em papel e já criei as minhas próprias agendas. Experimento as ferramentas, uso-as durante algum tempo, depois descubro outra que me atrai, experimento-a e a história continua. 

Tenho reparado que, seja qual for a ferramenta que uso, digital ou analógica, acabo sempre por rabiscar tarefas e outras informações em pedaços de papel. Por exemplo, costumo escrever num post-it as coisas que tenho para fazer no laboratório, porque são demasiadas para caber nas folhas da agenda de papel e porque na bancada do lab não estou com o computador. Assim, aponto coisas em post-its. Em casa faço o mesmo. Apesar de ter as minhas ferramentas digitais ou analógicas com as listas de tarefas, acabo sempre por rabiscar qualquer coisa num papel...

Quando estou ao computador, a planear o dia, dá-me muitas vezes vontade de escrever livremente em papel, sem ter que me sujeitar aos espaços delineados na agenda. Encontrava o mesmo problema nas aplicações digitais - tinha que me conformar com a aplicação, e nenhuma delas funcionava exactamente como o meu cérebro. Aliás, percebi que o meu cérebro precisa de liberdade e não funciona bem se tiver que se moldar a padrões pré-estabelecidos.

Quando descobri o Bullet Journal, fez-se luz! O Bullet Journal é uma ferramenta analógica, papel e caneta, criada por Ryder Carroll. O site explica de forma simples e clara como funciona, mas, resumidamente, é um sistema de gestão de tarefas diárias. Em cada dia escreve-se as tarefas para esse dia, usando uma série de símbolos diferentes (para tarefas, eventos e notas). A liberdade é, portanto, imensa, pois não tenho limitações de espaço. Além das tarefas, aponto as despesas e outras informações ou lembretes importantes para o dia. O sistema não permite fazer um planeamento para os dias seguintes; para isso uso o Google Calendar, como já usava, e comecei a usar o Workflowy para organizar as listas de tarefas e projectos. O Workflowy funciona como uma folha em branco, sem caixas ou limites ou coisas que o meu cérebro não gosta.

Em vez de um caderno normal como o Moleskine, uso o caderno Arc, pois gosto das folhas grossas e da liberdade de poder tirar e acrescentar folhas. Aliás, alterei o tipo de informações que tenho na agenda. Quando comecei a usar a Arc passei as minhas listas de tarefas e projectos para papel, mas não funciona. Prefiro uma ferramenta digital para isso e o Workflowy é perfeito para tal.

O que fiz foi centralizar no caderno Arc várias informações que tinha espalhadas por vários sítios. Reorganizei o caderno e os 5 separadores que tenho agora são os seguintes:

Today
É aqui que uso o sistema do Bullet Journal. Escrevo as tarefas, eventos e informações para cada dia, assim como as despesas diárias e a comida que como.

Rhythms
Tenho uma tabela com os vários rituais diários que quero fazer e vou pondo vistos quando os faço. Também aponto a que horas vou para cama e a que horas me levanto.

Random
Rabiscos, apontamentos, planos, mindmaps, coisas que me apetece escrever - costumava fazer em papéis ou folhas de rascunho que depois desapareciam...

Inspiration
Gosto de tirar apontamentos dos livros de não ficcção e usava um caderninho só para isso, mas muitas vezes estava a ler e não tinha o caderno comigo; agora, faço isso aqui.

Journal
O meu diário. Gosto de escrever no diário e tinha um na cama onde escrevia à noite, mas muitas vezes sentia necessidade de escrever durante o dia, no trabalho, e não tinha o diário comigo; agora, faço isso aqui.


Assim, juntei num só caderno coisas que estavam espalhadas por vários sítios. O bom do sistema Arc é que vou tirando as folhas à medida que ficam preenchidas e assim evito que o caderno fique muito pesado. As folhas do bullet journal, dos rituais e do diário são tiradas do caderno no fim de cada mês, digitalizadas e devidamente organizadas - fico assim com um arquivo digital da minha vida, mês a mês!

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A agenda mais maravilhosa e versátil || ARC da Staples

Lembram-se da minha nova agenda de papel para 2014? Esqueçam... (ofereci-a à minha mãe). 

Lembram-se de como usar o evernote para organizar as listas de tarefas? Esqueçam...

Descobri a agenda perfeita! É perfeita porque tem uma qualidade muito importante para mim: é versátil.

Posso fazer a agenda à minha maneira e se mudar de ideias, mudo tudo facilmente. Posso fazer as minhas próprias páginas para a agenda e adicioná-las. Posso mudar as páginas de lugar facilmente. Posso construir a agenda ao meu gosto, à minha maneira, adequada às minhas necessidades - e mudar todo o sistema sempre que quiser. 

A agenda é o caderno personalizável arc da Staples (e juro que a Staples não patrocinou este post!).

Encontrei-a num dia em que tinha ido à Staples à procura de outra coisa qualquer. Foi amor à primeira vista. E foi barata! Comprei o tamanho A5 que traz 60 folhas pautadas de óptima qualidade, comprei um conjunto de 5 separadores e um conjunto de 2 separadores com bolsos. Comprei também, e isto é que foi mais caro, mas é aqui que reside a versatilidade do sistema, o furador.

Mas afinal como é que funciona a agenda? Bem, funciona da maneira que quisermos!

Capa

Há várias capas à escolha, em plástico ou em pele, tamanho A4 e A5. Eu escolhi a da imagem, capa de plástico, tamanho A5, para caber bem dentro da mala. Se me fartar da capa, posso fazer outra, em cartolina grossa, que depois plastifico, furo, e tenho nova capa pronta a usar!

Pouco papel ou muito papel

As folhas do caderno estão presas com um sistema de discos (é por isso que é necessário o furador se quisermos pôr outras folhas na agenda), que vêm em 2 tamanhos. A minha agenda tem os discos mais pequenos, mas os maiores, que permitem ter mais folhas na agenda, podem ser adquiridos à parte.

Folhas

O caderno veio com 60 folhas pautadas de muito boa qualidade, grossas (100 g/m2). Podem comprar-se recargas pautadas, quadriculadas e várias outras, como listas de coisas a fazer. Podemos também fazer as nossas próprias folhas para inserir na agenda, que foi o que fiz... basta ter o furador para furá-las.

Acessórios

Separadores, bolsas para cartões, post-its, réguas... existe toda uma parafernália de acessórios da gama arc para serem usados com a agenda. No site da Staples americano podes ver isso tudo... Eu comprei uns separadores e, mais importante, o furador, que foi o mais caro de tudo, mas, na minha opinião, fundamental para adaptar o sistema às necessidade de cada um.

E como é que eu adaptei o caderno arc às minhas necessidades?

> fiz uma folhas mais estreitas (do género destas) para tirar notas rápidas e escrever lembretes, tipo caixa de entrada, que coloquei logo a seguir à capa

> criei, depois de muito brainstorming e vários protótipos, as folhas perfeitas para usar como agenda, que são assim:

Para cada mês:

- calendário mensal (disponível para download aqui)

- página de apontamentos, para anotar coisas importantes para esse mês, pois só faço as folhas semanais para o mês corrente, para não ocupar muito espaço

Para cada semana (só semanas do mês corrente):

- agenda semanal, 1 semana em 2 páginas A5, que segue o sistema em funil do planner pad

- 2 páginas para informações variadas: rituais diários, ritmos semanais, menu e limpezas de casa, despesas e outras notas

> depois tenho os 5 separadores: work 1, work 2 (um novo trabalho que ando a explorar), blog, casa & pessoal, outros. Nestas secções tenho basicamente as listas do GTD: coisas a fazer, projectos, à espera, algum dia/talvez... Aqui uso as folhas que vieram com a agenda, porque, como disse, são mesmo muito boas e é um prazer escrever nelas!

Como sou simpática, aqui ficam os templates disponíveis para download, em formato A5, que podes usar na agenda arc ou adaptar à tua agenda:

> calendários mensais para 2014 (pdf)
> calendário de Janeiro, planeamento de Janeiro, e agenda e planeamento semanal para a primeira semana de Janeiro, em formato .doc, para puderes mudar as datas consoante a semana e escrever coisas a computador antes de imprimir

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Como uso a minha agenda

Tal como disse neste post, uma agenda de papel que se adeque às minhas necessidades tem que ter certas características. Cheguei a fazer a minha própria agenda, adaptada às minhas necessidades, mas isso dá algum trabalho e perde-se algum tempo, e eu não estou mais disposta nem a ter trabalho nem a perder tempo com uma coisa que supostamente serve para me simplificar a vida. Então, comprei esta agenda para 2014 da Oxford, à venda na Staples. É perfeita!

É tamanho A5, capa dura, e tem um dia por página. No início não tem espaço para aqueles dados todos sobre a nossa vida (que eu nunca preenchia), como grupo sanguíneo, apólices, moradas, telefones, etc., mas tem espaço para as informações básicas. 

O que gosto mesmo é ter cada página dividida em 3 zonas distintas. A figura mostra como uso essas zonas. A informação que está na foto é inventada, só fiz mesmo para este post (aliás, a data é 3 de Janeiro de 2015 e nesse dia já terei uma nova agenda para 2015...).

Então, do lado esquerdo da página, que tem o espaço maior para escrever, é onde aponto as tarefas para o dia. Começo pelas tarefas mais importantes (MITs) no topo, depois as pequenas tarefas de trabalho, e aponto também coisas que tenho que fazer em casa, como as limpezas do dia e o jantar (mesmo que não seja eu a fazê-lo, que é o usual...).

No lado direito da página há um espaço que uso para apontar compromissos com hora marcada. Nesse mesmo lado em baixo há também um pequeno espaço onde aponto as despesas do dia (que são depois introduzidas no excel no meu ficheiro das contas).

Já usei esferográficas de várias cores para escrever nas agendas, mas agora escrevo a lápis. Não sei bem porquê... Talvez porque esteja habituada a escrever sempre a lápis no cadernos de laboratório (porque se cair água em cima o lápis não borra, ao contrário da caneta)...

Ferramentas de organização para 2014

O bom de experimentar todas as ferramentas de organização e mais algumas, como eu faço, é que cada vez percebo melhor o que é que funciona e não funciona para mim. Já não uso o Toodledo ou GTasks como to-do lists, nem o GCal para planear o dia.

Neste momento (e espero continuar contente com estas ferramentas, pois também dá trabalho estar sempre a mudar e a experimentar coisas novas), o que funciona para mim em termos de organização e planificação do dia e das tarefas, é o seguinte:

Google Calendar

É indispensável. Cada membro da família tem o seu calendário, partilhados entre mim e o J. para sabermos sempre as consultas, actividades dos miúdos, reuniões de pais, idas para fora, etc. No GCal aponto basicamente compromissos com hora marcada e tarefas com deadlines. Aponto tarefas mais longínquas no tempo, como a renovação do cartão de cidadão em 2015, vacinas dos 10 anos dos miúdos daqui a 2-3 anos, e coisas assim... Também gosto muito da função de repetir compromissos, pois dá muito jeito para coisas que ocorrem anualmente, como o pagamento de seguros e selos dos carros, marcação de consultas médicas anuais, e por aí fora.

Evernote

As minhas listas de coisas a fazer estão no Evernote (mas outras ferramentas como o GTasks, o Toodledo, etc., funcionam também; para mim o importante é o sistema de listas, mas estas listas podem ser feitas em várias ferramentas, até no word...)

Tenho uma pilha chamada ZTD, de Zen To Done, o sistema de produtividade do Leo Babauta. Dentro da pilha, 5 blocos de notas:

- done - notas com coisas já feitas vêm apra aqui

- master lists - listas de coisas a fazer, sem data marcada; estão divididas por contextos e a cada contexto (trabalho, casa, fora, etc.) corresponde uma nota

- ongoing - quando tenho algum projecto mais complicado, faço uma nota com os vários passos a executar

- tasks - tenho uma nota para cada mês do ano (no formato 2013-10 para ficarem por ordem cronológica) e é aqui que aponto as tarefas específicas a realizar em cada mês; quando planeio a semana e os dias, é para aqui que olho primeiro

- waiting - coisas de que estou à espera que não dependem de mim; tenho uma nota para coisas de trabalho e outra para pessoais

Agenda de papel

Já usei, deixei de usar, voltei a usar... De facto, eu gosto de ter uma agenda em papel. Nas alturas em que não uso agenda, acabo por rabiscar as tarefas em papel de rascunho, por isso mais vale admitir que gosto mesmo de escrever em papel e não me oriento apenas com ferramentas digitais.

O problema é escolher uma agenda que dê para fazer tudo o que quero. A semana passada encontrei-a! Queria uma agenda tamanho A5, com 1 dia por página. Mas não podia ser como a Moleskine que tenho este ano, sem divisões e com as horas marcadas ao longo da página. Preciso que cada página esteja dividida em pelo menos 3 partes:

- uma parte maior, sem horas, para apontar as minhas tarefas

- uma parte mais pequena, com ou sem horas, para apontar compromissos com hora marcada

- uma parte mais pequena ainda para apontar o dinheiro que gasto ou outras pequenas coisas

Esta agenda tem essas 3 zonas e num próximo post mostrarei como usá-la. Já agora, é da marca Oxford e encontrei-a na Staples.

Simplificar e organizar papéis em casa

Bem sei que tenho andado um pouco desligada do blog e do facebook, o que se deveu à falta da internet em casa (agora já tenho de novo), o que por sua vez me deixou com mais tempo para fazer outras coisas... como ler. E devo dizer que me soube muito bem ter lido dois livros numa semana e estar agora a meio do terceiro. Por outro lado, a minha cabeça tem andado completamente focada numa viagem que vou fazer daqui a umas semanas à Alemanha que pode mudar a minha vida (para muito melhor, claro).

Tenho também aproveitado para destralhar e minimizar ao máximo os meus pertences. Já cheguei ao ponto de ter gavetas e prateleiras vazias, e é viciante. É viciante deitar fora coisas que não preciso e manter apenas aquilo que é realmente necessário. É bom minimizar e simplificar e aperceber-me que finalmente sei onde estão todas as minhas coisas.

Estes dias tenho andado de volta dos papéis, tanto em casa como no trabalho. A Tsh Oxenreider tem vários projectos relacionados com a simplificação e organização dos papéis no seu e-book One Bite at a Time. Ela fala de como organizar e arquivar os papéis (projecto nº 21), de como criar um arquivo para os documentos mais importantes (projecto nº 17) e de como organizar os recibos (projecto nº 9). Bem, eu agora tenho isso tudo organizado numa caixa de cartão Kassett. Decidi que todos os nossos papéis tinham que caber lá dentro (a caixa mede 33x38x30 cm).

Os papéis que lá tenho e que ocupam a maior parte do espaço são papéis que tenho que guardar mas os quais provavelmente não me vão servir para nada, como declarações de IRS e papeladas e papelinhos que as acompanham, papéis das finanças e da segurança social, recibos de ordenado, contratos de trabalho, avaliações da escola dos miúdos, documentos da casa,  e coisas assim; estes papéis constituem o que a Miss Minimalist chama de deep storage, tal como expliquei aqui.

Dentro da caixa tenho também uma pasta plástica de elásticos que tem documentos importantes que levaria comigo em caso de incêndio ou de alguma catástrofe natural. Tenho os boletins de nascimento, certificados de habilitações (só tenho o da licenciatura, mestrado e doutoramento; certificados de outros cursos, workshops, formações e coisas do género estão digitalizados), boletins de vacinas, passaportes, fotocópias dos cartões de cidadão e de outros documentos.

Tenho ainda um dossier A4 fininho, que não costuma estar dentro da caixa, mas perto dela, na estante, que funciona como uma agenda da casa e da família. Lá dentro estão as seguintes capinhas transparentes:
- fazer/resolver (por exemplo, neste momento tem uma ficha de inscrição no ATL para preencher);
- pagar (contas para pagar; não tem lá nada, que eu pago as contas mal as recebo);
- pago (tem o último recibo do condomínio e o último da água - só guardo o último recibo, pois se houver algum problema, tenho o extracto do banco, em pdf, claro, para provar que as contas foram pagas; as outras contas recebo em pdf);
- arquivar (papéis para arquivar na caixa ou para digitalizar);
- IRS 2012 (onde ponho todos os papelinhos para o IRS; depois de entregue o IRS, a capinha com respectivos papelinhos toma o seu lugar permanente dentro caixa);
- tickler (papéis que vou precisar numa data específica; neste momento tem os bilhetes de avião para a tal viagem e a confirmação da reserva do hotel, assim como um voucher de 2 noites para um hotel em Setúbal a aproveitar em breve).
Tenho também papéis que consulto às vezes, como informações da escola, informação de emergência, números de contas bancárias, etc.

Outro tipo de informação que muitas pessoas colocam dentro da agenda da casa, como menus semanais, inventários da despensa, listas de compras, orçamentos mensais, etc., eu não tenho. Uso o mínimo papel possível e tudo o que possa fazer no computador, faço. De resto, tenho o quadro magnético para escrever os menus e outras coisas.

Resumindo, o sistema que descrevi aqui e aqui foi alterado e simplificado.
Todos os papéis importantes cabem agora nesta singela caixa de cartão branca! Ah, bliss!

Um escritório minimalista

O meu escritório é provavelmente a divisão da casa que já passou por mais mudanças. Já esteve pintado de várias cores (branco, amarelo torrado, verde claro) e já por lá passaram várias mobílias e acessórios (várias secretárias, várias estantes, vários sofás e maples, e muitos, muitos cortinados). O escritório era a divisão da casa onde se acumulava mais tralha (toda minha), sobretudo papeladas de trabalho.

Estas fotos mostram várias versões do escritório há uns anos atrás.

Como vêem, eu tinha muita papelada - a maior parte era tralha. E ainda tinha mais papelada do trabalho na cave. Foi por aí que comecei. 

Primeiro, joguei fora todos os dossiers das disciplinas da licenciatura e mestrado, por três motivos: 1) desde que acabei o curso nunca precisei de nenhum dossier e mesmo que precisasse, 2) muita da informação já estaria provavelmente desactualizada (que a ciência está sempre a avançar) e, de qualquer modo, 3) se precisar de informação sobre algum assunto, sei como procurá-la, sem recorrer a dossiers antigos. Portanto, aconselho todos os leitores que têm as coisas dos cursos guardadas a fazerem o mesmo que eu fiz. É uma sensação de alívio indescritível.

Depois vi os dossiers e pastas um a um. Tive que ser muito fria e esquecer o vir a precisar das coisas algum dia (mais uma vez, se precisar, sei onde procurar, não preciso de papeladas em casa a ocupar espaço e a ganhar pó). Joguei fora quase tudo. Alguns dossiers importantes levei para o meu gabinete na Universidade, mas a maior parte foi para a reciclagem.

Também tinha pastas com recortes de revistas de decoração, moda, musculação e fitness e muitas outras coisas. O que me interessava digitalizei. O resto, foi fora. 

Dei também uma grande volta aos meus tecidos. Restos de tecidos foram fora. Fiquei só com peças de que realmente gosto.

Isto foi um processo que demorou algum tempo. Não foi feito tudo num dia nem numa semana. E ainda hoje continuo a deitar coisas fora. 

Claro que a jogar tanta coisa fora, as estantes foram ficando vazias... Substitui as várias estantes que tinha por uma só - onde cabe tudo.

Então o que tenho agora no escritório, além do piano e do terrário da iguana, é uma estante, uma secretária feita a partir de um tampo de mesa de jantar, o qual pintámos de branco e adicionámos pernas Vika Curry, um bloco de gavetas Vika Alex e duas cadeiras, uma para o computador, outra para a máquina de costura.

Em relação aos papéis, não tenho praticamente nada do trabalho em casa, a não ser os livros que se vêem na foto e uma cópia de cada uma das minhas três teses que estão no arquivador Flyt ao lado da aparelhagem. 

Já não tenho os dossiers de arquivo que mostrei aqui. Deixou de fazer sentido ter papéis importantes que não uso mas não posso deitar fora, como certificados dos graus académicos e assim, junto com extractos do banco que mais cedo ou mais tarde vão fora. Alterei toda a minha maneira de organizar os papéis.

Comprei as pastas de arquivo brancas que se vêem na foto para guardar papéis importantes que não são usados com frequência. Uma das pastas tem os meus livros de piano e outra tem as minhas papeladas de musculação e fitness, e também moldes e tutoriais de costura. A última pasta, que se vê na foto abaixo, tem as declarações de IRS e uma pastinha de plástico para cada um de nós (e outra para a casa) com papéis importantes usados com pouca frequência (diplomas, contratos de trabalho, avaliações da escola, exames médicos, etc.). 

Agora, em vez dos tais quatro dossiers de arquivo que tinha, tenho um, o preto que se vê na prateleira abaixo dos livros. Aí sim, guardo papéis mais usados, como contas, informações da escola, recibos de ordenado, correspondência vária, extractos do banco (os poucos que ainda recebo em papel), seguros, etc. Esta pasta, que está devidamente organizada com separadores, é constantemente destralhada. Por exemplo, em relação aos seguros dos carros, guardo só o último que paguei. Papéis da escola, horários, informações variadas, guardo só os do ano lectivo que está a decorrer. Se quiser guardar algum papel que pode ser importante ou necessário, mas se não for preciso o original em papel, digitalizo. As contas que recebo por email ficam guardadas no gmail e de vez em quando apago as mais antigas. Não imprimo nada a não ser que seja mesmo, mas mesmo necessário. E por aí fora...  Cada vez digo mais não a papeladas que não preciso. Além de ser bom para a minha saúde mental e visual, é bom para o ambiente! 

Tudo o que é material de escritório (lápis, borrachas, agrafador, clips, cola, e por aí fora) está guardado nas gavetinhas de madeira. Entre as gavetas e o dossier estão papéis que estou a usar no momento (são as coisas do trabalho que faço entre as 5 e as 7 da manhã...).

Na prateleira seguinte tenho a multifunções prestes a morrer e a ser substituída por uma mais pequenina e uma caixa com fotos ainda por digitalizar (quando estiver tudo digitalizado, ficará aí mais um espaço vazio!).

Por fim, na prateleira debaixo estão duas caixas de arrumação de plástico, uma com tecidos, outra com peças prontas.

No bloco de gavetas debaixo da secretária a tralha não é muita, a saber:

1ª inbox e tickler file, como mostrei aqui

2ª cabos, carregadores e demais parafernália

3ª papel (envelopes, blocos, folhas soltas, etc.)

4ª guilhotina de papel, esquadro, CDs e DVDs virgens

5ª acessórios de costura (linhas, agulhas, botões, elásticos, etc.)

E pronto, é isto o meu escritório minimalista - não tão minimalista como os exemplos abaixo (de bloggers minimalistas famosos), mas para lá caminho...

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Acabar com o papel

O minimalismo anda de mãos dadas com um estilo de vida frugal e verde. Ao comprar e ter apenas aquilo de que necessita, o minimalista poupa dinheiro e diminui a sua pegada ecológica. Eu, antes de descobrir o minimalismo, comecei a ter mais consciência de como as minhas escolhas afectavam o meio ambiente e tomei a decisão de diminuir activamente a minha pegada ecológica.

Uma coisa que alterei radicalmente cá em casa foi o papel. Praticamente já não usamos papel nenhum, tirando o higiénico!

Guardanapos

Agora só usamos guardanapos de pano. Tenho 20 e poucos guardanapos, herdados da minha avó, grandes e de boa qualidade (e brancos!). Duram 3-4 dias, lavam-se na máquina com o resto da roupa e com uma passagem do ferro ficam impecáveis.

Papel de cozinha

Comprei uma embalagem de 4 rolos há vários meses e ainda tenho 1. Uso tão pouco que o rolo que costumava estar na bancada da cozinha, agora está no armário debaixo do lava-louça. O papel de cozinha agora serve basicamente para eu me assoar quando estou na cozinha e não tenho nenhum lenço de pano à mão...

Lenços de assoar

Fiz panos de assoar com um lençol velho e uma tesoura zigzag. Tenho-os em vários pontos da casa (para não ir ao papel de cozinha), lavo-os na máquina com o resto da roupa e passo-os a ferro só para matar algum bicho que lá tenha ficado... Ainda compro pacotes de lenços para ter na mala e usar na rua...

Folhas de papel, envelopes e similares

Praticamente não imprimo nada, a não ser que seja mesmo, mesmo preciso. Costumava imprimir artigos do trabalho para ler, sublinhar e rabiscar, mas deixei-me disso. Leio no computador, poupo papel e tinta.  Quando tenho mesmo que imprimir alguma coisa, diminuo as margens dos documentos ou ponho uma letra mais pequena. Aproveito envelopes e uso folhas de rascunho para imprimir no outro lado ou para tirar apontamentos.

Agenda e caderno de apontamentos
Depois das agendas GTD e da versão simplificada, agora tenho uma Moleskine de bolso e o resto é tudo digital, via Toodledo e Gcal, como expliquei aqui.

As minhas ferramentas de organização

Tenho algumas ferramentas de organização que me tornam a vida muito mais simples. Fui experimentando e inovando ao longo do tempo, e parece-me que o sistema que tenho agora é o que resulta melhor para mim. 

Tal como em todas as outras áreas da minha vida, tentei simplificar e minimizar estas ferramentas para o essencial. São elas:

Agenda e caderno de apontamentos

Já falei aqui da minha nova agenda com um dia por página e do caderno de apontamentos com as to do lists.

Caixa de entrada

O meu antigo sistema para guardar papéis que chegavam eram as gavetinhas de plástico da foto, divididas em: IRS (papéis para o IRS), pagar (facturas para pagar), arquivar (papéis para arquivar), ver (papéis para ver melhor e tratar), mix (tralha).

As gavetas ocupavam muito espaço na estante e então decidi simplificar o sistema.

Cortei uns arquivadores Flyt para fazer 4 separadores: 

~ inbox (tudo o que chega)

~ tratar (coisas para tratar)

~ arquivar (papéis já tratados, contas já pagas, para arquivar)

~ IRS

Destinei uma gaveta do bloco Vika Alex que tenho na secretária para colocar os separadores, assim como o tickler file.

Tickler file

Um tickler file (não faço ideia como se diz em português) é um sistema que permite arquivar documentos de acordo com a data em que são necessárias acções sobre esses documentos. Geralmente, um tickler file é um conjunto de 43 separadores, dos quais 12 para os meses do ano e 31 para os dias do mês. Eu simplifiquei e tenho apenas os 12 separadores correspondentes aos meses. No separador de Dezembro tenho, por exemplo, bilhetes para um concerto de jazz e análises para fazer. No fim de Novembro vejo o tickler file para o mês seguinte e organizo o que for preciso.


Dossiers de arquivo

O meu sistema de arquivo consiste numa caixa de quatro dossiers de argolas A4: um dossier para mim, um para o J., um para os miúdos e um para a casa. O meu dossier, por exemplo, tem papéis importantes das finanças e segurança social, certificados dos cursos, contratos de trabalho e coisas assim. Papéis cujo conteúdo é importante mas não é necessário o original em papel são digitalizados e o original vai para a reciclagem. Papéis que não interessam vão para a reciclagem. Como em tudo na minha vida, não guardo tralha sob a forma de papel e só imprimo o que é mesmo necessário. E tal como para os livros e a roupa, tenho uma regra: posso arquivar papéis, mas não posso ter mais dossiers além daqueles quatro para tal.

Quadro branco magnético

Na realidade, o meu é cinzento e comprei-o inspirada pela minha amiga Ana, que é mãe de três filhos, cientista, crafter e uma pessoa espectacularmente organizada e frugal. Eu tinha várias papeladas na porta do frigorífico (calendário da família, folha com menu semanal, lista de compras), mas quando soube que a Ana usa um quadro branco para isso tudo, adorei a ideia e comprei um. É um calendário semanal onde aponto as actividades dos miúdos e coisas importantes, do tipo quando vou para fora, o menu semanal e a lista de compras. A parte melhor do quadro é, obviamente, não gastar papel.

Minimizar e organizar as fotografias ~ Minimizing and organizing my photos

Minimizar e organizar as minhas fotografias era uma das tarefas que eu mais temia nesta minha transição para um estilo de vida minimalista. Todas as fotografias digitais estavam já bem organizadas no computador, mas as mais antigas... era uma tarefa difícil que tinha que enfrentar!
Adorei ler o post da Andrea (do blog Simple Organized Living) acerca do seu método de organização das fotos, pois é bastante semelhante ao meu.

Quando comecei este projecto, o meu objectivo não era apenas organizar, mas também minimizar a minha colecção de fotos (ou coleção - acho que tenho que começar a escrever de acordo com... o novo acordo ortográfico...). Prefiro ter as fotos no computador e livrar-me do papel. Então, fiz assim:

1) Juntar todas as fotos em papel e colocá-las num só sítio

Tinha uma caixa cheia de fotos e negativos, mais três álbuns grandes, aos quais arranquei as fotos. Juntei as fotos todas na mesa de jantar e joguei fora os negativos e envelopes.

2) Organizar as fotos por ordem cronológica

Fiz montinhos com fotos para cada ano e alguns montinhos com fotos de viagens ou eventos específicos (ex., Paris 2001, equitação, etc.).

3) Limpar

Antes de digitalizar as fotos, tentei livrar-me das fotos desfocadas, repetidas, mal tiradas, ou simplesmente fotos de que não gostava e não queria ter.

4) Digitalizar fotos

Esta foi a parte mais difícil e demorada, digitalizar as fotos uma a uma. Depois fiz quatro montinhos com as fotos depois de digitalizadas: para manter para fazer um álbum pequeno e minimalista; para manter para fazer um álbum para oferecer à minha mãe no Natal; para manter para fazer um álbum para oferecer à mãe do J. no Natal; e para jogar fora.

5) Organizar as fotos no computador

Eu organizo as fotos por ano e em cada ano, por mês, desde que saiba a que mês pertencem... Também tenho pastas para eventos específicos. As minhas pastas e ficheiros têm no nome a data (no formato aaaa-mm-dd), localização e/ou pessoas na foto (por exemplo, a pasta com as fotos da minha recente viagem à Grécia chama-se "2011-09 Rodes, Grécia"; depois tenho sub-pastas para eventos específicos: "2011-09-07 Rodes beach"; "2011-09-07 archaeological museum", etc... Geralmente não dou nomes às fotos dentro destas pastas).

6) Fazer livros Blurb

A primeira vez que li acerca da Blurb foi no blog da Astrid. A Blurb é uma companhia americana que publica livros on-demand, permitindo a qualquer pessoa criar e publicar o seu próprio livro. A Astrid já publicou uns quantos livros de fotos muito giros e eu adorei a ideia.
Até agora, fiz dois livros Blurb. O primeiro chama-se qualquer coisa como "O meu primeiro ano no mundo dos crafts" (o título original é em inglês) e reune a maioria das peças que fiz ao longo de 2010. O segundo, chamado "A nossa vida 2002-2010", foi a minha prenda de São Valentim para o J., e reúne fotografias nossas desde que nos conhecemos em 2002.

A Blurb é de facto uma óptima ferramenta para fazermos os nossos álbuns de fotografias com um look profissional, e ocupam muito menos espaço na prateleira que um álbum de fotos tradicional. A Astrid tem um post óptimo com dicas sobre como fazer livros Blurb.

7) Manter backups

Agora que as minhas fotos estão todas no computador e tenho apenas algumas em papel, fazer backups da colecção é vital! Além do computador, tenho todas as fotos no disco externo, mas também tenho que passá-las para uma pen...

8) Editar regularmente e manter as fotos organizadas

Inspirada pela Astrid, o meu plano é fazer um pequeno livro Blurb por ano, recheado de memórias fotográficas!

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Minimizing and organizing my photos was one of the tasks of my minimalist adventure that I feared the most. All my digital photos were already pretty organized in my computer, but the old ones... oh boy, I had a difficult task ahead of me!

I loved reading Andrea's post (from Simple Organized Living) on how she organizes her photos, because her method is very similar to mine!

When I started this project, my goal was not only to organize, but also to minimize my photo collection. I'd rather keep my photos in the computer and get rid of the paper ones. So here's how I did it:

1) Collect all the paper photos and put them in one spot

I had a box filled with photos and negatives, plus three big photo albums, from which all the photos were ripped out. I gathered all the photos on the dining table and tossed the negatives and envelopes.

2) Organize photos chronologically

I made piles of photos for each year and some piles for specific trips and events (e.g., Paris 2001, horseback riding, etc.).

3) Purge

Before scanning the photos, I tried to purge blurry photos, doubles, bad photos, and simply photos I didn't like and didn't want to keep.

4) Scan photos

This was the hardest part, scanning photos one by one... I made 4 piles with the scanned photos: to keep for a very small and minimalist photo album, to keep to make a photo album for my mother, to keep to make a photo album for Jerome's mother, and to toss.

5) Organize photos in the computer

I organize my photos by year and within each year, by month, when I know to which month they belong... I also have folders for specific events. My folders and files are named with the date (in the format yyyy-mm-dd), location and/or people in it (for instance, the folder with photos from my recent trip to Greek island of Rodes is "2011-09 Rodes, Greece"; then I have sub-folders for specific events: "2011-09-07 Rodes beach"; "2011-09-07 archaeological museum", etc... I usually don't name the photos inside these folders).

6) Make Blurb photo books

I first read about Blurb on Astrid's blog. Blurb is a print-on-demand publisher that allows us to create and publish our own books. Astrid has published quite a few lovely photo books and I fell in love with the idea. 

So far I've made two Blurb books. The first is entitled "My first year in the crafting world" and it is a collection of the crafts I made throughout 2010. The second one was my Valentine's gift for Jerome, called "Our life 2002-2010" (the original title is in portuguese), and gathers pictures of us since we met, back in 2002.

Blurb is indeed a great way to make photo albums with a professional look, and they take up much less space than the traditional photo albums. You may like to check out Astrid's tips on making Blurb books.

7) Keep backups

Now that all my photos are in the computer and only a few were left on paper, backing up my huge photo collection is vital! Besides my laptop, I have my photos on an external hard drive, but I have to copy them to a USB flash disk too...

8) Edit regularly and maintain the photos organized

Inspired by Astrid, my plan is to make a small Blurb book a year filled with photo memories! 

O adeus aos meus diários da adolescência ~ Letting go of my teenage diaries

Um dos meus objectivos minimalistas é livrar-me do papel.
Tenho andado a digitalizar fotografias antigas e todo o tipo de papéis, mas estava com medo de fazer o mesmo aos meus diários da adolescência. Tenho toda a minha vida, de 1993 a 2000, lá. Juntamente com os diários, tenho também imensos papéis soltos, a maior parte escritos por mim, outros por amigos, e outros eram recadinhos que escrevíamos uns aos outros nas aulas... Ler tudo isto de novo foi só rir!...

Bem, então decidi fotografar os diários, página a página, em vez de digitalizá-los. Muito mais fácil e rápido!
Fi-lo a noite passada! Demorei cerca de 2 horas e não foi nada difícil do ponto de vista emocional, nem nada que se pareça. Saber que os diários vão acabar no caixote do lixo não me incomoda minimamente. Consigo lê-los perfeitamente nas fotos (mas duvido que vá fazê-lo alguma vez).
Criei uma pasta no computador para os diários, organizados cronologicamente. Agora, em vez de ocuparem espaço no meu escritório (estavam guardados numa caixa Kassett das grandes), ocupam apenas 600 MB no meu computador!

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One of my minimalist goals is to go paperless. 

I've been scanning old photographs and all sorts of papers, but I was afraid of moving on to my teenage diaries. I have all my life, from 1993 to 2000 written there. In addition to the diaries, I had tons of loose papers, some handwritten by me, others by friends, others with notes that we wrote to each other in the classroom... It was a lot of fun reading all that again. 

Anyway, I decided to photograph the diaries, page by page, instead of scanning them. Much easier and faster!

So I did it last night! It took me about 2 hours and it was not emotionally hard or anything like that, and realising that they will end up in the garbage can doesn't bother me at all. I can read them perfectly in the pictures (but I doubt I'll ever do so).

I created a folder for the diaries, and organized them chronologically. Now, instead of taking up physical space in my office (I kept the diaries in a big Kassett box), now they take up only 600 MB in my computer!

Acabar com o papel - ou como usar lençóis velhos para fazer lenços de assoar

Eu, tendo rinite alérgica, tenho que que ter sempre um pacote de lenços por perto. Em casa, tudo serve para me assoar - lenços de papel, papel higiénico, papel de cozinha... O gasto de papel é, portanto, muito.
Até que decidi recorrer a lençóis velhos e macios para fazer lenços de pano.
É o projecto mais fácil de sempre! Basta ter um lençol velho e uma tesoura zig zag, e com a tesoura cortam-se quadrados do lençol (a tesoura zig zag evita que o tecido desfie). E já está! Lenços de pano para assoar o nariz (ou para limpeza, ou para o que se quiser...)!