31/03/2014

O poder do pomodoro e o ajuste dos horários

O Pomodoro é uma técnica de produtividade sobre a qual já falei aqui. Recentemente apercebi-me que quando uso a técnica do Pomodoro é quando sou mais produtiva.

Por exemplo, há uns tempos participei no acwrimo, um mês de escrita académica, e em duas semanas, 10 dias úteis, a trabalhar das 9 às 3h30 da tarde, escrevi um artigo científico do início ao fim, incluindo toda a análise de dados. Nunca tinha escrito um artigo em tão pouco tempo... Como é que fiz isso? Usando os pomodoros. Eram cerca de 11 ou 12 pomodoros por dia de trabalho e consegui mesmo trabalhar de forma focada durante esses pomodoros. O resultado foi um artigo escrito em duas semanas (a primeira versão, claro que depois ainda dá muitas voltas...).

No entanto, o Pomodoro, para mim, tem dois problemas: 

1) Funciona muito bem quando estou sozinha, em casa, mas não funciona tão bem quando estou no gabinete na universidade, porque os telefones tocam, as pessoas batem à porta, as minhas colegas e eu falamos... Quando um Pomodoro é interrompido, tem que ser anulado e começado de novo, e é o que estou sempre a fazer no trabalho... o que não pode ser... 

2) Na universidade, não sei o que faça nas pausas de 5 minutos. Não me apetece estar sempre a levantar, mas se for para fora do gabinete, não tenho nada para fazer... Vou ficar 5 minutos a olhar não sei para onde? O que geralmente acontece é que passo os 5 minutos da pausa ao computador... e acabo por me distrair com outras coisas e os 5 minutos passam a... muito mais...


Para resolver estes problemas, comecei a ficar em casa durante a manhã a trabalhar ao computador (à tarde prefiro fazer trabalho de laboratório), usando os Pomodoros e é uma maravilha! As interrupções são quase nenhumas e aproveito muito bem as pausas! Um destes dias apontei o que fiz durante as pausas de 5 minutos entre Pomodoros e foi isto:

> fiz a cama, arrumei a roupa, limpei o pó do quarto
> limpei o pó do escritório
> limpei o pó do hall de entrada e corredor
> no intervalo maior, de 15 minutos, lavei a louça do pequeno-almoço, varri o chão da cozinha, limpei o caixote dos gatos

Ou seja, além de trabalhar bem, ainda faço coisas em casa, em blocos de 5 minutos, e como estas são actividades essencialmente físicas, consigo descansar a cabeça. Durante os pomodoros consegui estar sempre focada e o trabalho (outro artigo) avançou imenso. Como, felizmente, eu faço os meus horários e posso trabalhar em casa se quiser, fiz umas alterações à minha rotina de trabalho, que manterei enquanto funcionar...

Assim, as manhãs são para ficar em casa a trabalhar ao computador. Consigo trabalhar das 9 às 13h, o que dá mais ou menos 7-8 pomodoros (porque há uma pausa maior pelo meio). Na universidade saía para almoçar ao meio-dia, porque mais tarde apanhava grandes enchentes de pessoas, e isso tirava-me 1 hora de trabalho. Como o meu melhor período para trabalhar é de manhã, ganho assim mais uma hora ficando em casa...

E é isto! De pomodoro em pomodoro...


Mais sobre a técnica do Pomodoro:



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28/03/2014

Parte III Então, como rentabilizar melhor o tempo?

Então, depois de ter dado algumas ideias para melhor gerir o tempo e para não perder muito tempo nas lides domésticas, aqui ficam os meus conselhos para a leitora que me escreveu o seguinte:

No fim de semana quero mais é passear, divertir-me, brincar, caminhar, ser feliz. O problema é a casa... tenho a casa de pantanas - o que detesto - pois o tempo para limpar e organizar não é muito... ou é e eu não o aproveito. É aqui que quero pedir ajuda:

- tenho 2h de almoço, venho a casa e podia aproveitar pelo menos 30m para arrumar e limpar, mas como passo o dia todo de pé, na mesma posição, o que faço é deitar-me com as pernas elevadas. Tempo perdido? nem sei...

- a hora de levantar aqui em casa é, por norma, 8:30 e eu não consigo que seja mais cedo. Trato do miúdo e o pai leva-o ao infantário e vai trabalhar. Quando chego a casa já há banho dado, jantar feito e comido, tudo pronto. Não me sinto no direito de exigir mais do meu marido, pessoa extremamente organizada e que me ajuda no que pode.

Como posso rentabilizar o meu tempo?



Ora bem, esta leitora não me deu mais informação, não sei quanto tempo ela demora do trabalho até casa, não sei se tem que cozinhar o almoço quando chega a casa, mas eu diria que 2 horas de almoço é muito bom e dá para fazer muita coisa! Será que precisa mesmo de 30 minutos deitada com as pernas elevadas? Poderia experimentar menos tempo e usar o restante para adiantar alguma coisa em casa. Em 15 minutos consegue-se fazer muito!

Para mim, madrugadora assumida, levantar às 8h30 é tarde, mas a que horas é que a leitora se deita? Dorme 7-8 horas ou mais que isso? Eu claro que sou grande apologista de levantar mais cedo e aproveitar melhor as manhãs e acredito que se alguém quiser levantar-se mais cedo, consegue. Até escrevi um mini-curso sobre como levantar cedo e ter uma manhã serena

Como é que a leitora passa o seu tempo? Porque é que só se levanta às 8h30? Porque é que se deita tarde? O que é que fica a fazer? A ver televisão? Se for este o caso, há muito tempo que pode ser aproveitado de melhor forma... Daí ser tão importante sabermos como é que gastamos o nosso tempo. Fazer um registo durante uma semana de todas as nossas actividades permite-nos identificar sugadores de tempo e assim direccionar esse tempo para actividades mais importantes - como pôr a casa em condições...

Cada caso é um caso e cada pessoa é que, munida desse registo das suas 168 horas semanais, poderá verificar quais as alterações que podem ser feitas. Portanto, se também te debates com problemas de falta de tempo, aconselho-te mesmo a registares tudo o que fazes durante uma semana - o resultado, garanto-te vai ser surpreendente!




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26/03/2014

Parte II Como não perder muito tempo com as lides domésticas

Eu já fui muito mais obcecada pela limpeza da casa do que sou agora... Tive empregada uma vez por semana durante muitos anos, mas acabei por desistir porque todos os dias a casa tinha que ser pelo menos aspirada... e eu, para dizer a verdade, até gosto de fazer limpezas.

Já fiz planos e esquemas de limpeza e estou sempre a mudar a forma como fazemos as coisas cá em casa, dependendo de como anda a nossa vida.

No entanto, há duas coisas que são fundamentais para que as lides domésticas não sejam aquele bicho-papão: destralhar e simplificar. É simples:

> quantos menos coisas tiveres em casa, menos coisas tens que limpar, organizar, arrumar
> quanto mais simples for o sistema de fazer as coisas, neste caso, as limpezas, mais fácil e rápido será fazê-lo


Na prática, como é que apliquei isto na minha vida?


> Se lês este blog há algum tempo, sabes que eu adoro destralhar e sou alérgica a tralha; ainda tenho muitas coisas em casa que poderia não ter, mas já estou num nível confortável (vê aqui).

> Os sapatos ficam à porta de casa - o único lugar onde são permitidos sapatos é no hall de entrada. Sim, eu faço as pessoas descalçarem-se quando entram em minha casa e isto evita o transporte de porcarias que estão na sola dos sapatos para dentro de casa; assim, o chão não se suja tanto.

> Se está sujo, limpo. Se vejo migalhas na mesa, apanho-as. Se vejo pêlo de gato no chão, varro-o. Se vejo um vidro cheio de dedadas, limpo-o. Se vejo a sanita numa desgraça, ataco-a de imediato. Não fico à espera do dia designado para cada divisão da casa para a limpar, caso seja necessário. Quando vejo que está sujo, limpo. E a maioria destas limpezas fazem-se em menos de 5 minutos.

> Se não está sujo, não limpo. As superfícies horizontais acumulam tralha e porcaria. A verticais nem por isso. Assim, não limpo as superfícies verticais com a mesma frequência com que limpo as horizontais. Se não está sujo, não vale a pena perder tempo a limpar...

> Simplifiquei os produtos de limpeza que uso. Faço o detergente em pó para a roupa e para a limpeza de toda a casa uso sobretudo água e vinagre.

> No dia de limpar determinada divisão, uso o speed cleaning.

> Não tenho dias definidos para tratar da roupa, como já tive. Quando há roupa suficiente para encher a máquina, faço-a, estendo-a e passo-a a ferro. Não deixo acumular roupa para lavar ou para passar, à espera do dia definido para essa tarefa...

> Mas tenho dias mais ou menos definidos para limpar cada divisão. Dantes fazia uma divisão por dia, mas apercebi-me que consigo limpar mais em cada dia (visto ter pouca coisa para limpar) e assim faço-o em 3 dias em vez de 5.... mas isto não é bem uma regra... se me apetecer limpar toda a casa num dia, limpo! Não gosto é de deixar as limpezas para o fim de semana... E o chão é aspirado todos os dias.

> Faço multitasking nalgumas coisas... por exemplo, tenho que estar a ver televisão para conseguir passar a roupa a ferro; esta é uma tarefa que eu podia usar para praticar a atenção plena, mas a passar a ferro não consigo... Então, aproveito para ver as minhas séries preferidas (Grey's Anatomy, Scandal, Mayday) enquanto passo a ferro e evito assim passar muito tempo em frente à tv sem fazer mais nada...

> Fazemos sempre a cama de manhã. Se há coisa que me desalenta é chegar a casa e ver a cama por fazer. O resto até pode estar tudo arrumado e limpo, mas a cama desfeita dá-me logo uma sensação de desarrumação. Pelo contrário, se a cama estiver feita, o resto do quarto até pode estar mais ou menos desarrumado, que não noto tanto...

> O mesmo com a louça. A louça é para ser lavada logo após as refeições. Eu não tenho máquina de lavar louça e gosto de lavá-la depois de comermos e deixar a cozinha arrumada para o dia seguinte. Acordar de madrugada e ver a cozinha desarrumada dá-me vontade de voltar para a cama para não ter que lidar com o problema...

> Não stresso muito com o resto. Já aprendi a aceitar que uma casa com crianças nunca vai estar impecável em termos de arrumação e limpeza. Gosto de ter a casa limpa e arrumada q.b., ou seja, num estado que não me envergonhe caso apareçam visitas...

> Trabalhamos em equipa. Eu faço umas coisas, o J. faz outras. Geralmente é ele que aspira; eu passo a esfregona. Ele cozinha; eu lavo a louça. Ele estende a roupa; eu passo a ferro.

> As crianças ajudam. Eles poem a mesa, fazem as suas camas, arrumam o quarto e ajudam no que pedirmos. A seu tempo, irei passar-lhes mais tarefas domésticas pois não quero que eles se tornem naqueles homens que não sabem fazer nada em casa e estão à espera que a mulher faça tudo. Eu sempre vi o meu pai a fazer coisas em casa, o J. também e os miúdos também serão ensinados assim.


Espero que estas dicas sejam úteis! No próximo post darei então alguns conselhos à leitora que originou este post e o anterior. Stay tuned!


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24/03/2014

Parte I Algumas ideias para melhor gerir o tempo

Há dias recebi um email de uma leitora que se debate, tal como tantos nós, com problemas de gestão do tempo... e de falta de tempo... Diz ela:


Quero muito ter mais tempo para estar com a familia, mas trabalho numa grande superficie e os horários rotativos, muitas vezes a sair tarde e já sem ver o filhote acordado, quebram-me tudo o desejado! :(

No fim de semana quero mais é passear, divertir-me, brincar, caminhar, ser feliz. O problema é a casa... tenho a casa de pantanas - o que detesto - pois o tempo para limpar e organizar não é muito... ou é e eu não o aproveito. É aqui que quero pedir ajuda:

- tenho 2h de almoço, venho a casa e podia aproveitar pelo menos 30m para arrumar e limpar, mas como passo o dia todo de pé, na mesma posição, o que faço é deitar-me com as pernas elevadas. Tempo perdido? nem sei...

- a hora de levantar aqui em casa é, por norma, 8:30 e eu não consigo que seja mais cedo. Trato do miúdo e o pai leva-o ao infantário e vai trabalhar. Quando chego a casa já há banho dado, jantar feito e comido, tudo pronto. Não me sinto no direito de exigir mais do meu marido, pessoa extremamente organizada e que me ajuda no que pode.

Como posso rentabilizar o meu tempo? Como é que a Rita organiza as lidas da casa?



Como achei que poderia ser útil para mais leitores, transformei o email num post (com a autorização da autora) e vamos lá ver se consigo ajudar...


Eu acredito mesmo que, se quisermos, conseguimos ter tempo para tudo, ou quase tudo, o que queremos. É verdade que eu estou numa posição priveligiada, pois não tenho horários de trabalho (mas tenho muito trabalho para fazer) e moro a 5 minutos do trabalho, mas acredito que várias estratégias podem resultar mesmo para quem tem um horário fixo ou perde muito tempo em deslocações...

Aqui ficam então algumas ideias para quem luta com a falta de tempo:


1. Para onde vai o teu tempo?

Antes de dizeres que não tens tempo, regista durante 1 ou 2 semanas todas as tuas actividades, tal como expliquei aqui e mostrei aqui. Tens que saber para onde vão as tuas 24 horas diárias ou as 168 horas semanais. Vais verificar, provavelmente, que passas demasiado tempo em frente à televisão ou no facebook... tempo que pode ser usado de outra forma.


2. Decide o que é importante... e elimina o resto

Depois de fazeres o registo de todas as tuas actividades, verifica:

> quais são os maiores sugadores de tempo (ex. tv e internet)
> que actividades podes eliminar da tua vida (ex. ver tv em excesso, coisas que fazes já nem sabes porquê e podes delegar ou deixar de fazer - aprende também a dizer não ao que não interessa)
> que actividades gostarias de fazer mas não fazes porque não tens tempo (ex. ler mais, passear ou até ter mais tempo para cuidar da casa)

Destralha o que não interessa e simplifica o resto. Decide o que é prioritário e importante e esquece o resto.


3. Faz uma lista das coisas que queres e tens que fazer em cada dia e quanto tempo é necessário para cada actividade

Um dia tem 24 horas. Divide esse tempo pelas coisas que queres fazer. A forma como, idealmente, gastaria o meu tempo, num dia de semana, é assim:

dormir = 7 horas
cuidados pessoais (banho, vestir) = meia hora
práticas espirituais (yoga, etc.) = 2 horas
deslocação para o trabalho (a pé) = 1 hora
trabalho = 7 horas
refeições e sua preparação = 1h30
lida da casa = meia hora
verificar TPCs = meia hora
ler/escrever = 1h30
outras coisas (relaxar, tempo em família, etc.) = 2h30 horas

Claro que isto não é assim tão certinho, mas geralmente não foge muito... Há dias em que trabalho mais porque vou de carro, outros dias durmo mais porque estou cansada, outros dias não pratico yoga... o importante é não deixar que o tempo que se ganha quando não se faz uma certa actividade seja usado noutra coisa qua não adiciona valor nenhum à nossa vida, como não fazer a prática de yoga e usar esse tempo para ficar sentada em frente à televisão a ver se dá alguma coisa de jeito...


4. Aproveita pequenos blocos de tempo

Muitas vezes, em casa ou no trabalho, tens pequenos blocos de tempo livre, sejam 3 minutos ou 15 minutos, que podem ser aproveitados de forma útil. 3 minutos é o suficiente para, por exemplo, arquivar alguns papéis e em 15 minutos podes limpar algumas janelas lá de casa. Em relação às limpezas da casa, que era a questão da leitora, não é necessário um grande bloco de tempo para limpar a casa. Em 15 minutos consegue-se fazer imenso!


Nos próximos posts explicarei como é que eu faço as coisas cá em casa e darei algumas sugestões de como esta leitora pode aproveitar melhor o seu tempo...

Sugiro ainda a leitura dos posts da série Reclama o teu tempo em 5 dias:

Imagina o dia ideal


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21/03/2014

Comer com atenção plena


Thich Nhat Hanh fala, no livro que já aqui referi várias vezes, Making Space: Creating a Home Meditation Practice, de vários aspectos do nosso dia a dia que devem ser feitos de forma mais consciente, ou seja, praticando a atenção plena, ou mindfulness. Cozinhar e comer são dois desses momentos e fazê-los de forma mindful é uma parte integrante da prática espiritual e da meditação.

Há cerca de um ano participei num dia de atenção plena e o almoço foi feito em silêncio. Começou com o toque de um sino que assinalava o início da refeição e do silêncio; comemos a maior parte do tempo em silêncio, agradecendo e saboreando a comida. A dada altura, o sino voltou para assinalar o fim do silêncio e assim acabámos a refeição, conversando uns com os outros.

Thich Nhat Hanh explica que comer com atenção plena permite-nos compreender que todo o universo suporta a nossa existência, além de cultivarmos as sementes da compaixão e compreensão. Começar a refeição com uma pequena prece ajuda-nos a estar mais presentes no momento e mais gratos pelo alimento que vamos ingerir:

"Este prato de comida, tão fragrante e apetecível, contém também muito sofrimento."

Antes de começar a comer, respiramos 3 vezes de forma consciente, contemplamos o prato de comida e dizemos (não necessariamente em voz alta... pode ser para dentro):

"Nesta comida vejo claramente a presença de todo o universo, suportando a minha existência."

Durante a refeição devemos comer e estar com a comida; actividades como ver televisão, ouvir música, ler (que é o que eu faço quase sempre ao almoço), devem ser evitadas.

No fim da refeição, contemplamos os pratos vazios e podemos dizemos:

"O prato está vazio, a minha fome está satisfeita. Comprometo-me a viver em benefício de todos os seres."

Ao lavar a louça, se o fizermos como se do banho de um bebé se tratasse, toda a experiência será mais agradável e gratificante:

"Lavar a louça é como dar banho a um bebé. O profano é o sagrado. A mente do dia a dia é a mente iluminada."

Thich Nhat Hanh aconselha ainda a récita ou leitura das cinco contemplações antes das refeições:

1. Este alimento é um presente de todo o universo, da terra, do céu e de muito trabalho árduo.
2. Que possamos comê-lo em plena consciência e com gratidão a fim de sermos dignos de recebê-lo.
3. Que possamos transformar os nossos estados mentais não saudáveis e aprendermos a comer com moderação.
4. Que possamos comer apenas alimentos que nos nutrem e previnem doenças.
5. Aceitamos este alimento para que possamos nutrir a nossa irmandade, fortalecer a nossa comunidade e cultivar o nosso ideal de servir a todos os seres.

Este é um caminho longo, claro. O mindfulness, a atenção plena, é um modo de vida que integra práticas formais, como a meditação, e práticas informais, como as actividades do dia a dia. Para começar, experimenta comer um dia em silêncio. Presta atenção ao cheiro, ao sabor e à textura dos alimentos - é uma experiência muito gratificante. E o mais provável é não comeres tanto e a comida até tem outro sabor!


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19/03/2014

Atenção plena para a Tranquilista


Ah, como eu gosto de fazer estes sketchnotes dos livros que leio e partilhar convosco!
Hoje é um livro da Kimberly Wilson, yogini, professora de yoga, escritora, empresária, uma mulher de muitas facetas que podes conhecer melhor no seu blog Tranquility Du Jour.
Já li os seus dois livros, Hip Tranquil Chick e Tranquilista, e é sobre o último que vou escrever um pouco.

Wilson cunhou o termo tranquilista como uma mulher que abraça as suas várias facetas. Tranquilista é uma mulher espiritual em busca da tranquilidade, é uma mulher criativa que adora estilo, e é uma mulher empreendedora que faz as coisas acontecer. Este livro é, então, uma espécie de guia para a Tranquilista. O livro abrange mais tópicos além daqueles quatro do meu sketchnote, mas esses foram os que me tocaram mais.

Assim, e em primeiro lugar, pois é uma coisa fundamental para ter tranquilidade e equilíbrio, é viver com atenção plena nos dias corridos de hoje. Atenção plena é a nossa tradução para mindfulness, uma técnica que já passou das práticas espirituais para a vida de muitos ocidentais e é muito usada pelos seus efeitos terapêuticos. Mindfulness, ou atenção plena, é, muito resumidamente, ter consciência do momento e não o julgar, isto é, observar o que está, o que é, mas sem julgar ou classificar (isto assim de repente parece complicado, mas abordarei melhor este assunto num post futuro).

Então, de que forma podemos viver de forma mais consciente e plena neste mundo apressado? 

> namaste; reconhecer a luz nos outros - um pequeno gesto como as mãos em posição de oração (anjali mudra) e um namaste para o nosso interlocutor trará mais harmonia que os obrigados (ou bigada, como eu muitas vezes digo) que dizemos sem pensar

> afirmações positivas; dizer coisas boas a nós próprios como "Este vai ser um dia maravilhoso" ou "Hoje sinto-me saudável e forte" - afinal, de acordo com a física quântica, nós criamos a nossa própria realidade

> escreve um diário; eu faço-o para organizar os pensamentos, para reflectir no meu dia, para arranjar soluções para problemas... tudo me parece mais simples se estiver no papel

> medita; é fácil, é barato e tem tantos benefícios, comprovados cientificamente, que devia ser prática corrente em todo o lado!

> gratidão; sermos gratos por aquilo que temos em vez de cobiçar o que outros têm torna as pessoas mais felizes e saudáveis; experimenta um jarro de gratidão e verás como é fácil reconhecer que são as pequenas coisas que fazem toda a diferença

> aromas; os aromas têm efeitos terapêuticos comprovados... investiga a aromaterapia e dá mais cheiro à tua vida!

> cria espaço; destralha a tua vida e ganha espaço, físico e mental, para o que é mais importante

> sonha; Carl Jung acreditava que os sonhos conseguem ensinar-nos coisas sobre nós próprios - afinal, todas as respostas que procuramos já estão dentro de nós

> faz um altar, uma zona de contemplação, um local dedicado ao estabelecimento da harmonia e paz interior (ou até um espaço para a prática de yoga em casa)

> passa tempo na Natureza; sai de casa, dá um passeio por um jardim, abraça uma árvore e sente a comunhão com a Terra

> entoa cânticos e mantras, desperta em ti novas emoções e envia paz para todos os seres; um dos mantras preferidos da Kimberly (e meu também) é este: locah samastah sukhino bhavantu possam todos os seres ser livres e felizes

> estabelece ritmos e rituais diários, sendo o mais importante o da manhã; começa o dia de forma serena com um ritmo matinal e terás tempo para tudo

> vive de acordo com Patanjali; segue os 8 passos para alcançar o Raja Yoga (ou Ashtanga Yoga - não confundir com o ashtanga vinyasa yoga), a iluminação: 



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18/03/2014

O bolo no frigorífico


Thich Nhat Hanh, o famoso monge budista, é autor de um livro pequenino e giro chamado Making Space: Creating a Home Meditation Practice. Neste livro, ele fala sobre o poder de parar, de sentar, de respirar, como criar um espaço para "respirar" em casa, como criar um altar, como meditar, etc. Thich Nhat Hanh sugere também um método para evitar conflitos em casa. Ele chama-lhe o bolo no frigorífico.

Então, o bolo no frigorífico é uma técnica a usar quando a atmosfera está tensa, quando começam discussões entre adultos e/ou crianças. A ideia é uma das pessoas, esteja ou não envolvida no conflito ou seja apenas uma observadora, usar a prática do bolo no frigorífico para restaurar a harmonia.

Então, em primeiro lugar, deve-se respirar profundamente 3 vezes. Só o facto de respirar de forma consciente e profundamente é o suficiente para acalmar o sistema nervoso. De seguida, a pessoa deve anunciar que há um bolo no frigorífico (haja bolo ou não...). Dizer "há um bolo no frigorífico" significa "vamos parar de causar sofrimento uns aos outros". 

Uma das pessoas pode então dirigir-se ao frigorífico à procura do bolo ou de qualquer outra coisa para comer, enquanto outra pessoa pode começar a preparar um chá e a juntar pratos e talheres. Estas actividades dão um motivo a cada pessoa para deixar a discussão e ter algum espaço para respirar. Respirando de forma consciente, ou seja, com atenção plena, ajuda a relaxar e a pessoa sente-se mais leve, tanto no corpo como no espírito.

A prática do bolo no frigorífico em família permite, assim, evitar conflitos, restaurar a harmonia e aumenta também a nossa capacidade para compreender e amar os outros.

Ainda não experimentei esta prática, mas acredito que se anunciasse aos meus filhos, no meio de uma discussão, que há um bolo no frigorífico, a discussão acabaria de imediato e eles correriam para a cozinha... ;) Muitas vezes, são as coisas mais simples que fazem toda a diferença...



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17/03/2014

Esta semana...

A minha perdição... crepes com chocolate (ao pequeno almoço...) 

 Mais um dia de trabalho com o hyperdex e o bullet journal...

Três novos livros... de yoga!  

A época balnear já começou aqui para os meus lados!


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14/03/2014

O essencial do poder do menos


Não é a primeira vez que falo aqui do livro do Leo Babauta, The Power of Less, O Poder do Menos. É um livro fundamental para o aspirante a minimalista e é um daqueles livros que consulto com frequência. É mais virado para a produtividade, como ser produtivo fazendo menos, como focar no essencial, como eliminar o que não interessa. 

Logo no início, são apresentados os seis princípios da produtividade:

> estabelecer limites
> escolher o essencial - aquilo que tem mais impacto
> simplificar - perceber o que é necessidade e o que é desejo
> focar - no agora, fazer uma coisa de cada vez
> criar hábitos
> começar devagar, dar pequenos passos

Os objectivos e projectos devem ser simples. Estabelecer um só objectivo de cada vez e trabalhar nele todos os dias, divindido-o em objectivos mais pequenos. Pelo menos uma das tarefas mais importantes do dia deve ser relacionada com esse grande objectivo. Devemos também trabalhar em poucos projectos de cada vez, não mais de três, e só começar um novo projecto quando esses três estiverem terminados.

Sabendo as nossas prioridades e focando no essencial, devemos reduzir a lista de coisas a fazer. Para que a gestão do tempo seja uma eficaz e não uma complicação, podemos usar algumas ferramentas simples para tal, como uma agenda para compromissos e listas de tarefas.

Ao executar as tarefas, devemos focarmo-nos numa só de cada vez e estabelecer as 3 tarefas mais importantes para o dia. As tarefas mais rotineiras, como ver email, fazer telefonemas, recados, etc., devem ser agrupadas e feitas de uma só vez.

O uso de email deve ser limitado e devemos ter consciência do tempo, muitas vezes desnecessário, que passamos a tratar de emails. Devemos limitar o número de caixas de entrada que temos, escrever emails mais curtos, reduzir a quantidade de email que recebemos (por exemplo, anulando subscrições) e processar todos os emails até a caixa de entrada ficar vazia.

O uso da internet, sobretudo durante o trabalho, também deve ser limitado. Devemos trabalhar, se possível, desligados da net, fazer um plano de trabalho, focarmo-nos no que estamos a fazer e cultivar a disciplina para que consigamos mantermo-nos afastados das distracções.

Os papéis devem ser tratados de imediato - arquivados ou deitados fora. E, se possível, reduzir a quantidade de papel na nossa vida...

As nossas responsabilidades também devem ser alvo de uma limpeza. Primeiro, listar em quantas coisas estamos envolvidos e quais responsabilidade temos; depois, fazer uma pequena lista daquelas que são, de facto, as mais importantes - e, finalmente, eliminar as outras. Devemos arranjar tempo para fazer aquilo de que gostamos e ser capazes de dizer não ao que não interessa.

Estabelecer rotinas diárias simples é mais um passo para a simplificação. As rotinas da manhã e da noite são as mais importantes e devemos cultivar e acarinhar estas rotinas no nosso dia a dia, pois ganharemos mais serenidade e mais tempo.

Destralhar é também fundamental para uma vida simples. O que não interessa, não faz falta, não tem utilidade, vai fora - coisas materiais e não só...

E por fim, desacelerar... Uma vida mais lenta traduz-se em mais liberdade, mais tranquilidade, mais felicidade... Conduzir mais devagar, andar mais devagar, trabalhar mais devagar, comer mais devagar... Porque é que andamos sempre tão apressados? Temos mesmo assim tanta pressa a toda a hora ou essa velocidade já está tão enraizada em nós que não sabemos como desacelerar?


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12/03/2014

O ritmo de trabalho


Eu gosto de organização e estrutura. Gosto de ter as coisas pensadas e planeadas e funciono muito melhor se souber exactamente como é que vai ser o meu dia. Para algumas pessoas isto pode parecer estranho ou exagerado (sobretudo se fores P de acordo com o MBTI), mas somos todos diferentes e o que funciona para uns não funciona para outros.

Eu gosto sobretudo de rotinas. Ou ritmos, que soa sempre melhor. Não gosto de surpresas de manhã nem à noite, se perturbarem os meus ritmos diários. Também tenho um ritmo bem definido no trabalho e, infelizmente, uma quebra nesse ritmo deixa-me mais distraída e procrastinadora durante o resto do dia...

Neste post quero então partilhar a minha rotina no trabalho. O meu trabalho, neste momento, envolve muita escrita, muita análise de dados, mais escrita, e algum trabalho de laboratório. Eu gosto do sistema de produtividade do Leo Babauta, o Zen To Done, que é uma simplificação do GTD misturado com outros sistemas de produtividade. Eu gosto. A imagem acima é uma folha que tenho na minha agenda, para me guiar quando estou perdida... 

> Processar

A informação (emails, telefonemas, etc.) que chega até mim é processada de diversas formas. Se for uma coisa rápida, faço logo. Se não interessar, deito fora (por exemplo, apago o email). Se for uma coisa que possa delegar, peço a alguma das minhas colegas (por exemplo, tinha várias caixas de pontas de micropipetas para encher há imenso tempo e num dia em que uma colega me disse que não tinha nada para fazer, pedi-lhe para fazer isso por mim). Se for informação importante, arquivo (posso guardar o email ou adicionar a informação à Dropbox, dependendo do que for).

Se for uma coisa que requer uma acção, então adiciono à minha lista de tarefas. Recentemente, voltei a usar o Toodledo. Gosto muito do Wokflowy, mas faltavam-me algumas funcionalidades... Uso o Toodledo de forma mais simples que a descrita neste post, pois não quero mesmo complicar e perder muito tempo com isto. Em vez dos 9 campos que usava, agora uso apenas 5 (folder, context, start date, due date e length). Simplifiquei ao máximo e por enquanto está a resultar.

> Planear

No dia anterior planeio sempre o dia seguinte. Se não planear o que vou fazer em determinado dia, o mais provável é passar a maior parte do tempo na internet (já aconteceu mais vezes do que me orgulho). Assim, gosto de estabelecer as tarefas mais importantes (MITs) - mas não necessariamente 3. Às vezes é só uma, mas é uma tarefa que me ocupa grande parte do dia. No meu trabalho não tenho assim muitas tarefas importantes que possam ser feitas rapidamente; as tarefas são geralmente mais longas, como fazer uma pesquisa de artigos sobre determinado assunto ou escrever as várias partes de um artigo ou ver x amostras ao microscópio. 
Planeio também as tarefas mais pequenas e menos importantes que tenho a fazer e geralmente faço-as todas de seguida, como enviar emails, fazer telefonemas, marcar algum equipamento, etc.
Por fim, nem sempre estabeleço Big Rocks para a semana, ou seja, coisas que quero fazer durante essa semana. Quando o faço, é na semana anterior, durante a revisão semanal.

> Fazer

É a parte mais importante de todo o processo! Para fazer as coisas, foco-me numa tarefa de cada vez; fazer várias coisas ao mesmo tempo não corre bem... Tenho tentado cada vez mais aplicar o mindfulness, ou atenção plena, no meu dia a dia, incluindo no trabalho. Se estou a fazer uma coisa, foco-me totalmente nessa tarefa. Nada mais interessa. Não quer dizer que de vez em quando não dê azo ao que me apetece fazer no momento. Se, por exemplo, estiver a meio de uma tarefa, mas sentir uma enorme inspiração para fazer outra coisa (como excrever um post para o blog), faço-o. Dantes sentia-me culpada quando isto acontecia, mas agora já não. É assim que sou!

Em relação à ordem em que realizo as tarefas, claro que as tarefas mais importantes (MITs) têm que ser feitas em primeiro lugar, mas eu não faço bem assim... Quando chego ao gabinete, ligo o computador, abro a agenda e o FlowKeeper (ou o Pomodairo - estou a ver qual dos dois gosto mais...) e faço um plano para o dia, atribuindo pomodoros a cada tarefa. O meu primeiro pomodoro é para fazer este planeamento, para ver emails rapidamente, para tratar das contas da casa e de outras coisas menos importantes. Eu não sou capaz de chegar ao trabalho e começar de imediato a trabalhar numa coisa importante. Preciso deste pomodoro inicial para me focar no que vem a seguir. No fim do dia de trabalho, mais um pomodoro para atar as pontas soltas. Responder a emails, planear o dia seguinte, arrumar a secretária...

> Sistema simples e confiável

Ter um sistema simples e confiável é essencial para que tudo isto flua sem problemas. Continuo a usar o Google Calendar para compromissos, deadlines e outras coisas com data específica, o Toodledo como lista de tarefas e projectos, o hyperdex e o bullet journal na agenda Arc para planear e gerir o dia a dia, o Gmail para todas as contas de email, o Evernote como arquivo de informação que encontro na internet, o Dropbox como arquivo para tudo o resto. Como eu gosto de experimentar coisas novas, mudo muitas vezes o sistema e as ferramentas que uso...

> Rever

Faço sempre a revisão semanal à sexta-feira. Olho para a agenda e para as listas de coisas a fazer, vejo o que fiz e o que não fiz, como aproveitei os dias, graças ao hyperdex, e planeio o que vou fazer na semana seguinte. Respondo a emails e gosto de entrar no fim de semana com a inbox completamente vazia! Durante o fim de semana ando mais descontraída e espontânea. Não uso o hyperdex, mas uso a agenda à mesma...


E é isto! Como referi, ando sempre à procura de novas ferramentas e por isso mudo o sistema muitas vezes. Não há um sistema perfeito para toda a gente e o que resulta para uns é terrível para outros... É por isso que é importante experimentar, testar as coisas e ver, na prática, o que é que funciona para a nossa realidade...

Se quiseres ler mais sobre o ZTD, podes encontrar aqui posts mais detalhados e um pdf com a minha implementação do ZTD.


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