01/09/2015

Implementando o GTD || As ferramentas

O David Allen refere uma série de material de escritório que eu não uso e não tenho. Como faço a maioria do trabalho no computador, não tenho muito papel nem material de escrita.

A gaveta da minha nova secretária/estante tem muito espaço livre e num dos armários tenho papel, blocos, folhas A4 para a impressora, capas transparentes e pouco mais.


Em relação às caixas de entrada, no trabalho tenho dois tabuleiros de papel transparentes. Um diz IN - é, portanto, a caixa de entrada. O outro é onde coloco papéis para guardar ou para digitalizar.


Em casa não tenho tabuleiros de papel, mas sim estas duas caixas. Uma é a caixa de entrada, a outra é onde ponho papéis para arquivar, papéis para digitalizar (eu só guardo em papel aquilo que tem mesmo que ser - o resto é digitalizado), recibos para o IRS e uma capinha que funciona como tickler, mas sem divisórias.

O sistema é simples e tem funcionado. O segredo, claro, é esvaziar com frequência as caixas de entrada que incluem, além desta física, o telemóvel, o email e outros meios por onde recebemos informação.

A agenda... ah, eu adoro agendas e experimentar novos sistemas, novos designs e layouts... Desde julho que estou a usar uma Hobonichi, vinda diretamente do Japão. Adoro o papel, o toque, a qualidade, e tem imenso espaço para escrever. É que eu não uso a "agenda" apenas como agenda... A minha agenda verdadeira, no sentido que lhe dá o GTD, é o Google Calendar. É aí que tenho vários calendários onde aponto tudo aquilo que tem uma data específica. É assim há muitos anos e funciona lindamente. 

A agenda em papel tem várias funções: agenda propriamente dita, lista de coisas a fazer, diário de despesas e comida, caixa de entrada, enfim... está sempre comigo, por isso, quando preciso de apontar alguma coisa ou tenho alguma ideia, é nela que escrevo.

O meu sistema de arquivo é sobretudo digital. Uso o Evernote e o Dropbox e, como já referi, digitalizo tudo o que posso. O que tem que ser arquivado em papel está guardado nestes dossiers de argolas:


O David Allen ainda fala em caixotes de lixo (só tenho uma caixa pequena para a reciclagem de papel), máquinas etiquetadoras (tenho uma mas raramente uso) e coisas pequenas como post-its, clips e agrafadores...

Ora, uma coisa que gosto muito é fazer pequenos bloquinhos de papel usado para apontar seja o que for que me vier à cabeça. Por exemplo, estou no computador a escrever esse post e de repente lembro-me que quero pesquisar um determinado assunto na net. Como vou acabar primeiro de escrever o post, o mais provável é esquecer-me desse assunto... mas em vez disso aponto essa ideia num papelinho! Tenho bloquinhos destes em casa (no escritório, na sala, no quarto e na cozinha) e no trabalho e adoro-os! Faço uns maiores, outros mais pequenos, e assim despejo tudo o que tenho na cabeça para o papel - que afinal é uma das bases de todo o GTD!



>>>>>

Gostaste deste post? Podes partilhá-lo usando os botões abaixo.
Não queres perder outros posts? Subscreve as actualizações do blog usando uma das opções da barra lateral.

Obrigada!!

9 comentários:

  1. Onde posso ver o lay out da sua agenda? Parece interessante. Obg

    ResponderEliminar
  2. Olá

    Uso imenso bloquinhos e um caderno preto por agenda.

    Depois há universo GOOGLE

    Gmail - imprescindível

    Calendário- uso normal, onde, quando, e o quê

    Gtasks --não gosto Substituí por um gogle docs com fundo verde e letras brancas, abro o documento e começo o dia com a data e vou escrevendo tudo o que me lembro, é a IN BOX, acessível em pc ou smartphone, até pode tornar-se a imagem de fundo do smartphone...

    Documentos - TODOS, os que recebo por email vão para lá directamente, e crio documentos compatíveis com word, excel, powerpoint e mais coisas que nem eu sei. Tem imensas opções é fácil de organizar e, na minha opinião, tem menos os excessos do office. São partilháveis por email, individualmente ou em grupos. Bom para trabalho conjuntos...também tem mind maps....é imenso

    Drive- Disco onde guardo TODOS os documentos, tudo o que quiser fazer upload para lá vai, e não sei se acaba a memória.

    Fotografias - TÂO BOM! Sincroniza fotos do pc, fotos de cartões, e fotos de smartphone. Fabuloso, a dada altura estou no smartphone a ver as fotos do PC e vice versa!

    Youtube - Guardo os vídeos de exercícios e outras coisas que quero ver como filmes ou documentários que deixo andar de fundo enquanto trabalho.

    Contactos - Já alguém perdeu números porque mudou de telefone? Nunca mais. Tenho tudo nos contactos o que sincroniza com qualquer smartphone...se for para ter um telefone só telefone, pode passar por bluetoth. Até os cartões de visita podem ser digitalizados. Tem outra coisa impecável, no smartphone sincroniza tudo com o facebook, quer se queira quer não, o facebook anda aí...

    Só tenho pena de ter começado isto agora, 3 semanas...mas funciona! está tudo no mesmo sítio sem mais apps e outra coisa qualquer. E curiosamente, como tenho tudo no Smarphone (que estou a usar faz 3 semanas...pois) fico menos tempo agarrada ao pc porque a sensação de dispersão é menor.

    Depois de chegar a esta conclusão tenho imensas coisas que já não preciso, agora é despachar!

    Beijinhos

    ResponderEliminar
  3. Olá Rita, como sempre és uma inspiração, mas também um oásis pois não consigo ser tão organizada :) . Porém, estou cada vez mais perto e através dos teus posts e de outros blogs, assim como através do Pinterest, acabei por arranjar o meu método ainda WIP. Agora estou a planear ao detalhe uma espécie de parede de tarefas da família, ou comand centre em inglês, e assim estás a ajudar mais uma vez com este post.

    ResponderEliminar
  4. Eu sempre achei que o GTD fosse demais pra mim, já que não tenho tantas tarefas. Mas ultimamente tenho me sentido perdida e que não estou fazendo o que deve ser feito para atingir os meus objetivo. Resolvi implementar o GTD, finalmente. Acho que essa será a chave pra me sentar em linha com o que eu quero para o meu futuro.
    Estou adorando ver como está sendo essa sua implementação.
    Bjo

    ResponderEliminar
  5. OLá Rita, poderias dar mais informações sobre a agenda nova? Obrigada!!

    ResponderEliminar
    Respostas
    1. Também gostava de saber mais sobre a Hobonichi... 😀

      Eliminar
  6. Please tell us more about the Hobonichi! I am from the UK and would like to buy one (a Planner?) but am a little confused as to which one would suit me best. Thanks!

    You are the busiest woman I "know" :-))

    ResponderEliminar
  7. Olá Rita, tal como tu trabalho maioritariamente como investigadora. Uma das minhas principais dificuldades consiste na organização do fluxo de trabalho académico, por exemplo escrever vários artigos ao mesmo tempo. Como programas a tua investigação e escrita? Um beijinho,
    Lu

    ResponderEliminar
  8. Oi, Rita!

    Assim como a Lu, também adoraria saber como tem organizado as tarefas de escrita acadêmica. Aproveito para recomendar o livro "How to Write a Lot", do psicólogo Paul Silvia. A receita que ele oferece é bastante simples: make a schedule and stick to it. :-)

    Abraço,
    L.

    ResponderEliminar

Obrigada pelo comentário!

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...