10/01/2012

As minhas ferramentas de organização - revisto e melhorado!

Em Novembro escrevi este post sobre as minhas ferramentas de organização da altura, a saber: 
- agenda de papel, bloco de apontamentos, envelope e caneta de 4 cores
- caixa de entrada
- tickler file
- dossiers de arquivo
- quadro magnético

As últimas quatro mantém-se tal como descrito aqui. Mas como método nenhum é perfeito, estou sempre a tentar melhorar e adaptar as coisas à minha realidade. Fiz uma alteração radical na maneira de me organizar: livrei-me da agenda de papel e do bloco de apontamentos.
Apesar de adorar a minha agenda com 1 dia por página, as agendas e cadernos em papel têm algumas desvantagens (para mim, pelo menos):
- é mais um peso na mala
- muitas vezes ficam esquecidos em casa e depois preciso das listas de tarefas e compromissos para o dia no trabalho e não tenho...
- quando viajo, são mais coisas a ocupar espaço e a fazer peso
- gasto papel e tinta

Juntamente com a agenda em papel, usava também a agenda do google, onde apontava os compromissos mais importantes. Listas de tarefas e projectos estavam no caderno. Pois bem, segui o exemplo da Thais, e agora é quase tudo digital e online.
Então, as principais ferramentas que uso agora para organizar a minha vida são as seguintes:

Esta ferramenta do google tem inúmeras vantagens. Posso ter vários calendários com cores diferentes e posso ver todos ao mesmo tempo ou um de cada vez. Posso definir lembretes. Posso criar eventos com repetições, evitando escrever a mesma coisa várias vezes. Posso imprimir os dias ou meses que me interessam e aceder ao Gcal offline.
Neste momento tenho os seguintes calendários no Gcal:
- pessoal
- work
- J. (coisas do J. - é o que tem menos entradas, pois ele, felizmente, tem uma vida muito relaxada - ele sempre foi minimalista mesmo sem o saber)
- G.B. (coisas dos miúdos)
- work2 (partilhado com os colegas do grupo de investigação, para sabermos datas de saídas, congressos, reuniões, e coisas assim)
- timeline (onde controlo o tempo que passo a fazer cada tarefa no trabalho - muito bom para perceber onde é que perco mais tempo)

Muito obrigada Thais pelo link! O Toodledo é a última maravilha da internet. É uma lista de tarefas online que dá para fazer imensas coisas giras, e sincronizar com o Gcal. Há uma versão gratuita, mas acabei por pagar a pro para ter acesso a mais funcionalidades. A desvantagem é só uma: só dá para aceder online. No entanto, se souber que não vou ter acesso à rede, posso imprimir as tarefas ou fazer um booklet todo giro.


Moleskine
Comprei o meu primeiro bloco de notas Moleskine, tamanho de bolso, preto pautado, para servir de inbox e para tirar apontamentos de livros que leio. Antes tinha vários cadernos A5 para apontar diversas coisas, mas a informação ficava espalhada e muitas vezes acabava por me esquecer onde tinha escrito as coisas. Agora, tudo no Moleskine. É pequeno, leve e bonito!

Quadro magnético e calendário mensal
O quadro magnético é semanal e é onde aponto o menu, a lista de compras e compromissos dos miúdos e do J. para essa semana (para eles não se esquecerem). Uso também calendários mensais em papel onde aponto os compromissos dos homens da casa e informações importantes para eles (por exemplo, datas em que vou estar fora, consultas médicas, etc.). Coisas que só interessam a mim ficam no Gcal.

Outros programas e aplicações que uso com frequência para me organizar e facilitar a vida são o Evernote, o Dropbox, o Pinterest, o Flickr, o Google Reader, o Google Docs, o Toggl, o Paypal, o Facebook, e o Gmail, claro, mas mais sobre estes noutro post!


Se ainda não seguem a página do blog no facebook, adoraria que o fizessem! 
Comecei a publicar lá dicas diárias para simplificar e organizar!

11 comentários:

  1. Também conheci o Toodledo através do blog da Thais, há cerca de 2 meses e nunca mais o larguei. No PC ou no telemovel, as listas, varias, andam sempre comigo!

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  2. Tantos programas! Tantas aplicações! Tantas coisinhas para eu aprender!

    Comecei hoje com o Toodledo...

    Obrigada
    Anuskas

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  3. Rita eu no trabalho queria aceder a documentos em word e excel que tenho no pc de casa. Sabes como é que isso se faz?

    Bjs
    Anuskas

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  4. Anuskas, cria uma conta no Dropbox (www.dropbox.com) e põe lá os ficheiros. Depois basta teres ligação à rede para acederes ao teu Dropbox noutro computador. Eu faço a sincronização dos meus computadores com o dropbox, já não uso pens para isso...

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  5. Obrigada Rita, estou a conhecer novas ferramentas. Só tenho pena é que tentei fazer o download do Dropbox mas recebi a seguinte mensagem: "Dropbox is unsafe to download and was blocked by SmartScreenFilter", mas amanhã volto a tentar.

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  6. Ah, mas o Dropbox é seguro, os anti-virus é que às vezes são muito picuinhas...

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  7. Eu por mais que tente não vivo sem uma Moleskine =) =)
    Tentei fazer como tu e ter um dossier A5 mas não me entendi a andar com aquilo e voltei às Moleskine. Mas agora acho que me orientei.
    Gosto muito do teu blog e já adoptei uma data de ideias e dicas tuas. És uma inspiração =)

    Mesmo assim acho interessante ter uma agenda "virtual" e andei a ver a do Google... ainda não tive a oportunidade de ver a do Toodledo mas não percebi muito bem... são ambas calendário e agenda de tarefas ou o Toodledo é só para organizar tarefas. E sincronizam como?

    Obrigado =)

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  8. Eu admiro tanto a tua organização... E o teu esforço para chegares mais longe. Eu estou com muitas dificuldades :) mas já fiz algumas coisas:
    - tenho uma agenda do tamanho de um telemóvel porque me recusei a andar carregada e esta cabe na carteira sem pesar e ocupar muito espaço
    - arranjei um bloco branco A5 com argolas amovíveis para me dedicar ao GTD/ZTD
    - anoto as coisas mais importantes em lembretes no telemovel

    O pior é que não sei mesmo por onde começar... A única prioridade de que não abdico é da família, em especial tudo o que diz respeito ao acompanhamento das piolhas; o resto é difícil de trilhar... Como foi o teu começo? Vou cuscar melhor o teu blog e ver se encontro.
    Neste momento, sinto-me a desejar um dia com 48h, ter 8 braços e 3 cérebros independentes entre si, um sistema nervoso central funcional e a possibilidade de não precisar de dormir ou ir à casa de banho... É maus demais!! Não aguentarei um ritmo assim sem ter uma crise que me leve às urgências de um hospital por causa de cefaleias/enxaquecas, sinal de que se aproxima um burnout e isso não pode ser.
    Uff, desculpa o desabafo. Vou reler os teus posts sobre organização e ver se consigo iniciar-me.

    Obrigada pela partilha! Beijinhos

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