06/08/2012

Evernote, Dropbox e outras ferramentas que me simplificam a vida

Há cerca de um ano decidi viver de forma minimalista. Uma vida minimalista implica livrarmo-nos da tralha, física e mental, para termos tempo para aquilo que é realmente importante. No processo, além de me ter livrado de roupas, mobílias e compromissos, livrei-me do papel. Joguei muito papel fora e não deixei entrar mais papel na minha vida. O go paperless, como tão bem fica em inglês. 

Agora faço tudo em formato digital. E este post serve para vos mostrar como é que organizo a minha vida e o meu trabalho sem papel... e também para confessar que deixei de usar o Toodledo, de que tanto gostava - porque era minimalista numas coisas, mas não no número de aplicações que usava para gerir essa minha vida minimalista...

Então, as principais ferramentas que uso actualmente são:

- Google Calendar
- Gmail
- Dropbox
- Evernote
(- caderno de linhas A5)

Google Calendar

Já não uso agenda em papel. Tenho tudo no google calendar, a que posso aceder de qualquer lugar. Tenho vários calendários (pessoal, miúdos, trabalho, etc.) e os que interessam são partilhados com outras pessoas. No calendário aponto compromissos e outras coisas com dias específicos. Não aponto tarefas ou listas de coisas para fazer.

Gmail

Tenho todas as contas de email associadas a uma do gmail. Assim, recebo e envio tudo num só sítio, o que poupa imenso tempo. Tenho algumas pastas para organizar os emails, mas a função de search do gmail faz um excelente trabalho. Os emails que tenho na inbox são aqueles que requerem alguma acção, como responder ou tratar de algum assunto relacionado. Depois de despachados, são apagados ou arquivados. Sou uma grande fã de ter a caixa de entrada vazia!


Uso o Dropbox como o meu arquivo digital. Tenho todos os ficheiros no Dropbox (devidamente organizados) e já não tenho nenhuma pasta à parte no computador. Aliás, o Dropbox cria uma pasta no computador, de modo que posso aceder aos meus ficheiros mesmo sem ligação à internet. Desde que pus tudo na Dropbox, acabaram-se as pens e as versões diferentes do mesmo ficheiro nos vários computadores que uso... Poupo imenso tempo e muitas chatices! (e é grátis)


Ah, o Evernote! Já o usava para guardar páginas da net, como artigos interessantes, receitas, etc., mas o Evernote dá para muito, muito mais. É no Evernote que planeio os menus semanais, as rotinas de limpeza (e não só), onde guardo informações bancárias, contactos importantes, etc. (e tudo isto dá para encriptar). Papéis da escola, material a comprar, calendários de actividades e coisas assim, digitalizo e guardo no Evernote. Há quem não use o Dropbox e tenha tudo (mesmo TUDO) no Evernote, mas eu prefiro ter ficheiros a sério (documentos, fotos, pdfs, etc.) no Dropbox e coisas temporárias (os tais papéis da escola, informações que preciso até uma data x, etc.) e informação que preciso consultar rapidamente (dados bancários, logins, contactos, etc.) no Evernote. Até apontamentos de reuniões eu faço no Evernote.
Mas o Evernote ainda dá para muito mais. O Evernote pode ser usado como uma agenda GTD. E foi por isso que deixei de usar o Toodledo - se posso usar uma só aplicação para fazer o que fazia em duas, prefiro usar só uma. Comecei a pesquisar a implementação do GTD no Evernote e até há livros sobre o assunto!! Fiquei completamente rendida, mas falarei disso num próximo post. (e também é grátis)

Caderno de linhas A5

É basicamente o único papel que uso. Anda sempre comigo e aponto nele o que for necessário, quando não tenho o computador por perto. Depois, processo o que escrevi no caderno. De resto, só tenho cadernos de laboratório, mas esses tem mesmo que ser. Também uso folhas de rascunho para apontar coisas que vão surgindo ao longo do dia no trabalho, mas processo sempre tudo e jogo o papel fora - tenho, no entanto, de começar a fazer este tipo de apontamentos no caderno...



E vocês, como é que organizam a vida?



25 comentários:

  1. olá bom dia. Gostaria só de a alertar para uma coisa. Eu também utilizei o Dropbox durante algum tempo (sté mesmo no computador da empresa para alguns ficheiro que a tinha de dar continuidade em casa) quando o IT da empresa tomou conhecimento deste facto ficou doido. Segundo ele o dropbox é um programa gratis criado elo governo dos USA. O que sepassa com este é o mesmo que todos os programas que os USA aprovam e divulgam. Nas letras pequeninas que nos mostram no inicio para concordarmos com o serviço informam que TODA a informação lá depositada passa a ser do conhecimento do governo dos USA e que pode ser utilizada por eles (está a dar-lhes autorização para utilizar TODOS os dados contidos nos arquivos que lá deposita. Como sei que o seu trabalho gira à volta de investigação tenha cespecial cuidado com as informações que la armazena. O nosso IT ficou de me indicar um programa (a pagar) onde sera mais fiavel guardar a informação. Quando souber caso desejo venho partilhar consigo.

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    1. Mary também me preocupa o roubo da infomação pelo que optei por encriptar os documentos, agora acho é que a password deve ser uma diferente da do registo no dropbox.
      Anuskas

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  2. Achei engraçado este post porque anteriormente tinha pensado "uso quase tudo igual à Rita menos o Toodledo que não me dá jeito", ehehe.
    Portanto...agora estamos mesmo em igual situação.
    Beijinhos

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  3. Eu confesso que adoro agendas e cadernos e gosto de escrever e desenhar, projectos, pensamentos, ideias. uso material da moleskine.

    como trabalho mto com fotografia tenho discos externos. o dropbox é bom mas o gratuito é pouco. ainda tenho q ganhar coragem para pôr TUDO na net.

    paperless tb quero ser até pq vivo no estrangeiro e n me apetece andar a carregar papéis e papelinhos. viva a digitalização!

    agora para gerir o dia a dia tb sou digital e uso uma ferramenta simples e linda que acho vais apreciar como boa minimalista: teuxdeux
    é super simples e estético! se tiveres iphone tem uma aplicação e tudo.

    obrigada pelas dicas

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  4. Também organizo a vida com essas aplicações, apenas ainda não me acostumei muito ao evernote, mas pelo que vejo acho que vai ser um óptimo complemento para o dia- a - dia!

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  5. O que disse acerca de juntar as contas de e-mail todas no gmail como faz isso? Eu tenho várias constas de gmail 4, a minha pessoal, a do blog e a de 2 projectos que acompanho é possível recebe-las todas numa única conta como se faz com o redireccionamento dos telemóveis? Se for muito extenso responder por aqui envie-me para o mail filipamadaleno@gmail.com pff. Obrigado.

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    1. Fiz um post sobre isso: http://busywomanstripycat.blogspot.pt/2012/01/mais-sobre-o-gmail.html

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  6. Olá Rita!
    Já tinhas falado aqui de algumas ferramentas online que usas para te organizar mas nunca tinha prestado a devida atenção. Também já tinha lido no blog da Thais sobre o Toodledo mas, mesmo com as vossas excelentes explicações, pareceu-me muito complicado. Fiquei muito interessada tanto na Dropbox como no Evernote, acho que vou adoptar os dois. Como estou de férias, e depois de ler o comentário da Mary, dei-me ao trabalho de ler a política de privacidade e o que lá diz é que "As set forth in our privacy policy, and in compliance with United States law, Dropbox cooperates with United States law enforcement when it receives valid legal process, which may require Dropbox to provide the contents of your private Dropbox" ou seja, eles não têm acesso automático aos nossos ficheiros.
    Vou começar a fazer as minhas listas agora que tenho tempo! :)

    Beijinhos e obrigada

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  7. Olá, Rita!! Mais uma vez, uma excelente publicação!
    Desde que a encontrei, que a sigo. Não pretendo ser tão minimalista (sou muito agarrada a certas coisas...) mas quero seguir muitos dos seus conselhos, porque o meu grande problema é a desorganização (que é total!!!). Hoje, venho só fazer um reparo: não dá para substituir o seu caderno A5 pelo telemóvel? Deve ter agenda, deve ter bloco de notas, o meu tem e não é nada de especial (ainda não é um smartphone).
    Até à próxima!

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  8. Acho excelente o minimalismo, coisa que ainda não consigo ser... Uso agendas, cadernos, porque preciso de escrever. A minha relação de amor com a caneta e o papel está para durar... mas gostei imenso de ler como organiza a sua vida... e gostava de um dia conseguir fazer tudo isso.
    Beijo
    Lita

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  9. Boa tarde Rita.


    Acompanho o blog faz pouco tempo tenho gostado bastante do que tenho lido.
    Já li várias vezes que refere gastar pouco papel e no outro dia, ao ver uma resportagem na sic notícias que falava a quantidade de lixo que produzimos, pensei que seria interessante conhecer uma abordagem minimalista ao tema. Fica aqui a sugestão ;)

    Cumprimentos,
    Marta

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  10. Oi Rita! Com exceção do caderno A5, eu organizo minha vida com as mesmas ferramentas que você!
    Utilizo o google calendar para aniversários, compromissos e menus semanais. No Dropbox tenho meus arquivos de contas pagas, textos e outros materiais para leitura e o Evernote é o meu queridinho. Utilizo para tarefas, rascunhos, documentos, moldes de costura e crochê, imagens de decoração, projetos em andamento, manuais, arquivamento de senhas, etc.. É muito prático mesmo, gosto bastante!
    Abraço,

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  11. eu sou a desorganização em pessoa, e detesto :S

    venho ler-te para me inspirar!

    tenho de experimentar o evernote ;)

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  12. olá Rita, estás melhor da perna?

    não posso sincronizar os emails do trabalho com o gmail, no entanto, a nível pessoal uso gmail: gestão de email + gestão de contactos + calendário (q está sincronizado com o calendário que tenho no meu telemóvel) e o evernote para tudo e mais alguma coisa, tanto no pc de casa, como com aplicação no telemóvel - livro de receitas, listas de compras, to do's, dicas, ideias, restaurantes e cenas e experimentar...

    Pergunta :)
    - livro de endereços: usas o do gmail ou do evernote (cm ainda não tenho a versão q tem a parte específica de endereços, não sei se é paga ou não)? eu para livro de endereços uso o gmail, e dá para colocar o aniversário da pessoa. supostamente, aquilo deveria automaticamente sintonizar com o calendário do gmail e ficar os aniversários, mas não consigo fazê-lo sempre - sabes (ou alguém) o q posso estar a fazer mal?
    beijinho,
    R

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  13. Olá Rita
    Também uso o Dropbox, mas como tem pouca capacidade (a versão gratuita) passei a usar mais o Google Drive, que é igual ao Dropbox, mas tem muito mais capacidade de armazenagem gratuitamente.
    Gosto muito do teu blog e sou seguidora assídua.
    Bjs

    Célia

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  14. Uso a dropbox há muitos anos que é sem dúvida excelente (apesar de achar a capacidade meio pequena apesar do quanto já a aumentei com os convites). Uso o iCal sincronizado com o telemovel para serviços de agenda utilizando ainda o icloud que permite sincronização da minha agenda com a agenda profissional do meu namorado (serviços da macintosh). Para email uso o do hotmail para correspondencia seria, e o gmail para outros tipos de mail quando é preciso inscriçoes com possivel spam ou para receber aqueles mails gerais q sempre tem alguem fazendo questão de mandar mesmo quando pedimos com jeitinho para não o fazer (o meu pai!)! De resto tenho tudo no computador organizado por pastas.

    O evernote ainda não o tinha explorado convenientemente, vou ver se pesquiso melhor! Boa semana!

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  15. Uso tudo google: gmail, calendar, tasks e docs. Também uso o outlook no trabalho (padrão para todos) e sincronizo com o google. E uso o smartfone para gerir tudo (estou a adorar poder fazer isso).

    Se quiseres ver falei disso aqui :-)
    http://ladoluna.blogspot.pt/2012/08/o-meu-dia-dia-com-um-smartfone.html
    http://ladoluna.blogspot.pt/2012/06/ferramentas-do-google.html

    Dropbox não utilizo (para o que preciso o docs do google chega) e o Evernote já andei a ver sites sobre o assunto mas ainda não me decidi. Fico à espera do teu post mais detalhado sobre ele.

    Bjs

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  16. Oi Rita

    Como cientista também a organização é fundamental e foi engraçado que chegamos às mesmas soluções para os problemas de organização. O Evernote só agora comecei a explorar na tablet mas é óptimo para fazer listas e ir tomando notas nas reuniões, mas espero descobrir mais utilidades!

    Beijinhos e continua com este blog que tenho achado tão interessante

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  17. Esqueci-me de partilhar uma coisa! O meu Dropbox tem 13 gb graças aos meus amigos! E continua grátis! Tenho lá tudo, mas continuo a fazer um backup em DVD, just in case...

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    1. O meu tem 16,2 graças aos leitores do blog que instalaram o dropbox através do meu link!

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  18. É a primeira vez que venho aqui. Uma ferramenta útil para marcar reuniões, encontros, etc., é o doodle. Fora isso,quase tudo igual (menos evernote).

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  19. Olá Rita, tudo bem?
    Apesar de eu passar muitas das minhas horas na internet, seja no trabalho ou em casa, eu não costumo comentar nos blogs que visito mas achei seu blog tão legal e tão a ver com o momento que to passando que resolvi lhe contar.
    Achei o blog pois estava procurando no google o termo "uso do dropbox com o evernote" e isso pq estava querendo jogar papel fora.
    Fiquei super feliz quando me deparei com seu blog, sua descrição e suas outras postagens, tem alguns dias que venho me livrando de muita, mas muita coisa mesmo, inclusive da cama e do guarda roupa.
    Meu processo começou pela economia do compartilhamento e hoje divido o apê com mais 2 pessoas e não tenho carro, uso o dos amigos e os transportes públicos. Depois comecei a querer desentulhar a casa e a "vender" tudo pela internet até chegar a ficar só com a mesa no quarto (mas é pq comprarei uma cama nova e o guarda roupa eu ficarei sem mesmo, sem saber eu fiz um método meio que o 333 e agora tenho uma arara).

    Vamos ver no que vai dar, não estou conseguindo parar. hahaha

    Lerei seu blog todo.

    Um abraço

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  20. Boa tarde, Rita.

    Descobri hoje o seu blog e fiquei 'interessadamente curioso'. Vou acompanhar e explorar melhor o minimalismo.

    O meu exemplo de minimalismo (informático pelo menos) passa por usar o mínimo conjunto de programas para fazer o que preciso, configurá-los para que envolvam o mínimo de manutenção possível, e organizar os ficheiros da forma mais eficaz que puder.

    Para quem usa Windows, para que ter 7/8 janelas abertas e passar cosias de um lado para o outro? Se todos os browsers de Internet já usam separadores para as várias janelas, porque não fazer o mesmo com pastas.

    Foi o que fiz, com isto: http://qttabbar.sourceforge.net/
    Por experiência pessoal, se tiver de formatar um PC, este programa está no top 3 de coisas a instalar em primeiro lugar.

    Sobre estes comentários acerca do dropbox e respectivas dúvidas de segurança, porque não criarem o vosso próprio servidor de ficheiros?

    Como controlam todos os componentes, garantem a privacidade e segurança do que lá guardarem.

    Cumps.

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  21. Hoje em dia usa-se tantas contas e plataformas diferentes, que muito facilmente torna-se uma confusão gerir isso tudo. Para mim é super importante ter acesso a todos os meus dados em qualquer lugar, por isso tenho usado o EVO Collaborator for Outlook, um plugin que sincroniza contactos, calendários e tarefas de várias contas (Yahoo, Google Calendar, Google Tasks, Toodledo, iCloud, etc) com o Outlook. O software tbm ganha por ser fácil de usar. Deem uma vista de olhos: http://contatoecalendariodeoutlook.blogspot.pt/2015/02/sicronizar-contactos-e-calendario-gmail.html

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  22. Já experimentaram o EVO Collaborator for Outlook? Sincroniza tudo! calendários, tarefas, contactos, do gmail, Google calendar, Google tasks, toodledo, evernote, Yahoo... Super conveniente.

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Obrigada pelo comentário!

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