03/04/2014

O papel dos cadernos na vida de uma cientista

Há anos que ando a tentar eliminar o papel que uso, tanto em casa como no trabalho. É impossível eliminá-lo de todo, mas já fiz grandes progressos! Já não usamos guardanapos de papel, aproveito bem folhas velhas para rascunhos, não imprimo quase nada...

No trabalho foi onde fiz as maiores mudanças. Quem trabalha em investigação sabe bem a quantidade de artigos ou outras publicações que temos que ler para nos mantermos a par do que se anda a fazer na nossa área e para consultar sempre que temos que escrever algum artigo ou projecto. 

Desde que comecei a trabalhar em investigação científica, quando comecei o estágio da licenciatura, em 2001, habituei-me a imprimir todos os artigos que me interessavam. Usava os dois lados do papel e o fast draft para gastar menos tinta, mas ao longo de todos estes anos fui acumulando caixas e caixas de arquivo com artigos em papel... 

Às tantas, fartei-me de tanto papel e deixei de os imprimir. Comecei a ler os artigos no computador e a usar as funcionalidades do Adobe Reader ou do PDF-XChange Viewer para sublinhar e escrever notas nos artigos. Aprendi a usar o Mendeley para manter os artigos bem organizados em pastas e com etiquetas. Comecei a sacar os pdfs dos artigos que tenho em papel, para me livrar do papel e ficar com o artigo apenas em pdf. 

Hoje em dia ainda tenho muitos artigos em papel que, aos poucos, ando a eliminar... O objectivo é não ter nada em papel, a não ser uma pasta onde tenho uma cópia de cada um dos artigos de que sou autora ou co-autora.

Também simplifiquei o sistema de cadernos que usava no trabalho. É sempre necessário um caderno para o trabalho de laboratório. É uma das coisas que eu faço questão que as pessoas que trabalham comigo tenham sempre; nem pensar ter gente no laboratório a apontar coisas em folhas soltas!! Costumava ter um caderno para cada projecto em que estava a trabalhar (já cheguei a trabalhar em 3 projectos ao mesmo tempo, mais o meu próprio posdoc, ou seja, 4 cadernos...), mas percebi que era demasiado, demasiados cadernos, demasiadas folhas, demasiado espaço ocupado. 

Comecei então a usar um só caderno de laboratório para todo o trabalho prático. Identifico-o na capa com a data de início (e a data de fim, quando o caderno acaba) e também identifico as folhas com a data, para saber o que fiz em cada dia.

Tenho ainda outro caderno para o trabalho de computador. Nele faço, por exemplo, todo o tipo de apontamentos necessários para o artigo que estou a escrever no momento, como pontos importantes a discutir ou artigos para pesquisar. Quando estou a praticar uma apresentação oral, aponto no caderno o que quero dizer. Tiro ainda apontamentos de artigos que leio, escrevo os pomodoros feitos ao longo do dia de trabalho, dúvidas a tirar, enfim... coisas desse tipo, como podes ver na imagem...



Por fim, para o dia a dia, uso o caderno Arc, da forma como já mostrei aqui. É agenda, é caixa de entrada, é diário, é caderno de apontamentos... o meu caderno Arc é realmente polivalente e está sempre comigo, excepto ao fim de semana!

Como não gosto nada de guardar muita papelada, o que tenho feito é digitalizar o que interessa destes cadernos de trabalho e jogar o original fora. A maioria do que está no caderno de laboratório é logo passado para o computador, pois são dados para ser analisados, valores para fazer cálculos e coisas assim... Às vezes faço adaptações de protocolos laboratoriais no caderno ou ando às voltas com contas e equações e chego a conclusões brilhantes ou tenho ideias luminosas para novas experiências, e isso, sim, digitalizo para não se perder e poder então dispensar o caderno... Na verdade, guardo-os durante uns anos e depois é que vão fora, tendo a certeza que todos os dados que lá estão já foram passados para o computador e as folhas importantes digitalizadas. 

O importante, para mim, é manter as coisas simples e eficazes, e assim perder menos tempo com a organização e mais tempo com a produção!

E os outros cientistas que andam por aí, como é que lidam com o papel?


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14 comentários:

  1. Olá Rita!

    Mais uma vez, agradecida pela partilha!

    Enquanto doutoranda e investigadora em ciências sociais, é sempre bom saber como fazem os outros investigadores! Porém, neste processo de investigação e enquanto pessoa que adora organização, sinto-me frustrada por não conseguir o meu sistema de organização. Existem vários factores para a minha actual desorganização:
    - Vivo entre duas casas.
    - Actualmente o meu tempo é essencialmente dedicado à leitura de artigos e livros (revisão bibliográfica) e algum trabalho de busca e análise de arquivos/fontes secundárias. Acabo por escrever em vários cadernos e folhas soltas (por exemplo quando faço alguma visita a um arquivo ou vou a uma conferência), e não sei muito bem como organizar estes dados no meu computador. Já pensei em ter um "diário de bordo", mas nunca consegui!
    - Não consigo (não gosto) ler os artigos no computador ou no tablet, embora o faça ponctualmente.

    Tenho tentado encontrar um sistema de organização, que me ajude no doutoramento e que me corresponda. Rita, tenho seguido algumas das tuas práticas, pois identifico-me com elas, mas estas (infelizmente) ainda não me permitiram chegar a uma real organização.

    Mais uma vez obrigada pelas tuas dicas e pelas tuas partilhas! Continuação de bom trabalho!
    Beijo.
    Irene

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    Respostas
    1. Irene, é uma questão de hábito ler .pdf's no computador e no tablet. Ao princípio, também estranhei isso mas depois habituei-me e é só vantagens: poupo no papel ( e o ambiente também), nos toners, e a função de pesquisa nos .pdf's permite poupar muito, mas muito tempo.

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  2. Olá Rita,
    acho muito interessante o fato de diminuir o consumo do papel.
    Gostaria de saber se na sua cidade existe programa de reciclagem de papel, o que seria um excelente destino para os cadernos que você jogará fora.
    Sou universitária da UFRJ e curso biologia, meu sonho é poder estar em um laboratório um dia!
    Beijooos

    milenaazsantos.blogspot.com.br

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  3. Oi, Rita
    Não sou cientista, trabalho num escritório, mas tenho o péssimo hábito de anotar coisas em papéis soltos, que depois ou perco ou já não sei exatamente do que se trata...Recentemente comprei um caderno para anotar as tarefas que meu chefe me passa, mas vou passar a anotar tudo nele, talvez com um esquema de canetas coloridas para cada tipo de assunto. Obrigada pela dica.
    Beijos do Brasil
    Kathia

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  4. Eu confesso que para muitas coisas uso os drafts do email. Prefiro ter tudo no outlook do que propriamente em docs word. Mas devia organizar-me melhor.

    www.prontaevestida.com

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  5. Olá Rita!

    Terminei o meu doutoramento à poucos meses e só dei conta da quantidade de papel que tinha acumulado no final. Então, durante a fase em que comecei a escrever a tese até ao dia da minha defesa, foi um absurdo. Para além da questão ecológica, a falta de espaço foi um dos factores determinantes para mudar. Usando o teu termo, o destralhar do after-PhD demorou-me semanas e várias sacas de papel para o ecoponto. Jurei a mim mesma que não ia cometer o mesmo erro.

    Agora que comecei um novo trabalho, num local novo, estou a tentar manter o caos controlado. Na minha mesa tenho apenas uma caixa, com os meus materiais, uma garrafa de água, o pc, dois cadernos: um de laboratório (também detesto o sistema de folhas soltas) e um caderno auxiliar, onde aponto as ideias e apontamentos de papers. Este último caderno é aquele que vem comigo para casa.

    Relativamente à organização de artigos, esse sistema que só tende para a máxima entropia (principalmente quando se está a dar os primeiros passos numa nova área)... bem, ainda estou à procura do melhor método. Experimentei o Endnote e, sinceramente, não me adaptei. Agora que falaste do Mendeley, também vou experimentar.

    Agora a papelada que entra e saí do gabinete dos meus chefes foi substituída pelo dropbox. Artigos, resultados, relatórios são atirados para a box e depois recebo as modificações pelo mesmo caminho.

    Quanto a organização do tempo, uso o google calendar para não me perder nas marcações dos equipamentos e já há muito tempo que uso a técnica do pomodoro (flowkeeper). Essa técnica melhorou imenso a minha produtividade ao ponto de conseguir não ter trabalho para levar para casa. Salvo, raríssimas excepções. Normalmente, nos últimos 5 minutos do meu dia de trabalho, planeio no meu caderno "pessoal" o que tenho que fazer, arrumo a secretária e sigo para a minha vida pós-trabalho. Nada melhor do que começar um dia de trabalho de uma forma organizado.

    Claro que tudo isto é um working in process e uma pessoa vai limando arestas. Bem, mas isso já tu sabes ;)

    Bom trabalho e 'bora lá destralhar no papel.

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  6. Olá Rita! Ao ler isto lembrei-me de um post que escreveste anteriormente e que eu comentei que tocava nas diferentes necessidades de 'organização'. Há quem não tenha nenhuma, por ser 'naturalmente organizado' e depois há pessoas como eu, que fazem listas de tudo e horários e até planos e inventários das coisas mais quotidianas. Mas aprendi com a experiência que só assim me consigo manter em cima de todos os acontecimentos :) E, sobretudo, libertar a cabeça. Bem, isto tudo para dizer que também tenho eliminado muuuuito papel. Artigos deixei de imprimir e faço como tu. Uso o acrobat para marcar e anotar o essencial, uso o mendeley para organizar e não há melhor (até agora :P). Uso o evernote para muita coisa (sobretudo para coisas pessoais), o calendário digital - do google, do iphone, do outlook, tudo misturado na cloud :P - e um caderno. Decidi que era o mais eficaz para mim. Tenho tudo num caderno - coisas de casa (muito poucas, na verdade), do trabalho e do doutoramento. Tenho listas de tarefas, listas de pomodoros (abri o blog para comentar o post do pomodoro, mas já lá vou...), um bullet journal adaptado e... sim, alguns post-its. Tenho alguns blocos grandes que me ofereceram que uso para tomar notas ou fazer listas que me vão dar jeito fora do caderno. Depois de usadas, colo-as lá, junto da tarefa ou apontamentos que tomei. Fiz isto numa formação que dei recentemente e nunca me senti tão bem com a gestão do tempo. Nunca tinha dado uma 'aula' de tanto tempo (foram 8h...), mas é fácil de antecipar que se não programarmos bem as coisas e gerirmos tudo com algum rigor, as pessoas dispersam-se, os assuntos idem e acaba tudo insatisfeito. Programei tudo no caderno e depois usei três post-its (um para cada temática a abordar) em que listei os principais tópicos. Juntamente com a presentação que levava, foi a forma de cumprir tudo quase ao minuto :)
    Mas concordo plenamente com a zoot: isto é um work in progress, tudo muda consoante as necessidades e a experiência.

    Uma nota, em forma de pergunta: comecei a usar o R recentemente, em detrimento de um programa comercial :P Sei que em muitas áreas o R é 'O' software, mas não é o caso da minha, infelizmente. Tenho lido muito e acho que já domino consideravelmente bem - pelo menos reproduzo sem dificuldade no R o que já fazia e para já considero isso suficiente. Tu que tens sempre bibliografia a aconselhar, alguma dica sobre isto? ;)

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  7. Oi, Rita

    Eu sou professora e apaixonada por cadernos (indispensáveis na minha profissão). Já faz mais ou menos dois anos que estou trilhando o caminho do minimalismo e acho que encontrei uma solução para evitar o acúmulo de cadernos: app Penultimate do Evernote. Trata-se de um aplicativo para tablet que simula um caderno real, excelente para quem, como eu, gosta de anotações manuscritas. Você pode criar quantos cadernos quiser e compartilhá-los com outras pessoas. A única desvantagem é que precisa de uma caneta capacitativa para fazer as anotações e esse acessório tem um preço bem salgado, mas dá para testar com canetas genéricas para gadgets.
    Um abraço brasileiro,
    Jackie

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  8. Este comentário foi removido pelo autor.

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  9. Oi Rita!
    Eu uso um caderno no laboratório (mas este não sai de lá para deixar tudo registrado).
    Em casa também uso muito pdf para leitura e para outras anotações tenho apenas uma agenda que dividi para caber tudo! hehe
    Beijos, adorei o post!

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  10. Oi Rita! Gostava de ler os artigos científicos principais impressos. Então ou imprimia frente e verso ou imprimia e mandava encadernar e fazia as anotações da leitura e da própria pesquisa no verso. Mas desta vez vou experimentar o Mendeley, para reduzir, catalogar e facilitar. Tenho sempre um caderno onde pontuo minhas análises e é ótimo para organizar o pensamento. Ótimo post, obrigada!
    Estou pensando em comprar um leitor de livros digitais, mas parece que eles não são tão compatíveis com pdf.

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  11. Olá Rita, tenho uma dúvida sobre o Mendeley... usei há muito tempo atrás e, na época, ele era basicamente uma rede social onde vc compartilhava seus artigos, hoje é possível arquivar qualquer artigo?
    Rita from Brazil

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  12. Olá Rita, tenho uma dúvida sobre o Mendeley... usei há muito tempo atrás e, na época, era basicamente uma rede social onde vc compartilhava seus artigos... agora é possível arquivar qualquer artigo?
    Grata
    Rita from Brazil

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  13. Olá!
    Tenho feito a mesma jornada. Comprei um kindle e consegui reduzir caixotes e caixotes de artigos ao longo do tempo. No início custou-me bastante a falta da relação física com o papel mas aquilo que ganhei em espaço e portabilidade compensou largamente. Comecei também a digitalizar capítulos de livros e a preferir as versões e-book.
    Mais recentemente, resolvi o problema dos cadernos. Aproveitei uma promoção do tablet surface para universidades e estou rendida. Descobri lá um programa chamado Endnote, que é maravilhoso! Há um equivalente para outros sitemas operativos (penso que se chama Evernote).
    Ainda por cima aquilo sincroniza com qualquer dispositivo, ou seja, tenho acesso aos meus cadernos virtuais no computador, telemóvel, tablet... que bela modernice! ...e como o tablet tem o MsOffice, acabo por ter lá também os drafts dos meus artigos, tudo o que é work in progress. Maravilhoso!
    "Primeiro estranha-se, depois entranha-se" ;-)
    Beijinhos!

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