Dia 7 - Orçamento mensal

E chegámos ao último dia dos nossos 7 dias para organizar a vida. O tema deste sétimo dia era surpresa, não por eu estar a preparar um post fantástico, mas sim porque estava indecisa entre dois temas: o orçamento mensal e a agenda da casa... nos tempos que correm, achei mais importante falar do orçamento mensal e deixar a agenda da casa para outro dia.

Na verdade, já aqui falei várias vezes de orçamentos, mas nunca é demais relembrar a sua importância e como criá-los e cumpri-los.

Em primeiro lugar, há aquela regra fundamental e incontornável, lógica para mim, mas não cumprida por muitos de nós: dinheiro que entra menos dinheiro que sai, não pode ser menor que zero.

Isto é: as despesas não podem ser maiores que os ganhos. Quando se gasta mais do que se ganha, recorre-se aos cartões de crédito, a créditos pessoais, e no que é que isto resulta? Endividamento.

Fazer um orçamento mensal não é tão difícil como parece. Basta pegar numa folha, no excel, ou seja no que for, e escrever, numa coluna, os ganhos (salários e outras receitas), e noutra coluna as despesas. Se a diferença entre os ganhos e as despesas for menor que zero, então há que cortar nas despesas.

Eu uso um zero-based budget, ou seja, quando faço os orçamentos mensais, todo o dinheiro que entra tem um destino, isto é, ganhos menos despesas é igual a zero. Não quer isto dizer que gastamos o dinheiro todo!! As poupanças estão, como é óbvio, incluídas no orçamento. Eu uso uma ferramenta online muito simples e útil chamada PearBudget para fazer os orçamentos. O PearBudget tem um período grátis de 30 dias, por isso aconselho-vos a experimentar - é mesmo muito bom! Já aqui falei sobre como fazer os orçamentos usando esta ferramenta.

Hoje não me vou alongar mais, pois já escrevi muito sobre orçamentos e dinheiro. Aconselho-vos a leitura dos seguintes posts:

5 regras de ouro para controlar o dinheiro

São as minhas 5 regras de ouro. Resumidamente, 1) estabelecer objectivos financeiros, 2) pagar-me a mim própria em primeiro lugar, 3) pagar as contas mal as recebo, 4) fazer orçamentos mensais e 5) dar uma mesada a mim própria.

Fazer um orçamento mensal

Aqui podem ver as categorias que uso no meu orçamento, incluindo as poupanças.

PearBudget - fazer orçamentos e controlar as despesas

Mostrei neste post, ao pormenor, como uso o PearBudget para fazer os meus orçamentos mensais.

Simplificar as contas bancárias

Desde que escrevi este post, já simplifiquei ainda mais as nossas contas bancárias. A ideia é ter o mínimo de contas, mas ter diferentes categorias em cada conta, que são controladas num ficheiro excel.

Bom, espero que esta série de posts para organizar a vida em 7 dias tenha sido útil para vós! 

Para mim foi (e é) um prazer escrever e partilhar as minhas descobertas e experiências convosco... e se puder ajudar nem que seja uma só pessoa a organizar a sua vida, já fico muito feliz!

Dia 6 - Rotina de limpeza

Eu tive empregada durante quase 8 anos. Ela ia 2 vezes por semana, limpava a casa, lavava e passava a roupa a ferro. Várias vezes por semana eu tinha à mesma que aspirar e ao fim de semana costumava fazer uma limpeza à casa toda. A verdade é que eu gosto de fazer limpezas (por outro lado, odeio cozinhar). 

Decidi há uns meses, com alguma pena pois a minha empregada era (e é) uma pessoa impecável, dispensar os seus serviços, basicamente por 2 motivos: primeiro, eu gosto mesmo de limpar a casa; segundo, tinha que cortar nalgum lado para me aproximar do meu objectivo financeiro de poupar metade do nosso rendimento mensal. E assim foi. 

No entanto, e como eu gosto de ter a casa sempre limpa, tive que criar uma rotina de limpeza que se adaptasse à nossa vida, de modo a ter a casa sempre limpa com o mínimo de tempo e esforço. Claro que ter uma casa minimalista, com poucos móveis e bibelots para limpar, ajuda imenso nesta tarefa. 

Em primeiro lugar, decidi quais as pequenas tarefas que devem ser executadas todos os dias, como varrer o chão da cozinha, aspirar cabelos da casa de banho, limpar as sanitas, limpar o caixote dos gatos, etc. Estas tarefas estão integradas nas rotinas da manhã e da tarde, por isso faço-as de modo quase automático. Outras pequenas tarefas de limpeza também costumo fazer quase sem pensar, como pegar num pano e limpar os interruptores da luz, ou passar por um espelho que está sujo e limpá-lo, ou aspirar com o mini-aspirador as migalhas do chão da sala. Basicamente, se vejo uma coisa suja, limpo-a - é trabalho para 2 ou 3 minutos.

De seguida, por mais que eu goste de fazer limpezas, não as quero fazer todos os dias. Não me agrada o conceito de limpar um pouco todos os dias, por vários motivos: assim nunca a casa está toda limpa ao mesmo tempo e eu todos os dias tenho que perder tempo com as limpezas... Não, eu sou adepta do speed cleaning e decidi que o faria duas vezes por semana (agora é às terças e sextas). Estabeleci o que deve ser limpo em cada divisão e desenvolvi o meu método de speed cleanar a casa em menos de 1 hora. Claro que, como já referi, ajuda muito ter pouca coisa em casa para limpar... Também tenho os meus encontros com a tábua e o ferro de passar ao domingo e com a máquina da roupa sempre que há roupa suficiente para encher a máquina. (já agora, e antes que perguntem, os homens da casa também ajudam - eu não faço tudo sozinha)

Decidi também que uma vez por semana, geralmente ao sábado, limparia a fundo uma (e uma só) divisão da casa. Mais uma vez, como tenho poucos móveis e poucos bibelots para limpar, esta limpeza profunda é coisa rápida também. 

Por fim, estabeleci várias tarefas de limpeza que só são necessárias com uma frequência menor, mensal ou mesmo sazonal, como lavar cortinados, limpar paredes, virar e aspirar colchões, etc. 

Em relação aos materiais de limpeza, uso o mínimo possível: panos de microfibra, vinagre (aqui e aqui), aspirador e um mini-aspirador, balde e esfregona.

Para me orientar, fiz uma nota no Evernote com todas estas tarefas diárias, semanais, mensais e ocasionais. Não uso checklists para não complicar. Prefiro usar o bom senso e os meus olhos para ver o que é que precisa ser feito em casa.

E é isto que hoje te aconselho. Cria uma rotina de limpeza adaptada à tua vida e às necessidades da tua casa, mas não stresses por causa dela. Não sejas uma escrava da casa e usa o bom senso. Se não está sujo, não precisa ser limpo. E claro que se reduzires a mobília e os bibelots ao necessário, a tarefa de limpeza ficará muito, mas muito mais facilitada!

Dia 5 - Menus e compras

Planear as refeições é aquela coisa que toda a mulher e família organizada faz. Há uma infinidade de posts pela blogosfera fora sobre o planeamento dos menus e as suas inúmeras vantagens, sendo as mais importantes poupar dinheiro e fazer refeições mais saudáveis. 

Eu tenho planeado as nossas refeições on and off nos últimos anos, mas recentemente comecei a levar esta tarefa mais a sério. Nem é pelo poupar dinheiro ou comer de forma mais saudável - é mesmo porque não gosto nada do stress de chegar a casa à tarde e não saber o que vamos comer e nem ter sequer tirado nada para o jantar...

Sendo minimalista, a minha relação com a cozinha e a comida quer-se simples (além disso, não gosto nada de cozinhar e o J. é que costuma ocupar-se dessa tarefa a maior parte dos dias). Quer isto dizer que não tenho dezenas de frascos de especiarias nem várias marcas de pacotes de bolachas nem diversos tipos de queijos em casa. E como não tenho assim tanta coisa na cozinha, não faço inventários da despensa nem do congelador nem do frigorífico. 

Como quase tudo na minha vida, a minha abordagem ao planeamento das refeições é simples. Os passos que aconselho são estes:

1. Faz uma lista de comidas que gostam de comer em casa

Pega num papel e numa caneta (ou no computador), puxa pela cabeça e tenta lembrar-te dos pratos que gostam de comer aí em casa. Uma lista-mestra das vossas comidas preferidas torna muito mais fácil a tarefa de planear os menus. Podes também referir na lista se determinado prato é fácil ou difícil de fazer, ou o tempo que leva a confeccionar, para puderes ajustar as refeições aos dias mais ou menos ocupados da semana.

2. Planeia uma semana inteira de refeições

Eu faço menus semanais, mas há quem faça quinzenais ou mesmo mensais. Faz como te der mais jeito, mas para começar acho que semanalmente é mais fácil - tem a ver com a periodicidade das idas ao supermercado.

3. Planeia as refeições por temas

Escolhe um tema diferente para cada dia da semana: carne, peixe, chinês, italiano, e por aí fora... Geralmente eu planeio só 5 refeições e aponto-as no quadro magnético. Os fins-de-semana são livres e podemos comer restos, ir comer fora ou fazer o que nos apetecer. Durante a semana gosto de fazer 2 dias de aves, 1 de carne vermelha ou caça, 1 de peixe e 1 de porcarias (hamburgueres, salsichas, pizza, etc.). (por mim comia peixe grelhado e frango todos os dias...)

4. Planeia as refeições de acordo com o calendário

Não planeies fazer uma comida muito complicada num dia em que sabes que vais chegar mais tarde a casa.

5. Antes de ires às compras, faz uma lista de acordo com o planeamento das refeições

Vê bem as receitas que vais fazer e verifica o que tens em casa e o que precisas comprar. Faz a lista de compras com base no menu que planeaste para a semana e, no supermercado, mantém-te fiel à lista. Cá em casa, o J. começou a ir às compras sozinho quando eu parti o pé, há 2 meses atrás. Este novo arranjo agradou-me tanto que é para manter. Eu faço a lista de compras com o nome, quantidade e, se necessário, marca do produto, e ordeno a lista pelos corredores do supermercado. Assim, é fácil para ele encontrar as coisas e, ao contrário de mim, só compra o que está na lista.

6. Faz uma lista de compras mestra

Em vez de escreveres todas as semanas uma lista imensa de produtos, elabora no computador uma lista mestra, com todos os produtos que costumas comprar; na altura de fazer a lista, é só marcar com uma cruzinha o produto em falta.

Dia 4 - Listas de coisas para fazer

Ah, as famosas to-do lists! Quem é que não adora fazer listas e ir riscando as tarefas?

As listas de tarefas são, na verdade, a chave para uma maior eficiência. Com boas to-do lists, nunca mais nos esquecemos de um prazo, de um projecto importante, ou das mil e uma pequenas coisas que queremos fazer mas que invariavelmente acabamos por esquecer... As listas de tarefas poupam tempo e aumentam a nossa produtividade. Listas em papel ou digitais, num caderno ou no telefone, tanto faz - mas se ainda não tens o hábito de fazer to-do lists, começa agora, seguindo estes simples passos:

1. Pega num pedaço de papel e faz um brain dump, ou seja, escreve todas as coisas que tens que fazer, desde grandes projectos até pequenas tarefas. Inclui tarefas muito importantes e menos importantes, tarefas urgentes e não urgentes. Escreve tudo o que te vier à cabeça!

2. Divide as tarefas pelas várias áreas de actuação da tua vida

Se ainda não pensaste nelas, este livro pode ajudar. Para teres uma ideia, as minhas áreas de actuação são: eu, casa e família, trabalho, blog.

Se sobraram tarefas que não se enquadram em nenhuma área da tua vida, o que deves fazer é eliminar essa tarefa. Um dos objectivos de fazer to-do lists é priorizar o que é importante e eliminar (ou delegar) o resto. Se tens tarefas que não são importantes para as áreas importantes da tua vida e para os teus objectivos, elimina-as!

3. A parte mais gira - escolhe uma lista! 

Papel ou digital? Eu já usei papel, já usei o Toodledo, e agora uso uma combinação do Evernote e do Google Tasks. Se preferes papel, aconselho um caderno, bloco de notas, um Moleskine - mas não post-its ou outros papéis soltos (a não ser que tenhas um sistema todo giro como este ou este). 

Eu prefiro to-do lists digitais por vários motivos: não me fazem peso na mala, não me esqueço delas em casa, poupo dinheiro e árvores, faço menos lixo, e posso aceder às listas digitais a partir de qualquer computador com internet ou smartphone. 

Existem dezenas de aplicações deste tipo, para Windows, Mac, smartphones, desktop... é só experimentar e escolher o que mais convém. Aqui ficam algumas ideias de gestores de tarefas digitais: uns mais complexos, como Astrid, Gtdagenda, Remember the Milk, Wunderlist, Hi-task, Todoist, Producteev e claro, o meu bem conhecido Toodledo (vejam aqui e aqui como usá-lo), e outros mais minimalistas, como TeuxDeux, Paprika, MiniTask, Tasskr e, claro, o Google Tasks, que uso actualmente e aconselho para quem quer manter as coisas simples (o Gtasks dá para abrir fora do gmail e do gcal - obrigada, Luar!). Se és fã do método GTD, podes usá-lo com o Evernote, sem necessidade de um gestor de tarefas à parte.

4. Priorizar as tarefas

Quando acabaste de passar as tarefas para uma lista à tua medida, de certeza que te assustaste com a quantidade de coisas que tens ou queres fazer. Era o que me acontecia com o Toodledo - demasiadas tarefas perturbavam-me visualmente. Por isso, comecei a usar o Gtasks para as tarefas mais próximas e importantes e mantenho as master to-do lists no Evernote, tal como expliquei aqui.

Um dos meus objectivos, sendo minimalista, é simplificar as coisas ao máximo, e isso inclui não ter mil e uma coisas para fazer. Desde que pensei bem nas minhas áreas de actuação e naquilo que é realmente importante para mim,  comecei a dizer não (a mim própria e aos outros) e consegui reduzir muito as minhas listas de tarefas. Basicamente, só faço aquilo que gosto e que me interessa, aquilo que é importante para nós como família e aquilo que tem mesmo mesmo que ser. Já disse não a muitas coisas que não contribuíam em nada para os meus objectivos - e tu deves começar a fazer o mesmo!

Simplifica o que puder ser feito de forma mais simples e elimina o que não interessa.

5. Começa e acaba o dia olhando para a lista de tarefas

E assim podes verificar o que tens que fazer nesse dia e priorizar as tarefas. Este passo para mim é fundamental; se chego de manhã ao trabalho e não tenho uma lista de tarefas para esse dia (ou se não olho para ela), não sei o que fazer, acabo por procrastinar e no fim do dia não fiz nada de jeito... Antes de ir embora, olho novamente para as listas de tarefas (o Gtasks e o Evernote) e para o calendário, e planeio o trabalho para o dia seguinte. 

6. Aponta tudo o que te vier à cabeça

Aponta tudo o que te lembrares assim de repente, mesmo no meio de alguma tarefa importante na qual estás concentrada. De repente lembraste-te que tens que marcar uma consulta? Aponta. Tens que comprar meias pois as tuas estão todas rotas? Aponta. Tens que passar no supermercado para comprar pão? Aponta.

Tirar as coisas da cabeça é um dos pilares do método GTD e um dos maiores life-savers destes tempos apressados. É por isso que devemos levar para todo o lado um caderno ou bloco de notas... Depois, quando tiveres tempo, transforma esses apontamentos em tarefas, se realmente forem coisas importantes, elimina-os se não forem, ou guarda a informação para referência futura. 

7. Revê as tarefas com frequência

Semanalmente, revê as tuas listas de tarefas. Ainda fazem sentido ou podes eliminar ou delegar alguma? Essas tarefas ainda estão de acordo com os teus objectivos ou já não te interessam? Lembra-te que, se queres simplificar a tua vida, quanto menos coisas tiveres para fazer, melhor.

Mas atenção que passear, passar tempo com a família, sair com amigos, ler, fazer exercício físico, esse tipo de actividade que fazemos com todo o prazer não se enquadra na categoria de tarefa - mas não é nada má ideia agendares blocos de tempo no calendário para fazê-las. 

Dia 3 - Rotinas diárias

Já aqui falei muito sobre as rotinas diárias e suas vantagens. Citando a Thais, as rotinas não são um horário, mas sim uma sequência de actividades, que pode e deve ser adaptada aos horários de cada um.

As vantagens das rotinas são inúmeras. Por exemplo, ao planear tudo com antecedência, as rotinas simplificam a minha vida; ao não perder tempo a pensar qual será o próximo passo ou acção, as rotinas aumentam a minha produtividade; e como planeio tudo e faço o que tenho a fazer quase de forma automática, as rotinas dão-me mais tempo para outras coisas. Concluindo, ter rotinas bem definidas faz de mim uma pessoa mais feliz!

As rotinas mais importantes para mim são a rotina da manhã, a rotina da tarde, a rotina de limpeza e a rotina de preparação da semana.

Rotina da manhã

A rotina da manhã serve sobretudo para combater a correria e as manhãs caóticas, tão comuns à maioria de nós, e para ter mais tempo para fazermos coisas que geralmente não conseguimos fazer ao longo do dia.   

A minha rotina da manhã inclui levantar-me mais cedo que toda a gente cá em casa, fazer uma chávena de chá preto, lavar alguma louça que esteja por lavar da noite anterior enquanto a água aquece, ligar o computador e escrever, fazer exercício físico, tomar banho e vestir-me, fazer os pequenos-almoços, lavar a louça, fazer a cama, etc. Tenho as tarefas da manhã de cada pessoa por escrito, para ninguém se esquecer de nada (os miúdos, por exemplo, devem fazer as suas camas e dar comida aos gatos), e aconselho-te a fazer o mesmo e a afixar a lista num local bem visível. As minhas estão no frigorífico e no escritório.

Lembram-se do livro What the most successful people do before breakfast, recheado de histórias verdadeiras de pessoas reais que acordam antes de toda a gente e trabalham, relaxam, fazem desporto, têm tempo para si, e, sobretudo, não se queixam que não têm tempo para nada? Aconselho vivamente a sua leitura e se achas que não tens tempo para nada, experimenta levantar-te 15 minutos mais cedo durante uns dias, depois meia hora mais cedo e por aí fora, aproveitando esse tempo extra para fazer coisas (não vale levantar mais cedo para ver televisão!). Aqui ficam mais algumas dicas sobre rotinas matinais, como levantar cedo e usar o kaizen.

Rotina da tarde/noite

O segredo de uma boa manhã é só um: preparar tudo na noite anterior. Por isso é tão importante ter uma rotina da tarde (ou da noite), não só para fechar bem o dia, mas para garantir que a manhã seguinte corre bem. 

A minha rotina da tarde inclui verificar os TPCs e mochilas dos miúdos, preparar a minha roupa para o dia seguinte, lavar a louça e limpar a cozinha (o J. é que cozinha a maior parte das vezes), arrumar o que estiver desarrumado em 15 minutos, e por aí fora. Cumprindo a rotina e não perdendo tempo na internet ou em frente à televisão, fico com imenso tempo depois do jantar para estarmos em família, para ver televisão, para ler, para relaxar, e vou para a cama muito mais descansada e feliz por ter a casa em ordem. Mais sobre rotinas noturnas aqui.

Rotina de preparação da semana

O planeamento antecipado das coisas é o segredo para que tudo corra bem. Por isso, também tenho uma rotina de fim-de-semana para preparar a semana que aí vem e começá-la bem planeada, preparada e sem stress. 

Esta rotina, da qual falei aqui em pormenor, inclui: definir o trabalho para a semana seguinte, planear o menu semanal e ir às compras, fazer a revisão semanal e planear a semana seguinte, deixar toda a roupa lavada, passada a ferro e arrumada (ao domingo), destralhar qualquer coisa se necessário e fazer uma limpeza mais a fundo a uma divisão da casa.

Rotina de limpeza

Ah, sobre esta falarei em pormenor daqui a uns dias... Mas, resumidamente, faço um speed cleaning duas vezes por semana e uma limpeza profunda a uma divisão da casa ao fim-de-semana. Desde que me tornei minimalista e me livrei de tralha e de mobília, a limpeza da minha casa tornou-se muito, mas muito mais fácil!

Por fim, se queres criar novas rotinas, mas não sabes por onde começar, segue os seguintes passos (mais detalhes aqui):

1. Escolhe o período mais crítico do teu dia

Geralmente são as manhãs, sobretudo para quem tem filhos e horários para cumprir.

2. Faz uma lista de tudo o que tem que ser feito nesse período

Ordena os items por uma ordem lógica (não faz sentido lavar a louça antes de fazer o pequeno-almoço) e afixa a lista num local visível.

3. Calcula o tempo que necessitas para cumprir toda a rotina matinal

E, se necessário, começa a levantar-te mais cedo de modo a teres tempo para fazer as coisas.

4. Segue a nova rotina durante 1 semana

E verifica se a nova rotina funciona para ti. Se os níveis de stress forem ainda maiores, é porque algo está mal e a rotina tem que ser revista.

5. Implementa novas rotinas

Cria novas rotinas para outros períodos críticos do dia, seguindo os mesmos passos.

Dia 2 - Horário semanal

Uma semana tem 168 horas. E 168 horas semanais são suficientes para fazermos tudo aquilo que é realmente importante.

Este é o segundo post que começo com esta frase. O primeiro foi a minha review ao livro da Laura Vanderkam, que adorei, "168 hours: you have more time than you think" (numa tradução livre, 168 horas: tens mais tempo do que julgas).

E isto é mesmo verdade. O problema da grande maioria das pessoas é não saber aproveitar bem essas 168 horas semanais.

Posso dizer que há um tipo de pessoas de que não gosto e com as quais não quero ter nada a ver: as pessoas aldrabonas. E depois há outro tipo de pessoas que me irritam e só me apetece abaná-las para ver se acordam para a vida: são aquelas que estão sempre a queixar-se que não têm tempo. Se há coisa que me irrita mesmo é pessoas sem filhos, sem actividades extra-trabalho, virem-me dizer que não fazem isto ou aquilo porque não têm tempo. Quando esta conversa vem de pessoas com quem trabalho, então temos logo o caldo entornado! Nós temos tempo para fazer tudo aquilo que desejamos - é só uma questão de priorizar, planear, organizar o tempo que temos.

O primeiro exercício que te proponho, se te enquadras nesta categoria de pessoas que acham que não têm tempo, é, durante 1 semana, 168 horas, apontares como gastas o tempo, tal como a Laura propõe no seu livro.
Usa uma folha de papel que possas ter contigo sempre e aponta tudo o que fazes.
Por exemplo, 23h00-07h00 - dormir; 07h00-07h30 - banho e vestir; 07h30-07h50 - pequeno-almoço; 07h50-08h30 - deslocação para o trabalho; 08h30-08h50 - navegar na internet; 08h50-09h10 - cafezinho e conversa; ...; 19h00-20h00 - ver televisão; 20h00-20h30 - jantar;; 20h30-22h30 - ver televisão... e por aí fora.
Não conta escrever 09h00-17h30 - trabalho, porque ninguém passa 8 horas e meia seguidas focado no trabalho. Fazemos pausas para ir à casa de banho, para esticar as pernas, para comer, para conversar com os colegas, para ir à internet, etc. Tudo isto deve ser apontado na folha.

Eu comecei a fazer este exercício precisamente na semana em que parti o pé, mas foi o suficiente para me aperceber que passo demasiado tempo a tratar da casa... A ideia é mesmo esta - perceber como é que passamos o nosso tempo ao longo de uma semana. Assim, podemos ver que perdemos demasiado tempo com coisas que não interessam e assim podemos cortar nessas coisas e ganhar tempo para outras.

O segundo exercício que proponho, depois de perceberes como é que gastas o teu tempo e onde é que podes cortar, é fazer um horário semanal. Já aqui expliquei quais os passos a seguir para fazer um horário semanal. Basicamente, são os seguintes:

1. Define os vários papéis que desempenhas
Mulher, mãe, profissional, dona de casa, desportista, artista, voluntária, etc... Para cada papel que desempenhas na vida responde à pergunta "Que tipo de _____ quero ser?" e define objectivos nesse sentido. Por exemplo, eu, como desportista, quero voltar a dedicar-me seriamente à natação (o meu pé ainda não me permite fazer muito mais...).

2. Lista as actividades que deves fazer de modo a atingir esses objectivos
Responde à pergunta "O que posso fazer como _______, diária ou semanalmente, para atingir os meus objectivos?". Por exemplo, o que posso fazer a nível da natação é ir às piscinas pelo menos 3 vezes por semana.

3. Separa as actividades não negociáveis (aquelas que tens ou queres mesmo fazer) das negociáveis (aquelas que podes não fazer se não tiveres tempo para elas)
Por exemplo, trabalhar, dormir, fazer desporto, passar tempo de qualidade com a família, são, para mim, actividades não negociáveis. Ir passear, ir comer fora, fazer grandes arrumações em casa, são actividades negociáveis. Classifica também as várias actividades consoante o horário em que devem ser feitas, ou seja, se têm um horário fixo, como o trabalho, ou se são flexíveis, como ir ao ginásio.

4. Preenche um horário semanal com as várias actividades
Já fiz os meus no Word mas agora faço, claro, no Google Calendar - ponho as actividades a repetir e, se for necessário, posso alterar as actividades facilmente numa dada semana ou dia. Cheguei a imprimir o calendário para cada semana, mas já não o faço, preferindo ver o calendário no computador. De qualquer modo, o meu horário semanal não varia muito e é mais ou menos assim:

0600-0700 - escrever (é de manhã que gosto de escrever posts para o blog ou coisas do trabalho)
0700-0730 - workout (tenho feito exercícios com o peso do corpo em casa, flexões, agachamentos, pranchas, coisas desses género, pois ainda não posso fazer muito mais...)
0730-0830 - rotina matinal (inclui banho, vestir, pequeno-almoço, etc.)
0830-0900 - deslocação (vou pôr os miúdos à escola e depois vou para o trabalho; se for a pé, demoro cerca de meia hora; de carro, 10 minutos)
0900-1215 - trabalho (uso a técnica Pomodoro e tento mesmo não me distrair com conversas de corredor, internet e cafezinhos)
1215-1300 - almoço (almoço em menos de 45 minutos; o tempo restante é para ir um bocadinho à internet ou apanhar um pouco de Sol)
1300-1730 - trabalho
1800-2030 - rotina da tarde (inclui verificar os TPCs dos miúdos, ir com eles a actividades, fazer o speed cleaning, jantar, arrumar a cozinha e preparar o dia seguinte - a rotina da tarde é, para mim, a mais importante de todas)
2030-2130 - family time (uns dias jogamos jogos de tabuleiro ou cartas e tento ter a televisão desligada; outros dias os miúdos querem é estar no quarto a brincar sozinhos; o importante e difícil para mim durante este período é não ter o computador ligado...)
2130-2230 - relax (gosto de ler, posso ligar o computador, ir costurar um pouco ou até mesmo trabalhar...)

Dia 1 - Calendário familiar

Criar um calendário familiar é o primeiro passo para organizar e simplificar a vida e tirar um grande peso dos ombros (ou, neste caso, da cabeça). Um dos princípios do famoso método Getting Things Done é tirar tudo da cabeça, ou seja, escrever, seja onde for, tudo aquilo que temos armazenado cá dentro. Compromissos, reuniões, consultas médicas, aniversários... chega a um ponto, sobretudo quando a família aumenta, em que é praticamente impossível lembrarmo-nos de tudo... Um calendário familiar é, sem dúvida, a melhor maneira de coordenar as movimentações de todos os membros da família.

E, para mim, o melhor calendário familiar (e pessoal e profissional e seja do que for) é o Google Calendar (Gcal).

O Gcal permite criar vários calendários, com cores diferentes, os quais podem ou não ser visualisados ao mesmo tempo, enviar lembretes para o Gmail, integrar com o Google Tasks e partilhar com outros utilizadores (além de muitas outras funcionalidades). 

Neste momento, tenho 6 calendários (os nomes não são bem estes):

pessoal - para coisas só minhas

miúdos - horários, festas, consultas, e outras actividades dos meus filhos

work1 - para o trabalho, como expliquei aqui

blog - onde tomo nota dos posts agendados e posts para escrever 

home - onde tomo nota dos menus e das limpezas

work2 - calendário do trabalho partilhado com os outros membros do grupo de investigação

Tenho também o calendário do J. e a maior parte dos meus calendários são partilhados com ele. Tenho ainda um calendário público com os feriados nacionais (há vários que podemos adicionar, com feriados, fases da lua, desportivos, etc.).

Aqui ficam os principais passos para criares o teu calendário familiar:

1. Criar o calendário no Gcal

Necessário ter conta do Google, claro. Podes usar calendários em papel ou outros calendários online (há uma infinidade deles), mas já sabes que eu sou fã dos produtos Google, pela sua simplicidade e funcionalidade (e, claro, design minimalista).

2. Criar calendários para as diversas áreas da vida

Um pessoal, um para o trabalho, um para as crianças, etc. É útil ter vários calendários para assuntos diferentes, pois podemos seleccionar os calendários que queremos visualizar - ver todos os calendários ao mesmo tempo pode ser visualmente perturbador...

3. Escrever TUDO no calendário

Tudo que tenha data marcada! Os calendários não servem para fazer listas de coisas a fazer. Essas faço no Evernote e no Google Tasks.

4. Partilhar os calendários com quem tenha interesse neles

O da casa e dos miúdos com a cara-metade, o do trabalho com colaboradores, etc. Assim, ninguém tem desculpa para se esquecer de um compromisso...

5. Olhar para o calendário todos os dias

De nada adianta se te esqueceres de olhar para o calendário... Eu verifico os meus todos os dias.

6. Manter os calendários actualizados

Qualquer novo compromisso deve ser imediatamente apontado no calendário. Quando não tenho o computador por perto, aponto as coisas num caderno que anda sempre comigo e depois passo para o Gcal.

Organizar a vida em 7 dias

Depois do sucesso da série Destralhar a casa em 7 dias, lanço-vos um novo desafio: organizar a vida em 7 dias. 

A maioria de nós quer organizar, destralhar, simplificar, não só a casa e o espaço físico à nossa volta, mas também a vida, as rotinas, os horários, as obrigações, o tempo. O maior problema é saber o que fazer e por onde começar. Por isso, nesta série de 7 posts vou abordar diversas ferramentas que julgo serem as essenciais para organizar e simplificar a vida. São elas:

dia 1 - Calendário familiar
dia 2 - Horário semanal

dia 3 - Rotinas diárias
dia 4 - Listas de coisas para fazer

dia 5 - Menus e compras

dia 6 - Rotina de limpeza

dia 7 - (surpresa!) PS - Orçamento mensal

Quem alinha neste desafio?