GTD não é só ter uma agenda gira

Ao que parece, os meus posts sobre GTD iniciaram uma espécie de pequena revolução na blogosfera portuguesa. Todos os dias recebo e-mails a pedir o envio das folhas da agenda semanal que alterei a partir dos modelos do Vertex42, já várias pessoas adaptaram a agenda à sua realidade, e algumas outras já fazem agendas por encomenda.

Este entusiasmo é, por um lado, óptimo! Fico feliz e motivada por ter instigado nalgumas pessoas o desejo de se organizarem melhor. Mas, por outro lado, todo este entusiasmo preocupa-me. Porque seguir o método Getting Things Done não é só ter uma agenda bonita e cheia de separadores. A agenda é uma pequena parte do GTD. E pelo que vejo e leio, a maior parte das novas entusiastas só está preocupada com a agenda e não com o método GTD propriamente dito.

Por isso, fiz um apanhado do método para que possam saber mais sobre ele. A informação original pode ser encontrada nos seguintes sites: David Allen Company, zen habits e wikipedia.

O que é o GTD?

O GTD, ou Getting Things Done, é um método de gestão do trabalho e da vida criado por David Allen e apresentado no livro Getting Things Done.

O GTD é um método para gerir compromissos, informação e comunicação que permite um maior desempenho e inovação. O GTD alivia a sensação de opressão, incutindo clareza, foco e confiança.

Em que consiste o GTD?

O GTD engloba vários passos para se atingir um estado produtivo e relaxado:

~ capturar tudo aquilo que merece a nossa atenção

~ definir acções e passos para as concretizar

~ organizar a informação de forma simples, em categorias apropriadas

~ fazer escolhas acertadas acerca do que fazer em determinado momento

Como começar a usar o GTD?

~ processar todos os papéis na secretária e nas caixas de entrada, e esvaziá-las

~ processar todos os e-mails e esvaziar as caixas de entrada

~ criar um sistema simples de arquivamento

~ criar listas de acções de acordo com o contexto, e também listas de projectos, listas de "algum dia/talvez" e listas de "à espera"

~ usar um calendário ou tickler file para relembrar compromissos ou tarefas futuras

~ fazer uma revisão semanal para o sistema não ir por água abaixo

Para terem ideia do que se aprende num curso de GTD, aqui ficam com o programa de uma formação dada pelo Nuno Donato, um dos principais divulgadores do método GTD em Portugal (via):

• Apresentação e introdução ao método GTD
• As cinco fases do fluxo de trabalho
• Recolher

         - O fluxo GTD
         - Varrer a mente

• Processar

          - Acções e Não-Acções
          - Definindo projectos
          - Decisões: o que deve ser feito agora?

• Organizar

          - Sistemas de organização pessoal
          - Expandindo o sistema

• Rever

          - Factores críticos para o sucesso

• Fazer

          - Eliminar a procrastinação
          - Critérios para tomar decisões - visão, objectivos, responsabilidades

• Horizontes de Foco - uma perspectiva ampla da nossa vida e trabalho

Viram que a agenda nem é um tópico do curso?

Eu só quero deixar bem claro que o GTD não tem a ver com a agenda, mas sim com a forma como gerimos e organizamos o trabalho e a vida. A agenda é apenas uma ferramenta usada por alguns seguidores do GTD. Há quem use software específico, e há quem use cartões soltos. 

E se querem mesmo saber, eu mudei do GTD para o ZTD. Uma das falhas do GTD é não se focar nos objectivos e nas prioridades, e isso andava a incomodar-me. Mas mais sobre isso num post futuro...