16/11/2011

Um novo sistema e uma nova agenda ~ A new system and a new planner




Há mais de um ano que usava o sistema GTD para me organizar e gerir o tempo, mas o GTD tem para mim uma falha fundamental - não define tarefas prioritárias. Adicionalmente, sendo minimalista, o meu objectivo é simplificar tudo à minha volta, incluindo a minha agenda e compromissos. Li o livro do Leo BabautaZen to Done e fez sentido! O Zen to Done (ZTD) tem como base o GTD, mas foca-se nos hábitos e no fazer, e não no sistema ou nas ferramentas. A Frutinha tem um bom post sobre os princípios do ZTD.

Então, primeiro alterei a minha agenda. Estava a usar uma semana em duas páginas onde escrevia apenas compromissos ou informação específica para cada dia, como sugerido no GTD e como descrevi aqui. Tinha várias listas de coisas para fazer e muitas outras secções na agenda. Não estava a funcionar. Eram demasidas folhas e demasiados separadores. Apercebi-me que tinha que escrever as tarefas mais importantes para cada dia (MITs), as despesas, notas e compromissos, tudo na mesma página. Então, alterei este template grátis da vertex.42 de modo a adequar-se às minhas necessidades.


Agora escrevo as MITs, outras tarefas, despesas, notas e compromissos, tudo numa só página! Acabou-se o virar incessante de página que me fazia muita confusão à cabeça...

Também comecei a usar um sistema de cores (baseado no da Thais) para diferentes tarefas e compromissos.

preto - trabalho
azul - pessoal
verde - blog & crafts
vermelho - familía

Também uso o sistema de símbolos da Thais para definir o estado de cada tarefa:


Tenho também um caderno A5 com as seguintes categorias:

~ inbox
~ to do @ office
~ to do @ lab
~ to do @ home
~ to do @ errands
~ blog
~ waiting for @ lab
~ waiting for @ office
~ waiting for @ others
~ someday/maybe @ work
~ someday/maybe @ others
~ wishlist (que está vazia!)
~ projects (1 página para cada um dos 3 grandes projectos de trabalho em que estou envolvida)

Tenho algumas páginas para a inbox e uma página para cada uma das outras categorias. Quando a página estiver completamente escrita, recomeço essa categoria na página vazia seguinte, aproveitando assim todas as folhas do caderno, como faz a Joana.

As últimas páginas do caderno são uma lista de contactos e outras informações importantes, como contas bancárias e assim.

Ainda tenho o envelope de plástico onde guardo todos os papéis soltos que me aparecem pelo caminho, e uma caneta de 4 cores.

Agora só me falta costurar uma capa para as minhas novas ferramentas de organização!

~~~


I've been using the GTD system for over a year, but for me it has a major drawback - it does not define priorities within the several tasks in the to do lists. In addition, being a minimalist wannabe, my goal is to simplify everything around me, including my schedule and commitments. I read Leo Babauta's book Zen to Done and it made sense! Zen to Done (ZTD) is a twist on the GTD system that focus on "the habits and the doing, not the system or the tools".

So, first I changed my planner. I was using a one-week in two pages layout where I would write only day-specific appointments, as suggested by GTD. I had several to-do lists and many other sections in the planner (you can check my old planner here). It wasn't working. There were too many sheets of paper and too many sections. I realised that I need to write the most important tasks (MITs) for the day, my daily expenses, appointments and other information, all in the one page. So I tweaked this free vertex.42 template to fit my needs. 

Now I write my MITs, other tasks, expenses, appointments and other relevant information all in one page! No more turning the pages over and over again.

I'm also using a colour system (based on Thais' system) for different tasks and commitments:

black - work
blue - personal
green - blog & crafts
red - family

In addition, I use the same symbols as Thais to check the status of each task (see pic above).

I also have a A5 notebook with the following categories:

~ inbox
~ to do @ office
~ to do @ lab
~ to do @ home
~ to do @ errands
~ blog
~ waiting for @ lab
~ waiting for @ office
~ waiting for @ others
~ someday/maybe @ work
~ someday/maybe @ others
~ wishlist (which is empty, by the way!)
~ projects (1 page for each one of the 3 big work projects I'm involved with right now)

I have a few pages for the inbox, and one page for the other categories. When the page is completely written, I'll just use the next empty page in the notebook.
The last pages on the notebook are a contact list and important info, such as bank accounts and the like.

In addition to the daily planner and notebook, I carry a plastic envelope, like I did before, to keep any loose papers that come in my way, and a 4-colour pen.

Now I just have to sew a fabric cover for my new organizing tools...

11 comentários:

  1. Achei o teu post muito interessante, vou tirar ideias para me organizar melhor em 2012!
    Beijinhos e obrigada por partilhares!

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  2. Rita, uma curiosidade: porque escreves notas bilingue. Não são notas só para ti?
    Bjs

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  3. Kyla, a figura no post é bilingue porque foi usada para o meu outro blog, escrito em inglês. Mas os títulos dos separadores da agenda e muitas outras coisas escrevo em inglês porque fica mais curto e porque no trabalho a maior parte das coisas que escrevo é em inglês... é o hábito...

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  4. Curioso, Rita! Tenho lido todos os teus posts sobre o GTD (que adoro!) e criei um à minha semelhança, mas sem saber já tinha adoptado o método ZTD... de todos os posts que li teus, da Marianne e outras que adoptaram o GTD, uma das coisas que me fazia confusão era terem uma página para a semana. isso comigo nunca funcionou bem... há já muito tempo que uso a mesma agenda e as recargas de compro da Ambar são muito semelhantes a este template que aqui mostras. Diria mesmo que são mais simples... Depois criei um template próprio onde aponto outras coisas que quero fazer, onde numa coluna pus a data para concluir essa tarefa e na outra coloco a data efectiva em que a concluí, para perceber o fiz de acordo com o planeado e o que não fiz, para poder perceber a razão disso: se foi porque me impus um prazo demasiado ambicioso ou se a conclusão não dependia apenas de mim... (aqui é a minha veia de gestora de Qualidade, Segurança e Ambiente... habituada a viver em função de não conformidades e investigação de causas para que estas ocorram...)
    Desde que "apurei" o meu método de organização com base nas tuas dicas e nas da Marianne, realmente também sinto que consigo fazer muito mais e sem grandes dramas de me ter esquecido disto ou daquilo.
    A agenda para mim serve também como registo de informação, não vá daqui a uns meses precisar de saber quando tratei deste ou daquele assunto...

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  5. Pois... para mim, este sistema não faz sentido (na minha vida, bem entendido). Ter uma página com demasiada informação, que não está toda junta (por exemplo, as despesas estão dispersas) não me é útil. Continuo a preferir o dossier, onde tenho tudo organizado por temas, onde as coisas andam juntas e onde posso, com um olhar rápido, perceber o que fiz, o que falta fazer e como posso agilizar o processo.

    Agora que trabalho em casa estou também a apoiar-me muito no excel, por ser mais "editável". Mas a ferramenta para andar sempre comigo continua a ser o dossier GTD. E eu já geria prioridades, apesar de o sistema não o impor... mas acho que é isso que todos estes sistemas têm de bom: permitem-te adaptar as coisas à tua medida.
    Por exemplo: tendo à mesma a semana distribuída por duas páginas, uso a coluna das tarefas para escrever o que tenho mesmo que fazer, por ordem de importância. Quando há contas para pagar, por exemplo, escrevo os dados para pagamento no dia respectivo e não falha nada. Por outro lado, o facto de só usar duas páginas por semana permite-me poupar papel e tinteiro e reduz bastante o peso que carrego na agenda.

    Bjo!

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  6. Engraçado que nunca experimentei anotar em agenda o que tenho para fazer...já tenho bastante peso na mala.
    Para me orientar, agendo tudo no telemóvel e coloco alarme. Assim não falha!
    Bjs

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  7. Olá Rita,
    Quando escreveste sobre o GTD, fiz também uma agenda para mim, adaptada à minha realidade. Eu estou por casa e por agora não tenho uma atividade profissional, mas tenho muitas tarefas caseiras e familiares para ter em ordem e projetos meus que quero concretizar. O dossier com os separadores ajuda-me bastante. Para mim o mais importante é a mudança de hábitos, é deixar de adiar e focar a atenção na tarefa que tenho em mãos, sem distrações. Designar um tempo para tudo. E simplificar sempre.
    Beijinhos

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  8. Primeiro de tudo muito obrigado pela referência :)
    Como já te tinha dito no outro post gostei muito desse template, talvez adapte para mim mas com algumas mudanças, por exemplo a parte das despezas continuo a preferir juntar tudo numa so folha. Um folha por mês, assim no final somo e vejo quanto gastei, e comparo com os meses anteriores (uma vez que guardo sempre as folhinhas). Mas gostei de ter os MITs juntos com as tarefas do dia. Vou analisar :)

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  9. Eu vivo sozinha e longe por isso só tenho que organizar as minhas coisas, depois no trabalho temos "a agenda" no programa do computador, que pacientes, em que dia, a que hora, tal e qual como um horário. De resto, como te disse num mail, não consegui encontrar dossiers A5 por aqui, por isso uso um caderno, como a Joana, onde aponto os menus da semana (aliás - que coisa simples e genial!), as listas, as receitas, coisas para fazer no trabalho que me lembro quando estou em casa, coisas para casa... etc.

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  10. eu tb li o livro GTD e 52 productivity principles (acho que é assim) e no GTD acho exactamente o mesmo que tu agora referes: muita folha, muitas notas, muitos apontamentos! tb tenho a minha agenda e anoto tudo lá. não consigo levar a organização ao extremo e acho o metodo um pouco extremista ... vou ler o ZTD.

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  11. Também preciso de encontrar um método para me organizar. Precisa de ser simples e fácil de usar. Gosto de agenda de papel e tenho de escolher o melhor modelo para mim. Obrigada pelas sugestões.

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Obrigada pelo comentário!

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