Como implementar o Zen To Done, o sistema de produtividade do Leo Babauta

O Zen to Done é um sistema de produtividade criado pelo Leo Babauta, autor do blog Zen Habits. É um sistema simples e eficaz através do qual uma pessoa pode desenvolver hábitos que manterão todas as suas tarefas e projectos organizados, fazem com o dia de trabalho seja simples e estruturado, permitem que a secretária e caixas de entrada estejam sempre limpas, e fazem também com que o "zen to doner" consiga fazer o que tem a fazer, sem distracções. 

O Leo tem vários posts no Zen Habits sobre as várias fases do Zen To Done, ou ZTD, e publicou também um ebook sobre a implementação do método, Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System. O ZTD é o método que tenho usado há já algum tempo e neste post vou falar mais pormenorizadamente sobre a sua implementação.

Porquê o Zen To Done?

Inicialmente usava o GTD, Getting Things Done, mas deparei-me com vários problemas que o Leo refere. O GTD é um sistema fantástico, mas para mim e outras pessoas tem aspectos que não funcionam tão bem. Por exemplo, o GTD não se foca o suficiente no fazer, mas sim no juntar informação no sistema e processá-la; o GTD não prioriza as tarefas e, com tantas listas, pode complicar demasiado as coisas. Eu queria um sistema simples que se focasse mais no fazer as tarefas, em vez de se focar nos planos e no sistema.

O que é o ZTD?

O ZTD é um conjunto de 10 hábitos. Não é aconselhável implementar os 10 hábitos ao mesmo tempo (outro motivo que faz o GTD falhar para muitas pessoas, pois é uma série de novos hábitos que devem ser implementados de uma só vez), mas 2 ou 3 de cada vez. Os 10 hábitos são:

1. Capturar

Em todos os momentos devemos ter uma caixa de entrada que nos permita capturar ideias, pensamentos, tudo o que nos venha à cabeça e seja importante não esquecer. O Leo aconselha um pequeno bloco de notas; andei durante muito tempo com um pequeno Moleskine e uma caneta, mas agora uso o telemóvel para isso. Ou escrevo ou falo e gravo (já aqui disse que o smartphone foi das melhores compras que fiz nos últimos tempos). Quando estou a trabalhar, se me vier alguma coisa à cabeça, aponto numa folha de rascunho e depois de acabar a tarefa que tenho em mãos, processo essa nova informação. Não devemos ter muitas caixas de entrada. As minhas principais são o email, uma folha de rascunho na secretária, o telemóvel e uma caixa de entrada em casa para cartas e outros papéis. No trabalho, os papéis que chegam ficam em cima da minha secretária, numa zona específica; como gosto de ter a secretária sempre livre, processo os papéis com bastante frequência.

2. Processar

Processar é pegar em cada informação que foi capturada para as caixas de entrada e tomar decisões rápidas. Este processamento deve ser feito todos os dias para não deixar acumular informação nas caixas (sabe tão bem não ter emails na inbox...). As decisões a tomar sobre as informações são: fazer logo (se demorar menos de 2 minutos), deitar fora (se não interessar), arquivar, delegar ou colocar no calendário ou na lista de coisas para fazer mais tarde.

3. Planear 

O Leo sugere estabelecer para cada semana 3 Big Rocks, que são as tarefas mais importantes para completar nessa semana. Em cada dia devemos também estabelecer 3 Most Important Tasks, ou tarefas mais importantes, que são as 3 coisas que têm mesmo que ser feitas nesse dia e estão geralmente relacionadas com os 3 Big Rocks dessa semana. As 3 MITs devem ser feitas logo no início do dia de trabalho, pois se forem deixadas para o fim, o mais provável é não serem feitas...

Eu costumo planear tarefas mais importantes para o mês e em cada dia faço os MITs. Isto depende um pouco do tipo de trabalho da pessoa. No meu trabalho, são poucas as tarefas importantes que consigo completar numa semana, por isso planeá-las ao mês faz mais sentido. 

4. Fazer

Esta é a parte mais importante e mais complicada, aquela em que procrastinamos mais... As tarefas devem ser feitas uma de cada vez (single-task), sem distracções. Uma regra fundamental do ZTD é nunca, nunca, nunca fazer duas ou mais coisas ao mesmo tempo! Assim, primeiro devemos escolher uma tarefa (um dos MITs); depois, eliminamos todas as distracções (fechar o browser ou mesmo desligar a internet, pôr o telemóvel no silêncio e trancar a porta, se possível). A técnica Pomodoro funciona muito bem para completar as tarefas, sobretudo aquelas em que temos tendência para procrastinar mais. Basicamente, a técnica Pomodoro é trabalharmos de forma concentrada numa dada tarefa durante 25 minutos e, ao fim desse tempo, somos recompensados com 5 minutos para fazermos o que quisermos (ver email, navegar na net, etc.). Às vezes faço pomodoros de 50 minutos de trabalho e 10 de descanso, pois consigo focar-me de tal maneira no que estou a fazer que não quero parar ao fim de 25 minutos; ao fim de 50 é que começo a sentir algum cansaço. 

5. Sistema simples e confiável

Esta é a parte das listas. Com o GTD, tinha demasiadas listas. Prefiro simplificar as coisas... Como sabem, já experimentei muitas ferramentas para organizar as tarefas e projectos (Toodledo, Evernote, Google Tasks e outras), mas apercebi-me que o que interessa não é a ferramenta, mas sim o sistema. Seja qual for o programa que uso, organizo-o da mesma forma, com as mesmas listas de tarefas e projectos; falarei deste sistema num próximo post.

6. Organizar

Organizar é ter um lugar para tudo. Toda a informação deve ir para uma caixa de entrada e daí vai para o arquivo, para o calendário, para uma lista de coisas a fazer ou para o lixo. Nada fica por processar ou organizar. Tal como os livros, a roupa ou os sapatos, a informação deve ser sempre arrumada no devido lugar.

7. Rever

O sistema, as listas, os objectivos, tudo deve ser revisto semanalmente, num processo semelhante ao do GTD. Basicamente, a revisão semanal inclui rever as várias listas de coisas para fazer, as listas de projectos, as outras listas, se existirem (algum dia/talvez, à espera); devemos também planear as tarefas mais importantes para a semana seguinte e os MITs para o próximo dia de trabalho. Eu gosto de fazer esta revisão à sexta-feira à tarde, mas no final de cada dia de trabalho também verifico a lista de tarefas e planeio o dia seguinte.

8. Simplificar

Este é talvez um dos hábitos mais importantes para mim - simplificar, reduzir as tarefas que tenho para fazer, recusar projectos que não me interessam e focar-me no mais importante. 

9. Rotina

O Leo aconselha o estabelecimento de rotinas diárias. Eu sou fã de rotinas, ou ritmos (ritmos soa melhor), e já aqui falei sobre as suas vantagens, como estabelecer uma rotina matinal e uma rotina noturna. No trabalho também tenho rotinas. Por exemplo, de manhã quando chego gasto 1 pomodoro (25 minutos) a processar o email, dou um salto ao facebook e ao bloglovin, actualizo o meu ficheiro das contas da casa, e olho para o plano para esse dia - não sou capaz de chegar ao gabinete, ligar o computador e começar logo a trabalhar numa tarefa importante. À tarde, antes de sair, faço o mesmo: 1 pomodoro para limpar a caixa de entrada do email, verificar o plano para esse dia e o que foi feito, planear o dia seguinte, e ainda arrumo ficheiros que estejam desarrumados no computador...

10. Encontrar a paixão

Este último hábito é, de acordo com o Leo, um dos mais importantes: fazer trabalho que nos apaixone. Se gostarmos mesmo daquilo que fazemos, torna-se muito mais fácil não procrastinar e fazer as tarefas. A motivação é, claro, muito maior. No entanto, há quem não concorde com este conselho. O livro de Cal Newport que já aqui referi, So Good They Can't Ignore, fala precisamente da questão da paixão versus compentências, e é algo que eu gostaria de explorar num próximo post.