Há mais de um ano que usava o sistema GTD para me organizar e gerir o tempo, mas o GTD tem para mim uma falha fundamental - não define tarefas prioritárias. Adicionalmente, sendo minimalista, o meu objectivo é simplificar tudo à minha volta, incluindo a minha agenda e compromissos. Li o livro do Leo Babauta, Zen to Done e fez sentido! O Zen to Done (ZTD) tem como base o GTD, mas foca-se nos hábitos e no fazer, e não no sistema ou nas ferramentas. A Frutinha tem um bom post sobre os princípios do ZTD.
Então, primeiro alterei a minha agenda. Estava a usar uma semana em duas páginas onde escrevia apenas compromissos ou informação específica para cada dia, como sugerido no GTD e como descrevi aqui. Tinha várias listas de coisas para fazer e muitas outras secções na agenda. Não estava a funcionar. Eram demasidas folhas e demasiados separadores. Apercebi-me que tinha que escrever as tarefas mais importantes para cada dia (MITs), as despesas, notas e compromissos, tudo na mesma página. Então, alterei este template grátis da vertex.42 de modo a adequar-se às minhas necessidades.
Agora escrevo as MITs, outras tarefas, despesas, notas e compromissos, tudo numa só página! Acabou-se o virar incessante de página que me fazia muita confusão à cabeça...
Também comecei a usar um sistema de cores (baseado no da Thais) para diferentes tarefas e compromissos.
preto - trabalho
azul - pessoal
verde - blog & crafts
vermelho - familía
Também uso o sistema de símbolos da Thais para definir o estado de cada tarefa:
Tenho também um caderno A5 com as seguintes categorias:
~ inbox
~ to do @ office
~ to do @ lab
~ to do @ home
~ to do @ errands
~ blog
~ waiting for @ lab
~ waiting for @ office
~ waiting for @ others
~ someday/maybe @ work
~ someday/maybe @ others
~ wishlist (que está vazia!)
~ projects (1 página para cada um dos 3 grandes projectos de trabalho em que estou envolvida)
Tenho algumas páginas para a inbox e uma página para cada uma das outras categorias. Quando a página estiver completamente escrita, recomeço essa categoria na página vazia seguinte, aproveitando assim todas as folhas do caderno, como faz a Joana.
As últimas páginas do caderno são uma lista de contactos e outras informações importantes, como contas bancárias e assim.
Ainda tenho o envelope de plástico onde guardo todos os papéis soltos que me aparecem pelo caminho, e uma caneta de 4 cores.
Agora só me falta costurar uma capa para as minhas novas ferramentas de organização!
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I've been using the GTD system for over a year, but for me it has a major drawback - it does not define priorities within the several tasks in the to do lists. In addition, being a minimalist wannabe, my goal is to simplify everything around me, including my schedule and commitments. I read Leo Babauta's book Zen to Done and it made sense! Zen to Done (ZTD) is a twist on the GTD system that focus on "the habits and the doing, not the system or the tools".
So, first I changed my planner. I was using a one-week in two pages layout where I would write only day-specific appointments, as suggested by GTD. I had several to-do lists and many other sections in the planner (you can check my old planner here). It wasn't working. There were too many sheets of paper and too many sections. I realised that I need to write the most important tasks (MITs) for the day, my daily expenses, appointments and other information, all in the one page. So I tweaked this free vertex.42 template to fit my needs.
Now I write my MITs, other tasks, expenses, appointments and other relevant information all in one page! No more turning the pages over and over again.
I'm also using a colour system (based on Thais' system) for different tasks and commitments:
black - work
blue - personal
green - blog & crafts
red - family
In addition, I use the same symbols as Thais to check the status of each task (see pic above).
I also have a A5 notebook with the following categories:
~ inbox
~ to do @ office
~ to do @ lab
~ to do @ home
~ to do @ errands
~ blog
~ waiting for @ lab
~ waiting for @ office
~ waiting for @ others
~ someday/maybe @ work
~ someday/maybe @ others
~ wishlist (which is empty, by the way!)
~ projects (1 page for each one of the 3 big work projects I'm involved with right now)
I have a few pages for the inbox, and one page for the other categories. When the page is completely written, I'll just use the next empty page in the notebook.
The last pages on the notebook are a contact list and important info, such as bank accounts and the like.
In addition to the daily planner and notebook, I carry a plastic envelope, like I did before, to keep any loose papers that come in my way, and a 4-colour pen.
Now I just have to sew a fabric cover for my new organizing tools...



