Implementando o ZTD. Dia 2 - Sistema simples e confiável

Estabelecer um sistema simples e confiável é o quinto hábito do ZTD; no entanto, mudei-o para o segundo dia, pois faz mais sentido para mim, por já saber o tipo de listas que tenho que criar. No entanto, para quem nunca usou um sistema destes, é melhor seguir o ZTD original e implementar os vários hábitos pela ordem proposta pelo Leo.

Para o ZTD, o sistema simples e confiável tem 3 componentes (configuração, ferramentas, uso) e eu organizei-me da seguinte forma:

1. Configuração 

Um sistema simples consiste em caixas de entrada, calendário, listas e um sistema de arquivo.

Caixas de entrada 

Já falei aqui.

Calendário 

Continuo a usar o Google Calendar para tudo o que é compromisso com hora marcada, lembretes, tarefas específicas para determinado dia, tarefas que se repetem, etc. Mais sobre o GCal aqui.

Sistema de arquivo

Uso 3 arquivos: 2 digitais e 1 físico. São eles: o Evernote, o Dropbox e uma caixa de cartão.
No Evernote guardo sobretudo artigos da internet que li, gostei e quero guardar para voltar a ler ou consultar. Tenho também informações pessoais e da escola que consulto com frequência, assim como receitas, ideias de menus, etc. 
No Dropbox tenho tudo. Tudo o que é ficheiros de trabalho e pessoais, estão no Dropbox. Nunca mais tive que me preocupar com backups, pois o Dropbox faz isso sozinho e automaticamente. 
Finalmente, tenho uma caixa de cartão, devidamente organizada, para guardar papéis importantes. Falei sobre isso aqui.

Listas

Estas listas não são to dos diárias - não são listas de tarefas que têm que ser feitas em determinado dia. O Leo aconselha o mínimo de listas possível e as que eu uso actualmente são:

As listas com os meses têm tarefas específicas que quero fazer em cada mês. No seu livro The Power of Less, o Leo aconselha trabalharmos no máximo em 3 projectos ao mesmo tempo, e é isso que eu tento fazer. Tenho 3 grandes projectos para cada mês, assim como uma série de tarefas mais pequenas que devem ser feitas nesse mês.
As listas bucket têm tarefas/projectos que quero fazer mais tarde; é mais ou menos uma lista de algum dia/talvez. Quando tenho que escolher novos projectos para o mês seguinte, são estas listas que consulto.
Finalmente, a lista waiting contém coisas de que estou à espera.
Já tive mais listas, mas quis mesmo simplificar as coisas. O simplificar também faz parte do ZTD e falarei mais sobre isso noutro post.

2. Ferramentas

As ferramentas de produtividade que usamos devem ser o mais simples possível e não devem necessitar de muita manutenção.

Como sabem, eu já experimentei mil e uma ferramentas digitais e em papel... Já gastei mesmo muito tempo a fazer experiências e a brincar com as coisas, mas só assim é que me fui apercebendo do que é que funciona para mim.
Actualmente uso o Evernote e uma agenda em papel. No Evernote tenho as listas que descrevi em cima. Cada lista é uma nota que está dentro de um bloco de notas chamado TO DO. Tenho outro bloco de notas chamado DONE (onde ponho as coisas já feitas), e estes dois estão numa pilha chamada The Power of Less - é um lembrete para simplificar e focar-me no mais importante...
Uso também uma agenda para o planeamento diário e para fazer vários tipos de apontamentos, tal como descrevi aqui. O planeamento diário será discutido num outro post.

3. Uso

O sistema deve ser suficientemente prático e fácil de usar para que seja, de facto, usado diariamente. A verificação das listas é um dos hábitos mais importantes no ZTD. Eu verifico o calendário do google, as várias listas e a agenda em papel todos os dias, de manhã e ao fim da tarde, para poder planear bem as coisas (também processo as várias caixas de entrada várias vezes)...