Implementando o ZTD. Dia 1 - Capturar

O primeiro hábito do sistema Zen To Done é capturar.

Capturar o quê? Tudo o nos venha à cabeça e toda a informação que chegue até nós. 

Para tal, devemos ter alguns sítios onde juntamos toda essa informação. As caixas de entrada ou inboxes mais comuns são o email, um tabuleiro de papéis no trabalho e outro em casa, o telemóvel, um caderno... Devemos ter o mínimo de caixas de entrada e estas devem ser simples e fáceis de usar, para que as usemos sempre.

Então, fiz o seguinte:

1. Estabeleci as minhas caixas de entrada

Tabuleiro à entrada de casa

Costumava pôr os papéis em cima da secretária, mas os gatos saltam lá para cima e espalham-nos. A maior parte das vezes os papéis nem chegavam à secretária, acabando por ficar na consola da entrada onde largamos as chaves. Também não resultava.

Então, fiz uma inbox que coloquei junto à porta de casa, para largarmos o correio e papéis que trazemos connosco aí. Quando é altura de processar, pego nos papéis todos e levo-os para o escritório.

Gaveta no trabalho

Tenho umas gavetinhas dentro do meu armário no meu gabinete no trabalho. Uma das gavetinhas é a caixa de entrada. Não uso muito porque não costumo receber coisas em papel no trabalho, mas está lá para quando é preciso.

Email

O email é talvez a inbox mais importante e tenho as minhas várias contas de email direccionadas para uma só caixa de entrada. É através do email que surge muita da informação que tenho que processar. Tenho 4 marcadores no email, que são suficientes para organizar o correio: pessoal, blog, work, waiting. Falarei mais no post sobre o processamento. 

Agenda/caderno

Recentemente voltei a usar agenda de papel, mas não a uso só como agenda. É onde aponto as tarefas para cada dia, dinheiro gasto, compromissos, etc. Como não ocupo a página inteira com tarefas e compromissos, uso a agenda também como caixa de entrada. 

Assim, evito andar com um caderno só para esse fim, que adicionaria mais peso à minha mala...

Esta inbox em papel é, para o Leo, a mais importante. Todo e qualquer pensamento ou informação importante que surja deve ser passado para o caderno para ser processado mais tarde. O caderno (quem diz caderno, diz post-its, cartões, etc.) deve andar sempre connosco. Eu não ando sempre com a agenda e quando não a tenho, uso o telemóvel para apontar as coisas. O telemóvel é, portanto, mais uma caixa de entrada.

2. Coloquei tudo nas caixas de entrada

Apanhei os papéis que estavam espalhados na secretária e coloquei-os na nova inbox à porta de casa. Fiz o mesmo com os papéis no trabalho.

Peguei na minha agenda e escrevi lá todas as tarefas que tenho neste momento em mãos e as que terei no futuro, tanto de trabalho como pessoais. Escrevi tudo o que me lembrei. Deitei tudo para o papel. Esvaziei a cabeça.