Implementando o ZTD. Dia 3 - Processar

O hábito seguinte do ZTD é processar. Processar o quê? Toda a informação que chega até nós. Agora que temos locais específicos para capturar a informação e um sistema simples e confiável para organizá-la, resta saber como o fazer.

Processar é, portanto, esvaziar as caixas de entrada e tomar decisões rápidas acerca de cada email, cada papel ou cada informação que chega até nós.

As caixas de entrada devem ser esvaziadas, preferencialmente, todos os dias. Eu esvazio umas uma vez ao dia (como o tabuleiro no trabalho), outras várias vezes ao dia (como o email), outras de vez em quando (como o tabuleiro que tenho à entrada de casa; só as contas para pagar é que processo logo, o resto fica sempre uns dias no tabuleiro...). 

Em relação ao processamento das caixas de entrada, o Leo refere dois pontos importantes a considerar: minimizar as caixas, ou seja, ter o mínimo de inboxes possível, e dar conta delas, ou seja, não deixar que as caixas de entrada fiquem a abarrotar de coisas (como ter centenas de emails na inbox ou montanhas de papel no tabuleiro).

Mas como fazer o processamento?

Seja o email, seja um papel, deve tratar-se de imediato de cada item. Se for um email, é lê-lo logo e decidir o que fazer. O mesmo com cada pedaço de papel. 

As decisões relativas a cada item são várias:

- apagar/jogar fora, se não for nada de interesse 

- arquivar, se for algo que será preciso no futuro

- fazer logo, se demorar menos de 2 minutos

- adicionar a uma das listas do sistema, se for algo que precise de uma acção

Seja qual for a decisão, o item não deve continuar na inbox. 

Já mostrei no post anterior sobre o ZTD quais as minhas listas. Como temos vidas e trabalhos diferentes, as listas também o serão, e cada um deve testar que tipo de listas resultam melhor para si. Mas para terem uma ideia de como faço o processamento de um item que necessite de acção, aqui fica um exemplo real.

Recebi um email a anunciar um congresso muito interessante que se vai realizar no ano que vem. Decidi imediatamente que queria ir, mas, para tal, vários passos são necessários. Estes passos vieram-me logo à cabeça, pois é o normal quando se quer ir a um congresso:

- pagar a inscrição - adicionei à lista do mês corrente (2013-10), para fazer o mais depressa possível

- escrever e submeter um resumo para apresentação - adicionei à lista de 2014, que está dividida em meses; esta tarefa foi para fevereiro, visto que a data limite para submissão dos resumos é no fim desse mês

- reservar hotel - foi para a lista de 2014, mas para o mês de abril (o congresso é em maio)

- preparar a apresentação - também foi para o mês de abril de 2014

Assim, tirei todas estas preocupações da minha cabeça e coloquei-as no sítio apropriado. Cada tarefa ficou registada na altura adequada para ser feita. Entretanto, não tenho mais que pensar nisso.

No entanto, há tarefas e projectos que não têm um deadline como o congresso. Por exemplo, a bolseira de um dos nossos projectos de investigação já concluiu o trabalho prático de uma das tarefas. Com esse trabalho concluído, posso pegar nos dados e escrever um artigo. Coloquei então esse projecto na minha lista bucket @office; é um projecto importante que quero fazer, mas não tenho ainda uma altura específica para fazê-lo. Quando estiver a planear o trabalho (o hábito seguinte do ZTD), vou olhar para as minhas listas bucket e decidir o que vou fazer de seguida.

Quando as tarefas são mais ou menos rápidas e urgentes, nem chegam a nenhuma das listas. Vão directamente para a agenda de papel, onde planeio as tarefas mais importantes e as mais pequenas para cada dia. Por exemplo, se tiver que enviar um email importante a alguém, mas não me apetece fazer logo na altura em que me lembro, aponto na agenda para o dia seguinte (ou para um dia dessa semana em que dê jeito). É o que o Leo chama de "batch tasks", tarefas pequenas que devem ser agrupadas e feitas na mesma altura do dia, como enviar emails, fazer telefonemas, tratar de burocracias, etc. Mas mais sobre este planeamento no próximo post!

E assim, ao fim de 3 dias, já estabeleci as minhas caixas de entrada, criei um sistema simples e confiável e aprendi a processar a informação!