Implementando o ZTD. Dia 8 - Simplificar

Simplificar é a base de todo o movimento minimalista, da vida simples, lenta, intencional. Não faz sentido e é contraproducente simplificar umas áreas da vida, mas continuar com enormes listas de coisas para fazer. O 8º hábito do Zen To Done é esse mesmo: simplificar. Simplificar as nossas listas de coisas a fazer, eliminar o que não interessa para que nos possamos focar no essencial, naquilo que é mais significativo e vai trazer mais benefícios.

O Leo refere que as longas listas de coisas a fazer são um dos maiores problemas para ser produtivo, pois as tarefas vão sendo adicionadas às listas, sem prioridades, e nós ficamos assoberbados com tanta coisa para fazer.

A ideia é, portanto, eliminar o que não é importante e focar no essencial; reduzir os objectivos e fazer as tarefas que realmente interessam. O Leo fez isto na sua vida. Passou do sistema GTD para um sistema em que tem apenas 3 tarefas para completar em cada dia - mas são tarefas muito importantes, tarefas que todos os dias o fazem avançar mais em direcção aos seus objectivos - as MITs. As outras pequenas tarefas que também têm que ser feitas diariamente são agrupadas e feitas rapidamente uma vez por dia - as batch tasks.

No seu livro The Power of Less, o Leo vai mais longe e refere que devemos trabalhar em apenas 1 objectivo de cada vez - o One Goal. Devemos trabalhar num máximo de 3 projectos ao mesmo tempo, e não iniciamos novo projecto enquanto todos os 3 não estiverem terminados; idealmente, devemos trabalhar apenas num projecto de cada vez, se bem que para a maioria de nós, tal não é possível. Em cada dia, devemos escolher as tais 3 tarefas mais importantes e completá-las antes de tudo o resto. 

Este sistema é simples e eficaz. Eu uso-o, numas alturas mais do que noutras, e funciona. Não estabeleço objectivos - o próprio Leo deixou de fazê-lo.

Os passos fundamentais para simplificar, que eu aplico com frequência, são os seguintes:

>> eliminar

De vez em quando olho para as minhas listas de coisas a fazer e vejo se essas tarefas e projectos ainda fazem sentido. Se já não fizerem sentido para a minha vida, elimino-os; se já estiverem na lista há imenso tempo e ainda não tiverem sido feitos é porque provavelmente nunca serão - e elimino-os.

>> saber o que é essencial

Devemos ter uma ideia bem clara do que queremos para podermos perceber o que é essencial e o que não é. Devemos focar-nos em poucos objectivos ao mesmo tempo, idealmente 1 e não mais de 2 ou 3. Tudo o que não faz avançar estes objectivos deve ser eliminado.

>> simplificar os compromissos

Há uns anos comecei a dizer não a vários compromissos que tinha, uns comigo própria, outros com outras pessoas. Fiz uma lista das 4-5 coisas mais importantes na minha vida e fiz outra lista com todos os meus compromissos e responsabilidades. Tudo o que estava na segunda lista que não se enquadrava ou contribuía para as coisas importantes da primeira lista foi eliminado. Foi libertador! Dizer não é difícil, mas é essencial para simplificar a vida...

>> simplificar as fontes de informação

Todos os dias, a toda a hora, somos bombardeados com informação. É televisão, é rádio, jornais, revistas blogs, sites, facebook, redes sociais... Há já muito tempo que simplifiquei as minhas fontes de informação... Eliminei 3 das 4 televisões que tinha em casa, deixei de ver notícias, que me deixavam sempre deprimida, deixei de frequentar algumas redes sociais, como o twitter, eliminei muitos dos blogs que lia... Agora leio mais livros, uso o facebook de forma racional (quando há notícias que são do meu interesse, como coisas ligadas ao financiamento para a ciência, há sempre alguém que partilha no FB), leio só um punhado de blogs e passo mais tempo desligada do mundo. Resultado? Menos dores de cabeça, mais tempo, mais liberdade, mais felicidade. Mesmo. (se bem que quando penso que com 17 anos lia todos os dias o Diário de Notícias e agora ando completamente a leste... enfim...)

>> Big Rocks, MITs, batch tasks e revisão semanal

O Zen To Done é um método simples. Basicamente o que se deve fazer é: planear as Big Rocks para a semana, ou seja, as coisas mais importantes que queremos fazer nessa semana; planear 3 tarefas mais importantes para cada dia, que devem ser feitas antes de tudo o resto; agrupar tarefas mais pequenas e fazê-las todas de seguida; rever semanalmente o que foi feito, o que deve ser feito na semana seguinte e o que pode ser eliminado e simplificado.

>> o que tem mais valor

Quando temos duas tarefas (ou projectos) em mãos e não sabemos qual fazer primeiro, devemos perguntar-nos qual das tarefas nos vai trazer mais benefícios, ou seja, mais dinheiro, mais reconhecimento, mais satisfação e felicidade. Essa tarefa é a que deve ser feita. A outra é para eliminar ou adiar. Eu, por exemplo, já tive que escolher entre escrever um artigo científico ou fazer mais experiências de laboratório. Escolhi o artigo, pois, na minha área, é o que importa no currículo. As experiências podem esperar...

Mais sobre a implementação do ZTD:

Dia 0 - O que é o ZTD

Dia 1 - Capturar

Dia 2 - Sistema simples e confiável

Dia 3 - Processar

Dia 4 - Planear
Dia 5 - Fazer

Dia 6 - Organizar
Dia 7 - Rever

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