Implementando o ZTD. Dia 6 - Organizar

Os cinco primeiros hábitos do ZTD são os mais importantes. O Leo até propõe uma versão minimalista do ZTD que inclui apenas os hábitos capturar, processar, planear e fazer. Para mim, ter um sistema simples e confiável de listas é também importante. Os 5 hábitos seguintes são hábitos essenciais, não apenas para seguidores do ZTD, mas para qualquer pessoa que queira levar uma vida simples e organizada.

O sexto hábito é, justamente, organizar - ter um sítio para tudo e ter tudo no sítio. Mas como organizar os milhentos papéis que se vão acumulando na secretária? O Leo sugere estes passos:

1 || Ter um sistema

A ideia é cumprir os hábitos anteriores do ZTD. Ter caixas de entrada para capturar toda a informação; processar as caixas de entrada regularmente; tomar decisões acerca da informação, seja fazer logo, jogar fora, delegar, arquivar ou adicionar à lista de coisas par fazer. Se o sistema estiver bem montado e for simples e fácil de usar, não há como falhar.

2 || Um lugar para tudo

Tudo deve ter um lugar bem definido. Se não tem, arranja. Se não consegues arranjar um lugar para determinada coisa, é porque provavelmente essa coisa não te faz falta e pode ir embora. Arranja um lugar para tudo em vez de deitares as coisas para cima da primeira superfície horizontal que aparece (as superfícies horizontais atraem tralha...).

3 || Sistema de arquivo simples

Eu estabeleci dois sistemas de arquivo: um digital e um físico. O físico é uma caixa de cartão onde guardo documentos importantes. Tento ter o mínimo de papel possível, por isso digitalizo tudo o que pode ser digitalizado, e jogo o original fora. Só guardo a versão papel de coisas mesmo muito importantes. 

Os arquivos digitais são o Evernote e o Dropbox. No Evernote guardo tudo o que é informação da internet, como artigos que li e que quero guardar para referência futura. Documentos meus que foram digitalizados, como artigos de revistas, são guardados no Dropbox.

Por fim, há uma série de pequenas acções que nos devemos lembrar a todo o momento para que o sistema funcione:

>> Guarda as coisas imediatamente!

Não deixes os papéis em cima da secretária para arrumar mais tarde. Se já acabaste o trabalho, arruma as coisas imediatamente.

>> Faz disso um hábito

Se arrumares sempre as coisas, depressa essa acção se tornará um hábito. Depois, é muito mais fácil, pois torna-se automático...

>> Toma atenção às transições

Durante o dia de trabalho, quando acabas uma tarefa e passas para outra, lembra-te de arrumar as coisas da tarefa que terminaste. Não comeces uma nova tarefa sem apagar os vestígios da tarefa anterior da tua secretária ou do computador!

>> Mantém as superfícies horizontais limpas e livres de tralha

As superfícies horizontais atraem tralha; lembra-te de as limpares e arrumares sempre.

>> Etiqueta tudo

Da mesma forma que as pastas do computador têm nomes, põe também etiquetas nas caixas, pastas,  e dossiers, para saberes sempre onde estão as coisas.

>> Avalia o sistema

De vez em quando, avalia o sistema que usas. Se já não estiver a funcionar, faz os ajustes necessários. Eu faço isso imensas vezes... é por isso que me farto de experimentar novos técnicas e aplicações... Mas não exageres (como eu), senão quem sofre é a tua produtividade...

Mais sobre a implementação do ZTD:

Dia 0 - O que é o ZTD

Dia 1 - Capturar

Dia 2 - Sistema simples e confiável

Dia 3 - Processar

Dia 4 - Planear
Dia 5 - Fazer

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